Código: CBE.04

PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL

CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA Revisó: Jefe DBU / Jefe SCC / Jefe SSISDS

Aprobó: Rector

Versión: 05 Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008 - Resolución N° 294

OBJETIVO

Ofrecer, adjudicar y hacer seguimiento a los servicios de alimentación subsidiada, no subsidiada y otros beneficios económicos a la Comunidad Universitaria.

ALCANCE

Aplica para los servicios de alimentación subsidiada (Comedores y combo saludable), no subsidiada (servicio de cafetería y servicios de alimentación especial) y otros beneficios como: Residencias Universitarias, Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento. Auxilio fondo patrimonial, Descuento por comité de matrículas, Apoyo a selecciones deportivas y grupos culturales, Auxiliatura del Servicio de Comedores y Cafetería, Auxilio de sostenimiento estudiantil para sedes regionales y Plan bicicleta sedes regionales.

PROVEEDORES

Internos  UAA.  CBUE.  Estudiantes de pregrado presencial de la UIS.  Comunidad Universitaria.  Funcionarios de la DBU.  Funcionarios de las Sedes Regionales e IPRED.

ENTRADAS  Presupuesto aprobado.  Información del proceso de BE, y sus subprocesos.  Funcionarios de la SCC, la SSISDS y las Sedes Regionales calificados que garanticen un excelente servicio.  Capacidad instalada para producción de los servicios de alimentación y la prestación del servicio de Residencias Estudiantiles.  Bienes y servicios necesarios para la prestación de los servicios y beneficios ofrecidos.  Solicitudes de estudiantes de pregrado presencial, Sedes Regionales y estudiantes vinculados al programa de Movilidad Académica de Pregrado de la UIS.  Necesidades de persona natural o jurídica referente a servicios de

ACTIVIDADES CICLO PHVA PARA LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN PLANEAR          

Presupuestar los recursos humanos, físicos y económicos que garanticen la adecuada prestación de los servicios de alimentación. Estimar las cantidades anuales de comestibles que se requerirán para ofrecer los servicios de alimentación. Programar reuniones periódicas de seguimiento a la gestión de los servicios de alimentación. Elaborar el cronograma de reuniones del CBUE. Programación semanal de minutas. Programar el cronograma de visitas de inspección a los proveedores de bienes y servicios. Planear el cumplimiento de las normas establecidas para garantizar su efectiva implementación en los servicios de alimentación. Planear y elaborar el cronograma de fechas de inscripción, adjudicación y goce de los servicios de alimentación. Estimar los cupos a asignar en los servicios de alimentación subsidiada. Planear la entrega de bienes y servicios requeridos por las UAA.

HACER    

Gestionar recursos humanos, físicos y económicos que garanticen la prestación de los servicios de alimentación. Ejecutar el presupuesto aprobado para el adecuado desarrollo y prestación de los servicios de alimentación. Aplicar las normas sanitarias vigentes que conlleven a la implementación de Buenas Prácticas de Manufactura en la producción de alimentos. Gestionar las solicitudes de permisos y logística ante la DMT y DPF para la realización de actividades de apoyo a los servicios de alimentación.

SALIDAS  Proyectos registrados en el Plan de Gestión Anual de la DBU.  Proyectos formulados en el (BPPIUIS)  Actividades ejecutadas en cumplimiento de las políticas, objetivos y lineamientos del proceso BE.  Mejoramiento en la infraestructura del proceso.  Acciones preventivas, correctivas y de mejora aplicadas eficazmente.  Capacitaciones brindadas a los trabajadores.  Ordenes de producción diaria.  Prestación del servicio de alimentación.  Resultados de la evaluación de la percepción del beneficiario.

BENEFICIARIOS

Internos  Estudiantes de pregrado presencial, de Sedes Regionales y vinculados al programa de Movilidad Académica de Pregrado de la UIS.  Comunidad Universitaria.

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Externos  Gobierno Nacional.  Gobierno Departamental.  Proveedores de bienes y servicios.  Entes de control.  Ministerio de Educación Nacional.

alimentación no subsidiada.  Informe de estudiantes Inscritos a los diferentes servicios ofrecidos.  Agenda de eventos institucionales.  Solicitudes de cotizaciones.  Proyección de ventas.  Solicitudes de apoyo de estudiantes pertenecientes a grupos culturales y selecciones deportivas.  Disponibilidad de cupos para los beneficios ofrecidos en el subproceso.  Reporte semestral de Sedes Regionales (para otorgar el beneficio de Auxiliatura estudiantil de sostenimiento).  Cupos disponibles para Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento en Sedes Regionales y para el préstamo de bicicletas.

                

Solicitar cotizaciones a proveedores para los procesos de contratación de bienes y servicios. Solicitar a la División de Contratación la participación en el proceso de recepción y evaluación de propuestas para la selección de proveedores de bienes y servicios, a través de convocatorias públicas. Realizar pedidos de bienes y servicios a proveedores, ejecutar el cronograma de visitas programadas y controlar la calidad de lo entregado a la Universidad. Determinar nutrientes y calorías recomendados para una alimentación balanceada. Elaborar minutas y publicar menús para los servicios de alimentación. Programar turnos de trabajo para la preparación y distribución de alimentos. Desarrollar reuniones periódicas de equipo de trabajo y de CBUE, con el fin de hacer seguimiento a los servicios de alimentación. Elaborar informes de costos, gestión, desempeño y supervisión de los servicios de alimentación. Divulgar el cronograma de adjudicación del servicio de Comedor estudiantil y de disfrute del servicio del Combo Saludable. Revisar y validar el estudio socioeconómico realizado por las profesionales en TS de la DBU, de los estudiantes inscritos como usuarios en condición de vulnerabilidad académica por parte del CBUE. Determinar el cumplimiento de requisitos, adjudicar los beneficios e informar a los beneficiarios sobre los resultados de la adjudicación del servicio de comedores. Controlar la asistencia al servicio de comedores y combo saludables (estudiantes patrocinados por UAA). Realizar visitas de validación de requisitos de los estudiantes beneficiarios del servicio de comedores. Administrar el servicio de las cafeterías. Diseñar y presentar el Brochure de servicios de alimentación especial. Generar cotizaciones y facturas de las solicitudes del servicio. Realizar arqueo diario de caja, consignar los recaudos y elaborar informe de ventas del periodo.

VERIFICAR    

Verificar el cumplimiento de las normas y requisitos Higiénico Sanitarios del personal manipulador de alimentos, de las instalaciones y de los bienes y servicios recibidos. Medir el desempeño del proceso a través del cumplimiento de indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Evaluar y calificar los contratistas. Evaluar la eficacia de los planes de acción, de los comités planificados y del Subproceso de Atención Socioeconómica.

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 Informes de inscritos al servicio de comedor estudiantil, visitas domiciliarias, datos financieros, de costos, de gestión, de desempeño, de supervisión a proveedores, para UIS en cifras y SNIES.  Raciones preparadas para los servicios de alimentación.  Convocatorias para los diferentes servicios del Subproceso, publicadas en la página web de la UIS.  Reporte de estudiantes beneficiarios por semestre.  Actas del CBUE.  Actas del Comité de matrículas.  Número de raciones preparadas para el servicio de comedor estudiantil y combo saludable.  Recaudo por concepto de ventas de los servicios de alimentación.  Registro de uso de los servicios de comedores y combo saludable.  Cotizaciones de los servicios.

Externos  Núcleo familiar del estudiante beneficiario del servicio.  Toda persona natural o jurídica que desee adquirir los servicios de alimentación no subsidiada.

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CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA 

Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por el CBUE, a través de las actas suscritas.

ACTUAR     

Mejorar continuamente el servicio de alimentación mediante la inclusión de nuevos menús y preparaciones. Mejorar continuamente el servicio de alimentación mediante la capacitación del personal de la SCC. Mejorar continuamente el servicio de alimentación mediante la aplicación de acciones preventivas, correctivas y de mejora. Mejorar el servicio mediante la revisión y actualización continua de los documentos propios del SGC. Mejorar continuamente los Sistemas de Información de los servicios de alimentación. mediante el apoyo a la DSI generando desarrollos, los cuales permitan una mayor calidad de la información y facilidad de uso para los usuarios. CICLO PHVA PARA LOS OTROS BENEFICIOS

PLANEAR       

Elaborar el cronograma de reuniones del comité de matrículas y CBUE. Programar los recursos humanos, físicos y económicos que garanticen la prestación adecuada del servicio. Programar reuniones periódicas de seguimiento a los demás servicios ofrecidos por el subproceso de atención socioeconómica. Programar el cronograma de visitas domiciliarias, habitación de estudiantes o unidad familiar para Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento. Planear y divulgar el cronograma de actividades grupales e individuales. Programar agendas semanales por parte de los profesionales en Trabajo Social. Gestionar la solicitud de permisos y logística ante la División de Planta Física para la realización de actividades masivas.

HACER   

Gestionar los recursos humanos, físicos y económicos que garanticen la adecuada prestación de los servicios. Ejecutar el presupuesto aprobado. Establecer las fechas de inscripción, determinar la disponibilidad de cupos y habilitar el sistema de información para la inscripción de los estudiantes.

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 Facturas de venta.  Apoyo y acompañamiento a los estudiantes que representan a la Universidad en eventos culturales y deportivos.  Eventos patrocinados por la DBU.  Actas de aprobación de descuentos por Comité de Matriculas.  Acta de aprobación Consejo de Sede (Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento).  Informes de auditoría (Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento).  Contrato de préstamo de bicicletas firmado por el beneficiario y el Coordinador de Sede.  Acta de adjudicados a los servicios de Residencias Universitarias, Auxiliatura Estudiantil de sostenimiento y Auxiliatura del Servicio de Comedores y Cafetería.  Informe de gestión y desempeño del subproceso.

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CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA      

Publicar las convocatorias para los diferentes servicios del Subproceso, en la página web de la UIS. Adjudicar los cupos disponibles y asignar los sitios de contraprestación, cuando corresponda. Programar y realizar la sesión del comité de revisión de matrículas y del CBUE. Programar visitas domiciliarias según considere el profesional encargado. Realizar reuniones del Consejo de Sede para estudio y aprobación de Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento y plan bicicleta. Elaborar informes de costos, gestión y desempeño del subproceso de atención socioeconómica.

VERIFICAR        

Medir el desempeño del proceso a través del cumplimiento de indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Verificar la ejecución presupuestal. Evaluar la eficacia de los planes de acción, de los comités planificados y del Subproceso de Atención Socioeconómica. Evaluar la percepción del beneficiario. Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por el CBUE, a través de las actas suscritas. Verificar el cumplimiento de los requisitos de los estudiantes inscritos a cada uno de los beneficios. Verificar el cumplimiento de las horas de contraprestación. Verificar las condiciones socioeconómicas de los beneficiarios, mediante la realización de visitas domiciliarias.

ACTUAR     

Mejorar continuamente los servicios ofrecidos mediante la inclusión de actividades masivas y nuevos programas. Mejorar continuamente la cobertura de los beneficios ofrecidos por el subproceso de atención socioeconómica. Mejorar el servicio mediante la revisión y actualización continua de los documentos propios del SGC. Mejorar continuamente el SIMSIS mediante el apoyo a la DSI generando desarrollos, los cuales permitan una mayor calidad de la información y facilidad de uso para los usuarios internos y externos. Mejorar continuamente los servicios mediante la aplicación de acciones preventivas, correctivas y de mejora.

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RECURSOS Recursos físicos  Servicios de alimentación  Instalaciones físicas y equipos de cocina para la prestación de los servicios de alimentación.  Bienes muebles.  Utensilios y menaje.  Implementos de aseo.  Otros servicios  Instalaciones físicas para la prestación de los servicios.  Bienes muebles: Bicicletas y EPP.  Bienes inmuebles: Parqueadero para las bicicletas. Software  Servicios de alimentación  Sistema de información financiera de la UIS.  Sistema de información para la inscripción, adjudicación y manejo de la asistencia e ingreso al servicio de comedor.  SICOMBO  Sistema para el recaudo de los ingresos por concepto de pago del combo saludable (Agilizador)  Sistema de cafetería.  Sistema de reservas.  Otros beneficios  Plataforma SIMSIS

