PROCESO RELACIONES PROCESO INTERINSTUCIONALES RELACIONES EXTERIORES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO
PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER CONVENIOS DE PRÁCTICAS NACIONALES E INTERNACIONALES Revisó: Director de Relaciones Exteriores.
Código : PRE.18 Versión : 01
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Fecha de aprobación: Agosto 4 de 2017 Resolución No. 1163
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Determinar las actividades que conduzcan al establecimiento de convenios de prácticas y/o pasantías de investigación a nivel nacional e internacional.
Aplica a todas las propuestas de nuevos convenios de Prácticas o pasantías de investigación a suscribirse en las diferentes modalidades.
NORMATIVIDAD
Resolución 2280 de 2015 Proyecto Institucional. Acuerdo Consejo Superior 015 de 2000, numerales 2.10 y 3.10. Política de Relaciones Exteriores. Acuerdo Consejo Superior 034 de 2009. Acuerdo Consejo Superior 034 de 2015. Título 3, capítulo II. Acuerdo Consejo Superior 050 de 2015. Art. 2 Definiciones. Art. 17 Numeral 3. Art. 23, 24 y 25. Resolución 2279 de 2015.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ADENDA: Instrumento mediante el cual la universidad puede explicar, aclarar, modificar o ajustar las condiciones del convenio.
CONVENIO ESPECÍFICO (sin cuantía): El Convenio Especifico se suscribe para desarrollar programas o proyectos en los que las partes establecen compromisos precisos de cooperación; estos acuerdos generalmente se derivan de convenios marco previamente existentes, es decir que pueden llegar a ser el desarrollo o la operación de un convenio marco, sin perjuicio de que puedan celebrarse en ausencia de este, cuando haya la necesidad de desarrollar una actividad específica en un tiempo determinado y los aportes de las partes estén representados en recursos no desembolsables, como talento humano, sin perjuicio de que los mismos puedan ser cuantificados para efectos de la distribución de los resultados de la cooperación que haya lugar. Resolución 2279 de 2015. GESTOR DEL CONVENIO EN LA UIS: Servidor de planta de la Universidad adscrito a la UAA Responsable que haya promovido el convenio . El Responsable institucional tendrá a su cargo la ejecución y seguimiento del convenio quien deberá estar adscrito a la UAA que haya promovido o tenga a su cargo la ejecución y seguimiento del mismo.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
EJECUTOR DEL CONVENIO EN LA UIS: Servidor de planta de la Universidad concreto y determinado, adscrito a la UAA que haya promovido el convenio o tenga a su cargo la ejecución y seguimiento del mismo. Este servidor formará parte del Comité Coordinador. Aplica únicamente para los convenios específicos. Inciso final del artículo 20 del Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015.
SUPERVISOR DEL CONVENIO EN LA UIS: Servidor de planta de la Universidad concreto y determinado que ha sido designado por el representante legal u ordenador del gasto. Las labores de supervisión podrán ser adelantadas por el representante legal u ordenador del gasto o el servidor que este des igne. En aquellos casos en los que el representante legal u ordenador del gasto y el director de la unidad gestora no coincidan , este último asumirá las funciones de supervisor del convenio. UNIDAD ACADÉMICO ADMINISTRATIVA (UAA) GESTORA DE CONVENIO: Es la unidad académica o administrativa de la Universidad que promueve la suscripción de un convenio de cooperación. INSTITUCIÓN COOPERANTE: Es toda aquella entidad, organismo, institución universitaria, o de investigación de naturaleza pública o privada, nacional o internacional que contrae compromisos, derechos y obligaciones en virtud de la celebración de un convenio con la UIS.
INSTITUCIÓN PAR O COOPERANTE: Persona Jurídica Pública o privada reconocida por la UIS como igual o semejante en cuanto a las funciones y al nivel de excelencia académica. Una institución es par por cuanto puede ser reconocida por los miembros de la comunidad como uno de los suyos . La calidad de par académico institucional se denota con base en la productividad científica , académica, cultural, la organización institucional, el reconocimiento de la comunidad académica o universitaria, la acreditación institucional y demás características pertinentes que pudiera tener la institución cooperante que consoliden un fundamento para establecer un convenio de cooperación con la Universidad.
