Código: CRF.01
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECURSOS FÍSICOS Revisó: Jefe de División de Planta Física
Versión: 06
Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de
Aprobó: Rector
OBJETIVO
Garantizar las condiciones ambientales, de infraestructura física y de seguridad de las instalaciones de la Universidad, que permitan el correcto desarrollo de las actividades académico-administrativas.
ALCANCE
Suministro de personal y equipo de jardinería, aseo institucional; seguridad con armas y sin armas en las modalidades fija y móvil, apoyo de actividades enmarcadas en los programas ambientales; administración de vehículos de transporte, arrendamientos y servicios públicos; asesorías en arquitectura, obras de ingeniería civil y eléctrica, supervisión de obras, sumado a servicios de mantenimiento en instalaciones locativas del Campus Central, Facultad de Salud y las Sedes Guatiguará, Bucarica, Málaga, Barrancabermeja, Socorro y Barbosa de la Universidad Industrial de Santander.
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
Internos:
Plan de Desarrollo
Mapa
Dirección Institucional UAA Planeación Institucional Seguimiento Institucional Proceso Talento Humano -Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo Proceso de Recursos Físicos -Subproceso Gestión Ambiental Contratación Externos:
Proveedores de bienes y servicios
Planear: Identificar, analizar y valorar los riesgos de Institucional gestión que pueden afectar el logro del Proyecto Institucional objetivo del proceso. Contexto Interno Identificar y definir las actividades de Contexto Externo formación para el proceso. (Factores del entorno Planear la gestión y obtención de los Político, Económico, recursos. Social y Tecnológico) Identificar los peligros/aspectos Necesidades de ambientales del proceso, con el formación del proceso. acompañamiento de los Subprocesos de Políticas / objetivos / Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Acuerdos Ambiental. Matriz de requisitos Establecer los controles para los peligros/ legales (ambiental y de aspectos ambientales del proceso, con el seguridad y salud en el acompañamiento de los Subprocesos de trabajo) Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Solicitudes de servicio Ambiental. de mantenimiento físico, montaje de obras Hacer: y de transporte. Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión.
de Riesgos de Gestión del proceso Instalaciones locativas en buen estado Transporte de personas, bienes y residuos sólidos. Diseño, presupuesto y montaje de obras y adecuaciones Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada. Disminución en el consumo energético, consumo de agua, conservación de zonas verdes y fauna en buen estado. Actividades eficaces de vigilancia.
BENEFICIARIOS Internos: UAA Comunidad Universitaria Planeación Institucional Talento Humano Seguimiento Institucional Proceso Talento Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo Proceso de Recursos Físicos Subproceso Gestión Ambiental
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PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
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ENTRADAS
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ACTIVIDADES
Solicitudes de ingreso de Hacer: personas y bienes. Solicitudes de salida de bienes de la Universidad. Planos digitales estandarizados y lineamientos para la ejecución de obras. Informe de Auditorias Quejas y Reclamos No Conformidades Procedimiento para la Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles. Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias Personal contratado y capacitado Directrices para la selección, contratación, evaluación y reevaluación de proveedores en la adquisición de bienes y servicios. Cotizaciones
Versión: 06
SALIDAS
Asignación de recursos
Gestionar
la participación de los funcionarios en el plan de formación. Gestionar y administrar los recursos Administrar locales de arrendamientos y servicios públicos. Cubrir los requerimientos de transporte de residuos sólidos y bienes muebles de la universidad y la movilización de personas dentro y fuera de la universidad. Realizar el mantenimiento físico de las instalaciones. Realizar las actividades de seguridad y vigilancia. Realizar acciones enfocadas en ahorro de agua, ahorro de energía, cuidado de flora y fauna y gestión adecuada de residuos. Cubrir los requerimientos de asesorías y montaje de obras de arquitectura, civiles y eléctricas. Difundir y conocer el plan de emergencia. Ejecutar los proyectos establecidos en el programa de gestión anual. Participar en la valoración de los peligros/ aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.
humanos, financieros y físicos Planos técnicos de proyectos de actualización o reformas en formato digital Plan de formación del proceso ejecutado. Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Informe del desempeño del proceso Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizada. Rubros recaudados de arrendamiento y servicios públicos. Cumplimiento de los ítems de los contratos de arrendamiento. Cumplimiento de los proyectos establecidos en el programa de gestión anual.
BENEFICIARIOS Externos:
Establecimientos
arrendados Visitantes Contratistas Proveedores Residentes de las sedes
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ACTIVIDADES
ENTRADAS
Documentos necesarios para llevar a cabo el proceso contractual
Verificar:
Verificar el cumplimiento de las cláusulas de los contratos de arrendamiento. Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Realizar reuniones de control y supervisión.
Actuar:
Mejorar
continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
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SALIDAS
BENEFICIARIOS
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RECURSOS Recursos físicos
RESPONSABLES
Líder del proceso:
tecnológicos
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MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)
REQUISITOS
Jefe de la División de Planta Física Instalaciones Equipos de oficina y Coordinador y/o Administrador de Sede
Maquinaría Vehículos
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Beneficiario: Oportuna respuesta a la petición de servicio. Eficacia en el desarrollo del servicio. Comunicación asertiva. De la organización
Colaboradores:
Acuerdo del Consejo Superior No. 71 de
Acuerdo del Consejo Superior No. 35 de
2005. Creación área de seguridad
Supervisores de Mantenimiento Supervisores de Seguridad Profesionales Personal Técnico y Operativo
Software
Módulo de Planta Física.
Sistema de Información Financiero
2002. Políticas sobre la utilización de la Planta Física Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2015, por el cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior No. 8 de 2008. Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos
Ver Hoja de Vida de Indicadores
Legales y reglamentarios:
Ver
Listado Externos.
Maestro
de
Documentos
Ver Matriz de Interrelación de Requisitos. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO
Reuniones de seguimiento Informe de Desempeño Encuesta de satisfacción Auditorías internas
REGISTROS DEL PROCESO
Ver Listado Maestro de Registros
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Listado Maestro de Documentos Internos
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CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
01
Diciembre 05 de 2007
Creación del documento
02
Noviembre 14 de 2008
Modificación del documento en cuanto a los Requisitos, correspondiente al cambio de la norma NTC-ISO 9001:2000 por la norma NTCGP 1000:2004.
03
Noviembre 5 de 2009
Inclusión de las sedes de Barrancabermeja, Socorro, Barbosa y Málaga en el alcance del documento. Inclusión de la normatividad del PGIR - Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos en Requisitos de la Organización. Modificación de los ítems que componen el Seguimiento y Monitoreo, inclusión del personal técnico y operativo como responsables del proceso, Modificación de proveedores.
04
Junio 9 de 2010
05
Marzo 22 de 2012
Actualización del objetivo, alcance, entradas, salidas, actividades, recursos, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental.
06
Agosto 10 de 2017
Actualización del alcance, actividades, salidas del proceso y requisitos de la organización. Modificación de las actividades asociadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Sistema de Gestión Ambiental. Inclusión de las actividades asociadas al Mapa de Riesgos del Proceso.
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Eliminación de la Norma NTC GP 1000:2004
