Procedimiento de Denuncias (tomo 5)

prostitución infantil, secuestro, cohecho y otros”. Financiamiento al terrorismo: (en aspectos de esta ley). Según lo establecido en el Artículo 8°, Ley N°. 18.314.
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AD RETAIL S.A. Área de Cumplimiento

PROCEDIMIENTO DE DENUNCIAS Tomo 05 – Ley 20.393

miércoles, 06 de mayo de 2015

Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393

Contenidos 1 OBJETIVO

2

2 ALCANCE

2

3 RESPONSABILIDADES

2

4 PROTECCIÓN A LOS DENUNCIANTES

2

5 DEFINICIONES

3

6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6

6.1

Recepción de Denuncias ........................................................................................ 6

6.2

Contenido Mínimo de la Denuncia .......................................................................... 7

6.3

Tratamiento de Denuncias ...................................................................................... 7

6.4

Plazos y Seguimiento de las Consultas y Denuncias .............................................. 9

6.5

Cierre de las Investigaciones .................................................................................. 9

6.6

Denuncias al Sistema Judicial o Autoridades Fiscalizadoras o Supervisoras ......... 9

7 VIGENCIA

11

8 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN

11

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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393

1 OBJETIVO Establecer

un

procedimiento

para

el

análisis

de

l as

denuncias

recibidas a posibles casos, situaciones o prácticas cuestionables en que

no

se

esté

cumpl iendo

lo

establecido

en

el

Modelo

de

Prevención Delitos (MPD).

2 ALCANCE Este procedimiento es de apl icación para todo el personal AD Retail S. A. así como también para todos aquel los terceros que interactúan con la empresa, tales como, proveedores , clientes, contratistas, entre otros, que en adel ante denominaremos como “terceros u otros”.

3 RESPONSABILIDADES El Comité de Directorio en conj unto con el Encargado de Pre vención de Deli tos serán los responsables de la operación del procedimiento de denuncias de la Ley 20.393, así como de la difusión de este procedimiento.

4 PROTECCIÓN A LOS DENUNCIANTES Ninguna instancia (Gerencias de División o Gerenci as de Área), podrá tomar represalias, contra cualquier persona que de buena fe formule una denuncia referente a l os del itos enunciados. Cualquier represalia será motivo de sanción.

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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393

5 DEFINICIONES Canal de d enuncias:

Medi o por el que trabajadores o terceros de AD Retail S.A. , pueden realizar sus denuncias ante violaci ones

a

procedimientos

los y

regl amentos,

demás

normas

pol íticas, internas

y

exte rnas asociadas al Modelo de Prevención de Delitos. El medio oficial utilizado por AD Retail S. A. es un sitio web, mul tiempresa, que funciona como un canal de consultas y denuncias en temas éticos, permi tiendo gestionar y dar segui miento a las consultas

y

denuncias

realizadas

por

los

trabajadores, cli entes, proveedore s y comunidad en

general,

garantizando

la

pri vaci dad

y

el

anonimato de quienes denuncian. Acto ilícito:

Conducta u omi sión contraria o irregul ar respecto de lo estableci do en leyes, códigos, reglamentos, políticas, internas

procedimientos y

externas.

El

y

demás

acto

ilícito

normas podrí a

confi gurar un delito. Denuncia:

Es la puesta en conocimiento de una conducta o situaci ón cuesti onable, inadecuada o aparente incumplimiento de leyes, códigos, reglamentos, políticas,

procedimientos

y

demás

normas

internas y externas ante el ente competen te y designado por la empresa para ello. Denunciante:

Sujeto que mediante los conductos establ ecidos y regulares puede rev el ar o poner en conocimiento violaci ones políticas,

a

leyes,

códi gos,

procedimientos

y

regl amentos,

demás

normas

internas y externas relaci onadas con el Modelo Prevención de Delitos y Ley 20.393.

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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393

Sanción:

Consecuencia o efecto de cometer una infracción asociada

(en aspectos de esta

al

Prevención

incumpli miento de

Delito,

en

del

Modelo

adelante

de

MPD,

y

ley)

cualqui era de sus controles asociados.

