Código : PBE.27
PROCEDIMIENTO ADJUDICACIÓN Y REVALIDACIÓN DE CUPOS PARA AUXILIATURA ESTUDIANTIL DE SOSTENIMIENTO Revisó: Jefe SSISDP
Aprobó: Rector
Versión : 01 Página 1 de 9
Fecha de aprobación: Abril 17 de 2017 Resolución No. 595
OBJETIVO
ALCANCE
Describir las actividades para la asignación de los cupos del beneficio de Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento otorgados por la Universidad según el Acuerdo 038 de 2008 del Consejo Superior.
Comprende la solicitud, verificación del cumplimiento de requisitos, adjudicación y revalidación de los beneficios de Auxiliatura de Sostenimiento para estudiantes mujeres, ofrecidos por la Universidad a través de la División de Bienestar Universitario.
NORMATIVIDAD
Acuerdo 038 de 2008 del Consejo Superior. Por el cual se modifica el Acuerdo del Consejo Superior No. 025 de 2007 que creó el programa de Bienestar denominado Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento. Reglamento Estudiantil de Pregrado, artículo 9. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
DBU: División de Bienestar Universitario.
DSI: División de Servicios de Información.
SCC: Sección de Comedores y Cafetería.
SSISDP: Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial.
UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
CBUE: Comité de Bienestar Universitario Estudiantil
CASO ESPECIAL: Se considera caso especial al suceso cuando el estudiante no cumple con todos los requisitos , pero que según el estudio socioeconómico presenta algún factor de vulnerabilidad. CONSIDERACIONES
1. El Comité de Bienestar Universitario Estudiantil, quien adjudica el servicio de Auxiliatura estudiantil de Sostenimiento, esta compuesto por: Jefe de la DBU, Jefe de la SSISDP, Jefe de la SCC y dos representantes de los estudiantes al Comité de Bienestar Universitario Estudiantil . Como invitados permanentes asisten la profesional en trabajo social, encargada del programa, la psicóloga quien realiza las pruebas de selección y el ingeniero de la DSI quien tiene a sus cargo la parametrización para el proceso de selección automático.
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CONSIDERACIONES
3. Según los Acuerdos del Consejo Superior 038 de 2008, las estudiantes que resulten favorecidas con Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento deben realizar una contraprestación de 32 horas durante el semestre que reciben el beneficio. Las UAA donde las estudiantes cumplan con esta disposición pueden utilizar el formato FBE.96 Registro de horas de contraprestación, como una alternativa para llevar a cabo el registro de la misma. 4. La elaboración del cronograma para el procedimiento de Adjudicación y Revalidación de cupos para Auxiliatura Estudiantil de S ostenimiento, esta a cargo de la profesional en trabajo social quien lo lleva al comité para su aprobación
5. Los sitios para la contraprestación por este beneficio, serán asignados por la Jefe de la SSIDP y la reasignación de los mismos es decisión del comité BUE, también se puede optar por los sitios donde contra prestaron el semestre inmediatamente anterior o de acuerdo a la solicitud del estudiante donde manifiesta el deseo de contra prestar las horas en una UAA de su preferencia mediante comunicación escrita a la Jefe de la SSIDP 6. El profesional de trabajo social, una vez tiene el listado de estudiantes beneficiarios y los sitios de contraprestación, se dirige hasta la jefatura de BUE y hace entrega del mismo, con el objeto que se cargue en el sistema la deuda que acaba de adquirir el estudiante . . 7. La Secretaria de Psicorientación llevará dichos formatos hasta la DBU, donde se procede a descargar a través del sistema la deuda de la estudiante, quedando así a paz y salvo por este concepto. Para informar acerca del cumplimiento y evaluar el desempeño por parte de la estudiante , las UAA usan los formatos de registro de horas y evaluación de la contraprestación.
FBE.97 Evaluación de la contraprestación. FBE.96 Registro de horas de contraprestación.
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Procesamiento en S.F. o intranet
Documento
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
Página 3 de 9
Conector
Conector de página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1 Jornada
CBUE
Acta de comité
1 Jornada
Jefe DBU
14 Jornadas
Las Estudiantes
1 Jornada
CBUE
INICIO
1.Establece fechas de inscripción y determina disponibilidad de cupos.
en el proceso de adjudicación de estos beneficios y d Auxiliatura Estudiantil de Sostenimiento. E
2.Solicita a la DSI la publicación de las instrucciones para solicitar los beneficios.
inscripción a estos beneficios,
3.Inscripción a los beneficios.
4. Verificación del cumplimiento de requisitos.
a través del sistema. Una vez finalizado el periodo de inscripciones. ¿La estudiante cumple los requisitos?
NO
FIN
SI
1
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Acta de comité
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DIAGRAMA DE FLUJO
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TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
1 Jornada
DSI
1
la
5. Publicación de la información a las beneficiarias
decisión del CBUE. Nota: A. En el caso en que las estudiantes no cumpla con alguno de los requisitos, se le dará a conocer en cual de ellos incumplió. B. En el caso en que la estudiante si cumpla, se le informa para que continúe con el proceso.
¿La estudiante presenta la solicitud como caso especial?
SI
NO
6. Entrega carta de solicitud de análisis de caso especial.
¿La estudiante se presenta al beneficio por primera vez?
NO
Inmediato
Estudiante
2 Jornadas
Trabajo social Psicologa
A Pág.6
SI
7. Entrevista grupal.
Las
pruebas
son:
P
2
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
2
¿La estudiante aprobó las pruebas?
NO
FIN
SI
De acuerdo al cronograma
8. Solicita de cita de atención
9.Realiza visita domiciliaria
10. Diligencia formatos en la plataforma SIMSIS
Estudiante
2 Jornadas
Profesionales de trabajo social de la sección
3 Jornadas
Profesional de trabajo social
Ruta: bu.uis.edu.co>SISMSIS>Profesional salud>Atención no programada>Ingresa código del estudiante>Selecciona especialidad (trabajo social)>Visita domiciliaria>Atender>Diligencia la ficha de trabajo social para realizar vista domiciliaria.
3 Jornadas
11. Elabora informe socioeconómico y / o Psicosocial
3
Ruta: bu.uis.edu.co>SISMSIS>Profesional salud>Rol entrevistador (Individual o grupal)> Entrevistas>Elegir beneficio>Listado de entrevistados>Elige el inscrito o entrevistado>Registra el concepto< Adjunta archivos soporte si lo considera necesario. 1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Profesional de trabajo social
FBE.117 Ficha de trabajo social visita domiciliaria vivienda de unidad familiar. FBE.118 Ficha de trabajo social visita domiciliaria habitación de estudiantes.
Informe del concepto (Favorable o desfavorable)
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DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3
12. Elabora informe Psicológico.
3 Jornadas
Porfesional de Psicologia
1 Jornada
CBU
Ruta: bu.uis.edu.co>SISMSIS>Profesional salud>Rol entrevistador o Administrador (Individual o grupal)> Entrevistas>Elegir beneficio>Listado de entrevistados>Elige el inscrito o entrevistado>Registra el concepto< Adjunta archivos soporte si lo considera necesario.
13. Informa a las estudiantes seleccionadas.
14. Realiza taller
A
13.Envia información a través de la plataforma a las estudiantes que han sido beneficiarias de
dar a conocer los reglamentos y compromisos que asumen
Informe del concepto (Favorable o desfavorable)
1 Jornada
Jefe SSISDP / trabajo social
Acta de comité Adjudicación y / o Revalidación del Auxilio
1 Jornada
Jefe SSISDP / Trabajo social
Formato FBE.16 Labor educativa
15. Revalidación de cupos.
16. Imprime el formato de registro de labor educativa
4
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
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TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
17. Información de resultados de adjudicación
1 Jornada
Profesional de Trabajo Social
18. Nombramiento de las estudiantes beneficiarias.
5 Jornadas
Jefe SSISDP
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4
Labor educativa
Resolución
1 Jornada Actividades 19,20 y 21
19. Informar a las estudiantes adjudicados.
Trabajadora Social
20. Entrega de listado de beneficiarios
21. Adjudicación de sitios de contraprestación
Trabajadora Social
Jefe SISDP
Nota:
5
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Documento relación de estudiantes beneficiarios Memorando
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DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO ESTIMADO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5
Memorando
1 Jornada Actividades 22 y 23
22. Entrega de formatos del cumplimiento de su labor
Estudiante
Trabajadora Social
23. Entrega relación cumplimiento de estudiantes.
Relación estudiantes beneficiados
FIN
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
FBE.96 Registro de horas de contraprestación .
Relación cumplimiento de estudiantes
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PROCEDIMIENTO ADJUDICACIÓN Y REVALIDACIÓN DE CUPOS PARA AUXILIATURA ESTUDIANTIL DE SOSTENIMIENTO CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
FECHA DE APROBACIÓN
Abril 17 de 2017
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del documento
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