PROCESO RELACIONES PROCESO INTERINSTUCIONALES RELACIONES EXTERIORES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO
PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER CONVENIOS NACIONALES E INTERNACIONALES Revisó: Director de Relaciones Exteriores.
Aprobó: Rector
Código : PRE.01 Versión : 11
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Fecha de aprobación: Diciembre 4 de 2007 Resolución N° 1862
OBJETIVO
ALCANCE
Determinar las actividades que conduzcan al establecimiento de convenios marco de cooperación, doble titulación, cotitulación o intercambio con instituciones a nivel nacional o internacional.
Aplica a todas las propuestas de nuevos convenios de marco de cooperación específicos de Intercambio, doble titulación y cotitulación
NORMATIVIDAD
Resolución 2280 de 2015 Proyecto Institucional. Acuerdo Consejo Superior No 015 de 2000, numerales 2.10 y 3.10. Política de Relaciones Exteriores. Acuerdo Consejo Superior 034 de 2009. Acuerdo Consejo Superior 034 de 2015. Título 3, capítulo II. Acuerdo Consejo Superior 050 de 2015. Art. 2 Definiciones. Art. 17 Numeral 3. Art. 23, 24 y 25. Resolución 2279 de 2015.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL: La acreditación es un reconocimiento por parte del Estado a universidades e instituciones de educación superior que han demostrado un compromiso con la mejora continua de la calidad académica, pues evalúa la calidad de la institución en relación al cumplimiento de sus fines misionales y el proyecto institucional. Es un proceso adoptado internacionalmente como parte del sistema de mejoramiento de la Educación Superior .
ACREDITACIÓN POR PROGRAMAS: Es el reconocimiento por parte del Estado a nivel de programas académicos específicos , respecto de su calidad académica. La acreditación por programas permite la comparación entre la formación que se imparte con la que reconocen como válida y deseab le los pares académicos. ADENDA: Instrumento mediante el cual la universidad puede explicar, aclarar, modificar o ajustar las condiciones del convenio.
COMITÉ COORDINADOR DEL CONVENIO: Comité establecido en el convenio debe supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones de las partes, estimular el desarrollo del objeto, analizar las propuestas de las partes para suscribir convenios específicos de cooperación conjunta y analizar los resultados de la ejecución del convenio. Estará integrado mínimo por un representante designado por cada institución co operante.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
CONVENIO ESPECÍFICO (sin cuantía): El Convenio Especifico se suscribe para desarrollar programas o proyectos en los que las partes establecen compromisos precisos de cooperación; estos acuerdos generalmente se derivan de convenios marco previamente existentes, es decir que pueden llegar a ser el desarrollo o la operación de un convenio marco, sin perjuicio de que puedan celebrarse en ausencia de este, cuando haya la necesidad de desarrollar una actividad específica en un tiempo determinado y los aportes de las partes estén representados en recursos no desembolsables, como talento humano, sin perjuicio de que los mismos puedan ser cuantificados para efectos de la distribución de los resultados de la cooperación que haya lugar. Resolución 2279 de 2015.
CONVENIO MARCO DE COOPERACIÓN ACADÉMICA Y/O INTERINSTITUCIONAL: Acuerdo de voluntades suscrito entre dos o más instituciones, en el que se establecen compromisos e intenciones para desarrollar en forma planificada actividades de cooperación mutua . Es principio de una relación de cooperación que involucra todas las áreas del conocimiento disponibles en las instituciones parte . Convenio que propone intenciones generales y deja abierta la posibilidad de desarrollar actividades de cooperación escencialmente de tipo académico entre las instituciones cooperantes. (Son convenios marco, los que definen políticas de cooperación sin comprometer específicamente recursos económicos desembolsables de la universidad . Asimismo, estos convenios no contienen obligaciones sustanciales específicas a cargo de las partes y para su ejecución se requiere de la firma posterior de convenios específicos u otra modalidad de negoci o jurídico). Resolución 2279 de 2015 GESTOR DEL CONVENIO EN LA UIS: Servidor de planta de la Universidad adscrito a la UAA Responsable que haya promovido el convenio . El Responsable institucional tendrá a su cargo la ejecución y seguimiento del convenio quien deberá estar adscrito a la UAA que haya promovido o tenga a su cargo la ejecución y seguimiento del mismo. INSTITUCIÓN COOPERANTE: Es toda aquella entidad, organismo, institución universitaria, o de investigación de naturaleza pública o privada, nacional o internacional que contrae compromisos, derechos y obligaciones en virtud de la celebración de un convenio con la UIS. INSTITUCIÓN PAR O COOPERANTE: Persona Jurídica Pública o privada reconocida por la UIS como igual o semejante en cuanto a las funciones y al nivel de excelencia académica. Una institución es par por cuanto puede ser reconocida por los miembros de la comunidad como uno de los suyos . La calidad de par académico institucional se denota con base en la productividad científica , académica, cultural, la organización institucional, el reconocimiento de la comunidad académica o universitaria, la acreditación institucional y demás características pertinentes que pudiera tener la institución cooperante que consoliden un fundamento para establecer un convenio de cooperación con la Universidad.