Lavado d e activos:

Según l o establ ecido en el A rtí culo 27, Ley N° 19.913. “Cualquier acto tendiente a ocultar o

(en aspectos de esta ley)

disimul ar el origen ilícito de determi nados bi enes, a sabiendas que provienen de la perpetraci ón de delitos

rel acionados

drogas,

con

contraban do,

(pi raterí a),

delito

terrorismo,

el

propiedad

tributari o,

tráfico

tráfico

de

ilícito

intelectual

asociaci ón

armas,

de

ilícita,

promoción

prostituci ón i nfantil, secuestro, cohecho y otros”. Financiamiento al

Según l o establ ecido en el Artícul o 8°, Ley N°

terrorismo:

18.314.

“Persona

cualqui er (en aspectos de esta ley)

medio,

natural

o

solicite,

jurídica, recaude

que o

por

provea

fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión de cualquier delito terrorista, como por ej emplo, apoderarse o atentar contra un medio de transporte público en servicio, atentado contra el Jefe de Estado y otras autorida des, asociación ilícita

con

el

objeto

de

cometer

delitos

terroristas, entre otros”. Cohecho a

Según lo establecido en el Artículo 250 del Código

funcionario p úblico

Penal consiste en: ofrecer o consentir en dar a un

nacio nal :

empl eado público un beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de éste o de un

(en aspectos de esta ley)

tercero, para que realice las si gui entes acci ones u omisiones: •

para ejecutar o por haber ej ecutado un acto propio de su cargo en razón del cual no l e están señalados de rechos

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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 •

para omitir o por haber omitido un acto debido propio de su cargo, o para ejecutar o por haber ejecutado un acto con infracción a l os deberes de su cargo



para ejercer i nfluencia

en otro

empleado

públ ico con el fin de obtener de éste una decisión que pueda generar un provecho para un tercero intere sado. Cohecho a

Según lo establecido en el Artículo 251 bis del

funcionario p úblico

Código Penal consiste en: Ofrecer, prometer, dar

extranjero:

o consentir en dar a un funcionario público extranjero, un benefici o económico o de otra

(en aspectos de esta ley)

naturaleza, en provecho de éste o de un tercero, para que el funcionario público reali ce una acción o i ncurra en una omisión con miras a la obtención o

mantención,

para



u

otro,

de

cual qui er

negocio o ventaja indebidos en el ámbito de cualqui er transacción internacional. Tercero s:

Cualquier persona natural o jurídica, que facili ta algún tipo de servi cio profesional o de apoyo a la empresa.

Encargad o de

Funcionari o

interno

que

coordinará

las

Prevenció n de

actividades a desarrol lar, una vez conocida la

Delito s:

denuncia. Además es el responsabl e de respond er a los denunciantes por l a ví a que se presentó el reclamo en los plazos establecidos en el N° 5 del presente

procedi miento.

Es

el

encargado

de

realizar la i nvestigaci ón prelimi nar para ver si corresponde informar al Comité de Directores para dar curso a acciones pertinentes. Comité d e

Es el órgano encargado de res olver en conjunto

Directorio:

con el Encargado de Preve nción de Delitos los

Área de Cumplimiento - miércoles, 06 de mayo de 2015 - Página 5 de 11

Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 hechos constituti vo s de delitos en los cuales estuviera i nvolucrado A D Retail S.A.

6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Es

política

de

la

Empresa

y

obligación

de

todos

qui enes

se

desempeñan en ella, aplicar y respetar las medi das que se impartan con el objeto de mantener un ambi ente que prevenga situaciones de incumplimiento al Modelo de Prev ención de Deli tos, como asimismo aplicar y dar respeto a las sanci ones que en estos casos se impongan conforme a la Ley al Reglamento Interno. Para estos efectos, y en cumplimiento al mandato establecido en la Ley N°20.393, se establece el siguiente Procedimiento de Denuncia en

caso

de

existir

trabajadores

que

incumplan

el

Modelo

de

Prevención de Del itos dentro de la Empresa.

