ACE AMÉRICA LATINA POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN CON TERCEROS
A.
DESCRIPCIÓN
Propósito: Este documento establece la Política de ACE América Latina y sus filiales en relación con TODOS los contratos que celebre para la prestación de servicios, adquisición de bienes u otros. El propósito de esta Política es asegurar que todos los terceros que contratan con ACE América Latina, están debidamente calificados y conducen sus negocios de acuerdo con los estándares éticos de ACE. Esta Política tiene aplicación inmediata. Tratándose de contratos con terceros que hayan sido celebrados con anterioridad a esta Política, deberán adaptarse a los requerimientos de ésta al momento de su respectiva renovación. Cualquier excepción a los requerimientos de esta Política deberá ser aprobada por el Regional Compliance Officer o por el Regional General Counsel, a menos que específicamente se indique algo distinto. Definiciones: Para efectos de esta Política, se entiende por “terceros” a toda aquella entidad que realiza una actividad de negocios para o provee de servicios, bienes u otros a ACE América Latina. Por regla general estos contratos incluyen –aunque no de manera exclusiva- los siguientes: (a)
Profesionales tales como abogados, contadores, consultores, actuarios, asesores tributarios y auditores;
(b)
Prestadores de servicios generales y de atención a clientes;
(c)
Servicios de tecnología de información y de procesamiento de datos de negocios;
(d)
Prestadores de servicios básicos;
(e)
Prestadores de servicios relativos a siniestros;
(f)
Prestadores de servicios de marketing, publicidad e investigación, tales como los centros de llamadas de telemarketing;
(g)
Prestadores de servicios de recursos humanos, agencias de empleados temporales y de procesamiento de compensaciones;
(h)
Contratos de administración de continuidad de negocios (business continuity) e instalaciones de recuperación de actividades (business recovery);
(i)
Intermediarios (incluyendo corredores) que presten servicios de suscripción;
(j)
Intermediarios de seguros y reaseguros (agentes, corredores); y
(k)
Sponsors.
Para efectos de esta Política, los contratos con terceros deben ser clasificados de acuerdo a su nivel de riesgo regulatorio, lo que debe ayudar a determinar el nivel de control requerido para el mismo (debida diligencia, monitoreo, etc.).
B.
CONTRATACIÓN DE TERCEROS
a.
Selección y contratación:
Antes de iniciar una relación contractual con un tercero, debe documentarse un proceso que evidencie que ACE América Latina obtiene el mejor servicio al precio más razonable, para el proceso de que se trate. Cuando corresponda, deberán requerirse al menos 3 (tres) cotizaciones de entidades distintas, para asegurar la presentación de propuestas competitivas. Este proceso deberá ser debidamente documentado, incluyendo el registro de los antecedentes de todas las propuestas que hayan sido recibidas y consideradas. Los intereses personales no deben influir en las decisiones relacionadas con la contratación de terceros. Se prohíbe la contratación con terceros que correspondan a entidades en que trabajen familiares de los empleados o en las cuales el empleado o sus familiares tengan un interés financiero de alguna clase, a menos que se haya informado y aprobado previamente por la alta gerencia regional y por el Global Compliance & Business Ethics Officer. Los empleados deben abstenerse de aceptar u otorgar regalos a los terceros durante el proceso de contratación y deben seguir los requerimientos contenidos en la política de ACE relativa a Regalos y Actividades de Entretención con motivo de negocios. b.
Debida Diligencia:
Antes de iniciar algún tipo de relación contractual con un tercero, debe completarse y documentarse un proceso de debida diligencia, siempre que se trate de una compra que exceda los $5.000 o su equivalente en moneda local o para cualquier relación en que el volumen total de transacciones en un período de 12 meses, exceda los $10.000 o su equivalente en moneda local. El proceso de debida diligencia entregará a la administración toda la información necesaria para considerar los aspectos cuantitativos y cualitativos de la relación con el tercero y permitirá determinar si un contrato o acuerdo ayudará a ACE
América Latina en la consecución de sus objetivos estratégicos y financieros, y reducirá los riesgos identificados. Un proceso de debida diligencia comprensivo involucra una revisión de toda la información relevante disponible respecto del tercero, concentrándose en su estabilidad y condición financiera, su experiencia específica, su conocimiento de las leyes y regulaciones aplicables, su reputación y referencias en el mercado, y el ámbito y efectividad de sus operaciones y controles. Los criterios que deben ser tenidos en cuenta para un proceso de debida diligencia, se establecen en el Anexo A de la presente Política. Para efectos de documentar el proceso obligatorio de debida diligencia, deberá utilizarse el check list que constituye el Anexo B de esta Política, el que deberá mantenerse en la carpeta respectiva, junto con el contrato correspondiente. Se consideran exentas del proceso obligatorio de obtención de cotizaciones y de debida diligencia, las siguientes relaciones con terceros: (a)
Acuerdos para la prestación de servicios básicos y de telefonía (por ejemplo, electricidad, teléfonos);
(b)
Acuerdos con empresas de correos, para la distribución de piezas de marketing directo;
(c)
Acuerdos con agencias de viajes y servicios de transporte (viajes y servicios de automóviles);
(d)
Acuerdos para compras de materiales de oficina;
(e)
Acuerdos para la reparación y mantención de activos fijos (equipamientos de oficina y servicios de limpieza);
(f)
Acuerdos para arrendamiento de automóviles con opción de compra (leasings);
(g)
Toda relación en la cual el volumen total de transacciones en un período de 12 meses sea inferior a $10.000 o su equivalente en moneda local y en que ninguna transacción sea superior a $5.000 o su equivalente en moneda local.
La persona responsable de realizar el proceso de debida diligencia es el “administrador del contrato”. Para efectos de esta Política, el responsable del área interesada en la suscripción del contrato (gerente de siniestros, gerente de línea, gerente de recursos humanos, etc.) será el responsable de recopilar toda la
información indicada en el check list de debida diligencia, revisar dicha información, asegurar que el contrato sea revisado por el departamento Legal, entregar una copia del contrato al departamento Legal, realizar revisiones periódicas del contrato según se indica en la sección D. de esta Política y estar atento a la fecha de terminación y a otras condiciones críticas del contrato. c.
Aspectos del Contrato / Acuerdo:
Todo acuerdo con un tercero debe estar documentado en un contrato escrito, el que deberá ser previamente aprobado por el departamento Legal, a menos que corresponda a un formato y proceso pre-aprobado por dicho departamento. Deben implementarse acuerdos por escrito que definan en su totalidad las obligaciones y responsabilidades de ambas partes, antes que el tercero comience a prestar servicios para ACE América Latina. Todos los contratos con terceros deben considerar los siguientes aspectos: a. El ámbito del contrato y los servicios que se prestarán; b. Fecha de inicio y término; c. Precio y estructura de comisiones; d. Requerimiento del nivel de los servicios a ser prestados; e. Derecho a auditar y procedimiento de monitoreo, cuando sea apropiado; f. Confidencialidad, privacidad y seguridad de la información; g. Acuerdos complementarios y cláusulas de terminación; h. Cumplimiento con las leyes locales aplicables y con la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos (U.S. Foreign Corrupt Practices Act - “FCPA”), cuando sea apropiado (un ejemplo del texto de la cláusula respectiva, se adjunta como Anexo D de esta Política). Toda solicitud para exceptuar un contrato de alguna de las cláusulas antes referidas, debe ser aprobada por el Regional Legal Counsel. d.
Aprobaciones:
Toda relación con un tercero que exceda de $5.000 o su equivalente en moneda local en una sola transacción; o de $10.000 en un período de 12 meses, debe estar respaldada por un contrato o acuerdo escrito. Se requiere aprobación del departamento Legal para toda transacción que exceda del 3% de los gastos administrativos anuales de la operación o que requiera de autorización “Nivel I” de acuerdo a la tabla de Obligational Authority de la operación.
C.
REGISTRO:
El acuerdo escrito junto con toda la documentación recabada en el proceso de debida diligencia, debe mantenerse en archivo de acuerdo a la política de conservación de documentos vigente.
D.
MONITOREO:
Todos los contratos con terceros, exceptuando aquellos excluidos del proceso de debida diligencia, deben ser revisados anualmente por el gerente respectivo, usando el check list que se adjunta como Anexo C de esta Política.
E.
PAGOS:
Los pagos hechos a terceros deben ser registrados adecuadamente, de manera oportuna y con detalles razonables en los libros contables, registros y cuentas de ACE. Se prohíben estrictamente los ingresos falsos, erróneos, incompletos o inexactos en los libros y registros contables de ACE América Latina. Se requiere aprobación escrita de la alta gerencia regional para: -
Cualquier pago que se haga a oficiales o entidades gubernamentales.
