PROCESO:

GESTIÓN FINANCIERA

SUBPROCESO: ACTIVIDAD :

PROCEDIMIENTO DE PAGOS

CÓDIGO:

GF-P02

VERSIÓN:

3.0

Tabla de Contenido 1.

OBJETIVO ............................................................................................................ 3

2.

ALCANCE ............................................................................................................. 3

3.

GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ....................................................................... 3

4.

GENERALIDADES................................................................................................ 4

4.1.

Responsabilidad del procedimiento de pagos ....................................................... 4

4.2.

Niveles de autorización para solicitar CDP ........................................................... 4

4.3.

Niveles de autorización para la solicitud de desembolsos. ................................... 4

4.4.

Funcionarios autorizados para expedir certificación de recibido a satisfacción de un servicio. ............................................................................................................ 4

4.5.

Requisitos para realizar un desembolso: .............................................................. 5

4.6.

Formas específicas para efectuar desembolsos ................................................... 7

4.6.1.

Condiciones para el desembolso a través de cheque .................................. 8

4.6.2.

Condiciones para realizar un desembolso con carta o cheque de gerencia .. 8

4.6.3.

Condiciones para realizar un desembolso por transferencia electrónica ...... 8

Elaboró:

Angela Marcela Ordoñez Mahecha – Subgerente Operativo

Actualizó:

Oscar Quiroga Jimenez – Coordinador Financiero

Aprobó:

Jaime Daza Almendrales –Secretario General

4.6.4.

Condiciones para realizar el cruce de cuentas .............................................. 9

4.7.

Condiciones para la entrega de cheques .............................................................. 9

5.

ACTIVIDADES .................................................................................................... 10

6.

CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................... 10

7.

ANEXOS ............................................................................................................. 11

Elaboró:

Angela Marcela Ordoñez Mahecha – Subgerente Operativo

Actualizó:

Oscar Quiroga Jimenez – Coordinador Financiero

Aprobó:

Jaime Daza Almendrales –Secretario General

Proceso o Subproceso: Gestión Financiera

Nombre del documento: Procedimiento de Pagos

Código:

GF-P02

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1. OBJETIVO Cumplir con los compromisos de pago adquiridos por el Fondo Nacional del Ganado y/o el Fondo de Estabilización de Precios, en forma oportuna, de acuerdo con los requerimientos de control interno y las normas existentes.

2. ALCANCE Este procedimiento está referido a todas las áreas y empleados del FNG y FEP y aplica al pago de los compromisos que requieran las mismas. El procedimiento inicia cuando se genera un compromiso de pago y finaliza con el archivo de los documentos soportes.

3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS  Acuerdo Trimestral de Gastos: documento emanado por la Junta Directiva del FNG y el Comité Directivo del FEP donde se autoriza el monto máximo de gastos por trimestre.  Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) : Documento que certifica que existen recursos presupuestales disponibles para atender o soportar un compromiso.  Compromiso Presupuestal: Cualquier registro que refleja un compromiso real de pago (orden de compra o servicio, contrato, solicitud de giro, orden de comisión para viáticos, facturas, etc.), para dar viabilidad a la orden de pago.  Orden de Pago: Es el Documento que emite la Coordinación Financiera que reúne todos los documentos soportes para realizar el registro presupuestal y contable.  Pago con Carta: es un documento equivalente a un cheque enviado al banco en el que se solicita el abono a un tercero de acuerdo con el beneficiario de la orden de pago.  Transferencia electrónica: Es el procedimiento por medio del cual se ordena electrónicamente la transferencia de recursos financieros desde la cuenta de FNG o FEP a cuentas de terceros para pago a proveedores y funcionarios.  FNG: Fondo Nacional del Ganado.  FEP: Fondo de Estabilización para el Fomento de la Exportación de Carne, Leche y sus Derivados.

Elaboró:

Angela Marcela Ordoñez Mahecha – Subgerente Operativo

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Oscar Quiroga Jimenez – Coordinador Financiero

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Jaime Daza Almendrales –Secretario General

