PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA

Código : PFI.32

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES

Versión : 03

Página 1 de 15 Revisó:

Jefe División Financiera Jefe Sección de Tesorería Profesional Planeación

Aprobó:

Rector

Fecha de aprobación: Marzo 22 de 2012 Resolución No. 450

OBJETIVO

ALCANCE

Describir las actividades que deben seguirse para dar trámite al proceso de devoluciones en la Universidad Industrial de Santander

Aplica a todas las personas que realicen solicitud de devolución de dinero por los conceptos establecidos en las consideraciones

NORMATIVIDAD 

Acuerdo del Consejo Superior No. 72 de 1982, Reglamento Académico-Estudiantil de Pregrado.



Acuerdo del Consejo Superior No. 075 de 2013, por el cual se aprueba el Reglamento General de Posgrado



Acuerdo del Consejo Superior No. 063 de 2006, por el cual se reglamenta el otorgamiento de estímulos económicos y se dictan otras disposiciones .



Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2011, Por el cual se fija el porcentaje de descuento sobre las devoluciones o reintegros de dineros ingresados a la Universidad Industrial de Santander.



Acuerdo del Consejo Superior No. 035 de 2013, por el cual se otorga un estímulo económico a un grupo de estudiantes exaltados públicamente por el Ministerio de Educación Nacional por haber obtenido el mejor puntaje en los Exámenes de Estado de Calidad de la Educación Superior SABER-PRO. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS



Consejo Académico (CA): El Consejo Académico es la máxima autoridad académica de la Universidad.



Devolución: Restitución del dinero recaudado por la Universidad. Ver tipos y/o casos de devolución en consideraciones (Pág. 2 y 3)



CDP: Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.



Registro Presupuestal : El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso , garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el art 37 del Estatuto Presupuestal Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar también con registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin.



SIF: Sistema de Información Financiero



PFU: Por fuera de la Universidad



SABER PRO: Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior

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CONSIDERACIONES El trámite de solicitud de devolución aplica para los siguientes casos: 1.

ESTUDIANTES PREGRADO PRESENCIAL

-

Devolución de un porcentaje del valor de la matrícula o derechos de grado cuando es autorizado por el Consejo Académico .

-

Devolución del 85% del valor de la matrícula cuando realiza el pago de la liquidación, pero no se realiza la matrícula académica.

-

Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y el estudiante queda PFU en el semestre que está cursando .

-

Devolución del 100% cuando se presenta un doble pago de matrícula.

-

Devolución del 85% de los derechos de grado si el estudiante no se gradúa.

-

Devolución de un porcentaje de los derechos de grado a los estudiantes que obtengan puntajes de excelencia en el SABER PRO .

-

Devolución del 85% del valor pagado por crédito de Coopfuturo cuando no realiza la matrícula académica.

2.

ESTUDIANTES DE POSGRADO

-

Devolución de un porcentaje del valor de la matrícula o derechos de grado cuando es autorizado por el Consejo Académico .

-

Devolución del 85% del valor de la matrícula cuando realiza el pago de la liquidación, pero no se realiza la matrícula académica.

-

Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y el estudiante queda PFU en el semestre que está cursando .

-

Devolución del 100% del valor de la matrícula por becas otorgadas a través del Icetex .

-

Devolución del 100% de la inscripción y valor de la matrícula a un programa, el cual no se realiza o presenta retrasos para iniciar por parte de la Universidad.

Nota: El porcentaje de devolución cuando es sometido a consulta ante el Consejo Académico varía de acuerdo con la situación plantea da por el Estudiante.

3.

INSTITUTO DE LENGUAS Y OTRAS UNIDADES ACADÉMICAS

-

Devolución del 100% de la inscripción y valor de un curso, el cual no se realiza o presenta retrasos para iniciar por parte de la Universidad.

-

Devolución del 100% del valor de un curso por doble pago.

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CONSIDERACIONES

4.

PAGO DE NÓMINA (FUNCIONARIOS Y DOCENTES PLANTA, DOCENTES CÁTEDRA Y AUXILIATURAS ESTUDIANTILES)

-

Por rechazo bancario cuando se realiza la transferencia.

-

Por no reclamar las tirillas de pago.

-

Por error en la liquidación de la nómina.

5. PERSONAS Y ENTIDADES QUE REALIZAN PAGOS QUE NO CORRESPONDEN A LA UNIVERSIDAD (Devolución del 85% del valor recaudado).

6.

CONVENIOS DE ALCALDÍAS Y COOPERATIVAS

-

Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y el estudiante queda PFU en el semestre que está cursando .

-

Devolución del 100% cuando se presenta un doble pago de matrícula.

La Universidad reintegrará el valor correspondiente al estímulo de exoneración de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 6° del Acuerdo del Consejo Superior No. 063 de 2006, al estudiante que se haga acreedor del mismo y se gradúe en la primera ceremonia del semestre, programada en el calendario académico Nota: Las devoluciones realizadas en las Sedes Regionales son autorizadas por su respectivo coordinador y envían el reporte a la Se cción de Tesorería de la sede Principal.

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Inicio/Fin

Dec isión

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Documento

Procesamiento en S.I. o intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIÓN

INICIO

1. Identifica la necesidad de solicitud devolución y la Unidad a la cual debe realizar la solicitud.

1. Realiza la solicitud de devolución

¿La dev olución la autoriza el Consejo Académico?

No

A

Caso 1. Devolución autorizada por el Consejo Académico para Estudiantes de pregrado presencial y posgrado

Conector

RESPONSABLE

Estudiantes, administrativos de planta, profesores de planta, profesores de cátedra, Particulares u otras entidades

Pág.7

Si

2. Entrega solicitud de devolución

2. Entrega en Secretaría General una carta solicitando la devolución, la cual será analizada por el Consejo Académico.

Estudiante

3. Analiza Solicitud

3. Analiza solicitud de devolución y emite concepto.

Consejo Académico

Acta de Consejo Académico

4. Publicación de resultados solicitudes de devolución

1

4. Publica en cartelera la decisión del Consejo Académico sobre las solicitudes de devolución.

Secretaria General

Conector de página

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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Página 5 de 15 DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

5. Si la solicitud fue aprobada, envía el acta del Consejo Académico por correo electrónico a la Sección de Tesorería.

Secretaria General

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1

No FIN

¿Aprobada? Si

5. Envía copia del acta de aprobación

6. Entrega solicitud

Documentos soporte

F

7. Revisa la documentación

E

8. Elabora la orden de pago manual

Orden de Pago Manual

9. Verifica OPM, soportes y da VoBo

2

6. Entrega en la Sección de Tesorería los siguientes documentos:  Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado  Fotocopia del documento de identidad  Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos  Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05  Acta de respuesta del Consejo Académico, donde se establece el porcentaje de devolución.

Estudiante

Formato de Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18

7. Recibe la documentación y verifica que la información esté correcta y completa.

Auxiliar Administrativo Tesorería

8. Elabora e imprime la orden de pago manual, especificando documento de identidad del estudiante, concepto de la devolución y valor.

Auxiliar Administrativo Tesorería

Nota: Se debe contar con el respectivo CDP para la elaboración de la orden de pago manual si la devolución corresponde a la vigencia actual. 9. Verifica la información de la orden de pago manual con los documentos soporte y da VoBo.

Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05

Jefe Sección de Tesorería

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES

Página 6 de 15 DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

2

¿La devolución es para un estudiante de pregrado presencial?

No

Si 10. Firma la orden de pago manual

10. Firma la orden de pago manual Nota: Aplica únicamente para estudiantes de pregrado presencial de la Sede Principal UIS.

Jefe División Financiera

Procedimiento de Egresos – PFI.08 Egresos

FIN

11. Envía la orden de pago manual

11. Envía la orden de pago manual con los documentos soporte a la Coordinación de posgrado, según corresponda.

12. Verifica y firma la orden de pago manual

12. Verifica y firma la orden de pago manual

13. Envía la orden de pago manual y los documentos

13. Envía la orden de pago firmada junto con los documentos soporte a la Sección de Tesorería

3

Auxiliar Administrativo Tesorería

Jefe de Unidad

Unidad Académica

Código : PFI.32

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES

Página 7 de 15 DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3

Orden de pago firmada Documentos soporte

14. Recibe la orden de pago manual y los documentos soporte

14. Recibe la orden de pago manual

Auxiliar Administrativo Tesorería

Procedimiento de Egresos – PFI.08

Egresos

FIN

A

¿La devolución es de pregrado presencial?

No

Caso 2: Devolución Convenios de Alcaldías y Cooperativas B

Pág.9

Si ¿La devolución es por Convenios de Alcaldías y Cooperativas??

Si

15. Entrega solicitud

E Pág.5

Documentos soporte

No

C Pág.8

15. Entrega en la Sección de Tesorería los siguientes documentos:  Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado  Fotocopia del documento de identidad, en el caso de personas naturales.  Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05  Documento que permita la verificación del pago realizado a la Universidad  Certificación de otorgamiento de Subsidios emitida por la Cooperativa o Alcaldía correspondiente.

Estudiante

Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica – FFI.05

Formato de Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18

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Página 8 de 15 DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

C

¿La devolución es p or puntajes de excelencia en el SABER PRO?

No

D Pág.9

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Caso 3. Devolución para estudiantes de pregrado presencial por puntajes de excelencia en el SABER PRO

Si 16.Solicita comunicación

16. Solicita comunicación de la Vicerrectoría Académica informando sobre el descuento otorgado por puntaje de excelencia en el SABER PRO.

17. Envía comunicación

17. Envía comunicación informando el descuento otorgado al estudiante por puntaje de excelencia en el SABER PRO.

Estudiante

Vicerrectoría Académica

18. Entrega en la Vicerrectoría Académica los siguientes documentos:  Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado  Fotocopia del documento de identidad  Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica – FFI.05  Acuerdo del Consejo Superior especificando el porcentaje de devolución.  Recibo original de pago de los derechos de grado.

Estudiante

19. Revisa y envía los documentos

19. Revisa y envía los documentos a la Sección de Tesorería

Vicerrectoría Académica

20. Recibe y revisa los documentos

20. Revisa la documentación y verifica que la información este correcta y completa

Auxiliar Administrativo Tesorería

18. Entrega solicitud

Documentos soporte

E

Pág.5

Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica – FFI.05 Formato de Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES

Página 9 de 15 DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Caso 4. Devolución para estudiantes de pregrado presencial por no realizar matrícula académica, por haber quedado PFU, por haber realizado un doble

D

pago de matrícula, por no graduación 21. Entrega solicitud

21. Entrega en la Sección de Tesorería los siguientes documentos:  Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado  Fotocopia del documento de identidad  Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos  Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica – FFI.05  Certificado de admisiones para los casos en que no se realice matrícula académica, haya quedado PFU, o no se gradúe, o carta de la entidad en el caso de subsidios de Cooperativas, Alcaldías, Fondos.

Documentos soporte

F Pág.5

B

¿Devolución para estudiantes de posgrados u otras unidades académicas?

22. Entrega solicitud

Documentos soporte

4

No

Estudiante

Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica – FFI.05

G

Pág.11

Formato de Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18

Caso 5: Devolución para estudiantes de posgrado u otras Unidades Académicas 22. Entrega en la Coordinación de posgrado o en la Unidad Académica correspondiente, los siguientes documentos:  Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado  Fotocopia del documento de identidad  Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos  Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica – FFI.05  Documento soporte (Certificado de admisiones (para los casos en que no se realice matrícula académica, quede PFU, o no se gradúe o carta de la entidad en el caso de subsidios)

Estudiante

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Página 10 de 15 DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

4

23. Revisa y envía los documentos

24. Recibe y revisa los documentos

23. Revisa y envía los documentos a la Sección de Tesorería. Nota: Si la devolución corresponde al valor del nivel introductorio o inscripción y valor de un curso que no se realiza o presente retrasos para iniciar por parte de la Universidad, la unidad debe anexar comunicación avalando la devolución. 24. Revisa la documentación y verifica que la información este correcta y completa

25. Elabora orden de pago manual

Orden de pago manual

26. VoBo orden de pago manual

27. Envía orden de pago manual

25. Elabora e imprime la orden de pago manual, especificando documento de identidad del estudiante, concepto de la devolución y valor. Nota: Se debe contar con el respectivo CDP para la elaboración de la orden de pago manual si la devolución es de la vigencia actual.

Unidad Académica

Auxiliar Administrativo Tesorería

Auxiliar Administrativo Tesorería

26. Verifica la información de la orden de pago manual con los documentos soporte y da VoBo.

Jefe Sección de Tesorería

27. Envía la orden de pago manual con los documentos soporte a la Unidad correspondiente (Posgrado, otras Unidades Académicas)

Auxiliar Administrativo Tesorería

28. Verifica y firma orden de pago manual

28. Verifica y firma la orden de pago manual

Jefe de Unidad

29. Envía orden de pago manual y documentos soporte

29. Devuelve la orden de pago firmada junto con los documentos a la Sección de Tesorería

Unidad Académica

5

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES

Página 11 de 15 DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

30. Recibe la orden de pago manual y los documentos soporte

Auxiliar Administrativo Tesorería

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5

30. Recibe la orden de pago manual

Procedimiento de Egresos – PFI.08

Egresos

FIN

G

¿Devolución para estudiantes del Instituto de Lenguas?

No

Pág.12

Caso 6: Devolución para estudiantes del Instituto de Lenguas

Si

31. Entrega solicitud

Documentos soporte

32. Revisa los documentos soporte

6

H

31. Entrega en el Instituto de Lenguas los siguientes documentos:  Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado  Fotocopia del documento de identidad  Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos  Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05 32. Revisa la documentación y verifica que la información esté correcta y completa

Estudiante

Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05 Formato de Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18

Instituto de Lenguas

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Versión : 03

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES

Página 12 de 15 DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6

33. Elabora la Orden de Pago Manual

33. Orden de pago manual

34. Envía la orden de pago manual firmada por el ordenador del gasto, especificando el número del CDP y el monto de la devolución, con los documentos soporte a la Sección de Tesorería. Nota: Si la devolución corresponde a la inscripción y valor de un curso que no se realiza o presente retrasos para iniciar por parte de la Universidad, la unidad debe anexar comunicación avalando la devolución.

34. Envía la orden de pago manual y los documentos

35. Recibe la orden de pago manual

35. Recibe la orden de pago manual y revisa los documentos soporte 36. Elabora la orden de pago manual, especificando documento de identidad del estudiante, concepto de la devolución y valor, y trascribiendo el número dado por el SIF a la orden de pago enviada por el Instituto.

36. Elabora la orden de pago manual

Egresos

FIN

H

¿Devolución por pago de nómina?

No

I Pág.14

Si ¿Devolución por no cobrar las tirillas de pago? Si

7

No

J

Pág.13

Instituto de Lenguas

Instituto de Lenguas

Auxiliar Administrativo Tesorería Auxiliar Administrativo Tesorería

Procedimiento de Egresos – PFI.08

Código : PFI.32

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Versión : 03

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES

Página 13 de 15 DIAGRAMA DE FLUJO 7

37. Entrega solicitud

Documentos soporte

38. Elabora la orden de pago manual

Orden de pago

39. Verifica y firma la orden de pago manual

40. Autoriza la orden de pago manual

DESCRIPCIÓN

Caso 7: Devolución por nómina por no cobrar tirillas de pago o error en la liquidación de nómina 37. Entrega en la Sección de Tesorería los siguientes documentos:  Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado  Fotocopia del documento de identidad  Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05 Para el caso de devolución por no cobrar las tirilla de pago, esta se debe anexar en original, y en caso de pérdida la devolución se realizará con la fotocopia de la tirilla acompañada de la respectiva denuncia y certificación del banco de que la tirilla no ha sido cobrada 38. Elabora e imprime la orden de pago manual, especificando documento de identidad de la persona, concepto de la devolución y valor.

RESPONSABLE

Estudiante / Profesor

Auxiliar Administrativo Tesorería

39. Verifica la información de la orden de pago manual con los documentos soporte y la firma.

Jefe Sección de Tesorería

40. Autoriza la orden de pago manual.

Jefe Sección de Tesorería Procedimiento de Egresos – PFI.08

Egresos

J

41. Se comunica con la persona

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Caso 8: Devolución por rechazo bancario 41. Comunica a la persona que presentó el rechazo bancario para verificar su información y descarga del Portal Bancario la causal de rechazo.

Auxiliar Administrativo Tesorería

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES

Versión : 03 Página 14 de 15

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Particulares u otras entidades

Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica – FFI.05

I

Caso 9: Devolución por pagos que no corresponden a la Universidad 42. Entrega solicitud

Documentos soporte

F Pág.5

42. Entrega en la Sección de Tesorería los siguientes documentos:  Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado  Fotocopia del documento de identidad, en el caso de personas naturales.  Formato de Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05  Documento que permita la verificación del pago realizado a la Universidad

Formato de Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES

Código : PFI.32

Versión : 03 Página 15 de 15

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

1

FECHA DE APROBACIÓN

Marzo 22 de 2012

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creación del procedimiento

   2

Septiembre 9 de 2014



  



3

Septiembre 4 de 2017

    

Modificación del término ECAES por SABER PRO Eliminación del Caso Devoluciones IPRED dentro de las consideraciones del Procedimiento e inclusión del caso Convenios Alcaldías y Cooperativas . Inclusión Nota aclaratoria dentro de las consideraciones referente a la autonomía del Consejo Académico en el porcentaje de devolución a tramitar para los estudiantes. Eliminación de las devoluciones al IPRED en el Caso 1 Devolución Autorizada por el Consejo Académico . Inclusión dentro de los documentos soporte para Estudiantes de Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos , como alternativa de consulta para el Auxiliar de Tesorería. Inclusión de Nota en la Actividad 10: Aplica únicamente para estudiantes de pregrado presencial de la Sede Principal UIS. Inclusión de documento soporte en la Actividad 15: Certificación de otorgamiento de Subsidios emitida por la Cooperativa o Alcaldía correspondiente. Aclaración Caso 6, Devoluciones Instituto de Lenguas, por Instituto de Lenguas – Sede Barranca.

Inclusión del Acuerdo del Consejo Superior No. 035 de 2013 Inclusión del Acuerdo del Consejo Superior No. 075 de 2013 Inclusión del acta de respuesta del Consejo Académico como documento a entregar en la Sección de Tesorería. Nota aclaratoria en la actividad 18. Inclusión del Formato Solicitud de Devolución de Dinero – FFI.18