Código : PBE.11
PROCEDIMIENTO ADJUDICACIÓN Y REVALIDACIÓN DE CUPOS PARA RESIDENCIAS ESTUDIANTILES Revisó: Jefe SSISDP
Versión : 04 Página 1 de 9
Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008 Resolución No 294
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Describir las actividades para la asignación de los cupos de los beneficios de Residencias Universitarias otorgados por la Universidad según el Acuerdos 086 de 2007 del Consejo Superior.
Comprende la solicitud, verificación del cumplimiento de requisitos, adjudicación y revalidación de los beneficios de Residencias Universitarias para estudiantes hombres, ofrecidos por la Universidad a través de la División de Bienestar Universitario.
NORMATIVIDAD
Acuerdo 086 de 2007 (capitulo 7), del Consejo Superior. Por el cual se actualiza el beneficio de residencias estudiantiles , aprobado por el Acuerdo del Consejo Superior No. 090 de 1984, que aprobó el reglamento para la prestación de los servicios ofrecidos a los estudiantes por la sección de Bienestar Universitario . Acuerdo 025 de 2007 del Consejo Superior. Por el cual se incluye un programa de Bienestar con cargo al Fondo Común (1) de la Universidad. Reglamento Estudiantil de Pregrado, artículo 9. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
DBU: División de Bienestar Universitario.
DSI: División de Servicios de Información.
SCC: Sección de Comedores y Cafetería.
SSISDP: Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial.
UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
CBUE: Comité de Bienestar Universitario Estudiantil
CASO ESPECIAL: Se considera caso especial al suceso cuando el estudiante no cumple con todos los requisitos , pero que según el estudio socioeconómico presenta algún factor de vulnerabilidad.
CONSIDERACIONES 1. El Comité de Bienestar Universitario Estudiantil, quien adjudica el servicio de Residencia Universitaria, esta conformado por: Jefe de la DBU, Jefe de la SSISDP, jefe de la SCC y dos representantes de los estudiantes al Comité de Bienestar Universitario Estudiantil. El presidente de la Junta Directiva de Residentes ejercerá la veeduría del proceso de adjudicación y revalidación del servicio . Como invitados permanentes asisten el profesional en trabajo social, encargado del programa, la psicóloga quien realiza las pruebas de selección y el ingeniero de la DSI quien tiene a sus cargo la parametrización para el proceso de selección automático.
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CONSIDERACIONES
3. Según los Acuerdos del Consejo Superior 086 de 2007 los estudiantes que resulten favorecidos con residencia universitaria deben realizar una contraprestación de 32 horas durante el semestre en que reciben el beneficio. Las UAA donde los estudiantes cumplan con esta disposición pueden utilizar el formato FBE .96 Registro de horas de contraprestación, como una alternativa para llevar a cabo el registro de la misma. 4. La elaboración del cronograma para el procedimiento de Adjudicación y Revalidación de cupos para Residencia Universitaria , esta a cargo del profesional en trabajo social quien lo lleva al comité para su aprobación 5. Los sitios para la cotraprestación por este beneficio, serán asignados por la Jefe de la SSIDP y la reasignación de los mismos es decisión del comité BUE , también se puede optar por los sitios donde contra prestaron el semestre inmediatamente anterior o de acuerdo a la solicitud del estudiante donde manifiesta el deseo de contraprestar las horas en una UAA de su preferencia mediante comunicación escrita a la Jefe de la SSIDP
6. EL profesional de trabajo social, una vez tiene el listado de estudiantes beneficiarios y los sitios de contraprestación, se dirige hasta la jefatura de BUE y hace entrega del mismo, con el objeto que se cargue en el sistema la deuda que acaba de adquirir el estudiante . 7. La Secretaria de Psicorientación llevará los formatos de cumplimiento de las horas de contraprestación hasta la DBU, donde se procede a descargar a través del sistema la deuda del estudiante, quedando así a paz y salvo por este concepto. Para informar acerca del cumplimiento y evaluar el desempeño por parte del estudiante, las UAA usan los formatos de registro de horas y evaluación de la contraprestación. FBE.97 Evaluación de la contraprestación. FBE.96 Registro de horas de contraprestación.
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Procesamiento en S.F. o intranet
Documento
TIEMPO ESTIMADO
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento predefinido
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Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INICIO
1 Jornada
CBUE
Acta de comité
en el proceso de adjudicación de este beneficio
1.Establece fechas de inscripción y determina disponibilidad de cupos.
yd residencia
Universitaria. E 2. Solicita a la DSI la publicación de las instrucciones para solicitar el beneficio.
Jefe DBU
14 Jornadas
Estudiante
1 Jornada Actividades 4, 5y6
CBUE
inscripción a este beneficio.
3.Inscripción a los beneficios.
4. Verifica el cumplimiento de requisitos.
¿El estudiante cumple los requisitos?
1 Jornada
a través del sistema. Una vez finalizado el periodo de inscripciones. NO
FIN
SI
1
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Acta de comité
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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RESPONSABLE
1
la decisión
5.Publicación de la información a los beneficiarios
del CBUE. Nota A. En el caso en que el estudiante no cumpla con alguno de los requisitos, se le dará a conocer en cual de ellos incumplio. B. En el caso en que el estudiante si cumpla, se le informa para que continúe con el proceso.
¿El estudiante presenta su solicitud como caso especial?
1 Jornada Actividades 4, 5 y 6
DSI
SI
NO
Estudiante
6. Entrega carta de solicitud de análisis de caso especial.
¿El estudiante se presenta al beneficio por primera vez?
NO
A Pág.7
SI
Depende del número de estudiantes preseleccionados
7. Presenta pruebas
Las pruebas son: T
2
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Estudiante
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
2
8. Realiza entrevista a los estudiantes aspirantes y elabora informe Psicológico.
¿El estudiante aprobó el concepto de psicología?
NO
FIN
Depende del número de casos nuevos que se presenten
Profesional de Psicología
De acuerdo al cronograma
Estudiante
Ruta: bu.uis.edu.co>SISMSIS>Profesional salud>Rol entrevistador o Administrador (Individual o grupal)> Entrevistas>Elegir beneficio>Listado de entrevistados>Elige el inscrito o entrevistado>Registra el concepto< Adjunta archivos soporte si lo considera necesario.
SI
9. Solicita cita de atención
Depende del número de estudiantes preseleccionados Actividad 10 y 11
10. Realiza entrevista a los estudiantes que aprobaron
¿concepto favorable?
NO
Profesional Trabajo Social
FBE.117 Ficha de trabajo social visita domiciliaria en vivienda de unidad familiar
FIN
SI
Profesionales de Trabajo Social
11.Realiza visita domiciliaria .
3
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
FBE.118 Ficha de trabajo social visita domiciliaria habitación de estudiantes
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3
12. Diligencia formatos en la plataforma SIMSIS
Ruta: bu.uis.edu.co>SISMSIS>Profesional salud>Atención no programada>Ingresa código del estudiante>Selecciona especialidad (trabajo social)>Visita domiciliaria>Atender>Diligencia la ficha de trabajo social para realizar vista domiciliaria.
Depende del número de estudiantes que se presentan. Actividades 12 y 13
Profesional de trabajo social
13. Elabora informe socioeconómico y / o Psicosocial
FBE.117 Ó FBE 118
14. Adjudicación del los nuevos beneficiarios
15. Informa a los estudiantes seleccionados
16. Realiza taller con los estudiantes seleccionados
Profesional de trabajo social
Ruta: bu.uis.edu.co>SISMSIS>Profesional salud>Rol entrevistador (Individual o grupal)> Entrevistas>Elegir beneficio>Listado de entrevistados>Elige el inscrito o entrevistado>Registra el concepto< Adjunta archivos soporte si lo considera necesario. 14. Reunión del comité, previa verificación de quórum, para el análisis de los aspirantes y adjudicación de los nuevos beneficiarios. Nota: La adjudicación se hará con base en el Acuerdo 086 de 2007 15.Envia información a través de la plataforma al estudiante que ha sido beneficiario
dar a conocer los reglamentos y compromisos que asumen comunicación y convivencia.
4
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
1 Jornada
Comité
1 Jornada
CBUE
1 Jornada
Jefe SSISDP / Trabajo Social
FBE.117 Ficha para visita domiciliaria Vivienda FBE.118 Ficha para visita domiciliaria Habitació
Acta de comite
Registro de asistentes a la actividad de formación
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TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1 Jornada
CBUE
Acta de comité
1 Jornada
Estudiante Beneficiario
Formato FBE.16 Labor educativa
1 Jornada Actividad 18 y19
Trabajadora Social
4
A
17. Revalidación de cupos.
Nota: El presidente de la junta de Residencias Universitarias será invitado a la reunión de revalidación de cupos para que ejerza su función como veedor. 18. Imprime el formato de registro de labor educativa
Labor educativa
19. Entrega formal del cupo.
recibo
de bienes muebles.
1 Jornada Trabajadora Social Formato FBE.95 Actividades Recibo y/o entrega 20 y 21 de bienes muebles como beneficiario de residencia universitaria.
20. Diligencia formato de recibo y/o entrega de bienes muebles
Formato FBE.95
Trabajadora Social
21. Elabora y envía reporte a la División de Planta Física Relación estudiantes beneficiados
5
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Relación de estudiantes beneficiarios
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DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5
22. Informa a estudiantes adjudicados
1 Jornada Trabajadora Social Actividades 20, 21 y 22
23. Entrega de listado de beneficiarios
1 Jornada Actividades 23 y 24
24. Adjudica los sitios de contraprestación
Trabajadora Social
Relación de estudiantes beneficiarios
Jefe SISDP
Memorando
Nota: Memorando
1 Jornada Actividades 25 y 26
25. Entrega de formatos del cumplimiento de la labor
Estudiante
Trabajadora Social
26. Entrega relación cumplimiento de estudiantes.
Paz y salvo
FIN
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
FBE.96 Registro de horas de contraprest ación. Relación cumplimiento de estudiantes
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
01
Febrero 27 de 2008
02
Junio 10 de 2010
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento
cumplimiento de requisitos.
- Cambio en el nombre del procedimiento. -Inclusión de normatividad03
Noviembre 24 de 2010
horas de contraprestación. documentos exigidos. derechos. - Inclusión del uso del formato FBE.16.- Eliminación del uso del formato FBE.44.
procedimiento.
04
Abril 17 de 2017
-División del procedimientos. PBE.27 Adjudicación y revalidación de cupos para Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento . PBE.11 Adjudicación y revalidación de cupos para Residencias Estudiantiles . -Modificación de la consideración 1 y 4 - Cambio de la actividad 2 - Inclusión de las actividades 3, 7,10,16,19 y 20 - Inclusión de la decisión 3. - Cambio en la descripción de las actividades 3,7,8,9,11,13 - Eliminación de todo lo referente a Auxiliatura estudiantil de sostenimiento: Objetivo, Alcance, Normatividad, Consideraciones y actividades en general. - Inclusión de tiempos estimados. - Inclusión del tema de casos especiales