RESPONSABLES   

Servicios de alimentación Subsidiada: CBUE No subsidiada: Jefe de la SCC

 Otros servicios  Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento: CBUE.  Residencias Universitarias: CBUE.  Descuento por comité de matrículas: Comité de Matriculas.  Apoyo a grupos deportivos y culturales: Jefe de la DBU y Jefe de la SSISDP.  Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento para Sedes Regionales: Coordinador de Sede e IPRED.  Auxiliatura del Servicio de Comedores y Cafetería: CBUE.  Plan bicicleta (MI bici): Coordinador de Sede e IPRED.  Auxilio del Fondo Patrimonial: Jefe de DBU Colaboradores  Servicios de alimentación  Profesionales de la SCC  Almacenista.  Auxiliar de almacén.  Supervisor turno de cocina.  Auxiliares de comedores.  Auxiliares de cafetería.  Estudiantes Auxiliares.  Auxiliar de aseo.  Otros beneficios  Profesionales de la DBU  División de Planta física.

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REQUISITOS

MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

De los Beneficiarios: 

Servicios de alimentación

       

Alimentación exquisita, nutritiva y saludable e higiénica. Atención amable, oportuna y cordial. Alta variación del menú del día. Amplia oferta de productos y menús. Presentación adecuada de los alimentos. Porciones adecuadas de alimentos. Organización y limpieza de los lugares donde se hace uso del servicio. Organización y limpieza de los implementos usados para servir los alimentos.  Tiempo de espera mínimo para ser atendido.  Otros Beneficios  Alojamiento en condiciones adecuadas de higiene, salubridad y seguridad.  Atención amable y cordial.  Información veraz y oportuna.  Remisiones pertinentes.  Organización y limpieza de los lugares donde se hace uso de los programas de bienestar.  Tiempo de espera mínimo para ser atendido. Legales y reglamentarios:  Documentos Externos de la UIS. Normatividad interna

De la organización:

 Acuerdo 090 del Concejo Superior de 1984.  Acuerdo 086 del Concejo Superior de 2007.  Acuerdo 038 del Concejo Superior de 2008.

Ver Hoja de Vida de Indicadores.

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CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA  Módulo de auxiliaturas

 Equipo de trabajo de Bienestar Universitario en las Sedes Regionales.  Integrantes del Consejo de Sede.  Estudiantes Auxiliares.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO   

Reuniones de mejoramiento. Reuniones del CBUE. Reuniones de seguimiento a la gestión de los servicios de alimentación.

     

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Acuerdo 060 del Concejo Superior de 2008. Acuerdo 085 del Concejo Superior de 2015. Acuerdo 034 del Concejo Superior de 2015. Acuerdo 094 del Concejo Superior de 2016. Acuerdo 006 del Concejo Superior de 2017. Resolución 606 de Rectoría de 2005.

REGISTRO DEL PROCESO



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DOCUMENTOS DE REFERENCIA



Ver Listado Maestro de Registros.

Ver Listado Maestro de Documentos.

ABREVIATURAS UAA: Unidades Académico Administrativas BPPIUIS: Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la UIS. CBUE: Comité de Bienestar Universitario Estudiantil. DBU: División de Bienestar Universitario. DMT: División de Mantenimiento Tecnológico. DPF: División de Planta Física. DSI: Departamento de Sistemas de Información EPP: Elementos de Protección Personal. IPRED: Instituto de Proyección Regional de Educación a Distancia.

SCC: Sección de Comedores y cafetería SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. SGI: Sistema de Gestión Integrado. SIMSIS: Sistema de Información para el Manejo de los Servicios Integrales de Salud. SNIES: Sistema Nacional de Información de la Educación Superior. SSISDS: Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial SSISDPS: Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial. TS: Trabajo Social.

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CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓ N

FECHA DE APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

01

Febrero 27 de 2008

Creación del documento

02

Octubre 30 de 2008

Ajustes al documento de acuerdo a la norma NTC-GP1000:2004

03

Julio 16 de 2010

Eliminación de la norma NTC-GP 1000:2004 de los requisitos y se dejó ver matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01

04

Mayo 16 de 2012

Ajustes en el objetivo y alcance: Clasificación de beneficios en internos y externos; redefinición de entradas actividades y salidas; inclusión del Acuerdo 066 de 2003 en requisitos de la organización, eliminación de la periodicidad en los mecanismos de seguimiento.

05

Junio 23 de 2017

Revisión y ajuste total del documento.