Código: CPI.01

PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Versión: 09

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Revisó

Director de Planeación

OBJETIVO ALCANCE PROVEEDORES

Aprobó

Rector

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Fecha de aprobación Diciembre 04 de 2007 Resolución Nº 1863

Asesorar y apoyar la planificación institucional, en el horizonte de la Misión, Visión, Objetivos y Políticas establecidas por el Consejo Superior, el Consejo Académico y el Rector. Aplica para las actividades de asesoría en la elaboración y consolidación del Programa de Gestión, Proyecto de Presupuesto General, proyectos de inversión a financiar, reporte de información al SNIES y actualización digital de los planos de la Universidad. ENTRADAS

 Lineamientos  Plan de Desarrollo Institucional  Proyectos de Gestión de Internos: las UAA  Consejo Superior  Programa de Gestión  Consejo Académico  Presupuesto de las UAA  UAA  Plan de Compras de las UAA.  Contratación  Registro de proyectos  Recursos Físicos susceptibles a ser  Seguimiento financiados o Institucional cofinanciados con  Dirección recursos internos Institucional  Plantillas para cargue de  Proceso Talento información al SNIES Humano- Subproceso de Seguridad y Salud  Planos técnicos de proyectos de actualización en el Trabajo o reformas en formato  Procesos de Recursos digital. Físicos – Subproceso  Informe de Auditorias Gestión Ambiental  Quejas y Reclamos Externos:  Políticas/objetivos/ Acuerdos  Entidades gubernamentales  Proyecto Institucional  Contexto Interno  Contexto Externo (Factores del entorno Político, Económico,

ACTIVIDADES

Planear:  Planear y ejecutar estrategias para el fomento de la cultura de planeación en todos sus niveles.  Preparar los lineamientos que servirán de base para la elaboración de la programación presupuestal y de gestión de la Universidad  Identificación de las fuentes de información para recopilar datos a reportar al SNIES  Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso.  Identificar y definir las actividades de formación para el proceso.  Identificar los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.

SALIDAS

 Propuesta del Programa de Gestión Institucional (PGI)  Proyecto de Presupuesto General de la Universidad  Programa Operativo Anual de Inversiones (POAI)  Propuesta de Acuerdo del Presupuesto General Anual de la Universidad.  Indicadores implementados y monitoreados.  Planos digitales estandarizados  Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento.  Informe del desempeño del proceso.  Personal capacitado para respuesta ante Hacer: emergencias  Consolidación de la propuesta de Programa de  Actividades ejecutadas en Gestión. cumplimiento de las  Asesoramiento en el proceso de elaboración del políticas, objetivos y Programa de Gestión. lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.  Análisis, articulación y consolidación del

BENEFICIARIOS

Internos:  Dirección Institucional  UAA  Seguimiento Institucional  Comunidad Universitaria  Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental Externos:  Ministerio de Educación Nacional  Visitantes  Contratistas

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Social y Tecnológico)  Plan de Formación de Talento Humano  Necesidades de formación del proceso  Resultados de la Evaluación de Desempeño.  Procedimiento para la Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles.  Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales  Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias  Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo)

proyecto de presupuesto general.  Determinación de proyectos de inversión a financiar con recursos del presupuesto general de la Universidad, de acuerdo a los criterios de elegibilidad.  Actualización digital de la documentación concerniente a la planta física de la Universidad.  Cargue de información al SNIES  Implementar controles nuevos o modificados.  Difundir y conocer el plan de emergencia.  Ejecutar las actividades establecidas en los programas de gestión y proyectos del Sistema de Gestión Integrado.  Dar cumplimiento a los requisitos legales.  Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión.  Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación.  Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Verificar:  Medir el desempeño del proceso mediante actividades de seguimiento. Actuar:  Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

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 Mapa de Riesgos de Gestión del proceso.  Plan de formación del proceso ejecutado.  Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado.  Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada.  Plan de emergencias actualizado.

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL RECURSOS

Software:  Sistema de información de BPPIUIS.  Sistema Información del Plan de Gestión  Sistema de Información Financiero

RESPONSABLES

   

Colaboradores: Profesional (12). Secretario (1). Auxiliar Administrativo (1) Se cuenta con el apoyo técnico de los ingenieros de soporte de la División de Servicios de Información.

Auditorías Internas. Auditorias Contraloría General de la Nación. Auditoría Ministerio de Educación Nacional Autocontrol y Auto evaluación.

MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

REQUISITOS

Líder del proceso: Director de Planeación.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

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Beneficiario  Información veraz y oportuna.  Transparencia en la gestión y en el cumplimiento de sus funciones. Legales y reglamentarios: Ver listado Maestro de Documentos Externos Organización:  Estatuto General  Proyecto Institucional  Acuerdo 032 del 8 de junio de 2002 del Consejo Superior.  Acuerdo 047 de 2002 del Consejo Superior.  Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander 2003 y sus modificaciones.  Plan de Desarrollo Institucional Matriz de interrelación de Requisitos.

Ver Hoja de Vida de Indicadores

REGISTROS DEL PROCESO

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver listado Maestro de Registros.

Ver listado Maestro de Documentos Internos.

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

01

FECHA DE APROBACIÓN Diciembre 04 de 2007

02

Mayo 02 de 2008

03 04 05

Octubre 1 de 2008 Abril 23 de 2010 Mayo 24 de 2010

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento Modificación de los campos recursos, medición del proceso (indicadores) y seguimiento y monitoreo del proceso Cambio de norma de referencia de NTC ISO 9001:2000 a NTC GP 1000:2004 Inclusión dentro de los requisitos de la Organización: Plan de desarrollo Institucional Eliminación de los requisitos la norma NTCGP 1000:2004

PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

06

Julio 26 de 2012

07

Marzo 19 de 2014

08

Noviembre 09 de 2016

09

Julio 26 de 2017

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Se modifica alcance, objetivo, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. Inclusión del Plan de Desarrollo Institucional como entrada del proceso, se fortalece en el ítem de responsables los colaboradores del proceso y se modifica el número de responsables. Ajuste de nombres de documentos asociados, cambio del reporte de indicadores SUE por reporte de información al SNIES y actividades derivadas de esta modificación. Se incluye información correspondiente a las actividades asociadas al SG-SST y Ambiental. Se incluye información correspondiente a las actividades relacionadas con el Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso.