PROCESO JURÍDICO

Código: CJU.01 Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO JURÍDICO Revisó: Asesor Jurídico

Aprobó: Rector

Fecha de Aprobación: Diciembre 3 de 2007 Resolución N° 1851

Asesorar y representar jurídicamente a la Universidad de forma oportuna y de acuerdo a la normatividad vigente, así como suministrar información y atender requerimientos solicitados por entes internos y/o externos. Aplica a todas las actividades que requieran asesoría, seguimiento y representación en procesos judiciales o extrajudiciales, respuestas a solicitudes de alta connotación legal, suministro de información y atender requerimientos solicitados por entes internos y/o externos. ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS

OBJETIVO ALCANCE PROVEEDORES Internos:  Unidades Académicas y /o Administrativas  Consejo Superior  Concejo Académico  Rectoría  Vicerrectorías  Comunidad universitaria  Comité Conciliación

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de

 Proceso Talento humano – Subproceso de seguridad y salud en el trabajo

Planear:  Documentos visados  Convenios. en sus aspectos legales.  Proyectos de  Priorizar el trabajo según su impacto jurídico  Observaciones a los Acuerdo. y distribuir de acuerdo a la especialidad y a la documentos.  Proyectos de carga de trabajo actual de los abogados.  Proyectos de Resolución.  Identificar, analizar y valorar los riesgos de Comunicación.  Documentos que gestión que pueden afectar el logro del  Conceptos jurídicos. suscribe el Rector objetivo del proceso. que conllevan una  Informes.  Identificar y definir las actividades de connotación jurídica.  Demandas. formación para el proceso.  Solicitud de  Acta de comité de  Identificar los peligros/aspectos ambientales conceptos. conciliación. del proceso, con el acompañamiento de los  Solicitud de trámites  Actas de audiencia. Subprocesos de seguridad y salud en el procesales o  Contestaciones. trabajo, y gestión. extraprocesales.  Acciones correctivas,  Establecer los controles para los  Derechos de preventivas y de peligros/aspectos ambientales del proceso, petición. mejoramiento. con el acompañamiento de los Subprocesos  Solicitudes del de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión  Informe  Políticas/Objetivos/A desempeño del Ambiental. cuerdos. proceso.  Plan de Desarrollo  Mapa de riesgos de Hacer: institucional. Gestión del proceso.  Proyecto Institucional  Plan de formación del  Asesorar jurídicamente a las autoridades  Contexto interno proceso ejecutado. Universitarias, las Unidades Académico  Contexto externo  Matriz de identificación Administrativas y a todos los Procesos. (Factores del entorno de peligros, evaluación

Internos:  Unidades Académico Administrativas  Consejo Superior  Concejo Académico  Rectoría  Vicerrectorías  Comunidad universitaria  Comité de Conciliación  Seguimiento Institucional.  Procesos Talento humano- Subproceso

PROCESO JURÍDICO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO JURÍDICO Político, económico,  Representar a la Universidad en todo y valoración de los  Proceso de Recursos social y tecnológico) riesgos y físicos – Subproceso proceso judicial, extrajudicial, actuación establecimiento de Gestión Ambiental.  Plan de formación de administrativa o policiva; ya sea actuando controles actualizado. Talento humano. como demandante, demandado o como tercero interviniente  Matriz de identificación  Necesidades de de aspectos y Externos: formación del  Participar en el comité de conciliación y valoración impactos proceso. ejercer su secretaría técnica ambientales  Personas Jurídicas  Resultados de la  Suministro de información solicitada por actualizada. evaluación de entes internos y/o externos desempeño.  Personas naturales  Atender requerimientos de autoridades  Plan de emergencias actualizado.  Procedimiento para judiciales y/o administrativas la identificación de  Ejecutar y monitorear las acciones y  Autoridades Judiciales peligros, evaluación y controles establecidos en el Mapa de Riesgos valoración de riesgos de Gestión.  Entes de Control y establecimiento de  Gestionar la participación de los funcionarios controles. en el plan de formación.  Autoridades Administrativas y  Procedimiento para  Participar en la valoración de los la identificación de policivas peligros/aspectos ambientales identificados, aspectos y valoración con el acompañamiento de los Subprocesos de impactos de Seguridad y Salud en el trabajo, y Gestión  Particulares que ambientales. Ambiental. ejercen  Programa de  Gestionar la implementación de los controles funciones públicas prevención, establecidos y priorizados para el proceso, preparación y con la asesoría de los Subprocesos de respuesta de Seguridad y Salud en el trabajo, y gestión emergencias. ambiental.  Matriz de requisitos  Dar cumplimiento a los requisitos legales. legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo) Verificar:  Reporte de los servicios de  Realizar seguimiento a los procesos judiciales información judicial. y extrajudiciales llevados por la asesoría jurídica.

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de seguridad y salud en el trabajo.  Proceso de Recursos físicos – subproceso Gestión Ambiental.

Externos:  Personas Jurídicas  Particulares que ejercen funciones públicas  Personas Naturales  Autoridades Judiciales  Entes de Control  Autoridades Administrativas policivas

y

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO JURÍDICO  Información del  Medir el desempeño del proceso mediante proceso. actividades de seguimiento  Información de Actuar: auditorías.  Decisiones judiciales, administrativas o de  Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, entes de control. preventivas y de mejora  Requerimientos.  Convocatoria a Conciliación.

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Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO JURÍDICO

RECURSOS

RESPONSABLES

Recursos físicos - Equipos de cómputo - Equipo de oficina -Medios de Comunicación: ( Correo interno, fax, email) Recursos Tecnológicos -Sistema Información Jurídico - Sistema Web de consulta judicial

     

Líder del proceso: Asesor jurídico Colaboradores: -Secretarias (2) - Abogados externos

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Realización de Comités primario de calidad Auditorías Internas Auditorías Externas Seguimiento a la Correspondencia Interna Seguimiento a los Procesos Judiciales y Extrajudiciales llevados por la oficina de asesoría jurídica Seguimiento a encuestas de Satisfacción

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MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

REQUISITOS Beneficiarios: - Atención respetuosa - Respuesta oportuna - Respuesta comprensible - Respuesta coherente Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos

Ver hoja de vida de los indicadores

De la organización Aplica toda la normatividad interna

NTCGP 1000:2009 Ver Matriz de Interrelación Requisitos REGISTROS DEL PROCESO

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver Listado Maestro de Registros

Ver Listado Maestro de Documentos

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO JURÍDICO

FECHA DE APROBACIÓN

01

Diciembre 03 de 2007

02

Abril 07 de 2008

03

Septiembre 24 de 2008

Cambio norma de referencia, de NTC-ISO 9001:2000 a NTCGP 1000:2004.

04

Julio 22 de 2010

Cambio norma de referencia, de NTC-ISO 9001:2004 a NTCGP 1000:2009.

Julio 05 de 2012

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CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

VERSIÓN

05

Código: CJU.01

Creación del Documento. Inclusión de las actividades relacionadas con el Planear, dos requisitos adicionales de los beneficiarios y equipo de oficina como recursos físicos.

Modificación del alcance, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental.

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Abril 23 de 2015

-Se modificó el objetivo y el alcance incluyendo el relacionado con el suministro de información y requerimientos solicitados por entes internos y/o externos. -Se incorporaron en el Hacer actividades relacionadas con el Suministro de Información solicitadas por entes internos y/o externos y, de Atender requerimientos de autoridades judiciales y/o administrativas. -Se eliminaron algunas actividades del Hacer que no correspondían al Proceso Jurídico. -Se eliminó de las Salidas las Acciones aplicadas eficazmente, los Controles operacionales implementados, Requisitos Legales aplicados, y se modificó el de Asistencia a la Audiencia por Actas de audiencia. -Se organizaron los proveedores internos eliminando: Todos los Procesos, Dirección Institucional, y, de los proveedores externos se modificó: Entes externos por Personas Jurídicas y Comunidad Externa por Personas Naturales. -Se organizaron de los beneficiarios, de los internos se eliminó: Todos los procesos, y de los externos se modificó: Entes externos por Personas Jurídicas y Comunidad Externa por Personas Naturales, y se eliminaron de los Abogados, Visitantes y Contratistas.

07

Julio 24 de 2017

Inclusión de las actividades asociadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental. Inclusión de las actividades relacionadas con el Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso.