PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO
Código : PEX-CJ.02 Versión 10
PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN Revisó: Director Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación
Página 1 de 10 Fecha de aprobación: Septiembre 25 de 2008 Resolución N° 1651
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Definir las actividades para desarrollar eficazmente la conciliación como mecanismo alternativo de solución de conflictos para los beneficiarios.
Aplica desde el momento que el beneficiario acepta y solicita formalmente el mecanismo de intermediación, después de la Asesoría Jurídica, y cuyo conflicto se encuentre en el marco legal competente para el Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico. .
NORMATIVIDAD
Resolución 1343 Del 07 de 2005, Ministerio del Interior y de Justicia, por la cual se autoriza el funcionamiento del Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico de la Facultad de Derecho de la Universidad Industrial de Santander. Ley 640 de 2001, del Congreso de la República, por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones. Decreto 1818 de 1998, del Ministerio de Justicia y del Derecho, por medio del cual se expide el Estatuto de los mecanismos alternativos de solución de conflictos . Ley 23 de 1991, del Congreso de la República, sobre los Centros de Conciliación, su reglamento, archivo, operación y otros. Reglamento Interno del Consultorio Jurídico Acuerdo N° 0.62 del 20 de agosto de 2010 expedido por el Concejo Superior de la Universidad Industrial de Santander. Reglamento Interno Centro de Conciliación. Acuerdo N° 063 del 20 de agosto de 2010 expedido por el Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander. Ley 1564 de Julio 12 de 2012, del Congreso de la República, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones. Decreto 2677 de Diciembre 21 de 2012, del Ministerio de Justicia y del Derecho, por el cual se reglamentan algunas disposiciones del código General del Proceso sobre los procedimientos de insolvencia de la persona natural no comerciante y se dictan otras disposiciones. Resolución Número 0021 de 15 de Enero de 2013, del Ministerio de Justicia y del Derecho, por el cual se fijan los contenidos mínimos del programa de Formación en insolvencia de que trata el Decreto 2677 de 2012. Ley 1123 de 2007 de enero 22 del Congreso de la República de Colombia, por la cual se establece el Código Disciplinario del Abogado. Norma Técnica Colombiana NTC 5906 de febrero 22 de 2012 de ICONTEC, Centro de Conciliación y/o arbitraje. Requisitos generales del servicio. Decreto 1829 del 27 de Agosto de 2013, Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las Leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 640 de 2001 y 1563 de 2012. Resolución 221 del 5 de mayo de 2014 Ministerio de Justicia y del Derecho por la cual se establece el contenido mínimo del programa de Formación en Conciliación Extrajudicial en Derecho Decreto 1069 26 de Mayo de 2015, del Ministerio de Justicia y del Derecho, Título 2, Artículo 2.1.2.1. Definiciones. Sección 2 Artículo 2.2.4.9.2.2 , 2.2.4.2.3.7, 2.2.4.2.3.8, 2.2.4.2.5.2. Decreto 2462 17 de Diciembre de 2015, del Ministerio de Justicia y del Derecho. Artículo 2.2.4.2.5.2 Centros de Conciliación de Consultorio Jurídico. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Audiencia de Conciliación: Reunión convocada por el Centro de Conciliación y entre las partes involucradas en el conflicto con el fin de mediar una solución del mismo. Citación: Invitación dirigida a las partes indicando la fecha, hora, lugar e implicaciones jurídicas de la Audiencia de Conciliación . Partes: Involucrados en un conflicto, convocante (solicitante) y convocado (citado) a la audiencia para la resolución del conflicto. Sistema CYSAC (Control y Seguimiento de las Actuaciones del Consultorio Jurídico ): Sistema de información para apoyar el control de las actuaciones de los Estudiantes de Consultorio Jurídico de la UIS.