6.1

Recepción de Denuncias El denunciante que considere la existencia de una situación irregular respecto d e lo establecido por el Modelo de Preve nción de Delitos y Ley 20.393, podrá denunciar en forma personal o anóni ma

tal

situación

a

http: //www.integridadcorporati va.cl/,

través

del

alojado

en

sitio un

web: servidor

externo de AD Retail S.A., al que podrá acceder desde cualquier computador ya sea desde interne t o bien desde la intrane t corporativa 1. Las

consultas

y/o

denuncias

son

anónimas,

sin

embargo,

el

trabajador podrá ide ntificarse si así lo desea, consi derando que la informaci ón

entreg ada

por

él

será

tratada

con

estricta

confidencialidad. En cuanto a las sospechas de violación en relación a la l ey naci onal, o a políticas, normas y procedi mientos que pos ea la 1

Para mayor detalle del funcionamiento de la plataforma, revisar el manual de usuario en el link “guía de uso” en el sitio web. Área de Cumplimiento - miércoles, 06 de mayo de 2015 - Página 6 de 11

Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 compañía que trate al menos alguno de los siguientes asuntos, deben de nunciarse a través del canal menci onado.

6.2

Contenido Mínimo de la Denuncia Al

hacer

la

denunci a

el

personal

y/o

los

terceros

de berán

especificar al menos lo siguiente: 1. Lugar don de ocurrió el hecho (tienda, oficina, dirección, ciudad) 2. Área de la Compañí a donde ocurrió el hecho denunciado 3. Fecha aproxi mada en que ocurri ó el hecho observado 4. Descripción detall ada de los hechos observados 5. Indicar nombres y cargos de personas invol ucradas y de l os testigos en los hechos denunciados, si la denuncia no fuere anóni ma. 6. Monto aproxi mado relacionado con lo ocurrido (si es posible) 7. Adjuntar

archi vos

electrónicos

que

aporten

datos

a

la

investigación, tales como documentos, fotos o cualquier otro archivo que estime pertinen te.

6.3

Tratamiento de Denuncias Denuncias 1. Las consultas y/o denuncias entregadas por quienes ingrese n a este Canal serán recibidas por el Encargado de Prevención de Del itos

quien

analizará

su

contenido

y

méritos

para

ser

investigada. 2. También

se

investigarán

las

situaciones

rel acionadas

con

presuntos ilícitos provenientes de las investigaciones internas realizadas a transacciones inusuales observadas en Casa Matriz o bien en Tiendas, bodegas y centros de distribución. 3. Si tiene suficiente información como para poder inici ar una investigación, esta se asignará a un grupo multidi sciplinario con

Área de Cumplimiento - miércoles, 06 de mayo de 2015 - Página 7 de 11

Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 experienci a quien(e s) l a realizará(n) en forma estrictamente confidencial

y

bajo

la

coordi nación

del

Encargado

de

Prevención de Deli tos. 4. El

funcionari o

asignado

comprometer

para

formalmente

la

a

investigación mantene r

se

una

de be

es tri cta

confidencialidad sobre todas las materi as investi gadas y las personas i nvolucrada s. 5. El funcionario asignado responsable por la investi gación, podrá consultar a l os trabaj adores que, en virtud de su posición y actividad

dentro

informaci ón

de

respecto

la

Compañía,

de

lo

pudieran

investi gado.

El

aportar objeto

c on

de

la

investigación lo debe mantener en estri cta reserva. 6. El

análisis

de

transacciones,

examen

de

documentación

existen te, consultas con fuentes externas , etc. 7. Una vez concl uida la investigación, se emiti rá un informe confidencial y reservado con las conclusiones de la misma, al cual solo tendrá acceso los miembros del C omité de Ética o Alta Administración. El Encargado de Prevención de Delitos controlará el cumplimiento de

este

procedimiento

y,

pondrá

en

práctica

programas

de

verificación. El i ncumplimiento de los términos señalados en este artículo y en la Normativa del Reglamento de Preven ción de Deli tos Ley 20.393 por parte de los empleados será causa de sanci ones que pueden ser desde una amonestaci ón hasta la desvinculación. Las pol íticas y procedimi entos indicados en el Código de Conducta y

Éti ca

y

obl igatorio

demás

disposi ciones

cumplimiento

y

se

legales

relacionadas

incorporan

a

las

son

funciones

de y

responsabilidades asignadas a cada empleado.

Área de Cumplimiento - miércoles, 06 de mayo de 2015 - Página 8 de 11

Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393

6.4

Plazos y Seguimiento de las Consultas y Denuncias En cuanto a las Consul tas se ha establecido un plazo de 5 días hábiles, tiempo en que el responsabl e de la materia indi cada deberá pronunciarse al respecto. En el caso de l as Denuncias, se ha establecido un pl azo de 30 días hábiles, para resolver el caso o bien para entre gar un ava nce de éste consideran do l a complejidad del mi smo.

