C ódigo: CCU.01
P ROCESO GESTIÓN CULTURAL
Ve rsión: 08
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN CULTURAL Revisó: Director Cultural
Aprobó: Rector
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Fecha de Aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución N° 1880
OBJETIVO ALCANCE
Contribuir a la formación integral de la comunidad universitaria y nutrir el proceso cultural de la región, mediante el desarrollo de actividades artísticas y culturales. Planear, organizar y coordinar el desarrollo de la programación cultural y artística, como apoyo a la formación integral de la comunidad universitaria UIS y la promoción de la cultura en la región.
Proveedores Internos: •
Dirección Institucional
ENTRADAS
ACTIVIDADES
•
Políticas/objetivos/
Planear •
•
Acuerdos Necesidades y expectativas de los beneficiarios
SALIDAS
Beneficiarios
Planes de gestión
Internos:
Determinar e identificar necesidades • y expectativas de los beneficiarios.
Programación Cultural
•
•
Formular planes de acción, programas y proyectos.
•
Calendario de eventos
•
Identificar, analizar y gestionar los
•
Respuesta a
Externos:
•
•
UAA Comunidad
• •
UAA Financiero
•
Comunicación
•
Propuestas
Institucional Publicaciones
•
culturales Convenios
peligros y riesgos asociados a las actividades que pueden afectar el
•
solicitudes Contrato y Factura
•
•
Entidades públicas o privadas
• •
Recursos físicos Recursos
•
Calendario Académico
logro del objetivo del proceso. Identificar los peligros/aspectos
• •
Avisos e impresos Permisos
•
Comunidad en general
Tecnológicos
•
Portafolio de
ambientales del proceso, con el
•
Evento realizado
•
Visitantes
acompañamiento de los Subprocesos • de Seguridad y Salud en el Trabajo, y
Evaluación del evento realizado
•
Contratistas
•
servicios Solicitudes escritas
Gestión Ambiental. Establecer los controles para los
•
Mantenimiento realizado
Procesos: • Seguimiento
• •
Contratación Jurídico
•
Sistemas Informáticos y
•
•
Información sobre disponibilidad de
•
•
Universitaria
de
escenarios
peligros/aspectos ambientales del
•
Obras Artísticas
Telecomunicacio • nes
Información sobre disponibilidad de
proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y
•
Grupos Artísticos consolidados
Seguimiento
recursos financieros
Salud en el Trabajo, y Gestión
•
Acciones
Subproceso
Ambiental. Identificar, analizar y valorar los
correctivas, preventivas y de
Seguridad y Salud en el Trabajo
riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del
mejoramiento. Informe de
Institucional Externos: • Comunidad en
•
Necesidad de mantenimiento de los escenarios artísticos.
•
•
Institucional •
•
Proceso Talento Humanode
-Proceso de Recursos Físicos –
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P ROCESO GESTIÓN CULTURAL
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN CULTURAL General
•
Oportunidades de
•
Empresa Privada
Mejoramiento
•
Entidades • Gubernamentale
Información del proceso
s Artistas
•
•
desempeño del
Subproceso
Identificar y definir las actividades de
proceso.
Gestión Ambiental
•
Acciones aplicadas eficazmente.
Informe de auditorías
Hacer • Alquiler Auditorio Luis A. Calvo
• •
Publicaciones Plan de formación
•
Propuesta de
•
Préstamo de Escenarios Artísticos
del proceso
•
•
editoriales Matriz de
Organización y coordinación de eventos culturales y artísticos
ejecutado Mapa de Riesgos
Humano-
identificación de
•
Promoción y fortalecimiento de
de Gestión del
Subproceso de Seguridad y
peligros y valoración de riesgos y
•
grupos artísticos y culturales Difundir y conocer el plan de
proceso. Matriz de
Salud en el Trabajo
determinación de controles
•
emergencia actualizado Desarrollar acciones tendientes a
identificación de peligros,
Matriz de
cumplir con las políticas, objetivos,
valoración de
Recursos Físicos –Subproceso
identificación de aspectos e impactos
acuerdos y lineamientos institucionales
riesgos y determinación de
Gestión Ambiental
ambientales Plan de Desarrollo
•
Dar cumplimiento a los requisitos legales
controles actualizada
Institucional
•
Ejecutar y monitorear las acciones y
Proceso de
•
• •
Proyecto Institucional
•
Contexto Interno
•
Contexto Externo (Factores del
•
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proceso. formación para el proceso.
Procesos: • Proceso Talento
•
•
Ve rsión: 08
•
•
•
Matriz de
controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión
identificación de aspectos y
•
Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación
valoración impactos
•
Participar en la valoración de los
ambientales
entorno Político, Económico, Social y
peligros/aspectos ambientales identificados, con el
actualizada Plan de
Tecnológico)
acompañamiento de los Subprocesos
emergencias
Plan de Formación de Talento Humano.
de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental
actualizado
•
P ROCESO GESTIÓN CULTURAL
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN CULTURAL •
Necesidades de
•
formación del •
modificados
proceso. Resultados de la
•
Evaluación de •
Desempeño. Procedimiento para
Salud en el Trabajo, y Gestión
Verificar
riesgos y establecimiento de
•
Monitorear y evaluar el plan de acción anual, programas y proyectos
controles. Procedimiento para
•
Medir el desempeño del proceso a través del cumplimiento de
la identificación de
indicadores de gestión y actividades
aspectos valoración
de seguimiento.