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CONSIDERACIONES
OTROSÍ: Figura mediante la cual las instituciones cooperantes, de común acuerdo y dentro de la vigencia del convenio, pueden introducir cambios a la duración o términos del convenio suscrito, excepto al objeto. De conformidad con el principio de planeación de los convenios, deben estar suficientemente justificadas como necesarias. RELEXT: Oficina de Relaciones Exteriores de la UIS.
UNIDAD ACADÉMICO ADMINISTRATIVA GESTORA: Es la unidad académica o administrativa de la Universidad que promueve la suscripción de un convenio de cooperación, y a la cual está adscrito el gestor del convenio en la UIS. VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión
Dimensiones y ámbito de acción:
Movilidad de personas (profesores y/o estudiantes) Intercambio de conocimientos y servicios Participación del personal (Estudiantes, profesores y/o personal administrativo) en actividades de asesoría, investigación y docencia. Diálogo intercultural. Integración curricular. Desarrollo institucional.
NOTAS: La propuesta de convenio presentada por el gestor del Convenio en la UIS se avala mediante el documento del Consejo de Escuela, Facultad o Académico, según corresponda (Ver Anexo de la Resolución 2279 de 2015) Se debe adjuntar al proceso el formato FRI.05 Las minutas de convenio aprobadas por la Oficina Jurídica se dispondrán en la Página Web institucional.
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CONSIDERACIONES
Disposiciones Convenio Especifico de Cooperación:
Disposiciones de un Convenio Marco de Cooperación: 1). Identificación de las Partes. 2). Objeto 3). Obligaciones de las partes. 4). Comité Responsable de la evaluación y coordinación del convenio . 5). Término de duración del convenio. 6). Circunstancias o situaciones que dan lugar a la terminación del convenio . 7). Forma y términos para la liquidación del convenio, si a ello hubiere lugar. 8). Regulación de la cesión del convenio. 9). Resolución de conflictos. 10). Ausencia de vinculo laboral con la UIS, la naturaleza del convenio debe ser eminentemente académica. 11). Propiedad Intelectual (si la hay). 12). Condiciones para la renovación del convenio.
Si el Convenio Especifico se va a suscribir durante la vigencia de un Convenio Marco, se entiende que el Convenio Específico de cooperación no contraría las disposiciones del contenido del Convenio ya suscrito y vigente. El Convenio Especifico debe incluir lo siguiente: -Detallar las actividades que se van a realizar. -Disposiciones relativas a los compromisos generados por el intercambio de información, servicios y otros, en detalle para el desarrollo de actividades puntuales del Convenio. -Comité coordinador del Convenio, responsabilidades adquiridas y datos de ubicación. Si se proyecta suscribir únicamente un Convenio Especifico, deben tenerse en cuenta las cláusulas previstas para el convenio marco y a su vez las disposiciones del convenio Especifico enunciadas anteriormente.
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.F. o intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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Conector
TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
1 Jornada
Profesional de Convenios RELEXT
Conector de página
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INICIO
1. Informa procedimiento para la suscripción de convenios
1. Informa los requerimientos para iniciar el proceso de suscripción de convenios de acuerdo a su naturaleza (Formatos que se deben diligenciar).
Minuta del convenio
Nota: Ver Consideraciones Generales dependiendo de la naturaleza del convenio. 2. Diligencia modelo de Convenio
Hoja de vida del convenio FRI.05
Si
¿Minuta de Convenio UIS?
3.a. Envía convenio a la Institución Cooperante
10 - 20 Jornadas
Gestor del Convenio ante la UIS y la Institución Cooperante
FRI.05 Hoja de vida del convenio Minuta del convenio
No
3.b. Envía convenio a previo jurídico
4. Analiza modelo de convenio
2. Diligencia modelo de Convenio, la Hoja de vida del convenio y envía a RELEXT.
FRI.05 Hoja de vida del convenio
3.a. Envía la minuta de convenio UIS a la Institución Cooperante para su revisión. 3.b. De lo contrario, se envía la minuta de convenio propuesta por la institución cooperante a la Oficina Jurídica para revisión y concepto.