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4. GENERALIDADES 4.1. Responsabilidad del procedimiento de pagos La responsabilidad de este procedimiento es de la Gerencia Administrativa y Financiera, sin perjuicio de la participación de otras dependencias en la determinación de los giros y pagos a realizar. 4.2. Niveles de autorización para solicitar CDP Para efectos del procedimiento de pagos están facultados para solicitar CDP’s, los Gerentes y Subgerentes, los Jefes de Oficina, los Coordinadores Financiero, Administrativo y de Comunicaciones. La solicitud de CDP está contenida dentro del requerimiento del bien y/o servicio. Con respecto a los recursos del FEP está facultado para solicitar CDP’s el Secretario Técnico del FEP, y la Coordinación Operativa del FEP. La solicitud de los CDP’s deberá realizarse mediante memorando el cual será firmado por alguno de los funcionarios autorizados. 4.3. Niveles de autorización para la solicitud de desembolsos. Los funcionarios autorizados para solicitar desembolsos serán:  El Representante Legal.  La Gerencia Administrativa y Financiera.  La Gerencia Técnica.  Secretaría Técnica del FEP.  Jefes de Oficinas, exceptuando al Jefe de la Oficina de Auditoría Interna, para suplir las necesidades de solicitud de desembolsos de dicha oficina estos deberán ser solicitados formalmente a la Subgerencia Operativa, quién realizará el trámite correspondiente.  Subgerencias. 4.4. Funcionarios autorizados satisfacción de un servicio.

para

expedir

certificación

de

recibido

a

Los funcionarios autorizados para expedir certificaciones de satisfacción en el desarrollo de los contratos y cumplimiento de las órdenes de prestación de servicio serán los siguientes: Elaboró:

Angela Marcela Ordoñez Mahecha – Subgerente Operativo

Actualizó:

Oscar Quiroga Jimenez – Coordinador Financiero

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Jaime Daza Almendrales –Secretario General

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          

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El Gerente Administrativo y Financiero. El Gerente Técnico. Secretario Técnico del FEP Subgerencias Los Jefes de Oficina. El Coordinador de Área de Comunicaciones. El Coordinador Administrativo El Coordinador Financiero El Coordinador de Recaudos y cartera El Coordinador de Gestión Humana. En el caso de los empleados y/o contratistas que en las regiones tengan a su cargo el control, supervisión o seguimiento al servicio prestado, la certificación debe contar con el Visto Bueno del Coordinador de la URDG. Para estos casos el recibido a satisfacción podrá ser firmado y escaneado por parte del Coordinador de la URDG quien deberá enviarlo vía e-mail al subgerente respectivo.

En el caso del FEP podrá expedir certificación de recibido a satisfacción el Secretario Técnico y la Coordinación Operativa. 4.5. Requisitos para realizar un desembolso: a) Certificado de Disponibilidad Presupuestal. En caso de varios desembolsos de un mismo contrato copia de éste se adjunta únicamente en el primer pago. b) Copia de la orden de compra, de servicio o contrato firmados por el empleado competente, con el respectivo memorando de solicitud, teniendo en cuenta:  Si la orden de servicio y/o adquisición involucra varios desembolsos, en cada uno de ellos debe adjuntarse copia de la orden debidamente firmada.  En el caso de contratos que involucran varios desembolsos para cada uno de ellos se debe adjuntar copia de contrato debidamente firmado y copia del formato Ficha de Contrato 402. Estos documentos serán aportados por la Coordinación Administrativa.  Para el pago de anexos a los contratos a partir del segundo desembolso se debe adjuntar memorando de solicitud firmado por el respectivo Gerente o Subgerente, en el cual indique el número del anexo y del contrato al cual corresponde, el beneficiario de los recursos, el valor y rubro presupuestal. Elaboró:

Angela Marcela Ordoñez Mahecha – Subgerente Operativo

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c) Factura o documento equivalente. d) En la compra de bienes, adjuntar el documento de ingreso del bien al almacén, debidamente firmado por el funcionario autorizado por el Coordinador del Área Administrativa. e) En las órdenes de servicio y de contrato, se debe adjuntar la certificación de recibo a satisfacción del servicio firmada por el funcionario autorizado para expedir certificación de recibido a satisfacción de un servicio, establecido en el numeral 4.3. del presente procedimiento. f) En el caso de los anticipos diferentes a los establecidos contractualmente, se debe adjuntar el memorando solicitando el desembolso debidamente firmado por uno de los empleados indicados en el numeral 4.3. del presente procedimiento, indicando valor, beneficiario, rubro presupuestal y conceptos. g) Viáticos: Presentar debidamente diligenciado el formato de solicitud de viáticos, Gastos de viaje y Transporte – Individual, firmado por el Jefe inmediato y el Gerente, según corresponda. h) Giros relacionados con los costos fijos y variables de la Campaña de Erradicación de la Fiebre Aftosa: se debe adjuntar memorando de solicitud firmado por el Gerente Técnico y el Representante Legal, acompañado de la relación de las entidades gremiales beneficiarias detallando los conceptos y valores a girar. i) Programa regular “Alimentando la Esperanza”: Se debe adjuntar factura o documento equivalente, certificación de la Entidad beneficiaria en la cual registra el producto recibido y memorando de solicitud de pago firmado por la Subgerencia Operativa. j) Descuentos de nómina para terceros. Es necesario adjuntar memorando de Gestión Humana en el cual indica el valor del desembolso y el beneficiario del desembolso. k) Reembolsos de fondos fijos y cajas menores de las URDG: se deberá adjuntar memorando solicitando el reembolso debidamente firmado por el Gerente Técnico o Subgerente que sea delegado para ello, anexando los formatos de Fondo Fijos y Caja Menores debidamente diligenciados y con sus soportes en original, debidamente diligenciados y firmados por el Coordinador de Enlace Regional y Coordinador de URDG. l) Reembolsos de cajas menores del FNG Y FEP: se debe adjuntar memorando solicitando el reembolso debidamente firmado por el Coordinador del Área Administrativa o Subgerente Operativo en el FNG y Coordinador Operativo o Secretario Técnico en el caso del FEP según corresponda, anexando los formatos debidamente diligenciados y con sus soportes en original. Elaboró:

