Código : PRE.15
PROCESO RELACIONES EXTERIORES
PROCEDIMIENTO PARA DIGITALIZACIÓN Y EVALUACIÓN DE CONVENIOS
Versión : 01
Página 1 de 9 Revisó: Director de Relaciones Exteriores. Asesor Jurídico
Fecha de aprobación: Agosto 04 de 2017 Resolución No. 1163
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Garantizar la digitalización, seguimiento y evaluación de todos los convenios existentes en la UIS generados por las UAA, con el fin de asegurar la generación de información veraz y oportuna.
Aplica a todas las Unidades Gestoras de convenios de la Universidad.
NORMATIVIDAD
Política de Relaciones Exteriores. Acuerdo Consejo Superior 034 de 2009. Acuerdo Consejo Superior 050 de 2015. Art. 2 Definiciones. Art. 17 Numeral 3. Art. 23, 24 y 25. Resolución 2279 Octubre de 2015. Acuerdo Consejo Superior 034 de 2015
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS DSI: División Servicios de Información EJE RECOPILADOR: UAA responsable de recopilar los indicadores de Gestión, con base en los cuales la comisión de evaluación de convenios realizará la evaluación de resultados institucionales de los convenios. Estas UAA corresponden a las señaladas en el Protocolo para la suscripción y la evaluación de resultados institucionales de los Convenios, el cual hace parte integral de la Resolución 2279 de 2015.
EJECUTOR DEL CONVENIO EN LA UIS: Servidor de planta de la Universidad concreto y determinado, adscrito a la UAA que haya promovido el convenio o tenga a su cargo la ejecución y seguimiento del mismo. Este servidor formará parte del Comité Coordinador. Aplica únicamente para los convenios específicos. Inciso final del artículo 20 del Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015. GESTOR DEL CONVENIO EN LA UIS: Servidor de planta de la Universidad adscrito a la UAA Responsable que haya promovido el convenio. El Responsable institucional tendrá a su cargo la ejecución y seguimiento del convenio quien deberá estar adscrito a la UAA que haya promovido o tenga a su cargo la ejecución y seguimiento del mismo.
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CONSIDERACIONES
INDICADOR DE GESTIÓN: Corresponde a los definidos en el Protocolo para la suscripción y la evaluación de resultados institucionales de los Convenio s, el cual hace parte integral de la Resolución 2279 de 2015. RELEXT: Oficina de Relaciones Exteriores de la UIS. UNIDAD ACADÉMICO ADMINISTRATIVA (UAA) GESTORA DE CONVENIO: Es la unidad académica o administrativa de la Universidad que promueve la suscripción de un convenio de cooperación. UAA FUENTE DE INFORMACIÓN: Corresponde al servidor de la Universidad para la modalidad de convenio previsto en el documento denominado Protocolo para la suscripción y la evaluación de resultados institucionales de los Convenios, el cual hace parte integral de la Resolución 2279 de 2015, que tiene como función construir los indicadores de gestión con base en el formato FRE.18 Formato evaluación de resultados institucionales de convenios, definido por RELEXT.
Las modalidades de convenios que son objeto de digitalización son:
CONVENIOS DE PRÁCTICAS ACADÉMICAS: PRÁCTICA EMPRESARIAL COMO MODALIDAD DE TRABAJO DE GRADO, PRÁCTICA SOCIAL COMO MODALIDAD DE TRABAJO DE GRADO Y/O CONVENIO PARA PRÁCTICAS ACADÉMICAS DIFERENTES A TRABAJO DE GRADO / PASANTÍA EMPRESARIAL: Acuerdo de voluntades suscrito entre una empresa, institución u organización, a través del cual se pretende de una parte, que los estudiantes de la UIS cumplan con el requisito para la obtención del título profesional a través de una de éstas modalidades y, de otra parte, la empresa, organización o institución se beneficie con la puesta en práctica de los conocimientos y competencias adquiridos por los estu diantes a lo largo de su formación académica.
CONVENIOS DE PRÁCTICAS ACADÉMICAS: CONVENIO MARCO QUE REGULA LA RELACIÓN DOCENCIA-SERVICIO: Acuerdo de voluntades suscrito con Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud para garantizar la formación de los estudiantes de programas aca démicos del área de la salud.
CONVENIO DE MOVILIDAD DE PROFESORES: Acuerdo de voluntades a través del cual, las partes (IES), se comprometen a intercambiar recíprocamente docentes/investigadores en calidad de visitantes con el fin de que estos puedan participar en conferencias , enseñanza y/o investigación, durante su estancia en las instalaciones de la otra parte.