-
Cualquier pago en efectivo, donaciones caritativas, anticipos y pagos hechos a un tercero, en un país distinto de aquel en que se prestan los servicios.
F.
ENTRENAMIENTO:
Global Compliance ha desarrollado y provee a los empleados con módulos de capacitación electrónicos, que incluyen: Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act – FCPA), Prevención de Lavado de Activos, Código de Conductas y Prácticas Anti Competitivas. Global Compliance mantiene registros que evidencian que la capacitación se ha realizado. Cuando sea apropiado, los departamentos de Compliance o Legal locales, desarrollarán entrenamientos presenciales para asegurar el cumplimiento con las leyes locales que correspondan.
G.
VALIDACIÓN:
La validación de cumplimiento con esta Política será hecha por Auditoria Interna, como parte de sus revisiones periódicas. Regional Finance usará el proceso de Financial Management Review (FMR) para validar el cumplimiento con las políticas de ACE relativas a Regalos y Actividades de Entretención y de Anti corrupción, incluyendo la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA).
ANEXO A CRITERIOS PARA DEBIDA DILIGENCIA Al momento de evaluar a un tercero, deben considerarse los siguientes aspectos: Generales: -
Nombres de los dueños, accionistas y/u oficiales de la compañía e información relacionada con los antecedentes de estas personas.
-
Estructura de propiedad; fecha y lugar de constitución;
-
Nombres de sus subsidiarias;
-
Antecedentes de sus licencias, si procede;
-
Nombres de directores, oficiales senior y nombres de los empleados que prestarán los servicios;
-
Considerar si alguno de los individuos antes indicados está incluido en las listas de personas sancionadas de OFAC (Office of Foreign Assets Controls del Departamento del Tesoro de Estados Unidos), o en cualquier lista gubernamental de personas restringidas;
-
Si alguno de sus empleados es un oficial de gobierno o relacionado con oficiales de gobierno; y
-
Nombres de sus subcontratistas.
Experiencia Técnica y de Industria: − Evaluación de la experiencia y capacidad del tercero de prestar los servicios requeridos para las necesidades actuales y futuras. − Evaluación de si el tercero externalizará a su vez algunas de sus funciones (subcontratistas). − Evaluación de la capacidad del tercero de responder y recuperarse de interrupciones de servicio, disturbios políticos y desastres naturales (es decir, planes de continuidad y recuperación de negocios).
− Evaluación de referencias y opiniones, para efectos de determinar la reputación e historial de servicios del tercero. − Evaluación del conocimiento que el tercero tiene de las regulaciones que son relevantes para efectos de los servicios que presta.
Operaciones y Controles − Determinación de la adecuación de los estándares, políticas y procedimiento del tercero, en cuanto a controles internos, administración de instalaciones (requerimientos de acceso, instalaciones compartidas, etc.), seguridad (sistemas, datos, equipamiento, etc.), protección de privacidad, mantención de registros, plan de contingencia, desarrollo y mantención de sistemas, y revisiones de antecedentes de empleados. − Cuando corresponda, la determinación de la adecuación de las medidas preventivas de seguridad en relación con los recursos de ACE y la detección y respuesta a intrusiones. − Evaluación de la capacidad de ACE de contar con acceso completo y oportuno a la información mantenida por el tercero. − Realización de visitas, cuando sea necesario, para entender la forma en que el tercero opera y brinda soporte a sus clientes. − Revisión de reportes de auditorias, evaluaciones operacionales, auditorias de tecnologías de información, revisiones regulatorias y toda otra documentación que refleje el estatus regulatorio y financiero del tercero.
Condición Financiera: debe ser evaluada cuando la relación con el tercero tenga un impacto significativo en la operación, es decir, si la relación representa más del 3% del GWP anual de ACE o más del 3% de los gastos administrativos anuales de ACE, o si de alguna forma representa un impacto significativo en la continuidad de la operación. − Análisis de los estados financieros auditados más recientes del tercero y de su memoria anual (si corresponde), así como de otra documentación
disponible; si se trata de una compañía que se transa al público, debe incluirse toda la información de la respectiva bolsa de valores y otra información financiera y regulatoria de carácter público. − Análisis de las evaluaciones crediticias del tercero. − Consideración de factores tales como cuánto tiempo ha estado el tercero en el mercado y cuál es su grado de participación en el mismo, así como el nivel de fluctuación que ha tenido; considerar también el número y calidad de sus clientes. − Consideración de cuán significativo y de la materialidad del contrato con ACE para la condición financiera del tercero. − Evaluación de la inversión en recursos por parte del tercero para asegurar que éstos son consistentes para dar soporte a las actividades de ACE. El tercero debe contar con recursos financieros suficientes para invertir y soportar el nivel de servicios requerido. − Existencia de reclamos o juicios significativos o de acciones regulatorias en contra del tercero. − Historial de infracciones / sanciones regulatorias, quiebras, insolvencias o reestructuraciones financieras, incluyendo reorganizaciones relevantes. -
Forma de pago requerida e información de cuenta bancaria o de transferencias electrónicas.
ANEXO B CHECK LIST DE DEBIDA DILIGENCIA
CATEGORÍA
EN CARPETA (S/N)
Breve descripción de la historia de la compañía y de sus entidades predecesoras, si corresponde Nombre de los dueños de la compañía (si son otras compañías, nombre de las personas naturales que son dueñas de éstas) Nombre de los gerentes de la compañía Existencia de un oficial de gobierno o entidad gubernamental que participe en la propiedad de la compañía (si existe, debe obtenerse aprobación de Regional Compliance) Evaluaciones crediticias Estados financieros Búsqueda negativa (publicidad, reputación, etc.) Litigios actuales o potenciales, reclamos (incluyendo laborales) o investigaciones regulatorias Historia de infracciones / sanciones regulatorias Principales competidores Principales clientes Existencia de un plan de negocios de contingencia Existencia de conflictos de interés con ACE o con empleados de ACE __________________________ NOMBRE/FIRMA
____________________ FECHA
ANEXO C CHECK LIST DE DEBIDA DILIGENCIA – REVISIÓN ANUAL
CATEGORÍA
EN CARPETA (S/N)
Nombre de los dueños de la compañía (si son distintos de aquellos que eran los dueños a la fecha de evaluación inicial o de la anterior evaluación) Nombre de los gerentes de la compañía (si son distintos de aquellos vigentes a la fecha de evaluación inicial o de la anterior evaluación) Existencia de un oficial de gobierno que participe en la propiedad de la compañía Evaluaciones crediticias Estados financieros Búsqueda negativa (publicidad, reputación, etc.) Litigios, reclamos o investigaciones pendientes
_________________________
_______________________
NOMBRE/FIRMA
FECHA
ANEXO D CLÁUSULA TIPO DE CUMPLIMIENTO CON LA REGULACIÓN LOCAL Y CON LA NORMATIVA DE LA LEY SOBRE PRÁCTICAS CORRUPTAS EN EL EXTRANJERO (FCPA):
[Tercero] cumple y cumplirá con todas las leyes, reglas, regulaciones u otras restricciones impuestas por una autoridad gubernamental, aplicables a las obligaciones de [Tercero] de acuerdo a este contrato, y ha obtenido todos los permisos y licencias requeridos a [Tercero] en relación con dichas obligaciones, incluyendo sin limitación: (i) regulaciones sobre exportaciones e importaciones; (ii) legislación aplicable contra la corrupción, incluyendo el Acta sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos; y/o (iii) toda regla, ley o regulación aplicable sobre privacidad o protección de datos.
CLÁUSULA TIPO DE LA LEY SOBRE PRÁCTICAS CORRUPTAS EN EL EXTRANJERO (FCPA):
[Tercero] representa que está familiarizado con la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) y sus objetivos y que cumplirá en todos los aspectos con las leyes, regulaciones y requerimientos administrativos de Estados Unidos en su relación con ACE, incluyendo sin limitación la FCPA. Adicionalmente [Tercero] representa y garantiza que no realizará alguna acción que cause que ACE infrinja la FCPA. Asimismo [Tercero] representa y garantiza que ninguna parte de la retribución que recibe en virtud de este contrato será pagada o prometida pagar a algún funcionario gubernamental definido en la FCPA, o a alguna persona o entidad que actúe como tal, con el propósito de obtener o retener negocios o alguna ventaja impropia.