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CONSIDERACIONES
OTROSÍ: Figura mediante la cual las instituciones cooperantes, de común acuerdo y dentro de la vigencia del convenio, pueden introducir cambios a la duración o términos del convenio suscrito, excepto al objeto. De conformidad con el principio de planeación de los convenios, deben estar suficientemente justificadas como necesarias. RELEXT: Oficina de Relaciones Exteriores de la UIS.
VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión Dimensiones y ámbito de acción:
Movilidad de personas (profesores y/o estudiantes) Intercambio de conocimientos y servicios Participación del personal (Estudiantes, profesores y/o personal administrativo) en actividades de asesoría, investigación y docencia. Diálogo intercultural. Desarrollo institucional.
NOTAS: Se debe adjuntar al proceso el formato FRE.11Hoja de vida del convenio de Práctica La minuta de convenio de práctica aprobada por la Oficina Jurídica se dispondrá en la Página Web institucional.
Disposiciones Convenio Especifico de Cooperación:
Si el Convenio Especifico se va a suscribir durante la vigencia de un Convenio Marco, se entiende que el Convenio Específico de cooperación no contraría las disposiciones del contenido del Convenio ya suscrito y vigente. El Convenio Especifico debe incluir lo siguiente: Detallar las actividades que se van a realizar. Disposiciones relativas a los compromisos generados por el intercambio de información, servicios y otros, en detalle para el desarrollo de actividades puntuales del Convenio. Comité coordinador del Convenio, responsabilidades adquiridas y datos de ubicación. Si se proyecta suscribir únicamente un Convenio Especifico, deben tenerse en cuenta las cláusulas previstas para el convenio marco y a su vez las disposiciones del convenio Especifico enunciadas anteriormente.
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CONSIDERACIONES MODALIDAD DE CONVENIOS DE PRÁCTICA: PRÁCTICA EMPRESARIAL COMO MODALIDAD DE TRABAJO DE GRADO, PRÁCTICA SOCIAL COMO MODALIDAD DE TRABAJO DE GRADO Y /O CONVENIO PARA PRÁCTICAS ACADÉMICAS DIFERENTES A TRABAJO DE GRADO/PASANTÍA EMPRESARIAL: Acuerdo de voluntades suscrito entre una empresa, institución u organización, a través del cual se pretende de una parte, que los estudiantes de la UIS cumplan con el requisito para la obtención del título profesional a través de una de éstas modalidades y, de otra parte, la empresa, organización o institución se beneficie con la puesta en práctica de los conocimientos y competencias adquiridos por los estudiantes a lo largo de su formación académica.
Cláusulas para Convenios Específicos tendientes a la realización de prácticas sociales o empresariales como modalidad de trabajo de grado: -Objeto -Naturaleza del convenio -Compromisos de las partes -Supervisión -Duración de la práctica -Duración del convenio -Terminación -Solución de controversias -Confidencialidad -Ausencia de exclusividad -Propiedad intelectual -Indemnidad de la universidad y la entidad cooperante -Seguridad social del personal docente y discente de la universidad -Cesión -Acuerdo integral -Domicilio contractual -Perfeccionamiento -Inhabilidades e incompatibilidades -Modificación
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.F. o intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
Versión : 01
Página 5 de 11
Conector
Conector de página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Gestor del Convenio ante la UIS y la Institución Cooperante
Minuta del convenio de práctica
INICIO
Si
¿Práctica académica internacional?
1.a Solicita apoyo a Relext
No
1.b Solicita apoyo a la UAA a la que se encuentra adscrito.
2. Informa procedimiento para la suscripción de convenios
1.a Si el convenio de práctica es internacional solicita apoyo a RELEXT para la gestión del trámite 1.b Si el convenio de práctica es nacional solicita apoyo a la UAA a la cual se encuentra adscrito quien solicita el convenio de práctica
2. Informa procedimiento para suscripción de convenio de Práctica.
1 Jornada
1 Jornada
Profesional de Convenios RELEXT
½ Jornada
Profesional UAA
1 Jornada
Profesional UAA
B ¿Existe el convenio?