ambientales Programa prevención, preparación respuesta
•
Ambiental
y valoración de
y de
impactos •
Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y
la Identificación de peligros, evaluación -
•
Implementar controles nuevos o
Actuar • Mejorar continuamente el proceso de
correctivas, preventivas y de mejora. y de
Emergencias Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo)
mediante la aplicación de acciones
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN CULTURAL
RECURSOS
RESPONSABLES Líder del proceso:
REQUISITOS
Director Cultural
− Información oportuna y confiable
Colaboradores:
− Escenarios Artísticos acondicionados − Acompañamiento durante el desarrollo del evento − Respetar los espacios asignados (fechas y horas)
Artísticos: (auditorio
Asistente Organizacional Auxiliares Administrativos
− Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artísticos.
Luis A. Calvo, Sala Zalamea, etc.)
Directores Grupos artísticos Secretaria
− Atender las expectativas de los asistentes Legales y reglamentarios:
- Sedes de los Grupos Artísticos
Operarios Técnicos
Ver Listado Maestro de Documentos Externos
- Equipos
Sedes Regionales:
Audiovisuales y de comunicación - Vestuario - Escenografía
Requisitos de la organización:
Coordinador Bienestar Universitario Coordinador Biblioteca Sede
- Elementos
Barrancabermeja Coordinador Planta Física
Técnicos
sedes Socorro y Barbosa
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MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)
Beneficiario
Asistente Administrativo
Recursos físicos - Escenarios
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Resolución Nº 613 de 2017 de Rectoría por la cual se Indicadores reglamenta el préstamo y alquiler del Auditorio Luis. A. Calvo.
Ver Hoja de Vida de
Acuerdo N° 219 de 2016 del Consejo Académico por la cual se convoca a participar en los concursos nacionales de Libro de Cuentos, Libro de Poesía y Ensayo. Resolución N° 2627 de 2015 de Rectoría por la cual se realizan delegaciones vía general en personal de la Dirección de la Universidad Industrial de Santander en asuntos contractuales y de ordenación del gasto.
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Ve rsión: 08
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN CULTURAL
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Acuerdo N° 005 de 2015 del Consejo Superior por el cual se establece la política de grupos culturales y selecciones deportivas de la Universidad Industrial de Santander.
Acuerdo 006 de 2005 del Consejo Superior, numeral 6 – por el cual se definen los objetivos de la prestación de los servicios de extensión – Servicios culturales,
artísticos y deportivos. Acuerdo N° 127 de 2004 del Consejo Académico por el cual se reconoce la Banda Sinfónica de la Universidad Industrial de Institucional
Santander
como
Grupo
Artístico
Acuerdo N° 042 de 2002 del Consejo Superior por la cual se ofrecen estímulos especiales a los integrantes de los grupos artísticos de la Universidad Industrial de
Santander. Acuerdo 160 de 1998 art. 05 del Consejo Académico por el cual se establecen parámetros para la concepción de la formación integral en la Universidad.
Acuerdo N° 50 de 1991 del Consejo Superior por el cual se institucionaliza en la Universidad el Festival de Música Colombiana “Luis A. Calvo”
Resolución N° 140 de 1985 de Rectoría por la cual se oficializa el Festival de Piano de la UIS
Resolución N° 227 de 1982 de Rectoría por la cual aprueba el Reglamento de Servicios para el Auditorio Máximo “Luis A. Calvo”.
Ver Matriz de Interrelación de Requisitos de la Norma (MDI.01)
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN CULTURAL SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO
REGISTROS DEL PROCESO
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- Reuniones periódicas con el personal de la Unidad para monitorear el avance del proceso, resolver inconvenientes e inquietudes. - Seguimiento a las encuestas de satisfacción. - Seguimiento a los resultados de los
•
Ver Listado Maestro de Registros
•
Ver Listado Maestro de Documentos
indicadores. - Auditorias Internas.
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
FECHAS DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01
Diciembre 05 de 2007
Creación del documento
02
Octubre 31 de 20008
En los requisitos se modificó la NTC-ISO
03
Abril 16 de 2009
Inclusión requisitos de la organización.
04
Septiembre 23 de 2009
05
Mayo 31 de 2010
En los requisitos se elimina NTC-GP 10000:2004
06
Junio 10 de 2011
En los requisitos de la organización se incluye el Acuerdo No. 006 de 2005
9001:2000 por la NTC-GP 1000:2004
Inclusión de Colaboradores Sedes Regionales
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN CULTURAL
Ve rsión: 08 Página 7 de 7
Modificación del alcance, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen
07
Marzo 12 de 2012
actividades del sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. Se eliminó el subproceso de “Alquiler o préstamo de escenarios artísticos” y se modificó el nombre del subproceso por “Promoción y fortalecimiento de grupos artísticos y culturales”. Modificación para inclusión de las actividades asociadas al Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental.
08
Septiembre 21 de 2017
Modificación e inclusión en requisitos de la organización de: Acuerdo N° 219 de 2016, Resolución N° 2627 de 2015, Acuerdo N° 127 de 2004, Acuerdo N° 042 de 2002, Guía de funcionamiento y administración de los Grupos Artísticos UIS, Acuerdo N° 50 de 1991