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PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN Página 2 de 10
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Asesor: Profesor cátedra de la Escuela de Derecho y Ciencia Política de la UIS , que se vincula al Consultorio Jurídico, en alguna área del derecho (penal, público, laboral, privado), para prestar asesoría y seguimientos a los estudiantes en su gestión. Estudiante Apoderado: Estudiante miembro activo del Consultorio Jurídico que asesora y acompaña al Beneficiario Convocante a la Audiencia de Concil iación. Estudiante Conciliador: Estudiante de la carrera de derecho, que facultado por la ley y en su práctica en el Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico, ejerce la función de conciliador sin tratarse de un abogado titulado. SICAAC: (Sistema de información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición) Herramienta tecnológica administrada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, en la que los Centros y las Entidades Avaladas, los servidores públicos habilitados por ley para conciliar y los notarios deberán registrar la información relacionada con el desarrollo de sus actividades en virtud del presente Decreto. CONSIDERACIONES
PROCEDIMIENTO. 1. Este procedimiento inicia con la Asesoría Jurídica, con la decisión del beneficiario de utilizar la Conciliación como mecanismo de solución para su conflicto y con la previa evaluación de viabilidad del estudiante y el Asesor del área correspondiente o por el Director del Consultorio Jurídico . 2. La documentación generada en el procedimiento de Conciliación se debe archivar en la Carpeta de Conciliación dentro del Archi vo de Gestión del Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico. Esta carpeta cuenta con un rótulo de identificación específico y un número radicado de la Solicitud de Audiencia que debe dil igenciar el Profesional del Centro de Conciliación. 3. . Las consideraciones para la organización del archivo deben revisarse en la Guía de Organización de Archivos de Gestión GGD .03 de Gestión Documental. 4. Dado que en algunos casos la documentación requerida para radicar la solicitud de audiencia de conciliación fue allegada por el beneficiario en la asesoría y teniendo en cuenta la limitación de recursos económicos del beneficiario(s) para sufragar nuevamente las fotocopias de los documentos, el estudiante en estos casos allegará los documentos al Centro de Conciliación, para lo cual la profesional del Centro de Conciliación los recibirá como anexos a la solicitud de Conciliación . 5. El tiempo máximo establecido para expedir las citaciones a las partes entre el registro de la solicitud de Audiencia de Conciliación y la celebración de la audiencia del Centro de Conciliación es de 25 días, dado que se tiene el trámite interno previo del estudiante con el asesor del área correspondiente y los tiempos de la entrega de la correspondencia al destinatario. 6. Las consideraciones en cuanto a los turnos se establecen por rotación a los estudiantes conciliadores que conforman la lista del Centro de Conciliación. 7. Pasos para conformar la lista de conciliadores de centro de conciliación UIS *Verificar que los estudiantes estén matriculados en la asignatura de Consultorio Jurídico . *Cursar y aprobar la capacitación de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos *Recolectar los documentos (Cédula y carnet de estudiante) *Diligenciamiento de los documentos (Carta de compromiso y datos básicos) ante la Dirección de Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación. *Registrar los estudiantes que concursaron y aprobaron la capacitación de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición SICAAC del Ministerio de Justicia y del Derecho. *Generar listas de conciliadores correspondiente. *Publicar lista en la cartelera del Centro de Conciliación.
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CONSIDERACIONES
8. El Centro de Conciliación establece como tiempo para el desarrollo de las audiencias un espacio de 2 horas en cada una de las salas de Conciliación. 9. El estudiante que realiza la práctica como Conciliador o Apoderado suscribe el compromiso para Asistir a Audiencias y Carta d e compromiso para Conciliador FEX-CJ.26. 10. El conciliador diligencia soporte de preparación de estudio para abordaje de conciliación . Este soporte cuenta con el visto bueno del Asesor del Área correspondiente. 11. El estudiante que presente imposibilidad para asistir a la Audiencia de Conciliación ya sea como Conciliador o Apoderado debe el diligenciar el formato de autorización para cambio de Conciliadores y/o Apoderados. 12. Se establece como tiempo de espera para las partes 30 minutos contados a partir de la hora fijada para la audiencia. El Conciliador surtirá los trámites que correspondan. 13. El estudiante conciliador cuenta con el apoyo necesario del Asesor en caso de requerirlo en el desarrollo de la audiencia . 14. El estudiante conciliador advertirá a los Abogados asistentes sobre la Ley 1123 de 2007 en su Artículo 38 N°2. Son faltas contra el deber de prevenir litigios y facilitar los mecanismos de solución alternativo de conflictos. Primero, promover o fomentar litigios innecesarios o fraudulentos y segundo entorpecer los mecanismos de solución alternativa con el propósito de obtener un lucro mayor o fomentarlos en su propio beneficio . 15. Cuando se cite a audiencia de conciliación por segunda vez , se incluirá en la base de datos con los datos correspondientes y se actualizará en la cartelera del centro de conciliación la información 16. Estado que se podría presentar durante el procedimiento: Cierre de trámite en los siguientes casos: *No se puede citar: dirección errada – rehúsa a recibir citación *Retiro de solicitud. . *Acuerdo extra-conciliación. *Desistimiento de una o ambas partes. REPROGRAMACIÓN. 17. Se establecen criterios para reprogramaciones de las audiencias de Conciliación en un lapso no mayor a 25 días; que tendrá en cuenta las siguientes circunstancias: Cuando a la audiencia asistan convocante(s) y convocado(s) y sea requerido suspender la misma, se establece un lapso de 15 días para la reprogramación de la audiencia. En todo caso, el profesional del Centro revisará la posibilidad de reprogramar en un lapso anterior al establecido si la situación lo permi tiere. Cuando asista una de las partes y la otra parte no asista a la audiencia, y la parte asistente manifieste la intención de volver a convocar a audiencia y se compromete a llevar la citación de manera personal a la parte inasistente, se tiene un lapso de 15 días para reprogramación de la nueva audiencia. Cuando asista una de las partes y la otra parte no asista a la audiencia, y la parte asistente manifieste la intención de volver a convocar a audiencia , se reprogramará en un lapso de 20 a 25 días. Cuando se presente Inasistencia de las dos partes convocante (s) y convocado(s), se reprogramará en un lapso de 20 a 25 días. 10. En cuanto al Seguimiento de los Acuerdos derivados de las Audiencias de Conciliación, se establece el diligenciamiento del formato de Seguimiento de Acuerdos FEXCJ.24, el cual se diligencia junto con el beneficiario.
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CONSIDERACIONES
SEGUIMIENTO 18. En cuanto al seguimiento de los acuerdos, se establece para su seguimiento una periodicidad trimestral. Se incluirá en una base de datos la relación de los acuerdos. Se enviará trimestralmente comunicación a los acreedores con el fin de que informen al Centro de Conciliación el cumplimiento o no de las obligaciones pactadas. 19. El Seguimiento de los Acuerdos derivados de las Audiencias de Conciliación, se establece el diligenciamiento del formato de Seguimiento de Acuerdos FEX-CJ.24, el cual se diligencia junto con el beneficiario. 20. El profesional del Centro de Conciliación enviará un máximo de dos (2) comunicaciones al acreedor en caso de devolución de la primera correspondencia ; sin embargo el seguimiento al acuerdo se archivará en los siguientes eventos: El acreedor asiste al Centro de Conciliación e informa que la obligación fue cumplida. El acreedor asiste al Centro de Conciliación e informa el incumplimiento de la obligación pero manifiesta que ya se encuentra en curso un proceso judicial o de cobro. El acreedor asiste al Centro de Conciliación e informa del incumplimiento del acuerdo pero manifiesta que no se encuentra int eresado en continuar con la ejecución del acta de conciliación. Se envíen dos (2) comunicaciones al acreedor sin obtener respuesta del mismo . EDUCACIÓN CONTINUADA 21. Los estudiantes recibirán capacitación de educación continuada una vez por semestre en los temas relacionados con aspectos del Centro de Conciliación.
.
OTROS 22. El Centro de Conciliación hará evaluación semestral a los estudiantes Conciliadores con respecto a su desempeño y conocimient o, el cual se realizará dentro de las instalaciones del Centro de Conciliación Mediante el diligenciamiento del formato de Evaluación de Estudiantes Conciliadores FEX -CJ.23 23.. Las comunicaciones que se realicen a los beneficiarios o a entidades externas se deben realizar por correo certificado a través del correo de la universidad . En el Consultorio Jurídico se realiza el trámite a través del Profesional del Centro de Conciliación a quien debe entregarse el documento original a enviar y dos copias (debe estar aprobado por Asesor y/o Director) y debe elaborarse en la papelería que estableció el Consultorio Jurídico. El Profesional del Centro de Conciliación realiza el Procedimiento de Correspondencia de Gestión Documental requerido. Los certificados de recibido de la correspondencia enviada los recibe el Profesional del Centro de Conciliación y los deposita en el buzón de correspondencia de cada estudiante según corresponda , para que él lo archive posteriormente.
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I. o intranet
Procedimiento predefinido
Archivo Interno
Conector
Conector de página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1. Solicita una Audiencia de Conciliación en el Centro de Conciliación por medio del formato Solicitud de Audiencia de Conciliación FEX-CJ.09, con la firma del beneficiario solicitante.