Pág.6 Si
No
3.a Solicita copia del Convenio
3.b Informa procedimiento para la suscripción de convenios
3.a Solicita copia del convenio si el convenio de práctica fue tramitado por otra UAA. 3.b Informa procedimiento para suscripción de convenio de Práctica cuando el convenio no ha sido tramitado por ninguna UAA
4. Solicita información y documentación
4. Solicita la información y documentación necesaria para iniciar el trámite de suscripción del convenio de práctica
Convenio
FRE.11 Hoja de Vida del Convenio de Práctica Convenio de práctica
C Pág.6
1
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Minuta del convenio de práctica UIS
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TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1 Jornada
Profesional UAA
FRE.11 Hoja de vida del convenio de práctica
6. Emite aval sobre el convenio de práctica solicitado
2 Jornadas
Consejo de escuela
7. Suscribe el acta de compromiso de prácica
3 Jornadas
Consejo de escuela
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO 1
5. Solicita aval del convenio de práctica al Consejo de Escuela a la cual se encuentra adscrito.
5 Solicita aval a la escuela a la cual está adscrito.
A
6. Emite el aval
7. Suscribe el acta de compromiso de práctica Acta de compromiso de práctica
Acta de compromiso de práctica
FIN
1 B
¿Minuta de práctica UIS? Si
8.a. Envía Minuta de práctica a la Institución Cooperante
Verifica si el convenio fue tramitado desde la Minuta de práctica UIS No
8.b. Envía Minuta de práctica a revisión jurídica
Profesional de Convenios RELEXT Profesional UAA
8.a Envía la Minuta de práctica UIS a la Institución Cooperante
Profesional de Convenios RELEXT
8.b Envía la Minuta de práctica de la institución Cooperante a la Oficina Jurídica para revisión jurídica.
Profesional UAA
2
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Minuta del convenio de práctica
Minuta del convenio de práctica
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DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
2
9. Analiza la propuesta de convenio según modelo proporcionado.
9. Analiza modelo de convenio
15 Jornadas
Profesional de Convenios RELEXT Profesional UAA Abogado Oficina Jurídica
FRE.11 Hoja de vida del convenio de práctica Minuta del convenio
Verifica si el profesional encargado de analizar el modelo de Convenio solicita modificaciones
¿Solicita modificaciones?
Si
10. Realiza los ajustes pertinentes y verifica información
10. Si las Oficinas Jurídicas de la Institución Cooperante o la UIS solicitan ajustes a la minuta, ajusta el documento. Nota: Se deben dejar claras las disposiciones reglamentarias de la UIS.
10 Jornadas
Profesional de Convenios RELEXT Profesional UAA
FRE.11 Hoja de vida del convenio de práctica Minuta del convenio
Profesional de Convenios RELEXT
FRE.11 Hoja de vida del convenio de práctica
No 11. Envía modelo del convenio de práctica y Formato al Director
11. Envía minuta del convenio y el Formato Hoja de vida del convenio FRI.11 al Director de la UAA para su respectivo aval.
Profesional UAA
Minuta del convenio
Minuta de práctica
2
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Código : PRE.18
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DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
2
Si
5 Jornadas
12. Analiza el modelo de convenio y verifica aprobación de las instancias
12. Analiza la propuesta del convenio de práctica para determinar el cumplimiento de los requerimientos y verifica que se hayan realizado las actuaciones del proceso de planeación.
13. Envía a Secretaría para agendar en el Consejo de Escuela
13. Solicita a la Secretaría de la Escuela correspondiente agendar revisión del Convenio de Práctica en el Consejo de Escuela.
1 Jornada
14. Analiza el modelo de convenio
14. Analiza el modelo de Convenio de práctica enviado por la oficina de RELEXT.
1 Jornada
No
¿ Aprobación convenio de práctica?
15.b Notifica a RELEXT la negación
15.a Emite aprobación Aparte del acta de aprobación del Consejo de Escuela
Verifica si el convenio de práctica fue aprobado
1 Jornada
Director UAA
Dirección RELEXT
Consejo de escuela
16. Informa al Responsable del convenio de práctica la decisión del Consejo de Escuela
FIN 3
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Minuta del convenio de práctica
FRE.11 Hoja de vida del convenio de práctica 1 Jornada
Consejo de escuela
1 Jornada
Profesional convenios RELEXT
15.b Si no es aprobado el convenio de práctica, notifica a RELEXT de la negación del convenio. 16. Informa al Responsable la decisión del Consejo Académico
FRE.11 Hoja de vida del convenio de práctica
Consejo de escuela
15.A Si el convenio de práctica fue aprobado, envía documentos de la Propuesta y la Hoja de Vida del convenio firmados y aprobados. Nota: El aval se efectúa mediante firma de la hoja de vida. FRI.11 y se anexa aparte del acta donde se aprobó el convenio.
