Código: CFI.01

PROCESO FINANCIERO

Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO FINANCIERO Revisó:

Aprobó Jefe División Financiera

OBJETIVO ALCANCE PROVEEDORES Externos:  Gobierno Nacional  Gobernación de Santander  Comunidad externa  Entidades Financieras y Fiduciarias Internos:  Consejo Superior  Rectoría  Dirección Institucional  UAA  Directores de Proyectos  Talento Humano  Estudiantes  Responsables de los bienes  Subproceso Tesorería

Rector

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Fecha de aprobación Resolución N° 1858, Diciembre 04 de 2007

Administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad. Presentar información de la ejecución presupuestal anual de la Universidad, apoyar en la gestión egresos, bienes muebles, inmuebles e intangibles y; elaborar informes financieros. ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS  Plan de Desarrollo Planear:  Mapa de Riesgos de Institucional  Identificar, analizar y valorar los Gestión del Proceso riesgos de gestión que pueden  Plan de Formación  Proyecto Institucional afectar el logro del objetivo del del Proceso  Contexto Interno proceso. Ejecutado  Contexto Externo de (Factores del entorno  Identificar y definir las actividades  Matriz de formación para el proceso. identificación de Político, Económico, peligros, evaluación  Identificar los peligros/aspectos Social y Tecnológico) ambientales del proceso, con el y valoración de los  Plan de Formación de riesgos y acompañamiento de los Talento Humano. establecimiento de Subprocesos de Seguridad y Salud  Necesidades de en el Trabajo, y Gestión controles formación del proceso. actualizado. Ambiental.  Resultados de la  Establecer los controles para los  Matriz de Evaluación de identificación de peligros/aspectos ambientales del Desempeño. proceso, con el acompañamiento aspectos y  Procedimiento para la valoración impactos de los Subprocesos de Seguridad y Identificación de ambientales Salud en el Trabajo, y Gestión peligros, evaluación y Ambiental. actualizada. valoración de riesgos y establecimiento de  Programar y desarrollar reuniones  Plan de emergencias periódicas de Grupo Primario, con actualizado. controles. el fin de hacer seguimiento a la  Proyectos suscritos  Procedimiento para la gestión del Proceso Financiero. en el Plan de identificación de  Identificar proyectos a desarrollar Gestión. aspectos y valoración de en el Plan de Gestión anual.  Matriz de requisitos impactos ambientales

y manejo de los ingresos y BENEFICIARIOS Externos:  Visitantes.  Contratistas.  Organismos de Control Externos.  Entes Externos. Internos:  UIS.  Seguimiento Institucional.  UAA.  Comunidad Universitaria.  Comité Sostenibilidad Sistema Contable.  Subproceso Contabilidad  Talento Humano Procesos:  Seguimiento Institucional

de del

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO FINANCIERO  Subproceso Inventarios  Subproceso Recaudos  Subproceso Contabilidad  Subproceso Presupuesto  Seguimiento Institucional

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Procesos:  Proceso Talento HumanoSubproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental

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Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo) Ley Ordenanza Políticas/Objetivos/Acuer dos Matriz de requisitos legales. Posibles ingresos y egresos Vencimiento de Títulos Solicitud CDP Resolución o Acuerdo de modificación presupuestal Información socioeconómica de estudiantes Documentos de Recaudo, dinero en efectivo y/o cheques Documentos de contratación y soportes Nómina Listados de los bienes

Hacer:  Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión.  Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación.  Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Desarrollar actividades tendientes a cumplir las políticas, objetivos, acuerdos y lineamientos Institucionales del Sistema de Gestión Integrado  Realizar trámite de obtención de aportes para la UIS.  Realizar la legalización, control y aseguramiento de los bienes de la Universidad y marcación de los

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legales.  Proceso Talento Actividades Humano- Subproceso ejecutadas en de Seguridad y Salud en cumplimiento de las el Trabajo políticas, objetivos y  Proceso de Recursos lineamientos del Físicos – Subproceso Sistema de Gestión Gestión Ambiental Integrado. Otorgamiento de Aportes. Inversiones. Rendimientos a las inversiones CDP. Apropiación presupuestal. Presupuesto modificado. Comprobante de pago de matrícula. Movimientos de cuentas. Prestación del servicio. Pagos efectuados. Bienes legalizados, marcados, controlados y asegurados. Estados, Informes y Reportes Contables

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que ingresan a la Universidad Solicitud de préstamo y traslado de bienes Denuncias de bienes robados, perdidos o deteriorados Resolución de aceptación de donaciones Boletín Diario y soportes Reporte mensual de movimientos de bienes Facturación por Venta de Servicios Registros de Liquidaciones de matrículas, nóminas, documentos de contratación y soportes. Libros Principales y Auxiliares Compromisos de pago generados por la prestación de bienes y/o servicios a terceros Ejecución Presupuestal del Fondo 8 Reporte de Recaudo y Consignaciones Información del Proceso Información de

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bienes mayores. Elaborar los ajustes contables correspondientes. Realizar la recolección, revisión, ajuste y conciliación de movimientos contables. Elaborar estados, informes y reportes contables. Control operativo y contable de los recursos provenientes del recaudo de Estampilla PRO-UIS. Realizar recaudo de dinero, trámite de pagos, cumplimiento de obligaciones. Revisar los movimientos de las cuentas en el SIF a nivel contable. Realizar seguimiento y control de los compromisos de pago vencidos. Realizar seguimiento y control de la inversión por programas del fondo 8 de Estampilla PRO-UIS. Efectuar la colocación y seguimiento de recursos temporales de liquidez Realizar Modificación presupuestal en el SIF Liquidación de matrícula de estudiantes de pregrado de programas presenciales. Ejecutar las actividades

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Informes de cartera vencida. Informes de Egresos. Informe de Ingresos. Acciones correctivas, preventivas y de mejora. Informe del desempeño del proceso. Acciones aplicadas eficazmente. Documentación del SGC actualizada según requerimientos del Proceso.

