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N. 001-2008-DPISSGPR

LA ATENCIÓN EL DESPACHO

DE: SERVICIOS PRESIDENCIAL

DIRECTIVA ND 001-2008-DP/SSGPR

DIRECTIVA

PARA

LA

ATENCIÓN

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SERVICIOS

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GENERALES

EN

EL

DESPACHO PRESIDENCIAL

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DIRECTIVA DIRECTIVA GENERALES

N. 001-2008-DPISSGPR

PARA LA ATENCIÓN DE SERVICIOS EN EL DESPACHO PRESIDENCIAL

~ DIRECTIVA

PARA

LA ATENCIÓN

DE SERVICIOS

DESPACHO

CAPITULO

I: DISPOSICIONES

Artículo Artículo Artículo Artículo

Objeto. Finalidad. Base Legal, Alcance.

1°.2°,3°,4°,-

CAPITULO

Artículo Artículo Artículo Artículo

De De Del De

CAPITULO

III:

GENERALES

DEL PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTOS

11°,12°,13°,14°,15°,-

CAPITULO

Artículo Artículo Artículo Artículo

PARA

de los "Trabajos

DE

LOS

y ACONDICIONAMIENTO

DE

LA

ATENCIÓN

Menores"

9°,- De la formulación del pedido, 10°,- De la ejecución y conformidad.

Subcapítulo Seaundo: Del procedimiento para la atención

Artículo Artículo Artículo Artículo Artículo

DE TRABAJOS

la atención prioritaria de los requerimientos. los requerimientos ordinarios. regjstrode los requerimientos. los asistentes de área I.

Subcapítulo Primero: Del procedimiento para la atención Artículo Artículo

EN EL

PRESIDENCIAL

II: DE LOS REQUERIMIENTOS

5°.6°.7°,8°.-

GENERALES

DE LAS LABORES AMBIENTES

DE LIMPIEZA

De la programación de las labores de limpieza. Del programa de fumigación. Acondicionamiento de ambientes. Conformidad del servicio de limpieza y acondicionamiento

DISPOSICIONES

Primera.Segunda.-

de Trabajo"

De la formulación del pedido, Recepción y aprobación, Ejecución de la Orden de Trabajo, Entrega y conformidad del servicio realizado, Servicios realizados por terceros,

IV:

16g.17g.18g.199.-

de la "Orden

COMPLEMENTARIAS

FINALES

De la ejecución de gastos no autorizados Medidas complementarias

de ambientes

DlREC11VA DIRECTIVA GENERALES

CAPITULO DISPOSICIONES

Artículo

N. 001-200B-DPISSGPR

PARA LA A TENCIÓN DE SERVICIOS EN EL DESPACHO PRESIDENCIAL

I

GENERALES

1°,- Objeto

Normar el contenido y el procedimiento para la formulación, trámite y aprobación para la atención de trabajos de mantenimiento y/o reparación, así como para la ejecución de las labores de limpieza y acondicionamiento de ambientes del Despacho Presidencial. Artículo

2°.- Finalidad

Establecer criterios para la formulación, trámite y aprobación de la atención de los trabajos, que realice la Subdirección de Servicios Generales de la Dirección de Operaciones, adoptando un proceso uniforme en la ejecución de las mismas con la finalidad de lograr una mayor eficiencia y eficacia en su aplicación. Artículo

. .

Ley N° 27658 -Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Ley N° 27444 -Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N° 29142- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008. Ley N° 28411- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Decreto Supremo N° 043-2003-PCM, Texto Unico Ordenado de la Ley N° 27806 -Ley de Transparencia y Acceso a la Información. Decreto Supremo N° 066-2006-PCM -Reglamento de Organización y Funciones del Despacho Presidencial.

Artículo "";~;-:~ ~

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3°,- Base Legal

4°.- Álcance

Las normas contendidas en la presente directiva, son de aplicación a todas las unidades orgánicas del Despacho Presidencial, en el ámbito de sus competencias. CAPITULO

DE LOS REQUERIMIENTOS ArtícuI05°,-

De la atención

prioritaria

II

DE TRABAJOS

de loS reauerimientos,

5.1

La atención de cualquier tipo de requerimiento de trabajos tendr-á el siguiente orden de prioridad: Primero: Despacho del Señor Presidente de la República. Segundo: Residencia de Palacio de Gobierno. Tercero. Ambientes asignados a la Alta Dirección. Cuarto. Todas las demás unidades orgánicas del Despacho Presidencial.