Estudiante/ Beneficiario
Solicitud de Audiencia de conciliación FEX-CJ.09
2. Revisa la solicitud y el trámite de conciliación a realizar junto con sus anexos.
Asesor
DESCRIPCIÓN
INICIO ASESORÍA JURÍDICA PEX-CJ.01
1. Solicita conciliación
No
2. Evalúa el trámite de Conciliación.
Aprueba la solicitud?
Solicitud de Audiencia de conciliación FEX-CJ.09
Si no se aprueba la solicitud se entrega al estudiante para corrección y/o ajuste.
Si 3. Entrega en el Centro de Conciliación
3. Entrega la Solicitud de Audiencia en el Centro de Conciliación.
4.Registra solicitud en el Centro de Conciliación
4. Registra la solicitud de conciliación en Base de Datos.
5. Asigna un conciliador
5. Asigna a uno de los estudiantes de la lista de conciliadores
1
Estudiante
Profesional Centro de Conciliación
Profesional Centro de Conciliación
Solicitud de Audiencia de conciliación FEX-CJ.09
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Página 6 de 10 DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6. Inicia carpeta de Conciliación.
6. Inicia el archivo para la Conciliación solicitada abriendo una carpeta. Diligencia el rótulo de Carpeta de Conciliación.
Profesional Centro de Conciliación
Solicitud de Audiencia de conciliación FEX-CJ.09
7. Archiva
7. Archiva copia de asesoría y fotocopia de todos los documentos que soportan el caso en la respectiva carpeta.
Profesional Centro de Conciliación
DIAGRAMA DE FLUJO 1
8. Programa la Audiencia de Conciliación y se genera las citaciones a la Audiencia de Conciliación a las partes. Publica en Cartelera del Centro de Conciliación: fecha, hora, sala y conciliador asignado.
8. Programa Audiencia.
Citación por las partes
9. Envía citaciones
10. Archiva recibido
Asisten las partes a la audiencia?
Si
A Pág.7
Profesional Centro de Conciliación Profesional Centro de Conciliación
9. Envía las citaciones por correo certificado a las partes.
Profesional Centro de Conciliación
10. Archiva certificado de recibido de la partes, para validar el conocimiento de la citación por las mismas.
Profesional Centro de Conciliación
Celebra la Audiencia de Conciliación siempre que las partes estén presentes.
Conciliador - Estudiante Apoderado
No B
11. Reprograma la audiencia.
2
11.Programa Audiencia por segunda vez, si no se pudo realizar por inasistencia o si la parte asistente así lo solicita.
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
2
Asisten las partes a la 2° Audiencia
Si
A
Pág.7
Asisten las partes y se procede a realizar la audiencia.
Conciliador - Estudiante Apoderado
No
12. Presenta justificación por la inasistencia a la audiencia de conciliación en un plazo no mayor a 3 días hábiles
12. Evalúa Inasistencia
Presenta justificación?
Si
B Pág.6
Evalúa la razón de la inasistencia, espera el tiempo para ver si la parte que no asistió presenta una justificación.
Beneficiario o Citado
Estudiante Conciliador
No 13. Registra Constancia de Inasistencia
14. Registra en el SICAAC
A
15. Realizar Audiencia
No
Existió acuerdo?
Constancia de imposibilidad de acuerdo
Si
Acta de Conciliación
3
13. Registra la constancia de inasistencia el profesional de Centro de Conciliación y posteriormente se verificará el estado de las citaciones, la actuación de estudiantes conciliadores y del estudiante apoderado.
Profesional Centro de Conciliación
14.Revisa Constancia de Inasistencia y la registra en el SICAAC. 15. Realiza la audiencia con las partes y el estudiante que realizó la asesoría y actúa como apoderado de una de ellas, así como con los demás intervinientes o apoderados reconocidos para asistir. Si existe acuerdo entre las partes, en la Audiencia de Conciliación, se genera el Acta de Conciliación de lo contrario se genera una Constancia de Imposibilidad de Acuerdo. Sea cual fuere el resultado de la audiencia, el documento llevará el VoBo del profesional del Centro de Conciliación.
Estudiante conciliador
Estudiante conciliador
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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Página 8 de 10 DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3
16. Emite VoBo en el documento
16. Emitir el visto bueno del profesional del Centro de Conciliación.
Profesional Centro de Conciliación
17. Registra Resultado de Conciliación
17. Registra el Acta de Conciliación o la Constancia de Imposibilidad de acuerdo con el SICAAC.
Profesional Centro de Conciliación
18. Evalúa califiación
18. Evalúa el desarrollo de la Audiencia de Conciliación a través del formato de encuesta de Satisfacción Beneficiarios Centro de Conciliación FEX-CJ.10.