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CONSIDERACIONES
CONVENIO DE INTERCAMBIO DE ESTUDIANTES : Acuerdo de voluntades a través del cual las IES, se comprometen a intercambiar estudiantes en calidad de visitantes con el fin de que estos puedan participar en actividades de formación , durante su estancia en las instalaciones de la otra parte, con reconocimiento mutuo de los estudios realizados en el programa de intercambio.
CONVENIO DE COTUTELA DE TESIS DOCTORAL/TRABAJO DE INVESTIGACIÓN O APLICACIÓN: Acuerdo de voluntades a través del cual las partes se comprometen con la cotutela de una tesis doctoral, o trabajo de investigación o aplicación de un programa de maestría.
CONVENIO DE EJECUCIÓN CONJUNTA: Acuerdo de voluntades a través del cual las partes se obligan a través del aporte de recursos desembolsables y /o no desembolsables para la ejecución conjunta de un proyecto de investigación o extensión .
CONVENIO DE DIPLOMADO/PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUADA: Acuerdo de voluntades a través del cual la Universidad se asocia con otra institución educativa, o institución debidamente certificada para desarrollar y ofrecer conjuntamente un programa de educación continuada .
CONVENIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO PARA OFERTA DE PROGRAMAS ACADÉMICOS : Acuerdo de voluntades celebrado con otras instituciones para apoyar la administración del programa en lugares donde la UIS no cuente con sedes , así como, para demostrar el cumplimiento de algunas condiciones de calidad como medios educativos e infraestructura física .
CONVENIO PARA EL DESARROLLO EN CONJUNTO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS (COTITULACIÓN): Acuerdo de voluntades celebrado entre dos o más instituciones de Educación Superior para ofrecer y desarrollar un programa (Académico) en conjunto, y en el cual se regula, entre otros aspectos, la responsabilidad de las partes en el funcionamiento, seguimiento, evaluación del programa académico y de las condiciones de Calidad. Para maestrías y doctorados se pueden celebrar convenios con institutos y centros de investigación.
CONVENIO DE DOBLE TITULACIÓN: Acuerdo de Voluntades, suscrito entre la Universidad y otra Institución de Educación Superior, para que un estudiante curse un programa de Intercambio con el fin de obtener dos títulos académicos.
CONVENIO DE APOYO ECONÓMICO PARA FINANCIAR LA FORMACIÓN DE ESTUDIANTES: Acuerdo de voluntades, a través del cual una de las partes (entidad territorial, empresa u organización) en coherencia con sus planes de desarrollo u objeto social, se compromete a realizar un apoyo económico representado en recursos desembolsables para la financiación de los estudios de los jóvenes estudiantes de escasos recursos d e su jurisdicción o ámbito de influencia, y de otra parte, la Universidad se compromete a la administración y asignación de los Recursos a favor de los estudiantes seleccionados por la otra parte.
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CONSIDERACIONES
CONVENIO DE APOYO ACADÉMICO PARA LA CONTINUIDAD DE LOS ESTUDIOS REALIZADOS POR ESTUDIANTES EGRESADOS DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA EN LOS PROGRAMAS OFRECIDOS POR EL IPRED : Acuerdo de voluntades a través del cual las partes acuerdan realizar las acciones necesarias para que los estudiantes del SENA de los programas tecnológicos en áreas afines , puedan, previa homologación de las asignaturas cursadas, continuar su formación profesional en la UIS.
CONVENIO CON INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN MEDIA PARA PERMITIR LA CONTINUIDAD DE LA CADENA EDUCATIVA : Acuerdo de voluntades a través del cual las partes (la Universidad, Institución Educativa y Secretaría de Educación Certificada) se comprometen a desarrollar acciones de articulación con el fin de facilitar la continuidad de la cadena educativa entre la educación media y la educación superior.
CONVENIO PARA LA HOMOLOGACIÓN DE LOS ESTUDIOS REALIZADOS POR LOS ESTUDIANTES EGRESADOS DEL CICLO COMPLEMENTARIO DE LAS ESCUELAS NORMALES SUPERIORES: Acuerdo de voluntades a través del cual se permite homologar las asignaturas cursadas en el Ciclo de Formación Complementaria para el ingreso de Normalistas Superiores para la formación universitaria de licenciados en educación básica desde el quinto semestre.
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Inicio/Fin
Actividad
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.F. o intranet
Procedimiento predefinido
Conector
Conector de página
TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1. Suscribe el convenio con la entidad cooperante
1/2 Jornada
UAA Gestora
Convenio perfeccionado
2. Digitalización de los convenios
2. Digitaliza el convenio perfeccionado, junto con sus antecedentes y diligencia la ficha técnica de la información básica del Convenio.
1/2 Jornada
Jefe de la UAA Gestora del Convenio
3. Envía la información digitalizada a Relaciones Exteriores junto con la ficha técnica.
3. Envía la copia digitalizada del convenio perfeccionado al profesional de Convenios de Relaciones Exteriores, a través del correo electrónico.
3 Jornadas
Jefe UAA
4. Revisa la información emitida en el Portal Web.
4. Revisa la información del convenio y solicita la actualización de la información en el portal Web.
1 Jornada
Profesional de Convenios RELEXT
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO INICIO
1. Celebra el convenio Convenio
Memoria técnica del convenio
1
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.F. o intranet
Procedimiento predefinido
Conector
TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
1 Jornada
Profesional Convenios RELEXT
6. Completa la información faltante en el convenio perfeccionado y lo redirecciona a la Oficina de Relaciones Exteriores.
5 Jornadas
Profesional DSI
7. Genera un cuadro resumen con la información básica del convenio.
7. Genera un cuadro resumen con la información básica del convenio y solicita actualización en la página web.
2 Jornadas
Profesional Convenios RELEXT
8. Carga el convenio en el Portal Web.
8. Actualiza en el archivo digital de Convenios del portal Web, la información básica del convenio perfeccionado.
3 Jornadas
Profesional DSI
9. Realiza seguimiento al convenio y genera reporte del mismo.
9. Realiza seguimiento al convenio y genera reporte del mismo.
2 Jornadas
UAA Gestora
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO 1
¿La información del convenio está completa?
No
5. Solicita completar la información del convenio perfeccionado
6. Completa la información faltante
Sí
5. Solicita al jefe de la UAA gestora completar la información del convenio perfeccionado.
2
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Conector de página
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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Inicio/Fin
Actividad
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.F. o intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector
TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
2 Jornadas
Director RELEXT
Conector de página
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3
10. Solicita la recopilación de los indicadores de Gestión.
10. Solicita a la UAA recopiladora los resultados de los indicadores de gestión.
11. Solicita a la fuente de información los indicadores de Gestión.
11. Solicita a la fuente de información los indicadores de gestión a través del formato FRE.18
2 Jornadas
Jefe UAA Recopiladora
12. Reporta los indicadores a la UAA recopiladora
12. La fuente de información reporta los indicadores a la UAA recopiladora.
5 Jornadas
Jefe UAA fuente de información
13. Consolida los indicadores de Gestión.
13. La UAA recopiladora consolida los indicadores de Gestión para cada modalidad de Convenio en el formato FRE.18
10 Jornadas
Jefe UAA Recopiladora
14. Remite los indicadores de gestión a RELEXT
14. La UAA recopiladora remite los indicadores de gestión recopilados a la oficina de RELEXT
2 Jornadas
Jefe UAA Recopiladora
2 Jornadas
Director RELEXT
Formato de evaluación de indicadores
15. Revisa la información remitida
15. Revisa la información remitida por la UAA recopiladora
4
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
FRE.18 Formato Evaluación Institucional de Convenios FRE.18 Formato Evaluación Institucional de Convenios
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Procesamiento en S.F. o intranet
Documento
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
Conector
RESPONSABLE
4
16.¿Existen inconsistencias? Si
17. Realiza ajustes
16. Revisa si en la información remitida existe algún tipo de inconsistencia.
1 Jornada
17. Realiza los ajustes necesarios
1 Jornada
Director RELEXT
Profesional Convenios RELEXT
No
18. Remite la información recopilada a la Comisión de evaluación de Convenios
18. Para efectos de evaluación de resultados de convenios remite la información recopilada a la comisión de evaluación de convenios.
19.Realiza la evaluación de los resultados institucionales de Convenios
19. Realiza la evaluación de los resultados institucionales de los convenios.
3 Jornadas
Comisión de Evaluación de Convenios
20. Presentación del informe al Rector
20. Rinde informe al Rector sobre la evaluación de los resultados institucionales de los Convenios.
2 Jornadas
Comisión de Evaluación de Convenios
FIN
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
1 Jornada
Director RELEXT
Conector de página
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
01
Agosto 04 de 2017
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento
