Código: CRE.01

PROCESO RELACIONES EXTERIORES

Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO RELACIONES EXTERIORES Revisó Director de Relaciones Exteriores OBJETIVO

ALCANCE

ENTRADAS





Dirección Institucional



Unidades Académicas y Administrativas de la UIS



Proceso Talento Humano – Subproceso Seguridad y Salud en el trabajo



Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental

 



     

Externos: 

Universidades e instituciones de

Fecha de Aprobación Diciembre 04 de 2007 Resolución Nº 1862

Orientar, promover y desarrollar procesos de movilidad de personas, de intercambios de servicios y conocimientos y de cooperación interinstitucional, en los ámbitos nacional e internacional así como suministrar servicios encaminados a beneficiar la comunidad de egresados. Aplica para las actividades de asesoría y el apoyo a la Comunidad Universitaria, en la participación en las convocatorias de becas o de oportunidades de estudios en el país o en el exterior; así como la formulación y suscripción de convenios con organismos, entidades o personas regidas por el Derecho Nacional e Internacional o con asiento en el exterior, para intercambios académicos. Asimismo, velar por la atención A Egresados UIS a través de los servicios contemplados en el Programa Institucional, creado mediante Acuerdo del Consejo Superior.

Proveedores

Internos:  Comunidad Universitaria

Aprobó Rector

Página 1 de 5



Proyectos de convenios Información académica de los beneficiarios Solicitudes de servicios de consejería y acompañamiento a usuarios Información de organismos y programas de fomento y financiación de movilidad académica y estudios superiores Políticas/objetivos/ Acuerdos Plan de Desarrollo Institucional Proyecto Institucional Plan de formación de Talento Humano Necesidades de formación del proceso Resultados de la evaluación de Desempeño Procedimiento para la Identificación de peligros, evaluación y

ACTIVIDADES

Planear:  Seleccionar proyectos estratégicos e inscribirlos en el programa de Gestión de la UIS.  Identificar y gestionar los peligros y riesgos laborales asociados a las actividades.  Identificar y gestionar los aspectos e impactos ambientales asociados a las actividades, con el acompañamiento de los subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Identificar y divulgar iniciativas en beneficio de estudiantes y egresados.  Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso.  Identificar y definir las actividades de formación para el proceso Hacer:  Desarrollar programas de intercambio con universidades pares, en asuntos de gestión y administración universitaria, desarrollo académico, formación de profesores y estudiantes, prestación de servicios y otros ámbitos de interés común.  Promover la capacidad de relación intercultural, el uso de otros idiomas y la formación para vivir y trabajar en un contexto internacional.

SALIDAS

  



 

Beneficiarios

Internos: Mapa de Riesgos de  Unidades Gestión del proceso Académicas y Convenios: suscritos Administrativas y en ejecución Informes de  Comunidad actividades universitaria realizadas: información y  Proceso Talento promoción; Humanoejecución de Subproceso convenios; asesoría y Seguridad y consejería Salud en el Matriz de trabajo identificación de peligros, evaluación  Proceso de y valoración de Recursos Físicos riesgos y – Subproceso establecimiento de Gestión controles actualizada Ambiental Plan de formación del proceso  Seguimiento ejecutado Institucional. Matriz de identificación de Externos: aspectos y valoración impactos  Instituciones ambientales conveniantes actualizada.

Código: CRE.01

PROCESO RELACIONES EXTERIORES

Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO RELACIONES EXTERIORES Educación Superior y de investigación 

Organismos  nacionales e internacionales de fomento de la internacionalización de la educación 



Embajadas



Organismos de financiación de educación superior



valoración de riesgos y establecimiento de controles. Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo)





   



     



Ofrecer a la sociedad opciones de desarrollo basadas en el saber mediante la realización de eventos académicos, culturales y de transferencia tecnológica en el contexto de las relaciones exteriores. Ofrecer a la comunidad UIS opciones de desarrollo personal, en cumplimiento de la misión institucional, a través de programas de intercambio cultural, pasantías y programas de formación avanzada. Asesorar a la comunidad de egresados en sus opciones de formación permanente y de desarrollo profesional en el ámbito nacional e internacional. Asesorar a la comunidad universitaria en los asuntos legales, académicos y administrativos relacionados con la participación en programas de relaciones exteriores. Acompañar procesos de desarrollo de otras instituciones en el marco de nuestra misión institucional. Gestionar convenios para canalizar recursos de cooperación provenientes de fuentes de financiación nacional e internacional, como mecanismo de apoyo al logro de los objetivos misionales. Promover la visibilidad de la Universidad a escala nacional e internacional. Implementar controles nuevos o modificados. Difundir y conocer el plan de emergencia. Ejecutar las actividades establecidas en los programas de gestión y proyectos del Sistema de Gestión Integrado. Desarrollar acciones tendientes a cumplir con las políticas, objetivos, acuerdos y lineamientos institucionales del Sistema de Gestión Integrado. Dar cumplimiento a los requisitos legales. Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.

