Código: CBI.01
PROCESO BIBLIOTECA
Versión: 07
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO BIBLIOTECA Revisó: Director de Biblioteca
Aprobó: Rector
Página 1 de 4 Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007. Resolución Nº 1842
OBJETIVO
Satisfacer las necesidades de información científica, técnica y humanística de la comunidad universitaria, asegurando la disponibilidad de material bibliográfico.
ALCANCE
Ofrecer información científica, técnica y humanística, a través de la disponibilidad de material bibliográfico para la comunidad universitaria.
PROVEEDORES Internos Unid. Académico Administrativas. Profesionales – Referencia Biblioteca. Seguimiento Institucional Dirección Institucional Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo Proceso de Recursos Físicos –Subproceso Gestión Ambiental Externos Editores (casa editoriales y proveedores de bases de datos y libros electrónicos) Librerías Personas naturales Entes gubernamentales Instituciones en
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Políticas/objetivos/ Acuerdos Cotizaciones Material Bibliográfico Necesidad de orientación e información del proceso Informe de auditorias No Conformidades Solicitud de las Unidades Académico Administrativas Propuestas de Licitación y convocatorias Convenios de Canje Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales Programa de prevención, preparación y
Planear Establecer las actividades del proceso. Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso. Identificar y definir las actividades de formación para el proceso. Identificar los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Hacer Seleccionar el nuevo material bibliográfico. Adquirir material bibliográfico. Procesar el material bibliográfico adquirido. Registrar el material bibliográfico adquirido. Disponer el material bibliográfico para consulta del usuario. Orientar al usuario. Realizar mantenimiento del material. Implementar controles nuevos o
SALIDAS
Material Bibliográfico disponible para consulta Consultas atendidas Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento Informe de desempeño del proceso Acciones aplicadas eficazmente Actividades ejecutadas en cumplimiento de las políticas, objetivos y lineamientos del Sistema de Gestión Integrado. Mapa de Riesgos de Gestión del proceso. Plan de formación del proceso ejecutado. Matriz de identificación de
BENEFICIARIOS
Internos Comunidad Universitaria Seguimiento institucional Comunidad Universitaria Seguimiento Institucional Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental Externos Comunidad Externa Visitantes Contratistas
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO BIBLIOTECA convenio
respuesta de modificados. Emergencias Difundir y conocer el plan de emergencia. Matriz de requisitos Ejecutar las actividades establecidas en los legales (ambiental y programas de gestión y proyectos del de seguridad y Sistema de Gestión Integrado. salud en el trabajo) Dar cumplimiento a los requisitos legales. Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Verificar Medir el desempeño del proceso a través del cumplimiento de indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Actuar Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
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peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado. Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada. Plan de emergencias actualizado.
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RECURSOS
Recursos físicos Equipos de cómputo Equipos Audiovisuales Equipos para procesamiento técnico Medios de comunicación
RESPONSABLES
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MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)
REQUISITOS
Beneficiarios: Material bibliográfico disponible. Disponibilidad de medios electrónicos para consulta. Líder del proceso: Director de Biblioteca Colaboradores: Profesional – Selección y Adquisición Profesional – Catalogación y Clasificación Profesional - Circulación y Préstamo Profesional – Referencia Profesional - Sistemas
De la organización: Acuerdo N°164, de 2003. Nuevo procedimiento para la entrega en Biblioteca de los trabajos de grado, trabajos de investigación o tesis. Acuerdo N° 101 de 2004, Política de desarrollo de colecciones Acuerdo N° 029 de 2008 y Acuerdo N° 045 de 2008. Reglamento de la Biblioteca.
Ver Hoja de Vida de Indicadores
Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos
Software Sistema Integrado de Información UIS - LIBRUIS
Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO
Reuniones Comité Primario Reuniones con Coordinadores Reuniones de Grupo Seguimiento a las encuestas de satisfacción Seguimiento a los Indicadores Auditorías internas
REGISTROS DEL PROCESO
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
1
Noviembre 29 de 2007
2
Marzo 06 de 2008
Ver Listado Maestro de Registros
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Listado Maestro de Documentos Internos.
CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento Modificación del documento. Inclusión de actividades de seguimiento.
PROCESO BIBLIOTECA
Código: CBI.01 Versión: 07
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO BIBLIOTECA
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3
Octubre 30 de 2008
Modificación del documento. Cambio de Requisitos
4
Febrero 20 de 2009
Modificación del documento. Inclusión de Proveedores, Ampliación del Alcance y Colaboradores.
5
Agosto 02 de 2010
6
Febrero 28 de 2012
7
Julio 26 de 2017
Eliminación de la frase NTC GP 1000:2004 de la columna requisitos e inclusión de “Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01” Modificación del objetivo y el alcance, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. Modificación del documento. Corrección en proveedores y beneficiaros, de nombre del subproceso “de Seguridad y Salud en el Trabajo”, que hace parte del proceso de Talento Humano y del Subproceso Gestión Ambiental, el cual pertenece al Proceso de Recursos Físicos. Modificación y generación de actividades en el planear y hacer, asociadas al SG SST y Ambiental. En las salidas inclusión, corresponde a las actividades relacionadas con el Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso.