Preparación para el Evento Kaizen Resumen En el módulo anterior hablamos de los diferentes roles necesarios dentro de un equipo Kaizen. Ahora veamos cómo estos diferentes roles trabajan juntos y en armonía para planear y preparar el Evento Kaizen. Utilizaremos una Línea de Tiempo de Evento Kaizen como mapa, y tenemos una plantilla disponible para su descarga en nuestra sección de recursos al lado de este video. Ahora observemos nuestra plantilla. En este ejemplo listamos 6 semanas de actividades. 2 de estas 6 semanas están enfocadas en preparación para el Evento Kaizen. 1 semana para realizar el Evento en sí y 3 semanas son designadas para las actividades posteriores al evento. Hablaremos con más detalle sobre esto más adelante, pero en este módulo nos enfocaremos en las primeras dos semanas de nuestra Línea de Tiempo del Evento Kaizen. No es trabajo de todo el día También queremos mencionar que aunque estemos mostrando 6 semanas de trabajo, las 2 de preparación y las 3 de seguimiento, no son semanas enteras de trabajo. Y aunque las fases de preparación y seguimiento no requieren nuestro trabajo de tiempo completo, sí son absolutamente importantes, ya que si no se ejecutan de la manera correcta, nuestro Evento Kaizen podría resultar en mera pérdida de tiempo y esfuerzo. Actividades de Semana 1 Siguiendo con nuestra plantilla, las tres primeras actividades que anotamos en la Línea de Tiempo son seleccionar el proyecto, determinar el alcance del evento y desarrollar el papel del Equipo. Estas son tareas fáciles de enlistar en un documento en formato Excel, pero llevarlas a cabo en la vida real es más difícil. Afortunadamente, como parte de la familia de Gemba Academy, ustedes estarán bien equipados para realizar estas tareas, ya que las explicamos a gran detalle en varios de nuestros cursos. Por citar algunos, nuestro curso Transformando su Cadena de Valor y Resolución Práctica de Problemas los ayudarán a obtener el conocimiento necesario para saber cómo desglosar un problema difuso en partes más pequeñas y manejables, para poderlas atacar a través de un Evento Kaizen.

Preparación para el Evento Kaizen

1

La siguiente actividad anotada en nuestra plantilla es Recolección de información/datos. Y para poder elegir el proyecto correcto, debimos haber realizado ya tareas de recolección de información. Y es importante asegurarnos de que esta información es clara, concisa y está lista para que el equipo Kaizen pueda usarla durante el Evento. Además, podrían necesitar información adicional, incluyendo el tener que grabar videos antes de comenzar el Evento. Esto no significa que no puedan realizar estas actividades durante los primeros días del Evento, pero entre más tengamos ya hecho antes de comenzar el Evento, mejor preparados estaremos. El siguiente paso es elegir los miembros del Equipo Kaizen y también elegir los Líderes, las cuales son tareas extremadamente importantes. En primer lugar les recomendamos limitar el equipo de Punto Kaizen a no más de 10 personas, preferentemente de 6 a 8. Varios estudios han demostrado que entre más grandes son los equipos, es más difícil tomar decisiones y funcionar como un grupo efectivo para resolver problemas. También es importante que los expertos sean parte del equipo Kaizen. Y cuando decimos expertos, nos referimos a las personas que realizan el trabajo o actividades a diario en el lugar de nuestro Punto Kaizen. También podría ser de mucho beneficio agregar algunos roles de tipo funcional al equipo, por ejemplo ingenieros de manufactura y profesionales de mantenimiento. Otra idea muy buena es pedirle a una persona de un área completamente diferente, que sea parte del Evento Kaizen. Por ejemplo, si el Evento se va a llevar a cabo en el área de manufactura, podrían pedirle a alguien del departamento de finanzas que sea parte del equipo. Esto sin duda permitirá que vean el proceso desde otra perspectiva. Estos miembros agregan un gran valor, ya que harán muchas preguntas como ¿Por qué? y ¿por qué hacemos eso así? Y una forma simple de un buen balance de integrantes del equipo es pensar en la Regla de (Tercios) 1/3. Es decir, una tercera parte de los integrantes deberá ser elegida del área donde nos concentraremos, otra tercera parte de arriba y abajo del proceso o upstream y downstream y la otra tercera parte por miembros completamente ajenos al proceso. El siguiente rol que debemos elegir es el Líder del Equipo Kaizen. Esta persona debe tener experiencia en herramientas de Mejora Continua, pero no necesariamente un experto en Lean. También deberá ser un buen facilitador, incluso si aún están en entrenamiento de Kaizen. Ahora es momento de anotar los tiempos para el Evento. Les sugerimos que dejen que los altos directivos en la organización elijan la fecha, de esta manera, todos en la organización entenderán que el compromiso Kaizen viene desde la alta dirección. Y aunque pudiera no ser necesaria la creación de una gráfica de Microsoft Project Gantt, les recomendamos que comiencen creando al menos un plan diario. La siguiente tarea es que el Líder del equipo Kaizen se asegure de que todas las áreas de preparación estén listas. Esto incluye suministrar al equipo con los artículos que necesitarán durante el Evento, organizar un salón de juntas e incluso alimentos que el equipo Kaizen necesitará durante la semana.

Preparación para el Evento Kaizen

2

El último paso de la semana 1 que el líder tendrá que hacer es, la preparación del paquete para el equipo, que incluye material de entrenamiento y cualquier documento que necesitarán para el primer día del Evento. También es necesario agregarle una carta para los integrantes donde se brinde una explicación de qué es el Evento Kaizen, quienes integran el equipo y cuáles son los objetivos. Actividades de Semana 2 Pasando a la semana 2 del Evento, nos enfocaremos en la comunicación, con el propósito de comunicar el objetivo del Evento a través de todos los niveles de la organización. Después, nos enfocamos en preparar la Junta de iniciación, para lo que tendremos que agendarla, reservar el salón, y asegurarnos de que todos los involucrados reciban la invitación para dicha junta. Y finalmente, el Líder del equipo tiene que verificar por última vez con el Entrenador Kaizen o Kaizen Coach, para asegurarse de que no le falta ningún detalle. En este punto, el equipo ya está listo para comenzar con el Evento Kaizen. Como pudieron darse cuenta, hay demasiadas cosas que se necesitan hacer durante la etapa de preparación del Evento, por lo que aunque nosotros digamos que esta fase toma un periodo de 2 semanas, ustedes podrían extenderse más si así lo creen necesario, especialmente si su organización recién está comenzando a implementar Eventos Kaizen. La clave para tener un Evento Kaizen exitoso es hacer un trabajo con precisión cuando se planea, pero también poder ser flexibles y estar listos para realizar ajustes en el momento que sea necesario, incluso una vez que hayamos comenzado con el Evento Kaizen.

Preparación para el Evento Kaizen

3