4. Analiza la propuesta de convenio según modelo proporcionado.
1
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
1 Jornada
Profesional de Convenios RELEXT Gestor del Convenio en la UIS
Minuta del convenio
10 - 20 Jornadas
Oficina Jurídica Institución Coopertante
Propuesta de Convenio
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DIAGRAMA DE FLUJO
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TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
20 Jornadas
Profesional de Convenios RELEXT
Minuta del convenio
1 Jornada
Profesional de Convenios RELEXT
1
No
¿Solicita modificaciones?
Si
5. Si la Oficina Jurídica de la Institución Cooperante solicita ajustes a la minuta, realiza los ajustes pertinentes. Dejando claras las disposiciones reglamentarias de la UIS.
5. Realiza los ajustes Pertinentes y verifica información
6. Envía modelo del convenio y Formato al Gestor
6. Envía minuta del convenio y el Formato Hoja de vida del convenio FRI.05 al Gestor de la Unidad para su respectivo aval.
FRI.05 Hoja de vida del convenio Minuta del convenio
Convenio
Formato Hoja de Vida
7. Avala el convenio y envía documentos a RELEXT.
7. Avala el convenio y envía documentos a RELEXT
8. Verifica aprobación y documentos, se envía a Director de Escuela Consejo de Escuela o Consejo de Facultad para su aval
2 Jornadas
Gestor
Nota: El aval se efectúa mediante firma de la hoja de vida. FRI.05
FRI.05 Hoja de vida del convenio Minuta del convenio
A
Pág.7
8. Verifica la información y solicita las actuaciones previas del proceso de planeación correspondiente a la modalidad de convenio que se proyecta suscribir.
10 Jornadas
Profesional de Convenios RELEXT
FRI.05 Hoja de vida del convenio Minuta del convenio
2
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
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DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
2
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
FRI.05 Hoja de vida del convenio 9. Analiza la propuesta del convenio para determinar el cumplimiento de los requerimientos y verifica que se hayan realizado las actuaciones del proceso de planeación.
9. Analiza el modelo de convenio y verifica aprobación de las instancias
10. Solicita aval a la Dirección de Relaciones Exteriores
10. Solicita aval a la Dirección de Relaciones Exteriores
5 Jornadas Profesional Convenios RELEXT
1 Jornada
Dirección RELEXT
Minuta del convenio
FRI.05 Hoja de vida del convenio Minuta del convenio
¿ Es un Convenio Marco ?
No
B
Si
Pág.9
11. Envía a Secretaría para agendar en el Consejo Académico
Memo o carta de solicitud
A
11. Envía documentos de la Propuesta y la Hoja de Vida del convenio al Consejo Académico para su concepto, Consejo de Escuela o Consejo de Facultad según su naturaleza y beneficiados para su análisis y aprobación.
Nota: Los convenios de doble diploma y los marco de cooperación académica siempre van al Consejo Académico.
Formato Hoja de Vida
Resumen académico de la propuesta Minuta del convenio
3
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
1 Jornada
Profesional convenios RELEXT
FRI.05 Hoja de vida del convenio
Minuta del convenio
Código : PRE.01
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DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Rectoral 2279 de
3
12. Analiza el modelo de convenio
Si
12. Analiza los convenios marco de cooperación académica, para efectos de emitir el concepto previo de que trata el artículo 3° de la Resolución 2279 de 2015.
10 Jornadas
Consejo Académico
13. Notifica a Relaciones Exteriores la negación
5 Jornadas
Consejo Académico
2 Jornadas
Profesional RELEXT
5 Jornadas
Consejo Académico
5 Jornadas
Profesional convenios RELEXT
2015
¿ Aprobación convenio? No 13. Notifica a Relext la negación
14. Informa al Responsable la decisión del consejo académico
14. Informa al Responsable del Convenio ante la UIS sobre el concepto del Consejo Académico.
FIN
15. Emite aprobación
Carta Consejo Académico
16. Recibe documentos y revisa
4
15. Emite aprobación de Convenio marco mediante Carta dirigida a Relaciones Exteriores o emite aprobación de Convenio de otorgamiento de título mediante Acuerdo del Consejo Académico.