19. Archiva
19. Archiva documentos referentes al trámite conciliación en la carpeta de asesoría respectiva.
de
20. Registra en la página del Ministerio
20. Registra en el sistema de Información SICAAC del Ministerio de Justicia y del Derecho.
21. Archiva en Centro de Conciliación
21. Archivar Carpeta de Conciliación en Archivo de Gestión de Centro de Conciliación.
FIN
Beneficiario
Estudiante
Profesional Centro de Conciliación
Profesional Centro de Conciliación
Evaluación de Conciliación FEX-CJ.10
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CONTROL DE CAMBIOS
01
FECHA DE APROBACIÓN Septiembre 25 de 2008
02
Marzo 13 de 2012
Cambio del termino usuario a beneficiario Inclusión normatividad. Consideraciín sobre las fotocopias de documentos allegados a la solicitud de audiencia de conciliación.
03
Mayo 20 de 2013
Inclusión de Normatividad: Ley 1564 de 2012 Decreto 2677 de 2012 Resolución Número 0021 de 2013 En la descripción de la actividad 4 se cambió el termino Libro de registro de solicitudes por Base de Datos. En Documentos de Referencia se eliminó Libro de registro de solicitudes . En la descripción de la actividad 19 se incluyó: hoy Ministerio de Justicia y del Derecho.
04
Septiembre 05 de 2013
VERSIÓN
05
Marzo 31 de 2014
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Inclusión de Normatividad: Ley 1123 de 2007 de enero 22 Norma Técnica Colombiana NTC 5906 de febrero 22 de 2012
Se modifico la descripción de las actividades 2, 7, 8, 10, 11, 12. Se cambió la palabra estudiante por beneficiario o citado ó estudiante conciliador según sea el caso. Se incluye en la actividad 13: Al momento de registrar la constancia de inasistencia el profesional del centro de Conciliación verificará el estado de las citaciones, la actuación de estudiantes conciliadores y del estudiante apoderado. Se agrega a la actividad 14: así como con los demás intervinientes o apoderados reconocidos para asistir y Sea cual fuere el resultado de la audiencia, el documento llevará el Visto Bueno del profesional del Centro de Conciliación . En la Actividad número 15 se incluye: o constancias, dentro de los 3 (tres) días hábiles siguientes .
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CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
06
07
08
FECHA DE APROBACIÓN
Julio 23 de 2014
Abril 20 de 2015
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Inclusión de Normatividad: Decreto 1829 del 27 de Agosto de 2013. Inclusión Resolución 221 del 5 de mayo de 2014 Ministerio de Justicia y del Derecho. Modificación de las Consideraciones: Inclusión de las 6 ultimas consideraciones.
Inclusión de las consideraciones 14, 15, 16, 17 y 18. Inclusión de los numerales en las consideraciones.
Inclusión de la consideración 19. El conciliador diligencia soporte de preparación de estudio para abordaje de conciliación. Este soporte cuenta con el visto bueno del Asesor del Área correspondiente .
Agosto 06 de 2015
09
Junio 02 de 2016
10
Septiembre 21 de 2017
Inclusión de las definiciones: Asesor y Estudiante apoderado. Inclusión de la consideración 20. El estudiante conciliador cuenta con el apoyo necesario del Asesor en caso de requerirlo en el desarrollo de la audiencia . Inclusión del responsable (Conciliador – Estudiante Apoderado) en la decisión si asisten las partes a la Audiencia. Inclusión de la consideración El estudiante conciliador advertirá a los Abogados asistentes sobre la Ley 1123 de 2007 en su Artículo 38 . Inclusión de Normatividad: Decreto 1069 26 de Mayo de 2015 y Decreto 2462 de 17 de Diciembre de 2015.
Eliminación de la definición: Libro registro de solicitud, libro de registro de actas, libro de constancias de inasistencias. Modificación de orden e Inclusión de las siguientes consideraciones: *Pasos para conformar la lista de conciliadores de centro de conciliación UIS (N°7) * Estado que se podría presentar a lo largo del procedimiento desde el principio a fin (N°16) Inclusión de la definición: Estudiante conciliador, SICAAC. Modificación de la descripción de la actividad y documento referencia 13, 17, 20 Eliminación de la actividad 17 correspondiente a: Actualizar el sistema Inclusión de la actividad 14,16