Angela Marcela Ordoñez Mahecha – Subgerente Operativo

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m) Constitución de inversiones: Una vez aprobada una inversión por el Comité de Inversiones, se adjunta el memorando de solicitud de Inversión firmado por la Subgerencia Operativa y el acta de dicho Comité como soporte de la orden de pago. La renovación de las inversiones se realizarán una vez autorizado por el Comité de Inversión. n) Para el pago de honorarios y reembolsos de gastos de los abogados externos, se debe adjuntar el memorando de solicitud suscrito por la Oficina de Asesoría Jurídica, con el visto bueno del Representante Legal o por quien éste delegue, dicho memorando, debe venir acompañado de la certificación del Área de Recaudos y Cartera indicando el valor recuperado de acuerdo a la gestión realizada por el abogado apoderado y el soporte de los gastos respectivos. o) Compensaciones del FEP: Se debe adjuntar memorando por parte del Secretario Técnico del FEP, acompañado de memorando de la Coordinación Operativa del FEP, la liquidación de la compensación, la certificación de la Oficina de Auditoría Interna y el correspondiente CDP. p) Para el pago a las empresas temporales: Se deben adjuntar facturas y resumen de la liquidación con el visto bueno de la Oficina de Auditoría Interna.  Para los casos en los que se facturen viáticos de empleados en misión, se debe adjuntar el formato de solicitud de viáticos, Gastos de viaje y transporte individual en los mismos términos y condiciones establecidas en el literal g) y la legalización presentada por los empleados a la Coordinación Financiera. q) Pagos de obligaciones financieras: Se adjunta extracto bancario que establece el valor de la cuota.  Para el caso de los pagos de tarjeta de crédito se debe adjuntar además del extracto bancario, los soportes de las compras efectuadas (órdenes de compra, órdenes de servicio). r) Pagos de funcionamiento y servicios públicos del FNG y FEP: los pagos se efectuarán por solicitud escrita del Coordinador Administrativo del FNG, anexando las facturas de los mismos. s) Cualquier tipo de pago o erogación no señalado taxativamente en el presente documento, requiere la aprobación del Representante Legal. 4.6. Formas específicas para efectuar desembolsos Los mecanismos de pago disponibles en la administración son:

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a) Cheque b) Pago con carta c) Transferencia electrónica d) Cruce de cuentas e) Cheque de Gerencia 4.6.1. Condiciones para el desembolso a través de cheque  Deberán estar firmados por dos de las firmas autorizadas.  Deberán llevar sello protectógrafo de FEDEGAN - FNG o FEDEGAN – FEP, según sea el caso.  Deberán llevar sello de filigrana para FEDEGAN - FNG o FEDEGAN – FEP.  Deberá llevar sellos restrictivos de cruce, y páguese al primer beneficiario, los cuales podrán ser levantados a solicitud de éste, dejando constancia de dicha solicitud. 4.6.2. Condiciones para realizar un desembolso con carta o cheque de gerencia  Deberán estar firmados por dos de las firmas autorizadas.  Deberán llevar sello protectógrafo de FEDEGAN - FNG o FEDEGAN – FEP, según sea el caso.  Deberán llevar sello de filigrana para FEDEGAN - FNG o FEDEGAN – FEP.  Para transferencias al exterior, se debe adjuntar la certificación dirigida al banco, expedida por el contador del FNG-FEP informando el concepto de retención en la fuente aplicada al proveedor del exterior. 4.6.3. Condiciones electrónica

para

realizar

un

desembolso

por

transferencia

 Verificar la disponibilidad de recursos en la entidad financiera  Se deberá preparar la transferencia incluyendo la información requerida por el sistema  Se efectuará la primera autorización por parte de la Coordinación Financiera

Elaboró:

Angela Marcela Ordoñez Mahecha – Subgerente Operativo

Actualizó:

Oscar Quiroga Jimenez – Coordinador Financiero

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 Se efectuará la autorización de transferencia final por parte del Representante Legal y/o la Subgerencia Operativa.  En ausencia de cualquiera de los empleados autorizados, el Representante Legal, delegará a un tercero, las funciones que realiza el ausente. 4.6.4. Condiciones para realizar el cruce de cuentas  En el caso de terceros que adeuden algún concepto al FNG o FEP, se podrá realizar cruce de cuentas entre la cuenta por pagar y la cuenta por cobrar una vez aclarada la cuenta por cobrar con el deudor.  Deberá diligenciar un comprobante de cruce de cuentas a cambio del comprobante del egreso, en el cual se registran tanto el ingreso como el gasto.  Con base en el comprobante de cruce de cuentas se realizará el registro presupuestal y el contable correspondientes. 4.7. Condiciones para la entrega de cheques Para personas naturales:  Deberá ser reclamado directamente por el beneficiario presentando su documento de identidad.  El beneficiario podrá autorizar a un tercero por escrito, anexando copia de su cédula, y el tercero deberá identificarse con su documento de identidad.  Deberá firmar el comprobante de egreso con el nombre completo claro, número de identificación y fecha de entrega del cheque. Para personas jurídicas:  Podrá ser reclamado directamente por el representante legal, presentando su documento de identidad, copia del RUT y/o Certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no superior a 90 días, donde consta su calidad de representante legal y sello de la empresa.  Podrá ser reclamado por una persona de la empresa diferente al representante legal, la cual debe presentar carta de autorización de la empresa, su documento de identidad, copia del RUT y/o Certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no superior a 90 días y sello de la empresa.  Deberá firmar el comprobante de egreso con nombre completo claro, número de identificación y fecha de entrega del cheque.

Elaboró:

Angela Marcela Ordoñez Mahecha – Subgerente Operativo

Actualizó:

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Aprobó:

Jaime Daza Almendrales –Secretario General

Código:

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Versión:

3.0

Fecha Aprobación:

10/09/2013

Páginas:

10 de 11

Proceso o Subproceso: Gestión Financiera

Nombre del documento: Procedimiento de Pagos

Cuando el proveedor o empresa solicite la consignación de los cheques a su nombre, deberá anexarse la copia al carbón de la consignación al comprobante de egreso correspondiente. En caso de que dicho proveedor o empresa solicite la consignación en cuentas que no están a su nombre, debe existir solicitud por escrito autorizando dicha acción.

5. ACTIVIDADES Ver Diagrama de Flujo.

6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio

Fecha Modificación

Nueva Versión

Se excluyo el formato legalización de Viáticos (GFP02-FR09) del procedimiento de pagos ya que este hace parte del procedimiento de Viáticos GFP03. Se realizaron modificaciones al Formato Comprobante de Pago por Cruce de cuentas GFP02-FR08

30/05/2007

1.1

Cambios en los formatos orden de pago GF- P02FR06 y GF-P02- FR07. Además del Formato Solicitud de CDP GF-P02- FR02, GF-P02- FR03, GF-P02- FR04, GF-P02- FR05.

17/08/2007

1.2

Se fusionaron los capitulo Glosario y Abreviaturas; Se cambio la imagen corporativa para el procedimiento y todos los anexos. Se ajustó el diagrama de flujo al nuevo formato. Se cambiaron los formatos de solicitud de CDP y se creó instructivo para el diligenciamiento. Se mejoró la redacción en los capítulos 1.Objetivo, 2. Alcance, 4.5. Formas específicas para efectuar desembolsos; se redefinió el capítulo 4.3. Niveles de autorización para la solicitud de desembolsos y se modificó el capítulo 4.4.Requisitos para realizar un desembolso. Se eliminaron los formatos de Excel para solicitud de certificados de disponibilidad presupuestal.

04/02/2013

2.0

Se mejoró la redacción en los capítulos 2. Alcance, 3. Glosario y/o Abreviaturas. Se creó el capítulo 4.4. Funcionarios autorizados para expedir certificación de recibido a satisfacción de un servicio. Se modificó el contenido del capítulo 4.5

10/09/2013

3.0

Elaboró:

Angela Marcela Ordoñez Mahecha – Subgerente Operativo

Actualizó:

Oscar Quiroga Jimenez – Coordinador Financiero

Aprobó:

Jaime Daza Almendrales –Secretario General

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3.0

Fecha Aprobación:

10/09/2013

Páginas:

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Proceso o Subproceso: Gestión Financiera

Nombre del documento: Procedimiento de Pagos

Descripción del Cambio

Fecha Modificación

Nueva Versión

Requisitos para realizar un desembolso.

7. ANEXOS – Formato Comprobante de pago por cruce de cuentas.

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Jaime Daza Almendrales –Secretario General