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Cómo sostener sus esfuerzos en la mejora continua RESUMEN EJECUTIVO Ser una organización “buena” ya no es suficiente. La búsqueda de la excelencia requiere esfuerzos sostenibles de mejora continua, basados en dos factores claves de éxito. En primer lugar, requiere un cambio de cultura donde cada empleado dentro de la organización, incluyendo directivos, esté comprometido con la visión. El otro factor de éxito clave es un ciclo de gestión de mejora continua correctamente ejecutado que reconozca y defina las oportunidades de mejora, para así seleccionar, gestionar y supervisar los proyectos de mejora continua. Para que su organización pase de ser buena a excelente, implica adoptar una cultura de mejora continua. Sin embargo, permanecer en este camino es donde muchos esfuerzos de mejora pueden salir mal. El reto para los líderes y directores es guiar a sus equipos a través de mejoras significativas con visión a futuro y asegurar que cada avance a lo largo del viaje hacia la mejora continua se mantenga. Existen dos factores clave para el éxito que permiten alcanzar estos objetivos: establecer una cultura de mejora continua y adoptar el ciclo de gestión de mejora continua.

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Cómo sostener sus esfuerzos en la mejora continua

Estableciendo una cultura de mejora continua Sin embargo, el desarrollo de una cultura de mejora continua es muy difícil para muchas organizaciones. La solución radica en el compromiso del liderazgo. Alinear a los líderes organizacionales detrás de cada proyecto y confirmar su respaldo y participación es uno de los factores más fundamentales e importantes que afectan la mejora continua y sostenible. El compromiso de la mejora continua implica: •

Liderazgo por medio de hechos

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Formulación de preguntas adecuadas

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Escuchar todas las ideas

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Revisión regular de proyectos clave de mejora continua, emergiendo aquellos que hayan pasado desapercibidos

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Empoderamiento de todos los empleados para que lleven a cabo mejoras

Adoptando el ciclo de gestión de mejora continua Para lograr una mejora continua, los siguientes cuatro pasos del ciclo de gestión de mejora continua deben ejecutarse correctamente: 1. Reconocer y definir proyectos de mejora continua que habiliten métricas best-in-class (reconocimiento de oportunidades). Para aprovechar al máximo los beneficios de la mejora continua, es fundamental reconocer y definir proyectos de mejora que fomenten métricas bestin-class. Las ideas de mejora pueden provenir de una multitud de fuentes, mismas que deberán posteriormente analizarse con criterios previamente acordados. Los criterios deben estar vinculados a los objetivos de mejora estratégica y a los beneficios de la implementación. Por ejemplo, tiempo de entrega reducido, mayor capacidad, beneficio previsto en función de los costos, velocidad y facilidad de implementación. Las mejoras que pueden tener el mayor impacto son seleccionadas y traducidas a proyectos de mejora continua. 2. Construir una cartera de proyectos de mejora continua que apoye la estrategia y los objetivos. Uno de los supuestos clave de la gestión de una cartera es que existen varios proyectos identificados que la organización puede ejecutar. Aquellos que se dedican a hacer la selección querrán asegurarse de escoger sólo los proyectos que apoyan la estrategia y los objetivos. Este proceso puede repetirse con actividades en curso sobre revisión y priorización de proyectos.

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Tenga cuidado de no asumir demasiados proyectos inicialmente. Un proceso formal de gestión de proyectos puede ser utilizado para gestionar y apoyar proyectos de mejora. Los proyectos se extraerán de una serie de fuentes, incluyendo mapeo de procesos y de flujos de valor, así como ejercicios estructurados de resolución de problemas. 3. Gestionar proyectos utilizando las herramientas de mejora continua apropiadas. El personal que maneja la cartera organiza una serie de proyectos dentro de un expediente único que consiste en informes que reflejan los planes y objetivos de actuación, plazos, logros, recursos, riesgos y otros factores críticos Los gerentes pueden revisar regularmente carteras completas y asignar los recursos apropiadamente. Los gerentes de cartera (promotores de proyectos) deben establecer un enfoque empresarial y garantizar una alineación coherente de los proyectos con los objetivos. En última instancia, deben ser impulsados por la estrategia empresarial. En la mayoría de las organizaciones, los proyectos tienen que compartir los recursos y los recursos son escasos. La constante revisión y coordinación de las asignaciones de recursos es una actividad que puede mantener el avance de todos los proyectos. Recomendamos que se centre en proyectos que tardarán entre uno y tres meses en solucionarse. 4. Monitorear regularmente la cartera de proyectos de mejora continua para permanecer en el camino hacia la mejora. El seguimiento del estado del proyecto es esencial para una conclusión satisfactoria, lo que significa algo más que la presentación de informes de datos. Es fundamental mantener a todos en el buen camino, lo que requiere que cada promotor sea capaz de entrenar a sus equipos de proyecto. El progreso de cada proyecto debe ser monitoreado a medida que pasa a través de las cinco fases DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar). Se recomiendan revisiones semanales para maximizar el uso de la cartera de proyectos de mejora continua de la organización. El uso de métricas y la gestión visual ayuda a mantener a los proyectos de mejora enfocados en cumplir con los objetivos de negocio. Dado que el propósito del proyecto de mejora es generar mejoras de fondo, es importante monitorear los indicadores clave de desempeño aplicables, asi como los ahorros (generalmente productividad, calidad, costo y entrega).

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Gestión Visual como motor de la Mejora Continua Un lugar de trabajo visual es mucho más fácil de manejar con el tiempo. Con técnicas que hacen que el desempeño sea más visible, se necesitará menos tiempo para identificar problemas y cuestiones relativas al desempeño, y lo más importante, la gestión visual hace que sea más fácil impulsar la mejora continua; el verdadero objetivo de Lean. Un elemento crítico, a menudo pasado por alto en la gestión visual, es el hecho de que se debe integrar con el sistema de gestión más amplio de la organización. Una vez que las representaciones visuales se han creado y los equipos y empleados de todos los niveles tienen acceso visual a la información clave, la gestión visual debe extenderse a la creación de rutinas diarias, semanales y mensuales en torno a estos cuadros de indicadores.

El poder del cambio La mejora continua de los productos y servicios requiere un cambio dentro de la organización. Las organizaciones que son ágiles en cambiar y mejorar ,normalmente encuentran más fácil no sólo permanecer por delante de la dura competencia, sino superar las expectativas desafiantes de sus clientes.

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