Código: CSE.01
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Versión: 06
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Revisó: Director de Control Interno y Evaluación de Gestión
Aprobó: Rector
Página 1 de 4 Fecha de Aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución No. 1859
Realizar seguimiento continuo a los procesos Estratégicos, Misionales, de Evaluación y Apoyo de la Universidad a través de un enfoque sistémico de auditorías internas; de igual forma, dar asesoría y acompañamiento en Administración del Riesgo y OBJETIVO Planes de Mejoramiento. Así mismo, proporcionar valor agregado a la organización a través de recomendaciones con un alcance preventivo y de mejoramiento de los procesos. Además, apoyar la Solución de Conflictos administrativos y facilitar el flujo de información con Entes Externos. Aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión Integrado de la Universidad Industrial de Santander, incluyendo la ALCANCE realización de auditorías internas, seguimiento a Mapas de Riesgos, Planes de Acción y acompañamiento a las U.A.A. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS Externos: -Normatividad Externos: Planear: -Plan de Acción. - Comunidad Externa -Requisitos Legales y - Planear y ejecutar estrategias para el -Programa de Auditorías - Organismos de Control reglamentarios - Comunidad fomento de la cultura del autocontrol, Internas. -Criterios de Auditoría Externos autogestión y la autorregulación. -Plan de Auditorías Externa. - Entes Externos de -Matriz de Interrelación de - Planear las auditorías internas. - Organismos de Internas. Formación Requisitos - Identificar los peligros/aspectos -Informes de Auditorías Control Externos. -Comportamiento - Entes Externos de ambientales del proceso, con el Internas. histórico de las auditorías Internos: acompañamiento de los Subprocesos de -Listas de Verificación Formación. realizadas en las UAA Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión diligenciadas y registros -Informes de Auditorías Ambiental. Internos: Procesos: de auditoría. anteriores. - Establecer los controles para los -Informes a Entes - Proceso Talento Humano- -Solicitud de informes por peligros/aspectos ambientales del proceso, Externos de Control. Procesos: parte de Entes Externos con el acompañamiento de los -Informes para la Revisión Subproceso de Seguridad de Control. Subprocesos de Seguridad y Salud en el por la Dirección. y Salud en el Trabajo - Seguimiento Actas de Informes de Trabajo, y Gestión Ambiental. -Informe del Estado de los Institucional. - Proceso de Recursos Gestión - Identificar, analizar y valorar los riesgos de Planes de Mejoramiento. - Proceso Talento Físicos –Subproceso -Quejas, Reclamos, gestión que pueden afectar el logro del -Informe Semestral de HumanoGestión Ambiental Sugerencias y Preguntas objetivo del proceso. Evaluación Plan de Subproceso de de Beneficiarios. - Identificar y definir las actividades de Gestión. - Todos los Procesos Seguridad y Salud -Perfil del auditor. formación para el proceso. -Reportes de entrega de en el Trabajo. -Hojas de vida de cargos directivos. - Proceso de Auditores. Hacer: -Preguntas, Quejas, Recursos Físicos – -Mapa de riesgos de los - Ejecutar Auditorías Internas. Reclamos, Sugerencias y Subproceso Otros interesados: procesos. - Elaborar informes a Entes Externos de Denuncias atendidas. Gestión Ambiental -Políticas/objetivos/ -Hojas de Vida de auditor - Todos Control. - Dirección Institucional los
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL - Comunidad Universitaria Acuerdos - UAA --Plan de Desarrollo Institucional -Proyecto Institucional -Contexto Interno -Contexto Externo (Factores del entorno Político, Económico, Social y Tecnológico) -Plan de Formación de Talento Humano. -Necesidades de formación del proceso. -Resultados de la Evaluación de Desempeño. -Procedimiento para la Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles. -Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales -Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias -Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo)
- Efectuar seguimiento y acompañamiento a los Planes de Acción. - Liderar la evaluación de los planes de gestión de las UAA. - Efectuar seguimiento a la entrega de Actas de Informes de Gestión al retiro de servidores públicos. - Realizar gestión de las Preguntas, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias. - Control de seguimientos a casos específicos. - Realizar seguimiento a la formación, competencia y desempeño de Auditores. - Realizar seguimiento a la administración del riesgo. - Realizar seguimiento al Plan Anticorrupción. - Implementar controles nuevos o modificados. - Dar cumplimiento a los requisitos legales. - Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión del proceso. - Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. - Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. - Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.
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actualizadas. -Informe de desempeño de Auditores. -Mapas de riesgos actualizados. -Verificación del cumplimiento de acciones contempladas en los Mapas de riesgos. -Seguimiento del Plan Anticorrupción. -Controles operacionales implementados. -Requisitos legales aplicados. - Plan de formación del proceso ejecutado. - Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado. - Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada. - Plan de emergencias actualizado. - Informe de desempeño del Proceso. - Acciones aplicadas eficazmente. - Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Procesos. Otros interesados: - Dirección Institucional. - Comunidad Universitaria. - UAA
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
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Verificar: - Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Actuar: - Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. RECURSOS
-
RESPONSABLES
REQUISITOS
MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)
Beneficiario: Software: - Objetividad, Respuesta oportuna y asesorías Página Web de la UIS: Efectivas. Módulo Preguntas, Quejas, Reclamos, Líder del proceso: Legales y reglamentarios: Sugerencias, Denuncias Director de Control Interno y Evaluación de Ver Listado Maestro de Documentos Externos. y Felicitaciones. Gestión. Ver Hoja de Vida de Requisitos de la organización: Módulo Programa de Indicadores -Acuerdo Consejo Superior 070 de 2005. Gestión. Colaboradores: -Resolución 1343 de 2005. Módulo Entrega de Profesionales OCI. -Acuerdo Consejo Superior 092 de 2011 Cargos Directivos. Ver Matriz de Interrelación de Requisitos en el Manual Sistemas de Información de Gestión Integrado MDI.01 Institucionales. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO Cronogramas de actividades del proceso. Auditorías Internas y Externas Seguimiento a Mapas de Riesgos. Seguimiento Plan Anticorrupción Ver Listado Maestro de Registros Ver Listado Maestro de Documentos Internos Reuniones periódicas de grupo primario. Seguimiento a encuestas de satisfacción. Seguimiento a indicadores Gestión del sistema de PQRSDF
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CONTROL DE CAMBIOS VESIÓN 01
FECHA DE APROBACIÓN Diciembre 04 de 2007
02
Octubre 30 de 2008
03
Marzo 11 de 2009
04
Julio 29 de 2010
05
Marzo 21 de 2012
06
Agosto 03 de 2017
DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento Cambio de Norma de Referencia de NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP 1000:2004 y ajuste de beneficiarios Ajustes en las entradas y salidas de las actividades (Planes de Gestión y Quejas Reclamos, Sugerencias) En los Requisitos, por actualización de Norma, se reemplaza NTC GP 1000:2004 por “Ver Matriz de interrelación de requisitos en el Manual de Calidad MDI.01” Clasificación de los proveedores y beneficiarios internos y externos, se ajustan las actividades según el ciclo PHVA, y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. Se modifican; el objetivo del proceso, algunos proveedores, entradas, actividades, salidas y beneficiarios relacionados con Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo.