16. Anexa concepto del Consejo Académico al expediente de la propuesta de convenio. Nota: El enfoque investigativo para el alcance de este proceso corresponde a la participación del personal en actividades formativas de investigación y no corresponde a ejecución conjunta de proyectos de investigación.
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Resolución
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TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4
¿La cooperación involucra o puede generar propiedad intelectual o resultados protegibles?
No
Si 17. Envía documentos del convenio a la VIE cuando la cláusula PI no es UIS memorando
B
17. Envía documentos del convenio a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión para su Intervención y concepto.
1 Jornada
Director RELEXT
Nota: Cuando la cláusula de la propuesta de investigación no es UIS.
18. Analiza la propuesta de convenio
18. Analiza la propuesta del convenio para determinar la regla de cooperación en materia de propiedad intelectual y resultados protegibles.
15 Jornadas
Profesional Vicerrector Investigación y Extensión
19. Envía el formato hoja de vida con el aval Hoja de vida firmada
19. Firma aval en el formato hoja de vida del convenio y devuelve el documento a Relaciones Exteriores UIS, con los ajustes sugeridos a la cláusula de propiedad intelectual, si a ello hubiere lugar.
Sujeto a la unidad responsable
Vicerrector de investigación
20. Consolida la minuta del convenio con ajustes
20. Consolida la minuta del convenio con los ajustes sugeridos por la VIE.
1 Jornada
Profesional convenios RELEXT
21. Envía documentos del Convenio y solicita revisión y aval a la Oficina Jurídica.
1 Jornada
Profesional convenios RELEXT
21. Envía documentos del convenio y solicita Revisión y aval jurídico Solicitud de Revisión jurídica
5
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
FRI.05 Hoja de vida del convenio
Propuesta de convenio
FRI.05 Hoja de vida del convenio
Propuesta de convenio
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TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
22. Emite concepto jurídico y devuelve la documentación a la Oficina de Relaciones Exteriores, con el concepto jurídico, para que se efectúen los ajustes a que haya lugar a la minuta de convenio que se proyecta suscribir.
Sujeto a la unidad responsable
Asesor Jurídico
FRI.05 Hoja de vida del convenio
23. Remite minuta del convenio ajustada
23. Realiza ajustes a la minuta de convenio y la remite a la institución cooperante para concertar los cambios.
1 jornada
Profesional convenios RELEXT
24. Envía documento del Convenio
24. Envía documentos del Convenio y solicita concepto a la Oficina Jurídica.
1 jornada
Profesional convenios RELEXT
25. Emite aval jurídico a través del visado jurídico al convenio que se proyecta suscribir.
25. Emite aval jurídico a través del visado jurídico al convenio que se proyecta suscribir. Diligencia la Hoja de Vida de Convenio.
1 jornada
Asesor Jurídico
26. Envía hoja de vida y convenio para aprobación y firma del Rector o Delegado según estatuto
26. Envía hoja de vida y Propuesta convenio para ser aprobado y firmado Por el Rector o Delegado según Resolución 2279 de 2014, Acuerdo del Consejo Superior 034 de 2015 y Resolución 2280 de 2015.
1-5 jornadas
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
5
Si
¿Hay lugar a observaciones jurídicas?
22. Emite concepto jurídico
No
6
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Director Relaciones Exteriores
FRI.05 Hoja de vida del convenio Propuesta de convenio
Código : PRE.01
PROCESO RELACIONES EXTERIORES
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DIAGRAMA DE FLUJO
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TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6
27. Entrega documentos firmados por el rector a la oficina RELEXT
27. Entrega documentos firmados por el Rector o su delegado a la oficina de Relaciones Exteriores.
5 Jornadas
Rectoría
Convenio
28. Envía convenios a la Institución Cooperante para aprobación y firma
28. Envía convenio a la Institución Cooperante para las firmas correspondientes, anexando la carta de presentación.
2 Jornadas
Director RELEXT
Carta de presentación
29. Envía el convenio a la UIS
29. Envía el convenio firmado con comunicación interna a Relaciones Exteriores UIS
50 - 90 Jornadas
Institución Cooperante
Minuta de convenio aprobada
30. Recibe convenio firmado
30. Recibe convenio y verifica las firmas correspondientes, aprueba el mismo.
1 Jornada
Profesional RELEXT
Minuta de convenio aprobada
1 Jornada
Profesional convenios RELEXT
Carta de presentación
31. Envía copia del convenio firmado y archiva
31. Digitaliza y envía copia electrónica del convenio firmado con comunicación interna al Responsable de éste ante la UIS, al Decano y a las Vicerrectorías que previamente avalaron la suscripción del mismo. Finalmente Archiva el convenio y divulga su existencia
FIN
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Minuta de convenio aprobada FRI.05 Hoja de vida del convenio
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
01
Diciembre 4 de 2007
Creación del Documento
02
Octubre 21 de 2009
Cambió del nombre del procedimiento, se modifico el objetivo, el alcance, la normatividad, las definiciones y/o abreviaturas, las consideraciones, y las actividades .
