PROCESO:

GESTION FINANCIERA

SUBPROCESO: ACTIVIDAD:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DEL PRESUPUESTO

CÓDIGO:

GF-P01

VERSIÓN:

2.0

Tabla de Contenido 1.

OBJETIVO................................................................................................................ 2

2.

ALCANCE ................................................................................................................ 2

3.

GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 2

4.

GENERALIDADES ................................................................................................... 3

4.1.

Elaboración del Presupuesto. ............................................................................... 3

4.2.

Elaboración de Acuerdos ...................................................................................... 3

4.3.

Elaboración de Informes Presupuestales ............................................................. 3

4.4.

Incorporación de Ajustes al Presupuesto.............................................................. 4

5.

ACTIVIDADES ......................................................................................................... 4

6.

CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................ 5

7.

ANEXOS .................................................................................................................. 5

Elaboró:

Ramón Alberto Portilla Jaimes Aprobó:

Actualizó:

Diana Penagos Zaidán

Juan Fernando Lezaca, Subgerente Operativo

Proceso o Subproceso: Gestión Financiera

Nombre del documento: Procedimiento Administración del Presupuesto

Código:

GF-P01

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

18/02/2010

Páginas:

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1. OBJETIVO Administrar eficientemente la información financiera con el propósito de elaborar informes con destino a las áreas misionales, la dirección de la empresa, la Junta Directiva y entidades externas para la toma de decisiones

2. ALCANCE La responsabilidad directa es del Coordinador del Grupo de Presupuesto y de la Coordinación Financiera y aplica para todas las áreas misionales, la Gerencia, Junta Directiva y entidades externas. El procedimiento inicia cuando se elabora el presupuesto con base en información del entorno interno y externo del Fondo Nacional del Ganado y termina con la presentación de informes a entidades internas y externas.

3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS  Acuerdo trimestral: documento emanado por la junta donde se autoriza el monto máximo de gastos por trimestre.  Acuerdo: documento por medio del cual se efectúan modificaciones al presupuesto emanado por la Junta Directiva.  CGN: Contaduría General de la Nación.  CGR: Contraloría General de la República.  Convenios: Son los que el FNG o el FEP firman con otras entidades dentro de los cuales se administran recursos, que posteriormente hay que legalizar.  FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos.  FEP: Fondo de estabilización para el fomento de la exportación de carne y leche y sus derivados.  FNG: Fondo Nacional del Ganado.  Informe a la Contaduría: Informe trimestral sobre el estado parcial del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia.  Informe de convenios: Informe financiero que se presenta a las entidades con las cuales se suscriben convenios de administración de recursos.  Informe de Gestión: Informe Gerencial que se elabora con la ejecución presupuestal de los programas de inversión. Debe ser elaborado para el primer semestre y para la vigencia completa. Se debe enviar al Ministerio de Agricultura.  Informe financiero: Informe que se presenta a la Junta Directiva en donde se incluyen los acuerdos presupuestales, traslados internos, cuadro de modificaciones presupuestales y ejecución a la fecha presentada.  Informe Rendición de Cuentas: Informe gerencial de ejecución de ingresos y gastos para efectos del control financiero sobre la cuenta parafiscal. Debe ser Elaboró:

Ramón Alberto Portilla Jaimes Aprobó:

Actualizó:

Diana Penagos Zaidán

Juan Fernando Lezaca, Subgerente Operativo

Proceso o Subproceso: Gestión Financiera

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elaborado para el primer semestre y para la vigencia completa. Se debe enviar a la Contraloría General de la República.  IPC: Índices de precios al consumidor.  MADR: Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.  Plan de Inversiones y Gastos: Es el documento donde se plasma y se explica cada uno de los conceptos que comprende el presupuesto de ingresos y gastos para cada vigencia. Debe ser presentado en septiembre de cada año y se debe aprobar en la Junta Directiva.

