PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA

Código: CCA.01 Versión: 09

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA Revisó:

Vicerrector Académico Coordinador de Evaluación de la Calidad Académica

Página 1 de 6 Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución N° 1841

Aprobó: Rector

OBJETIVO

Garantizar el mejoramiento continuo de la calidad académica de la UIS.

ALCANCE

Rige para la creación, la extensión y los cambios de los programas académicos, el registro calificado, la acreditación o renovación de la acreditación de programas técnicos, tecnológicos, profesionales universitarios, especializaciones, especializaciones médico-quirúrgicas, maestrías y doctorados y, la renovación de la acreditación Institucional.

PROVEEDORES

Internos:  Proceso de Planeación Institucional  Dirección de la Universidad  Unidades Académicas  Nodo de Escuela o Programa  Nodo de Facultad o IPRED  Proceso de Seguimiento Institucional  Proceso Talento Humano Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental Externos:  MEN  CNA

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

 Normas para el registro calificado, la oferta y desarrollo de programas.  Lineamientos del CNA.  Resoluciones del MEN.  Plan de Gestión.  Resultados del proceso de acreditación anterior  Normas para crear, cambiar y extender programas de la UIS.  Políticas/objetivos/ Acuerdos  Plan de trabajo de la Red  Información del proceso  Informe de auditorías  No conformidades  Plan de Desarrollo Institucional  Proyecto Institucional  Contexto Interno  Contexto Externo (Factores del entorno Político, Económico, Social y Tecnológico)  Plan de Formación de Talento Humano.  Necesidades de formación del proceso.

Planear:  Monitoreo de plazos para cumplir compromisos de los procesos de registro calificado y acreditación.  Identificación de los procesos que planificaron las unidades académicas.  Elaboración de los cronogramas.  Definición del plan de trabajo de la Red de Apoyo para la Evaluación y mejoramiento de la Calidad de los Procesos Académicos.  Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso.  Identificar y definir las actividades de formación para el proceso.  Identificar los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.

 Comunicaciones recordando a la unidad académica los plazos para cumplir los compromisos.  Plan de trabajo de la Red  Resultados del proceso de acreditación  Resoluciones del MEN  Acuerdos del Consejo Académico o del Consejo Asesor del IPRED  Concepto del Consejo Académico  Informe de seguimiento  Acta Nodo Coordinador  Informe de desempeño del proceso.  Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento  Acciones eficaces.  Mapa de Riesgos de Gestión del proceso  Plan de formación del proceso ejecutado.  Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado.  Matriz de identificación de

Hacer:  Renovación de la acreditación institucional.  Acreditación y renovación de la acreditación de programas académicos.  Creación o extensión de programas académicos y obtención del registro calificado.  Cambios en los programas académicos, reporte al MEN y su autorización, sí se requiere (Reforma

BENEFICIARIOS Internos:  Unidades Académicas  Nodo Coordinador  Nodo de Facultad o IPRED  Nodo de Escuela o Programa  Dirección de la Universidad  Proceso de Planeación Institucional  Proceso de Seguimiento Institucional  Proceso de Formación  Proceso de Admisiones y Registro Académico  Comunidad Universitaria  Proceso Talento HumanoSubproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental Externos:  CNA  MEN  Visitantes  Contratistas

PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA  Resultados de la Evaluación de Desempeño.  Procedimiento para la Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles.  Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales  Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias  Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo)

curricular, modificación del plan de estudios, aspectos y valoración modificación de cupos y/o periodicidad de la impactos ambientales admisión, modificación de los centros de asistencia actualizada. o tutoría para programas a distancia).  Plan de emergencias  Renovación del registro calificado de los programas actualizado. académicos.  Renovación de registro calificado para los programas académicos que obtengan la acreditación.  Aval para participar en el desarrollo de programas académicos en convenio con otras IES, cuando la UIS no será titular del registro calificado.  Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión.  Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación.  Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental Verificar:  Seguimiento al cumplimiento de los cronogramas por parte del Nodo coordinador.  Medir el desempeño del proceso a través del cumplimiento de indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Actuar:  Mejorar continuamente el proceso mediante acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento.