03
Febrero 26 de 2010
Cambió el nombre del procedimiento y se modificaron varias partes del documento por división de la hoja de vida de convenio y manejo de archivos.
04
Abril 28 de
2010
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Cambió la secuencia del procedimiento, se incluyó primero la instancia a cargo de la Oficina Jurídica y luego la correspondiente al Consejo de Escuela.
Se incluyó después de la actividad N° 7 una decisión relacionada con el tipo de convenio que se esta suscribiendo. Se modificó la instancia de análisis de la propuesta de convenio (Actividad N° 8), de la cual se excluyó al Director de RELEXT, quedando a cargo del Decano y Responsable Institucional.
05
Septiembre 1 de 2010
06
Marzo 15 de 2012
Se cambió la denominación Responsable institucional por Responsable del convenio ante la UIS
07
Mayo 15 de 2014
Se modificó el objetivo, el alcance, la normatividad, las definiciones y/o abreviaturas, las consideraciones, y las actividades de acuerdo a como se realiza el procedimiento actualmente, se cambio la denominación de institución conveniante por Institución Cooperante.
08
Abril 21 de 2015
Se efectuaron las modificaciones de acuerdo con la reglamentación vigente, se cambió la denominación Responsable del convenio ante la UIS por Gestor del convenio ante la UIS . Se actualizó la normatividad del proceso.
09
Noviembre 17 de 2015
Se incluyó lo tiempos estimados para cada actividad. Se mejoró la redacción de las actividades 1,3,4,9,10,15, y se modificó en el diagrama de flujo las actividades 2,21,22,23,24,25 y 27. Se actualizó la normatividad del proceso.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
10
11
FECHA DE APROBACIÓN
Noviembre 24 de 2016
Agosto 04 de 2017
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Se actualiza reglamento de convenios a Resolución 2279, en la actividad 5 se incluye a la oficina jurídica y se aumenta la duración a 20 jornadas, en la actividad 7 se aumenta de 1 a 2 jornadas, en la actividad 8 se incluye al Director de Escuela en los avales, en la actividad 10 se adicional la frase Relaciones Exteriores, en el cuadro de decisión enseguida se elimina la frase que beneficia a más de una facultad , en la actividad 11 se cambian el documento programa de trabajo por FRI.05, en la actividad 12 se actualiza el reglamento a 2279, en la actividad 13 es modificada la palabra devuelve por notifica a relext, en la actividad 15 se elimina en el documento de acuerdo en la descripción, en la actividad 16 se anexa aprobación al expediente de la propuesta de convenio, en la actividad 17 se adicional avala a través de firma y se modifica el responsable a profesional VIE, este último también se modificó en la actividad 19. en la actividad 20 se adiciona la palabra VIE en responsable, se adiciona en la actividad 21 avala la cláusula de propiedad intelectual y firma el aval en formato hoja de vida (FRI.05), en la actividad 23 se cambia el responsable a Director Relext, en la actividad 26 se elimina en documentos el FRI.05, en la actividad 27 se cambia el responsable a profesional y en el numeral 28 se anexa a los documentos el Modelo de convenio aprobado y el FRI.05 como documentos del expediente. En los ámbitos de acciones se eliminan los egresados de la movilidad de personas, se excluyen las cláusulas para convenios específicos tendientes a la realización de prácticas o pasantías , en la actividad 2 se excluye el programa de trabajo dentro de los documentos presentados, se reemplaza en todo el documento el término Modelo del convenio por Minuta del convenio , se incluye la actividad 3 que verifica si existe una minuta de convenio UIS, se incluye la actividad 8 que verifica la información y solicita actuaciones previas, en el numeral 9 se incluye la verificación de las actuaciones del proceso de planeación, se incluyen las actividades 16,17,18,19, 20, 22, 23, 24 y 25. Se actualiza el cambio de nombre del proceso a Relaciones Exteriores. Se redefine el rol del Gestor de Convenio.