FRE.11 Hoja de vida del convenio de práctica Minuta del convenio de práctica
Minuta del convenio de práctica
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PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER CONVENIOS DE PRÁCTICAS NACIONALES E INTERNACIONALES DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3
¿Práctica nacional?
Verifica si la práctica es Nacional o Internacional para direccionar el Convenio de práctica a la instancia pertinente
1/2 Jornada
17.a Si el convenio corresponde a una práctica nacional, el director de la UAA Firma el Convenio de Práctica. 17.b Si el convenio corresponde a una práctica internacional, solicita aval a la Dirección de Relaciones Exteriores.
2 Jornadas
18.Solicita el aval a la institución Cooperante con la que se celebrará el Convenio de práctica.
5 Jornadas
Profesional Convenios RELEXT
No
Si
17.b Solicita aval a la Dirección de Relaciones Exteriores Memo o carta de solicitud
17.a Firma Director UAA
Formato Hoja de Vida de prácticas
18. Solicita aval institución Cooperante
Resumen académico de la propuesta
Director UAA
Profesional Convenios RELEXT
Consejo de escuela
Minuta del convenio de práctica
Minuta del convenio de práctica 19. Firma institución Cooperante
19. Firma el Convenio de práctica
20. Solicita revisión y sellos jurídicos.
20. Solicita revisión a la Oficina Jurídica para su respectivo concepto.
2 Jornadas
Institución Cooperante
1 Jornada
Director RELEXT
2 Jornadas
Abogado Oficina Jurídica
A Pág. 5
21. Emite sellos jurídicos para aprobación del Rector
FRE.11 Hoja de vida del convenio de práctica
21. Emite aval jurídico a través del visado jurídico al convenio que se proyecta suscribir. Diligencia la Hoja de Vida de convenio de práctica.
4
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
FRE.11 Hoja de vida del convenio de práctica Minuta del convenio de práctica
Código : PRE.18
PROCESO RELACIONES EXTERIORES
PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER CONVENIOS DE PRÁCTICAS NACIONALES E INTERNACIONALES DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
Versión : 01
Página 10 de 11
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4
22. Solicita firma al Rector
23. Firma Rector o Delegado
22. Envía hoja de vida y Propuesta convenio para ser aprobado y firmado por el Rector o Delegado según Resolución 2279 de 2014, Acuerdo del Consejo Superior 034 de 2015 y Resolución 2280 de 2015.
23. Emite aval final al convenio de Práctica que se proyecta a suscribir.
1 Jornada
5 Jornadas
Director RELEXT
Rector o Delegado
Formato Hoja de Vida de prácticas firmado
FRE.11 Hoja de vida del convenio de práctica Minuta del convenio de práctica
Minuta del convenio de práctica firmada
24. Envía el convenio de prácticas.
24. Entrega documentos firmados a la Oficina de Relaciones Exteriores.
25. Envía el Convenio de práctica firmado
25. Envía convenio a la Institución Cooperante para las firmas correspondientes, anexando la carta de presentación.
2 Jornadas
26. Envía copia del convenio de práctica firmado y archiva
26. Envía el convenio de práctica firmado con comunicación interna a Relaciones Exteriores UIS
30 - 50 Jornadas
27. Envía el convenio de práctica firmado a la UAA
27. Envía el convenio firmado por la Institución Cooperante a la UAA.
2 Jornadas
5 Jornadas
Delegado Rectoría
Director RELEXT
Convenio
Carta de presentación
Convenio de práctica firmado
FIN
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Institución Cooperante
Minuta de convenio de práctica aprobada
Profesional Convenios Minuta de convenio de práctica RELEXT aprobada
PROCESO RELACIONES INTERINSTUCIONALES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO PROCESO RELACIONES EXTERIORES
PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER CONVENIOS DE PRÁCTICAS NACIONALES E INTERNACIONALES CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
01
Agosto 04 de 2017
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del documento
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