4. GENERALIDADES 4.1. Elaboración del Presupuesto. El presupuesto anual para FNG - FEP se elabora con base en información macroeconómica (salario mínimo, IPC, proyecciones económicas para la vigencia siguiente) e información interna (proyección de sacrificio, proyecciones de producción de leche e incrementos en precios de leche). La Coordinación Financiera efectúa el cálculo de los ingresos, de los servicios personales, de los gastos generales y el servicio a la deuda para la vigencia siguiente. Lo correspondiente a gastos de inversión es proyectado por las áreas misionales. El presupuesto es elaborado por la Coordinación Financiera y la Coordinación de Presupuesto con intervención de las áreas misionales. El presupuesto es aprobado por la Junta Directiva del FNG o el Comité Directivo del FEP. 4.2. Elaboración de Acuerdos De acuerdo con las necesidades presupuestales el acuerdo debe contener las justificaciones y los movimientos de las modificaciones autorizadas por la Junta Directiva. Es responsabilidad de la Coordinación de presupuesto elaborar los acuerdos. 4.3. Elaboración de Informes Presupuestales Los informes de la Contaduría General de la Nación, de la Contraloría General de la República y el informe de gestión al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, son de carácter permanente, es decir se deben presentar por trimestre, por semestre y por vigencia, así mismo cuando, la Presidencia Ejecutiva, las gerencias u otras entidades lo requieran.  CGN: El informe de la Contaduría General de la Nación incorpora las cuentas cero de presupuesto a los estados financieros que deben presentarse en forma Elaboró:

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trimestral. El responsable de la elaboración de dicho informe es la Coordinación de Presupuesto. CGR: El informe para la Contraloría incorpora la ejecución presupuestal de ingresos y gastos a los formatos de la rendición de cuenta por cada uno de los programas misionales. Este debe presentarse en forma semestral y por vigencia. MADR: El informe de gestión para el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural contiene la ejecución presupuestal de ingresos y gastos soportado con un reporte detallado de cada uno los programas misionales. Este debe presentarse en forma semestral y por vigencia. Junta Directiva: El informe para la Junta Directiva debe contener los proyectos de acuerdo y el informe de ejecución presupuestal. Este informe se presenta cada vez que haya sesión de Junta Directiva o Comité Directivo. Otras entidades: El Informe para las otras entidades con convenios debe contener la información financiera y de ejecución presupuestal. La periodicidad de presentación de cada convenio depende de lo estipulado en cada convenio.

4.4. Incorporación de Ajustes al Presupuesto De acuerdo con las necesidades presupuestales del FNG – FEP, existen mecanismos para realizar ajustes al presupuesto de ingresos y gastos que son:  Traslados internos.  La administración del FNG- FEP tiene la facultad de autorizar traslados entre los diferentes rubros presupuestales siempre y cuando no modifiquen los montos globales de las grandes cuentas. Los traslados internos son elaborados por la Coordinación de Presupuesto. Se realizan cada vez que se presente la necesidad.  Ajustes por medio de acuerdos: Se efectúan ajustes al presupuesto por adiciones, reducciones o modificaciones al mismo, por medio de acuerdos presupuestales que deben ser aprobados por la Junta Directiva o Comité Directivo. Estos ajustes son realizados por la Coordinación de Presupuesto.  Superávit o déficit: El déficit o el superávit se determina una vez efectuado el cierre presupuestal de la vigencia mediante acuerdo aprobado por la Junta Directiva.

5. ACTIVIDADES La Coordinación de Presupuesto realiza el levantamiento de la información inicial para el análisis y procesamiento de la misma. La Coordinación Financiera presenta a la Alta Dirección el plan de inversiones y gastos para su visto bueno y autoriza su presentación a la Junta Directiva. Una vez aprobado el presupuesto se hace un seguimiento y control Elaboró:

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a la ejecución presupuestal. Si es necesario durante el transcurso de la vigencia se realizan ajustes al presupuesto con la aprobación de la Junta Directiva. Luego se elaboran y se presentan informes finales de ejecución presupuestal a las entidades externas.

6. CONTROL DE CAMBIOS Especifique en la matriz que aparece a continuación, cualquier modificación que se haga al documento, una vez aprobado. Descripción del cambio

Fecha Modificación

Nueva Versión

Se fusionaron los capitulo Glosario y Abreviaturas. . Se cambio la imagen corporativa, se cambio el formato para elaboración de diagramas de flujo. Se eliminaron los anexos mal enunciados: - informe de convenios, informe financiero, informe de gestión, informe plan de inversión y gastos, informe de redención de cuentas, informe presupuestal. Se cambio el nombre mal enunciado del formato de certificado de disponibilidad presupuestal a formato de solicitud de disponibilidad presupuestal.

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7. ANEXOS -

Formato traslados internos (GF-P01-FR01).

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Plantilla Acuerdos.

-

Diagrama de flujo: Procedimiento Administración Del Presupuesto

Elaboró:

Ramón Alberto Portilla Jaimes Aprobó:

Actualizó:

Diana Penagos Zaidán

Juan Fernando Lezaca, Subgerente Operativo