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA RECURSOS

RESPONSABLES

Recursos Informáticos SACES – Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior del MEN.

Líder del proceso: Vicerrector Académico.

Colaboradores:  Equipo Técnico  Equipo Líder SACES-CNA: Sistema de  Nodo Coordinador Aseguramiento de Alta  Nodo de Facultad o IPRED Calidad de Educación  Nodo de Escuela o Programa Superior del Consejo Nacional de Acreditación.  Director de Planeación.  Director del CEDEDUIS SIA - Sistema de Información  Director de Posgrados Académico  Coordinador de Evaluación de la Calidad Académica. Recursos físicos  Profesionales de Planeación.  Profesionales de la Vicerrectoría Académica. Oficina, equipo de oficina, medios de comunicación.

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MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

REQUISITOS Beneficiario:  Asesoría confiable y acorde con los lineamientos de cada organismo gubernamental (CNA, MEN).  Cumplimiento de la normatividad correspondiente a cada subproceso. Legales y reglamentarios: Ver listado Maestro de Documentos Externos De la organización:  Acuerdo No. 216 de 2011 del Consejo Académico – Definición de los equipos de trabajo responsables de la realización del proceso de autoevaluación con fines de renovación de la acreditación institucional.  Acuerdo No. 100 de 2006 del Consejo Académico Estrategia Organizacional para la Evaluación y Mejoramiento de la Calidad de los Procesos Académicos.  Acuerdo No. 225 de 2010 Consejo Académico – Creación, modificación, reforma y extensión de programas académicos.  Acuerdo No. 075 de 2013 del Consejo Superior – Reglamento General de Posgrado y sus modificatorios.

Ver Hoja de Vida de Indicadores

Ver Matriz de interrelación de requisitos MDI.01

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO  Reuniones e informes de Nodos de Escuela o de Programa, Nodos de Facultad o IPRED y Nodo Coordinador.  Seguimiento de la Vicerrectoría Académica a los procesos de registro calificado y de acreditación o renovación de la acreditación.  Ver listado Maestro de Registros Internos.  Reuniones del Equipo Técnico.  Seguimiento a indicadores.  Seguimiento a la satisfacción de los beneficiarios.  Seguimiento a los resultados de Auditoría Interna.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Ver listado Maestro de Documentos Internos.

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CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

01

Noviembre 29 de 2007

02

Octubre 31 de 2008

03

Marzo 02 de 2009

04

Abril 17 de 2009

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento.  Cambio de Norma.  Se agregó en las salidas del Subproceso Acreditación o Renovación de la Acreditación de Programas de Pregrado el Documento de condiciones iniciales.  Modificación del nombre del documento “Plan de Mejoramiento del Programa” por “Resultados del Proceso de Acreditación y Actualización del Plan de Mejoramiento del Programa”.  Modificación de las actividades correspondientes al Subproceso Registro Calificado.  Se eliminó de las salidas del Subproceso Exámen de Estado de Calidad de la Educación Superior el listado de programas establecidos para presentar el ECAES en el periodo de aplicación y se adicionó el documento “Programación y seguimiento de actividades para la presentación del ECAES”  Modificación del nombre “INSED” por “Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia”.  Se agregó en el Subproceso Renovación de la Acreditación Institucional la actividad “Monitorea el vencimiento de la fecha límite para acogerse al proceso de renovación de la Acreditación Institucional”.  Se agregó en el Subproceso Acreditación o Renovación de la Acreditación de Programas de Pregrado la actividad “Monitorea el vencimiento de las fechas límite para acogerse a procesos de Renovación de la Acreditación de Programas”.  Se agregó en el Subproceso Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior la actividad "Monitorea la publicación de la programación para presentar el ECAES por parte del ICFES”.  Se cambió en el Subproceso Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior la denominación del registro de salida “Informe general de resultados” por “Informe general de resultados para las UAA”.  Se cambió en el Subproceso Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior la denominación del registro de salida “Informe de análisis de fortalezas y debilidades y propuestas de mejoramiento” por “Informe de análisis de fortalezas y debilidades y propuestas de mejoramiento, y conclusiones del nodo”.  Se cambió en el Subproceso Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior la denominación del registro de salida “Informe de análisis de resultados de los ECAES” por “Resumen del análisis de los resultados ECAES”.  En los requisitos se cambió “NTCGP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública Ver Matriz de Interrelación de requisitos” por “NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública Ver Matriz de interacción de requisitos MDI:01”

