PROCESO RECURSOS FÍSICOS SUBPROCESO GESTIÓN AMBIENTAL
Código : PRF.14 Versión : 02
PROCEDIMIENTO MONITOREO AMBIENTAL Revisó: Líder del Sistema de Gestión Ambiental
Aprobó:
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Fecha de aprobación: Junio 21 de 2011 Resolución No. 935
Rector
ALCANCE
OBJETIVO
Establecer el procedimiento de monitoreo ambiental, para el seguimiento y evaluación de la contaminación generada por los vertimientos, residuos, ruido, emisión de gases y partículas en la Universidad Industrial de Santander.
Este procedimiento aplica a todos los monitoreos internos y externos que se realicen para el seguimiento y evaluación del SGA y a los que se deban contratar por solicitud de las autoridades ambientales y otros.
NORMATIVIDAD
Instructivo para la toma de muestras de aguas residuales, Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial – República de Colombia IDEAM, Subdirección de Hidrología - Grupo Laboratorio de Calidad Ambiental. Septiembre de 2007.
El Protocolo para el Control y Vigilancia de la emisión atmosférica generada por fuentes fijas. Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial – República de Colombia IDEAM, Abril de 2010.
Protocolo para el monitoreo y seguimiento de la calidad de aire. Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Abril de 2007
Matriz de Requisitos Legales Ambientales. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
EMISIÓN: Descarga de una sustancia o elemento al aire, en estado sólido, líquido o gaseoso, o en alguna combinación de éstos, proveniente de una fuente fija o móvil.
EMISIÓN DE RUIDO: Presión sonora que, generada en cualesquiera condiciones, trasciende al medio ambiente o al espacio público. Según Resolución 8321 de 1983 Ministerio de Salud.
INMISIÓN: Transferencia de contaminantes de la atmósfera a un "receptor". Se entiende por inmisión la acción opuesta a la emisión. Aire inmiscible es el aire respirable al nivel de la tropósfera.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
SGA: Sistema de Gestión Ambiental.
AUTORIDADES AMBIENTALES COMPETENTES: Se entiende por autoridad ambiental competente, de acuerdo a sus respectivas competencias las siguientes: a) Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. b) Las Corporaciones Autónomas Regionales y las de Desarrollo Sostenible. c) Los municipios, distritos y áreas metropolitanas cuya población dentro de su perímetro urbano sea igual o superior a un millón de habitantes.
VERTIMIENTO: Descarga final a un cuerpo de agua, a un alcantarillado o al suelo, de elementos, sustancias o compuestos contenidos en un medio líquido.
RESIDUO: Cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se encuentra en estado sólido o semisólido, líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades o características no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó ó porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula.
RESIDUO PELIGROSO: Residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas, puede causar riesgo o daño para la salud humana y/o el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos. CONSIDERACIONES
A continuación se relacionan los requisitos mínimos que deben cumplir los laboratorios o entidades contratadas para realizar el monitoreo y el análisis ambiental:
El personal que realiza el monitoreo y análisis de laboratorio debe ser profesional y/o técnico debidamente capacitado en la toma de muestras, en la operación de sensores de campo y en la realización de los análisis en laboratorio y contar con los conocimientos básicos en química de los aspectos ambientales a evaluar.
Los equipos y materiales utilizados deben ser conformes a las especificaciones requeridas para el tipo de muestreo y/o análisis a realizar. Los equipos deben contar con el respectivo certificado de calibración con vigencia no superior a un año o de acuerdo con lo reglamentado por la autoridad ambiental. Para caso de los monitoreos reglamentados por el IDEAM, estos equipos deben corresponder a los autorizados.
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CONSIDERACIONES
Los certificados de calibración deben incluir el nombre del fabricante, modelo, especificaciones generales, exactitud certificada de todos los equipos de calibración y la fecha de certificación.
El laboratorio que efectúa los monitoreos y los análisis deberá estar acreditado por el IDEAM y/o organismo competente según corresponda. En caso de encontrarse en proceso de acreditación se solicitará aprobación de la autoridad ambiental.
La elaboración, revisión y aprobación del plan de monitoreo debe tener una duración menor a 30 días hábiles y debe iniciarse 45 días hábiles antes de la fecha en la que vence el plazo para realizar un nuevo monitoreo según se defina en el cronograma.
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I. o intranet
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Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INICIO
1. Revisa el plan de monitoreo ambiental, e identifica la necesidad de realizar un monitoreo dentro de las instalaciones de la Universidad.
Líder SGA Coordinador SGA
2. Solicita cotizaciones a las empresas que prestan el servicio de monitoreo ambiental.
Coordinador SGA
3. Selecciona la empresa a realizar el monitoreo
3. Selecciona la cotización teniendo en cuenta los siguientes criterios: experiencia específica, pruebas de desempeño, acreditación y costos.
Líder SGA Coordinador SGA
4. Solicita documentación soporte
4. Solicita los documentos soporte a la empresa seleccionada para realizar el trámite financiero.
1. Identifica la necesidad de monitoreo ambiental
2. Solicita cotizaciones
PCO.01
1
Nota: Para conocer los documentos requeridos, remitirse al procedimiento de contratación de bienes y servicios cuantía menor a 50 smlmv PCO01.
Cotizaciones
Líder SGA Coordinador SGA PCO01. Procedimiento contratación de bienes y servicios cuantía menor a 50 smlmv
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PROCEDIMIENTO MONITOREO AMBIENTAL DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1
5. Formaliza contrata empresa
5. Formaliza contrato con la empresa seleccionada.
Líder SGA
Contrato
Contrato
6. Realiza una visita previa en la cual identifica los puntos de monitoreo y los requerimientos logísticos y técnico solicitados para la ejecución del monitoreo.
6. Realiza visita previa
7. Elabora un informe preliminar de los requerimientos logísticos y técnico como resultado de la visita. Presenta informe al Líder del SGA.
7. Elabora informe preliminar 2
Empresa contratada
Empresa contratada
Informe preliminar
8. Revisa el informe preliminar presentado y verifica que cumpla con las especificaciones técnicas.
8. Revisa informe
¿El informe preliminar cumple las especificaciones? No
2
Si
1
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Líder SGA Coordinador SGA
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PROCEDIMIENTO MONITOREO AMBIENTAL DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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RESPONSABLE
2
9. Solicita modificaciones al informe preliminar presentado por la empresa.
9. Solicita realizar modificaciones
10. Realiza modificaciones al informe
2
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11. Aprueba la realización de monitoreo de acuerdo al plan presentado.
11. Aprueba el informe para realizar el monitoreo
1
¿Es necesaria la aprobación de una autoridad ambiental?
10. Realiza modificaciones al informe y envía el documento al Líder Sistema de Gestión Ambiental.
Líder SGA Coordinador SGA Empresa contratada Líder SGA Coordinador SGA
No 3
Pág 7
Si
12. Envía informe preliminar a la autoridad ambiental
No ¿El plan fue aprobado por la autoridad ambiental? Si
3
12. Envía el informe preliminar aprobado a la autoridad ambiental competente para su aprobación, un mínimo de 15 días hábiles a la fecha de vencimiento del plazo, para realizar los monitoreos según lo programado.
Coordinador SGA
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3
3
13. Determina fecha del monitoreo
13. Si el informe preliminar fue aprobado determina fecha de monitoreo.
Coordinador SGA
NOTA: La fecha del monitoreo está sujeta a la establecida por la autoridad ambiental competente. 14. La empresa contratada ejecuta el monitoreo aprobado. 14. Realiza monitoreo
15. Realiza y entregar el informe de monitoreo y análisis de laboratorio.
Informe de monitoreo y análisis de laboratorio
4
Empresa contratada
NOTA: La Coordinación del SGA debe supervisar la(s) jornadas de monitoreo y el cumplimiento de lo establecido en el informe preliminar, también supervisa al contratista la documentación legal de afiliación a salud, pensión y ARP del personal que realizará la labor, además del uso de los respectivos EPP. 15. Realiza y entrega el informe definitivo del monitoreo y análisis de laboratorio a la Coordinación del SGA.
Empresa contratada
Informe de monitoreo y análisis de laboratorio
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PROCEDIMIENTO MONITOREO AMBIENTAL DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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RESPONSABLE
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16. Revisa el Informe
16. Revisa que el informe cumpla la legislación actual y demás requisitos que apliquen.
Coordinador SGA
17. Presenta informe.
17. Presenta el informe al Comité Técnico Ambiental y Sanitario.
Coordinador SGA
18. Envía el informe definitivo del monitoreo y análisis de laboratorio a la autoridad ambiental competente .
Coordinador SGA
¿Es necesario enviar informe a autoridad ambiental?
No
Si 18. Envía el informe a la autoridad ambiental competente
¿Resultados del monitoreo no son conformes? Si
19. Define acciones
5
No
4
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19. En caso que los informe presentado requisitos legales y Universidad, se correspondientes.
resultados mostrados en el no sean conformes con los otros que apliquen a la definen las acciones
Comité Técnico Ambiental y Sanitario Coordinador SGA
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
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RESPONSABLE
5
Plan de Acción
20. Ejecuta el plan de acción
21. Realiza seguimiento
4
FIN
20. Ejecuta plan de acción.
21. Realiza seguimiento al cumplimiento de las actividades definidas en el plan de acción y verifica la eficacia de las acciones definidas
Coordinador SGA
Coordinador SGA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
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Junio 21 de 2011
Creación del Documento
2
Abril 17 de 2017
Modificación de la codificación del documento, teniendo en cuenta que el proceso de Recursos Físicos adopta Gestión ambiental como un subproceso.
