Buenas Prácticas de Conservación

de Documentos

del Despacho

Presidencial

DIRECTIVA N° 001-2010-DP/SSGPR BUENAS PRÁCTICAS DE CONSERVACiÓN DE DOCUMENTOS DESPACHO PRESIDENCIAL

DEL

INDICE

CAPITULO 1: DISPOSICIONES Artículo Artículo Artículo Artículo

1° 2° 3° 4°

Objetivo Finalidad Alcance Base Legal

CAPITULO 1/: DISPOSICIONES Artículo Artículo Artículo Articulo Articulo

5° 6D 7° 8° 9°

ESPECíFICAS

Competencia Buenas prácticas de conservación en los Archivos de Gestión Buenas prácticas de conservación en los Archivos Periféricos y Central Responsables d€?Imanejo y conservación de los documentos. Etapa de evaluación

DISPOSICIONES Primera: Segunda: Tercera: Cuarta:

GENERALES

COMPLEMENTAklAS

YlFINALES

Remisión de formulario Designación de Responsables Difusión y notificación Aprobación de normas complementarias

ANEXOS Anexo N° 1

Evaluación situacional de los ambientes destinados para archivo

Buenas Prácticas de Conservación

de Documentos

del Despacho

Presidencial

CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo

1°

Objetivo

Servir de guía para la adecuada manipulación Despacho Presidencial. Artículo

2°

y conservación

Prevenir el deterioro de la documentación, como de valor permanente.

2.2.

Asegurar la integridad física de los documentos. 3°

del

Finalidad

2.1.

Artículo

de los documentos

principalmente

de aquella considerada

Alcance

La presente Directiva es de observancia obligatoria para todas aquellas unidades orgánicas y personas que participan en los procesos de gestión documental de la institución, considerando: Los Archivos de Gestión o Secretaria les Los Archivos Periféricos El Archivo Central Artículo

4°

Base Legal

•

Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación Documental de la Nación.

•

Decreto Supremo N° 022-75-ED, Reglamento de la Ley N° 19414.

•

Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Sistema Nacional de Archivos.

Reglamento

e Incremento del Patrimonio .

de la Ley N° 25323, que crea el

•

Resolución Jefatural, N° 073-85-AGN/J, que aprueba las Normas Generales Sistema Nacional de Archivos para el sector público nacional.

del

•

Resolución Jefatural N° 076-2008-AGN-J, Reglamento de aplicación de sanciones administrativas por infracciones en contra del patrimonio documental archivístico y cultural de la nación. Resolución del Jefe de la Casa de Gobierno N° 054-2005-DP/JCGOB que aprueba la Directiva N° 004-2005-DP/JCGOB, "Administración de Archivos del Despacho Presidencial" .

CAPITULO DISPOSICIONES "'~

.. ':,;-I

-'

Artículo

5°

11

ESPECíFICAS

Competencia

La Jefatura de Trámite Documentario y Archivo es la competente para normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos.

2

Buenas Prácticas de Conservación

Artículo

6°

Buenas prácticas

de conservación

de Documentos

en los Archivos

del Despacho

Presidencial

de Gestión

Las recomendaciones a seguir para asegurar de manera preventiva la conservación de la documentación, más aún, en áreas sensibles donde se producen documentos de valor permanente son las siguientes: a)

Los documentos se deben generar en soportes que garanticen en los tiempos establecidos por la Tabla General de Retención (Se obtendrá luego de evaluar los resultados de la información Anexo N° 1), el mismo que forma parte del Programa Documentos.

su permanencia de Documentos contenida en el de Control de

b) La documentación en soporte de papel debe ser de buena calidad, con características propias del papel (como la alcalinidad), para garantizar la preservación de la documentación y la información inherente a ella. c)

6.1.

La documentación que se genere en forma electrónica (llámese documentación electrónica o de origen), documentación digitalizada o microfilmada, debe garantizar la preservación de esta documentación, contemplando los aspectos tecnológicos que hay que tener presente, apoyados en las normas emitidas por el Archivo General de la Nación, ente rector del Sistema Nacional de Archivos, así como la norma para medios de archivos electrónicos 392.030-2 2005 emitida por ellNDECOPI. Manipulación

de los documentos

Es importante destacar la manipulación de los documentos que se hace en las oficinas, donde se debe observar los criterios que a continuación se detallan, para no dañar la documentación que se está generando: 6.1.1

Evitar ingerir alimentos cerca de la documentación.

6.1.2

No usar en exceso materiales nocivos, como son los clips metálicos, faster metálicos, las grapas metálicas, que en su proceso de oxidación dañan el papel y por ende la información que se conserva.

6.1.3

En los empastados de los que son objeto la documentación, debe-s. observarse que sean procesados con materiales que no dañen ..¡~J)' conservación de los documentos, como el pegamento a emplear (Ejem. 'a:.t cola sintética debe usarse en pocas cantidades), el material usado como forro, etc., materiales que más que proteger pueden atraer roedores, • insectos o microorganismos que dañen los documentos que se quiere conservar.

6.1.4

Colocar, al inicio y al final de los legajos, una hoja documentos ubicados en estas posiciones son los que presentan con el tiempo.

6.1.5

No hacer anotaciones sobre los documentos originales. Cuando sea necesario hacerlas, se deben registrar con lápiz, en lo posible en el reverso de la hoja. Esto tiene como finalidad no alterar el documento original.

3

,-

Buenas Prácticas de Conservación

6.2.

de Documentos

del Despacho

Presidencial

6.1.6

No doblar los documentos. Si se tienen que doblar, tratar de hacer la menor cantidad de pliegues, además de hacerlo de manera que queden dentro de la estructura que lo va a contener.

6.1.7

Fotocopiar la información recibida por fax para archivarlos, pues el papel utilizado en ellos conserva la información por muy poco tiempo. Una vez fotocopiado, se puede destruir el fax.

Recomendaciones para los ambientes destinados documentos en los Archivos de Gestión.

a la conservación

de los

Es esencial que los ambientes destinados para conservar la documentación estén ubicados lejos de los lugares donde se pueda ocasionar un siniestro y de lugares excesivamente húmedos, tomando en cuenta lo siguiente: 6.2.1.

No fumar en los ambientes destinados para archivo.

6.2.2.

Evitar el revestimiento de muros y paredes con materiales (tapizones, alfombras, etc.).

6.2.3.

Limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentación.

6.2.4.

El mobiliario metal.

6.2.5.

Ventilar o airear por medios naturales (puertas y ventanas) o mecánicos (ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.) los ambientes destinados para archivo.

6.2.6.

Evitar la incidencia directa o perpendicular sobre los documentos.

6.2.7.

Evitar la oscuridad completa en los depósitos.

6.2.8.

Prohibir el ingreso de personas extrañas a los depósitos.

6.2.9.

Desconectar laboral.

6.2.10.

Disponer de extintores de polvo químico seco, con carga vigente y cuyo manejo sea conocido suficientemente por el personal.

6.2.11.

No mantener en los ambientes (gasolina, petróleo, cera, etc.).

de archivo

6.2.12.

Adoptar las medidas convenientes documentos de los archivos.

a fin de evitar la sustracción

Artículo . v o PRE.r~

7°

Buenas Central

archivístico

(estantes)

deberá

inflamables

ser preferentemente

de

de la luz natural o artificial

los servicios eléctricos y sanitarios al término de la jomada

prácticas

de conservación

materiales

en los Archivos

inflamables de los

Periféricos

y

Las recomendaciones para las buenas prácticas de conservación en los Archivos de Gestión deben llevarse a cabo en los Archivos Periféricos y Archivo Central, para lo ~ cual se tendrá en cuenta ciertos criterios de conservación de la documentación de archivo y las condiciones de los ambientes destinados a éstos:

~

8°

~l

Conservación

de documentos

en los Archivos

Periférico

y Central.

Los archivos Periféricos y el Central deberán realizar las siguientes acciones: 7.1.1

Extraer de la documentación todo posterior conservación, como son: proceso de oxidación y debido a la ocasionarían graves daños al soporte

4

el material nocivo que afecte su clips, grapas, faster, que por su alta humedad de nuestra ciudad, papel y afectaría a la información

Buenas Prácticas de Conservación

contenida en ellos. organicidad. 7.1.2

.•..i;..:

7.2

Esto no significa

de Documentos

del Despacho

que pierdan

Presidencial

su orden

y su

. Reemplazar los materiales nocivos por otros como files o soguillas especiales con los cuales poder garantizar la unicidad de la documentación.

7.1.3

Evitar cualquier tipo de restauración empírica.

7.1.4

Restringir el servicio de los documentos en proceso de deterioro.

7.1.5

Separar los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos, bacterias, etc.) de la documentación en buen estado.

7.1.6

Conservar la documentación en cajas de archivos a fin de protegerla del polvo y del medio ambiente contaminado.

7.1.7

Se servirá mediante copia los documentos en relación al servicio de archivo.

Recomendaciones para los ambientes destinados documentos en los Archivos Periféricos y Central.

originales

más consultados

a la conservación

de los

La conservación enmarca todas aquellas acciones de aplicación directa, dirigidas a detener los factores o mecanismos externos e internos de daño y deterioro, por lo que también hay que tener en cuenta las condiciones de los ambientes destinados para archivo, así como la seguridad: 7.2.1

El local de Archivo Central debe tener básicamente tres' (3) ambientes: (i) depósito, (ii) área de trabajo técnico y (iii) área de trabajo administrativo.

7.2.2

Mantener las instalaciones eléctricas y las sanitarias en perfecto estado, para ello es necesario la revisión periódica por parte de la unidad orgánica pertinente.

7.2.3

Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de apertura desde el interior. Se deben señalizar dichas salidas.

7.2.4

Fumigar el local por lo menos dos (2) veces al año.

7.2.5

No usar producto químico alguno (insecticida, etc.) directamente sobre los documentos.

7.2.6

Usar pintura epóxica para el piso de los ambientes destinados a archivo.

Articulo

80

Responsables

del manejo y conservación

bactericida,

fungicida,

de los documentos.

8.1

Son responsables del manejo y conservación de documentos del Archivo de Gestión, el personal secretarial y/o el personal administrativo designado para esta función. .

8.2

Las unidades orgánicas que cuenten con un archivo periférico responsable, el cual no deberá manejar un archivo de gestión.

designarán

un

8.3

La Jefatura de Trámite Archivo Central.

encargado

del

8.4

La Jefatura de Trámite Documentario y Archivo elaborará una relación por dependencias del personal responsable de los diferentes niveles de archivo, la misma que incluirá los anexos telefónicos a fin de que sea publicada en la intranet institucional con la finalidad de coordinar las labores en materia de conservación.

Documentario

5

y Archivo designará

un

Buenas Prácticas de Conservación

8.5

de Documentos

del Despacho

Presidencial

Las unidades orgánicas que se vean en la necesidad de rotar o renovar personal y en caso éste haya sido designado como responsable del archivo; deberán comunicar en un plazo que no exceda los tres (3) días calendario, por correo electrónico a la Jefatura de Trámite Documentario y Archivo, la nueva designación.

Articulo

9° Etapa de evaluación

La Jefatura de Trámite Documentario y Archivo designará al personal responsable para la supervisión y constatación de los informes remitidos por las unidades orgánicas, con la finalidad de evaluar los resultados y emitir las recomendaciones correspondientes para asegurar la conservación de los documentos en el Despacho Presidencial.

DISPOSICIONES Primera:

Remisión

COMPLEMENTARIAS

Y FINALES

de formulario

Las Unidades Orgánicas deberán remitir a la Jefatura de Trámite Documentario y Archivo, en un plazo que no exceda los 15 días calendario de aprobada la presente Directiva, el formulario "Evaluación Situacional de los ambientes destinados para Archivo" (Ver Anexo N° 1), debidamente llenado, al cual se adjuntará la ubicación exacta del ambiente para archivo (croquis del área), identificando los ambientes físicos que conservan documentación. Luego de evaluar los resultados de la información contenida en el Anexo N° 1, Y atendiendo a la complejidad de las funciones, nivel de especialización y ubicación física, se determinará qué unidades orgánicas requieren contar con un Archivo Periférico adicional al Archivo de Gestión. Segunda:

Designación

de responsables

Las unidades orgánicas designarán un responsable del llenado del Formulario (Anexo N° 1), el cual se encargará de realizar la evaluación y llenar el formulario, así como de realizar las coordinaciones necesarias con la Jefatura de Tramite Documentario y Archivo a fin de resolver cualquier inquietud. Asimismo, los responsables de las unidades orgánicas remitirán a la Jefatura de Trámite Documentario y Archivo en un plazo que calendario de aprobada la presente Directiva, la designación manejo, conservación y custodia de la documentación en los archivo: gestión y periférico. Tercera:

K{

r,....,_oS,ü

Difusión

vía correo electrónico no exceda los 15 días del personal para el diferentes niveles de

y notificación

La Jefatura de Trámite Documentario y Archivo tendrá a su cargo la difusión del contenido de la presente Directiva. Asimismo, supervisará su estricto cumplimiento por parte de las unidades orgánicas y áreas del Despacho Presidencial.

\.;Cuarta: Aprobación de normas complementarias ~ )ia Jefatura de Trámite Documentario y Archivo aprobará las normas complementarias, ~'.' que fueran necesarias para el mejor desarrollo de las actividades archivísticas a nivel institucional.

6