  



Página 2 de 5

Plan de emergencias actualizado. Informe de desempeño del Proceso Acciones correctivas, preventivas y de mejora. Acciones aplicadas eficazmente



Visitantes



Contratistas

Procesos:  



Seguimiento Institucional Proceso Talento HumanoSubproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo Proceso de Recursos Físicos - Subproceso Gestión Ambiental

Código: CRE.01

PROCESO RELACIONES EXTERIORES

Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO RELACIONES EXTERIORES  

Página 3 de 5

Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación.

Verificar:  Presentar a Rectoría informes semestrales sobre las actividades ejecutadas y el cumplimiento del programa de gestión.  Medir el desempeño del proceso a través del cumplimiento de indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Actuar:  Mejorar continuamente el proceso mediante la formulación y ejecución de actividades de acciones correctivas, preventivas y de mejora.  RECURSOS

Recursos físicos  Planta física

RESPONSABLES

Líder del proceso: Director Asistente de Director

REQUISITOS

Cliente  Disponibilidad de información veraz, oportuna, actualizada

MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)



Ver hoja de vida de indicadores.

Código: CRE.01

PROCESO RELACIONES EXTERIORES

Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO RELACIONES EXTERIORES 

Equipos cómputo y comunicación difusión información Recursos Tecnológicos  Sistema Información  Software  Intranet  Medios comunicación  Correos electrónicos

Página 4 de 5

de Secretaria de y de Requisitos de la organización:  Reglamento de Comisión de estudios  Reglamento de Intercambio académico  Reglamento Estudiantil de Pregrado  Reglamento Estudiantil de postgrado  Reglamento del Profesor Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de documentos externos Ver matriz de Interrelación de Requisitos en el Manual de Gestión Integrado MDI.01

de

de

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

 Seguimiento a las encuestas de satisfacción.  Seguimiento a los Indicadores.  Reuniones Comité Primario.

REGISTROS DEL PROCESO



Ver listado maestro de Registros

DOCUMENTOS DE REFERENCIA



Ver listado Maestro de Documentos.

PROCESO RELACIONES EXTERIORES

Código: CRE.01 Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO RELACIONES EXTERIORES

Página 5 de 5

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN 1 2

FECHA DE APROBACIÓN Diciembre 04 de 2007 Octubre 21 de 2009

3

Febrero 26 de 2010

4

Junio 21 de 2010

5

Abril 21 de 2015

6

Noviembre 15 de 2016

7

Agosto 04 de 2017

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento Modificación de Objetivo, Alcance, Actividades, Entradas, Salidas, Clientes, Proveedores, Requisitos, Seguimiento. Modificación al alcance, en la medición del proceso se incluyó ver hoja de vida de indicadores y en seguimiento y monitoreo se eliminó la reunión con coordinadores. Se eliminó de los Requisitos la norma NTC-GP 1000:2004 y la norma NTC-ISO 9001:2008 Clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. Se cambió el nombre del proceso de “Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico” a “Relaciones Exteriores”. Se actualizó la Actividad 6 del “Hacer” incluyendo los servicios para Egresados, según Acuerdo del Consejo Superior 091 de 2008, en la que Relaciones Exteriores figura como responsable de las actividades del Programa Institucional de Egresados y se amplió el alcance para atender el Programa de Egresados. Se acoge el subproceso de Egresados en la caracterización general, resaltando que a través del Programa de Egresados se ofrecen diversas actividades. Se eliminó la Actividad 6 del “Hacer” debido a que se encuentra esa actividad en el Subproceso Egresados. Se modificó el objetivo. Se incluyó la Actividad 4 en el “Planear” Se incluyeron los Recursos Tecnológicos Cambio de nombre del proceso a Relaciones Exteriores Se eliminaron de las entradas el plan de emergencias, la matriz de requisitos legales y el programa de Gestión Ambiental. Y se incluyeron las entradas 6,7,8,9,10,11,12 y 13 Se eliminaron de las salidas el personal capacitado para respuesta ante emergencias y la matriz de requisitos legales actualizada. Se incluyeron las salidas 7 y 8. Se incluyeron las actividades 5,6 y 7 en el “Planear” Se incluyeron los proveedores 5 y 6 Se incluyeron las actividades 17 y 18 en el “Hacer”. Se eliminaron las actividades relacionadas con lineamientos del Sistema de Gestión Integrado, y se modificó el término SYSO por el Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se incluyó en las salidas el Mapa de Riesgos de Gestión del proceso. Se incluyó en los beneficiarios los relacionados con procesos.