6.5

Cierre de las Investigaciones Si la i nvestigación concluye que l a denunci a no reflej aba ningún hecho constitutivo de fal tas a los reglamentos internos o a las leyes y normativas públicas, el Encargado de Prevención de Deli tos las archivará, manteni endo los datos por el pl azo de 2 años calendario, después del cual podrán ser destruidos. En ningún caso pueden utilizarse estos antecede nte s para f ormar “listas negras” al interior ni al exterior de A D Retail S.A. También podrán presenta rse casos en que la informaci ón de la denunci a es i nsuficiente para ini ciar una investigaci ón, por lo cual, éstos quedarán en estado de espera de mayores antecedentes y de no recibir más i nformación en un plazo de 2 años, podrán ser cerrados por insufi ciencia de datos.

6.6

Denuncias al Sistema Judicial o Autoridades Fiscalizadoras o Supervisoras Si

la

investigación

concluye

que

existen

hechos

del ictuales

demostrados o una sospecha fundamentada de vi olación a las leyes y en especi al a la de Responsabilidad Penal de las empresas, el

Encargado

de

inmediatamente

la

Prevención

de

información

al

Deli tos

deberá

Presidente

del

presenta r C omité

de

Directori o quien decidirá, en un plazo no superior a 24 horas cronol ógicas,

si

amerita

convocar

al

Comité

para

resol ver

denunci ar los hech os investigados o si autoriza él de manera directa al Encargado de Prev ención de Delitos para que entregue Área de Cumplimiento - miércoles, 06 de mayo de 2015 - Página 9 de 11

Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 los

antecedentes

del

caso

a

la

Fiscalía

correspondien te,

al

organi smo públ ico fiscalizador y/o supervisor e informar a la Unidad de Análisis Financiera cuando corresponda. En ningún caso el Presidente del C omité de Di rectorio decidi rá por sí sólo NO DENUNCIAR los hechos a l as autoridade s. Si el Presidente del Comité de Directorio decide que convocar al Comité, éste se debe reuni r en un pl azo no superior a 48 horas cronol ógicas para decidir si se entregan los antecedentes del caso a l a Fiscalía correspondiente, al organismo público fiscalizador y/o supervi sor e informar a la Unidad de Análisis Financi era cuando corresponda. En caso de que el Comité de Directorio decida no j udicializar el caso,

debe

quedar

constancia

detallada

en

el

acta

de

las

consideraciones que justificaron la deci sión con el nombre de cada uno de los miembros que votaron en favor y de cada uno de l os mi embros que votaron en contra de la decisión de denunciar l os hechos a l as autoridades correspon dientes. En ésta situación, el Encargado de Preve nción de Delitos deberá informar al Directorio en su informe semestral y en la sesión ordinaria a la que le corresponda asistir, el caso y l a decisión tomada por el Comité. En el caso en el que el Presidente del Comité de Directorio o el mi smo C omité haya deci dido entrega r los antecedentes a la Fi scal ía correspondiente, al organismo públi co fiscalizador y/o supervi sor e informar a la Unidad de Análisis Financi ero cuando corresponda,

el Encargado de Prev en ci ón de Deli tos será el

funcionario respons able de presentar la denuncia, realizar el seguimiento repres entan te

de

ella

de

la

y,

cuando

parte

sea

posi ble,

denunciante.

El

actuar

como

el

plazo

para

la

presentaci ón de los anteceden tes no debe ser superior a las 48 horas cronol ógi cas desde que el Encargado de Preve nción de Del itos fue notificado de la autorización para hacerl o. Será labor del asesor legal determinar la fi scalía o tri bunal de competencia para realizar las denuncias, como la preparación y

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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 presentaci ón

de

escritos,

como

la

represen tación

y/o

acompañami ento en el caso.

7 VIGENCIA Este Procedimi ento de Denuncia, tendrá vigencia de su publicación ofi cial por AD Retail S.A. que es a contar del miércoles, 06 de mayo de 2015.

8 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN El presente Procedi miento deberá ser controlado permanen temente y revisado cada un año, a partir de su entrada en vigencia, por el Encargado de Prevención de Deli tos, proponi endo los cambi os tanto de forma como de fondo.

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