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CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

05

Abril 14 de 2011

06

Marzo 21 de 2012

07

Abril 10 de 2013

08

Febrero 6 de 2015

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS  Se modificó el alcance del proceso proceso para abarcar: la creación, la extensión, y los cambios de los programas académicos, así como, la acreditación de las especializaciones médico-quirúrgicas, las maestrías y los doctorados.  Se eliminó el Subproceso Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior y se modificaron las actividades, las entradas, los proveedores, las salidas y los beneficiaros del proceso de acuerdo al nuevo alcance.  En recursos, se adicionaron los recursos informáticos: sistema de información SACES y el sistema académico.  En responsables – colaboradores se agregó el director del CEDEDUIS.  En los requisitos de la organización, se eliminaron los acuerdos derogados y se agregaron los acuerdos vigentes.  En los requisitos, se eliminó “NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”.  En los requisitos se cambió “Ver Matriz de interacción de requisitos MDI:01” por “Ver Matriz de interrelación de requisitos MDI.01”.  En seguimiento y monitoreo se cambió “Seguimiento de la Vicerrectoría Académica al desarrollo de la Acreditación o Renovación de la Acreditación de Programas de Pregrado, el Registro Calificado de programas académicos y las actividades relacionadas con la presentación del ECAES y la consolidación de resultados” por “Seguimiento de la Vicerrectoría Académica a los procesos de registro calificado y de acreditación o renovación de la acreditación”.  En los documentos de referencia se cambió “Ver listado Maestro de Documentos” por “Ver listado Maestro de Documentos Internos”.  En responsables – colaboradores se agregó al Director de Posgrados.  En los requisitos de la organización, se agregó “Acuerdo No. 90 de 2010 del Consejo Superior – Reglamento General de Posgrado”.  Se incluyó la información correspondiente al proceso de Gestión Ambiental y el subproceso de Seguridad y Salud Ocupacional.  En el alcance del proceso se agregaron las especializaciones.  En responsables – colaboradores se agregó el Equipo líder y el Equipo Técnico y se eliminó el Comité de Acreditación Institucional.  En los requisitos de la organización, se agregó “Acuerdo No. 216 de 2011 del Consejo Académico - Definición de los equipos de trabajo responsables de la realización del proceso de autoevaluación con fines de renovación de la acreditación institucional” y se eliminó el Acta No. 09 de 2002 del Consejo Académico.  En el seguimiento y monitoreo del proceso, se agregó reuniones del Equipo Líder y se eliminó Reuniones del Comité de Acreditación Institucional.  Se eliminaron las líneas de división que había y se agregaron los títulos Planear, Hacer, Verificar y Actuar.  Se clasificaron los proveedores y beneficiarios en internos y externos.  En los requisitos de la organización, se modificó “Acuerdo No. 90 de 2010 del Consejo Superior – Reglamento General de Posgrado” por “Acuerdo No. 075 de 2013 del Consejo Superior – Reglamento General de Posgrado”.

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CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

09

FECHA DE APROBACIÓN

Agosto 04 de 2017

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS     

Las actividades asociadas al sistema de gestión, seguridad y salud en el trabajo, gestión ambiental fueron modificadas. Las actividades relacionadas con la gestión de riesgo se agregaron. En los recursos informáticos se agregó “SACES-CNA”. En responsables – colaboradores se incluyó el “Coordinador de Evaluación de la Calidad Académica”. En los requisitos de la organización, se modificó “Acuerdo No. 075 de 2013 del Consejo Superior – Reglamento General de Posgrado” por “Acuerdo No. 075 de 2013 del Consejo Superior – Reglamento General de Posgrado y sus modificatorios”.