5.2

La Subdirección de Servicios Generales atenderá de forma inmediata los requerimientos que con carácter de urgente realicen las áreas consideradas prioritarias, conforme al numeral precedente, para lo cual podrá suspender, en caso sea necesario y de manera temporal. la atención a otra áreas.

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DIRECTIVA DIRECTIVA GENERALES

Artículo

6°.- De los requerimientos

Los requerimientos a)

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N" 001-2008-DPISSGPR

PARA LA ATENCIÓN EN EL DESPACHO

DE SERVICIOS PRESIDENCIAL

ordinarios.

ordinarios son clasificados en:

"Trabajos Menores". Se denomina así al trabajo cuya atención no requiere más de una hora ni del empleo de materiales de la Dirección de Logística.

b). "Orden de Trabajo". Se denomina así al trabajo cuya atención requiere más de una hora y de materiales de la Dirección de Logística. Artículo

7°.- Del registro

de los requerimientos.

La Subdirección de Servicios Generales deberá contar con un cuaderno por cada especialidad de los trabajos que realiza, a los que denominará "Cuadernos de Ocurrencias" y en los cuales registrará todo "Trabajo Menor" y "Orden de Trabajo", consignando como mínimo la siguiente información: .Tipo de trabajo realizado. .Oficina solicitante. .Tiempo de ejecución. .Especialista que realizó el trabajo.

Artículo 8°.- De los asistentes de área I. El Subdirector de Servicios Generales designará a los asistentes de área I, que de acuerdo a su competencia deberán atender el procedimiento señalado en la presente Directiva.

CAPITULO

DEL PROCEDtMIENTO

PARA LA ATENCIÓN

III

DE LOS REQUERIMIENTOS

Subcapítulo Primero Del procedimiento ArtícuJo 9°.- De la formulación Todas las directamente Menores". Artículo

para la atención

de los "Trabajos

Menores"

del pedido.

unidades orgánicas del Despacho Presidencial pueden solicitar ala Subdirección de Servicios Generales la realización de "Trabajos

10°,- De la ejecución

y conformidad.

10.1 El Subdirector de Servicios Generales designará especialista o técnico Que realizará el "trabaio menor".

de forma

inmediata

al

10.2 La conformidad con el "trabajo menor" será otorgada por el asistente de área el "Cuademo de Ocurrencias" resDectivo.

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N" DD1-2DD8-DP/SSGPR

PARA LA ATENCIÓN EN EL DESPACHO

DE SERVICIOS PRESIDENCIAL

Subcapítulo Segundo Del procedimiento

Artículo

11°.- De la tormulacíón

para la atención de la "Orden de Trabajo"

del pedído.

Todo servicio que requiera de una. "Orden de Trabajo" deberá ser solicitado de acuerdo al formato contenido en el Anexo 1 de la presente Directiva, especificando claramente si se requiere trabajo de mantenimiento o de reparación. Artículo

12°,- Recepción

y aprobación,

La "Orden de Trabajo" deberá ser presentada ante la Dirección de Operaciones, la misma que, de considerarse procedente, será visada por el Director de Operaciones, estableciendo, de ser el caso, la prioridad de atención. Con la aprobación del Director de Operaciones, la "Orden de Trabajo", será derivada a la Subdirección de Servicios Generales, para la designación del asistente del área I que atenderá el pedido.

12.3

Artículo

El asistente de área I, a su vez, asignará al especialista encargará de dar atención al servicio requerido. 13°,- Ejecución

de la "Orden

o técnico

que se

de Trabajo".

El técnico o especialista designado, evaluará el trabajo a realizar, determinando los bienes y/o servicios que estrictamente sean necesarios para su atenC?ión, cuyo listado será proporcionado a la secretaria de la Subdirección de Servicios Generales para su tramitación.

13.2

La secretaria preparará los correspondientes requerimientos a través del formato contenido en el Anexo 2 de la presente Directiva. Con la aprobación del Subdirector de Servicios Generales y el Director de Operaciones, dichos formatos serán derivados al Director de Logística para su atención.

13.3

La Dirección de Logística informará a la Subdirección de Servicios Generales de la adquisición, que de acuerdo ala normatividad vigente, haya realizado de los bienes requeridos. El especialista o técnico, podrá retirar dichos bienes del almacén de la entidad. a través de la respectiva PECOSA.

13.4

En caso que el trabajo requiera ser realizado fuera de las instalaciones de la entidad, deberá contar con la aprobación del Director de Operaciones, quien hará de conocimiento de dichas circunstancias, con la debida anticipación, ala Dirección General de Administración y Operaciones y Dirección de Recursos Humanos.

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Artículo 14.1

.2

14°,- Entrega

y conformidad

del servicio

realizado.

Una vez concluido el servicio, el técnico o especialista comunicará de área I, para que verifique la calidad del trabajo realizado.

al asistente

De encontrar conforme el trabajo realizado, el asistente de área I solicitará ala secretaria de la Subdirección de Servicios Generales la elaboración del "Acta de Entrega", según el formato contenido en el Anexo 3. Página

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N° 001-2008-DPISSGPR

PARA LA ATENCIÓN EN EL DESPACHO

DE SERVICIOS PRESIDENCIAL

La citada Acta será suscrita por el especialista o técnico que realizó así como por el Jefe, o a quien éste designe, de la unidad orgánica del trabajo, como conformidad del servicio o bien recibido.

el trabajo, solicitante

Asimismo, la referida Acta deberá ser visada por el Subdirector de Servicios Generales.

por el supervisor

responsable

y

Artículo 15°.- Trabajos realizados por terceros. En caso que el trabajo solicitado, no pueda ser realizado por el personal de la entidad, por falta de equipos adecuados o por necesitar de un mantenimiento y/o reparación especializada, los técnicos y el supervisor de la Subdirección de Servicios Generales, lo requerirán sustentadamente al Subdirector de Servicios Generales. Tal pedido deberá ser aprobado por el Subdirector de Servicios Generales y el Director de Operaciones, para su trámite correspondiente. Efectuada la contratación de acuerdo ala normatividad vigente, la Dirección de Logística, a través de la Subdirección de Abastecimiento informará oportunamente a la Dirección de Operaciones, lo siguiente: (i) Términos de referencia. (ii) Especificaciones técnicas de calidad, que comprende: .Empresa que realizará el servicio solicitado. .Día de inicio de la prestación del servicio. .Detalle de las Especificaciones Técnicas del servicio .Duración del servicio. .Otros que se considere necesario especificar. La información señalada en el numeral precedente tiene por finalidad que los servicios a cargo de terceros, puedan ser supervisados oportunamente por el área operativa, el responsable de los talleres y el usuario que solicitó el trabajo. Del mismo modo, la Subdirección de Abastecimiento adjuntará el documento que contiene las autorizaciones respectivas para el ingreso a las instalaciones del Despacho Presidencial del proveedor que prestará el servicio. El usuario del área solicitante informará sobre la calidad del servicio prestado por terceros, conforme al Anexo N° 4, el cual además contará con el visto bueno del asistente de área I y del Subdirector de Servicios Generales, así como del Supervisor de la Dirección de Operaciones.

15.6

Con dicho informe y conformidad correspondiente, el Director de Logística podrá proceder al respectivo pago, de acuerdo ala normatividad vigente.

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CAPITULO

DE LAS LABORES

DE SERVICIOS PRESIDENCIAL

IV

DE LIMPIEZA y ACONDICIONAMIENTO

Artículo 16°,- De la programación

N° 001-200B-DPISSGPR

PARA LA ATENCIÓN EN EL DESPACHO

DE AMBIENTES

de las labores de limpieza.

Corresponde al Subdirector de Servicios Generales programar el Plan de Trabajo mensual de las tareas de limpieza y mantenimiento que se realizan en todas las área del Despacho Presidencial, así como al asistente de área I de la Subdirección de Servicios Generales supervisar su ejecución diaria, tomando en cuenta la prioridad establecida en el numeral 5.1 del Artículo 5° de la presente Directiva. Dicho plan de trabajo será conocimiento, observaciones

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de Operaciones

para

su

Con el propósito de garantizar la adecuada ejecución de la referida programación, el asistente de área I de la Subdirección de Servicios Generales, deberá realizar las siguientes acciones: (i) Programar al persorlal a su cargo para la ejecución de las tareas de limpieza y mantenimiento, así como reprogramarlo, en caso que uno o varios de ellos, por diferentes motivos, no se encuenfrS"'~ñ~ é'Despacho Presidencial. (ii) Consolidar los requerimientos de material limpieza formulado por cada uno del personal a su cargo. (iii) Requerir, a través del Subdirector de Servicios Generales, a la Dirección de Logística la entrega del material de limpieza de acuerdo ala consolidación referida en el literal precedente. Excepcionalmente, podrá solicitar material de limpieza adicional, para lo cual deberá adjuntar un informe técnico que sustente dicho pedido. (iv) Distribuir el material de limpieza de manera racional y equitativa al personal de operarios a su cargo, conforme al formato contenido en el Anexo N° 6, dando cuenta por escrito ala Subdirector de Servicios Generales

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elevado a la Dirección y monitoreos.

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Artículo

17°,- Del programa

El Subdirector desratización, publicación y Generales, es deberá realizar

de fumigación,

de Servicios Generales ela borará el Programa anual de fumigación y el cual será elevado a la Di rección de Operaciones para su respectiva difusión. El asistente de área I de la Subdirección de Servicios el responsable de su cump limiento, sin perjuicio de la supervisión que el Subdirector de Servicios Generales.

Artículo 18°,- Acondicionamiento 18.1

de ambientes,

El acondicionamiento de ambientes y armado de estrados para la atención de las actividades oficiales del Señor Presidente de la República, se realizan en coordinación con las áreas responsables, tales como la Dirección General de Actividades y Protocolo y la Secretaría de Prensa del Despacho Presidencial. En caso las actividades oficiales sean realizadas fuera de las instalaciones del Despacho Presidencial, éstas deben se puestas en conocimiento de la Dirección de Operaciones para su respectiva autorización.

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N° DD1-2DD8-DPISSGPR

PARA LA A TENCIÓN DE SERVICIOS EN EL DESPACHO PRESIDENCIAL

En los casos que el acondicionamiento de ambientes y/o .armado de estrados requiera contar con todo el personal de limpieza, el asistente de área I, con autorización del Subdirector de Servicios Generales deberá comunicar y coordinar con los encargados de las diferentes unidades orgánicas, la suspensión momentánea de las labores de limpieza. Culminada con dicha labor. el Dersonal de limDieza deberá continuar con sus actividades cotidianas.

18.2

Articulo

19°.- Conformidad ambientes.

del servicio

de limpieza

y acondicionamiento

de

La conformidad con el servicio de limpieza y acondicionamiento de ambientes, es otorgada conforme al formato contenido en el Anexo N° 7 I de acuerdo a lo siguiente:

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i)

ii)

Para el servicio de limpieza. Será otorgado cada quince días por los usuarios de los servicios señalados, para lo cual el asistente de área I coordinará con cada uno de dichos usuarios la expedición oportuna del indicado formato. Acondicionamiento de Ambientes. protocolar por Oficina de Protocolo acondicionamiento de ambiente. DISPOSICIONES

Primera.-

De la ejecución

de gastos

Será otorgado a la finalización del evento y/o la unidad orgánica que haya solicitado el

COMPLEMENTARIAS

FINALES

no autorizados

Toda acción que comprometa recursos de la entidad y que no haya contado con la autorización previa de la Dirección General de Administración y Operaciones, no será reconocida ni tramitada para su pago, siendo éste de responsabilidad exclusiva del Director o Jefe de la dependencia aue efectuó dicho acción. Segunda.-

Medidas

complementarias

La Dirección General de, Administración y Operaciones, en coordinación con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, podrá autorizar las medidas complementarias para el eficiente desarrollo de lo dispuesto en la presente Directiva .

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