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Auditorías No conformidades

establecidas en los Programas de Gestión y Proyectos del Sistema de Gestión Integrado. Verificar:  Verificar el rubro presupuestal con la solicitud y asignación de CDP  Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento.  Reportar semestralmente los resultados (indicadores y cumplimiento de actividades) de los proyectos del Plan de Gestión.  Evaluar el seguimiento al desarrollo de las actividades del proceso a través de reuniones de Grupo Primario. Actuar:  Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.  Mejorar continuamente el proceso mediante la revisión continua de los procedimientos documentados para así identificar oportunidades de mejora  Mejorar continuamente el Sistema de Información Financiero a través

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de diferentes desarrollos los cuales permiten mejorar la calidad de la información para la toma de decisiones del Proceso.

RECURSOS Recursos Físicos ▪ Equipos de Oficina. ▪ Sistema Modular de Archivo. ▪ Lector de Código de barras PSC. ▪ Instrumento de marcación.

RESPONSABLES

REQUISITOS

MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

Líder del Proceso: Jefe División Financiera Colaboradores: ▪ Jefes de Sección. ▪ Profesionales de Apoyo. ▪ Auxiliares Administrativos.

Beneficiario: Información oportuna, clara y veraz.

Ver Hoja de Vida de Indicadores

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO FINANCIERO Software

De la organización  Acuerdo del Consejo Superior No. 071 de 2014. Por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander.  Resolución No. 809 de 2001. Plan de Cuentas Presupuestales.  Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander.  Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2015, por el cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander.  Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS.  Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS.

▪ SIF. ▪ Sistema de Inventarios (Web) ▪ Módulo de Planta Física. ▪ Label Wizard (Stickers).

RECURSOS

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RESPONSABLES

REQUISITOS Legales y reglamentarios Ver Listado Maestro de Documentos Externos.

MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

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Ver Matriz de Interrelación de requisitos MDI.01 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

REGISTROS DEL PROCESO

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

▪ Reuniones periódicas con los Jefes de Sección para monitorear el avance del proceso, resolver inconvenientes e inquietudes. ▪ Reuniones Grupo Primario ▪ Monitoreo periódico de la información financiera y contable consignada en el SIF. ▪ Seguimiento a encuestas de satisfacción. ▪ Seguimiento a indicadores. ▪Seguimiento acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora. ▪ Auditorías internas.

Ver Listado Maestro de Registros

Ver Listado Maestro de Documentos Internos

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

01

Diciembre 04 de 2007

02

Agosto 29 de 2008

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento En los requisitos se modificó la ISO9001:2000 por la NTC-GP1000:2004

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En los requisitos de la organización se incluyó el Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS, aprobado recientemente

03

Septiembre 11 de 2008

04

Julio 30 de 2010

Cambio del término NTC GP1000:2004, por “Ver Matriz de interrelación de requisitos MDI.01.”

Abril 08 de 2015

 Clasificación de los proveedores y beneficiarios internos y externos, se ajustan las actividades según el ciclo PHVA, y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental.  Modificación de la actividad referente a “realizar el seguimiento a los recursos recibidos de la Gobernación de Santander provenientes del recaudo de Estampilla PRO-UIS”.  Inclusión de “proyectos” como proveedores de las actividades referentes a “verificar el rubro presupuestal con la solicitud y asignación de CDP, y realizar Modificación presupuestal en el SIF”.  Inclusión del “Subproceso de Tesorería” como beneficiario de la actividad referente a “Liquidación de matrícula de estudiantes de pregrado de programas presenciales”.  Cambio de “recaudos” por “Subproceso de Recaudos” en las actividades: “Revisar los movimientos de las cuentas en el SIF a nivel contable, elaborar los ajustes contables correspondientes, realizar la recolección, revisión, ajuste y conciliación de movimientos contables, y elaborar estados, informes y reportes contables.  Inclusión de la siguiente normatividad: Acuerdo del Consejo Superior No. 071 de 2014. Por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 022 de 2015. Por la cual se reglamenta el estatuto de contratación de la universidad industrial de Santander

Noviembre 10 de 2016

 Revisión y ajuste de los Proveedores, Entradas, Actividades, Salidas y Beneficiarios del Proceso Financiero.  Inclusión en la Normatividad de los Acuerdos del Consejo Superior No. 034 de 2015, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander y No. 050 de 2015, por el cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander.

Julio 31 de 2017

 Modificación del documento. Corrección en proveedores y beneficiaros, de nombre del subproceso “de Seguridad y Salud en el Trabajo”, que hace parte del proceso de Talento Humano y del Subproceso Gestión Ambiental, el cual pertenece al Proceso de Recursos Físicos. Modificación y generación de actividades en el planear y hacer, asociadas al SG SST y Ambiental. En las salidas inclusión, corresponde a las actividades relacionadas con el Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso.

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