nombre del proceso - UIS

Ofrecer información científica, técnica y humanística, a través de la disponibilidad de material bibliográfico para la comunidad universitaria. PROVEEDORES. ENTRADAS. ACTIVIDADES. SALIDAS. BENEFICIARIOS. Internos. • Unid. Académico -. Administrativas. • Profesionales –. Referencia Biblioteca. • Seguimiento.
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Código: CBI.01

PROCESO BIBLIOTECA

Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO BIBLIOTECA Revisó: Director de Biblioteca

Aprobó: Rector

Página 1 de 4 Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007. Resolución Nº 1842

OBJETIVO

Satisfacer las necesidades de información científica, técnica y humanística de la comunidad universitaria, asegurando la disponibilidad de material bibliográfico.

ALCANCE

Ofrecer información científica, técnica y humanística, a través de la disponibilidad de material bibliográfico para la comunidad universitaria.

PROVEEDORES Internos  Unid. Académico Administrativas.  Profesionales – Referencia Biblioteca.  Seguimiento Institucional  Dirección Institucional  Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos –Subproceso Gestión Ambiental Externos  Editores (casa editoriales y proveedores de bases de datos y libros electrónicos)  Librerías  Personas naturales  Entes gubernamentales  Instituciones en

ENTRADAS

ACTIVIDADES

 Políticas/objetivos/ Acuerdos  Cotizaciones  Material Bibliográfico  Necesidad de orientación e información del proceso  Informe de auditorias  No Conformidades  Solicitud de las Unidades Académico Administrativas  Propuestas de Licitación y convocatorias  Convenios de Canje  Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales  Programa de prevención, preparación y

Planear  Establecer las actividades del proceso.  Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso.  Identificar y definir las actividades de formación para el proceso.  Identificar los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Hacer  Seleccionar el nuevo material bibliográfico.  Adquirir material bibliográfico.  Procesar el material bibliográfico adquirido.  Registrar el material bibliográfico adquirido.  Disponer el material bibliográfico para consulta del usuario.  Orientar al usuario.  Realizar mantenimiento del material.  Implementar controles nuevos o

SALIDAS      

  

Material Bibliográfico disponible para consulta Consultas atendidas Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento Informe de desempeño del proceso Acciones aplicadas eficazmente Actividades ejecutadas en cumplimiento de las políticas, objetivos y lineamientos del Sistema de Gestión Integrado. Mapa de Riesgos de Gestión del proceso. Plan de formación del proceso ejecutado. Matriz de identificación de

BENEFICIARIOS

Internos  Comunidad Universitaria  Seguimiento institucional  Comunidad Universitaria  Seguimiento Institucional  Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental Externos  Comunidad Externa  Visitantes  Contratistas

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Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO BIBLIOTECA convenio 

respuesta de modificados. Emergencias  Difundir y conocer el plan de emergencia. Matriz de requisitos  Ejecutar las actividades establecidas en los legales (ambiental y programas de gestión y proyectos del de seguridad y Sistema de Gestión Integrado. salud en el trabajo)  Dar cumplimiento a los requisitos legales.   Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión.  Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación.   Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Verificar  Medir el desempeño del proceso a través del cumplimiento de indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Actuar  Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

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peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado. Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada. Plan de emergencias actualizado.

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Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO BIBLIOTECA

RECURSOS

Recursos físicos  Equipos de cómputo  Equipos Audiovisuales  Equipos para procesamiento técnico  Medios de comunicación

RESPONSABLES

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MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

REQUISITOS

Beneficiarios:  Material bibliográfico disponible.  Disponibilidad de medios electrónicos para consulta. Líder del proceso: Director de Biblioteca Colaboradores: Profesional – Selección y Adquisición Profesional – Catalogación y Clasificación Profesional - Circulación y Préstamo Profesional – Referencia Profesional - Sistemas

De la organización:  Acuerdo N°164, de 2003. Nuevo procedimiento para la entrega en Biblioteca de los trabajos de grado, trabajos de investigación o tesis.  Acuerdo N° 101 de 2004, Política de desarrollo de colecciones  Acuerdo N° 029 de 2008 y Acuerdo N° 045 de 2008. Reglamento de la Biblioteca.

Ver Hoja de Vida de Indicadores

Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos

Software Sistema Integrado de Información UIS - LIBRUIS

Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

     

Reuniones Comité Primario Reuniones con Coordinadores Reuniones de Grupo Seguimiento a las encuestas de satisfacción Seguimiento a los Indicadores Auditorías internas

REGISTROS DEL PROCESO



VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

1

Noviembre 29 de 2007

2

Marzo 06 de 2008

Ver Listado Maestro de Registros

DOCUMENTOS DE REFERENCIA



Ver Listado Maestro de Documentos Internos.

CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento Modificación del documento. Inclusión de actividades de seguimiento.

PROCESO BIBLIOTECA

Código: CBI.01 Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO BIBLIOTECA

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3

Octubre 30 de 2008

Modificación del documento. Cambio de Requisitos

4

Febrero 20 de 2009

Modificación del documento. Inclusión de Proveedores, Ampliación del Alcance y Colaboradores.

5

Agosto 02 de 2010

6

Febrero 28 de 2012

7

Julio 26 de 2017

Eliminación de la frase NTC GP 1000:2004 de la columna requisitos e inclusión de “Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01” Modificación del objetivo y el alcance, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. Modificación del documento. Corrección en proveedores y beneficiaros, de nombre del subproceso “de Seguridad y Salud en el Trabajo”, que hace parte del proceso de Talento Humano y del Subproceso Gestión Ambiental, el cual pertenece al Proceso de Recursos Físicos. Modificación y generación de actividades en el planear y hacer, asociadas al SG SST y Ambiental. En las salidas inclusión, corresponde a las actividades relacionadas con el Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso.