Semana del Evento Kaizen Actividades de Semana 3 A lo largo de este módulo hablaremos de lo que esperamos que suceda durante la semana del Evento Kaizen. Nos enfocaremos en la perspectiva del líder del equipo Kaizen, pero incluso si su rol no es de líder, la información les será muy útil. Específicamente, al final de este módulo sabrán qué esperar desde el inicio de la semana, y una idea de cómo irán progresando las cosas durante un Evento Kaizen bien planeado. Recordemos que el éxito de este Evento depende en gran parte de la buena planeación y preparación del mismo durante las primeras dos semanas. Brazos cruzados y frunciendo el ceño Comencemos con el primer día del Evento. Nos gustaría hablar de algo muy específico, la manera en la que algunos integrantes del equipo podrían reaccionar. Muchas veces los miembros del equipo, especialmente aquellos que nunca han sido parte de estos Eventos, no saben que esperar, por lo que su comportamiento puede ser mal interpretado de forma negativa. Inclusive podrían ver a algunos de los integrantes con los brazos cruzados y frunciendo el ceño. Estas actitudes son normales, y de hecho, debemos estar preparados para este tipo de reacciones, especialmente si su organización nunca ha realizado Eventos Kaizen. Y conforme se vayan empapando más de este tipo de Eventos, las actitudes negativas irán disminuyendo. Pero si se topan con estas resistencias no queremos que se desanimen. Un consejo para combatirlas es intentar romper el hielo o tratar de que los integrantes se conozcan entre sí, presentándose y tal vez compartiendo algo de ellos que los demás miembros no sepan. Entrenar a los integrantes También es muy importante entrenar a los integrantes del equipo antes de comenzar con el Evento. Me faltan palabras para enfatizar lo importante que este paso es, ya que el desarrollo de nuestra gente debería ser la prioridad de este Evento. También, el entrenar a nuestro equipo en conceptos básicos como las 5S’s y los 7 Desperdicios, ayudará a que nuestro Evento tenga éxito. Semana del Evento Kaizen

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Una vez que el equipo ha sido entrenado y está listo para comenzar, es momento de ir al Gemba, o al lugar donde se lleva a cabo el trabajo, y esto es justo lo que sucede en el segundo y tercer día de nuestro Evento Kaizen. El compromiso deberá desarrollarse desde los días 1 y 2. Verán que conforme vayan realizándose los cambios, que el equipo se sentirá motivado a continuar. Coordinar actividades Y para que la ejecución se realice de forma satisfactoria, es importante que el líder del equipo Kaizen coordine las actividades con la ayuda del entrenador o coach Kaizen. Algunos de los miembros del equipo posiblemente tengan experiencia natural en Kaizen, mientras que otros necesitarán ayuda de vez en cuando. Otra técnica para facilitar el Evento, que el líder definitivamente debe hacer, es escribir las metas diarias y objetivos del Equipo Kaizen. El equipo debe revisar esta lista al comienzo del día, antes del almuerzo y una vez más al final del día. Si hacen esto desde el principio y hasta el final del Evento, tendrán un excelente historial de lo que se logró, y esta información les servirá para elaborar el reporte al final del Evento. Involucramiento de los altos directivos Por otro lado, existen diferentes opiniones sobre cómo los altos directivos deben involucrarse durante el transcurso del Evento Kaizen en sí. Y podemos decirles que, jamás hemos escuchado un testimonio más motivador que cuando observamos a un vice-presidente ponerse pantalones de mezclilla, casco y ayudar al equipo Kaizen durante la fase de mejoramiento del Evento. Y en este ejemplo, la energía del equipo se duplicó, siguieron adelante y desarrollaron uno de los mejores Eventos Kaizen que jamás hemos visto. Y aunque cada Evento Kaizen puede tomar una personalidad diferente, hay varios detalles en los que nos gustaría que siempre pensaran. Trabajaran periodos largos de tiempo En primer lugar, se tendrá que trabajar más tiempo de lo normal, y debemos explicar esto al equipo Kaizen desde el comienzo del Evento, o inclusive en las semanas previas al Evento. También, animamos al líder del equipo Kaizen a que demuestre un alto sentido de urgencia durante la semana, especialmente durante los primeros 3 días del Evento, ya que si se espera a que casi termine la semana para alcanzar los objetivos principales, comenzarán a

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estresarse y entrar en pánico. Así que asegúrense de alcanzar sus metas y objetivos lo antes posible durante la semana. Ahora pasamos a los últimos días del Evento, donde debemos enfocarnos en ajustes pequeños y al mismo tiempo, probar los procesos nuevos. También deberán actualizar las hojas de Trabajo Estandarizado y hojas de Instrucción de Trabajo. Reporte final Y por último, tenemos el Reporte final, el cual es una parte extremadamente importante del Evento Kaizen. Aquí es donde los miembros del equipo tienen que reportar los resultados al resto de la organización y recibir reconocimiento por sus esfuerzos. Les recomendamos que los miembros del equipo realicen la mayor parte de este reporte, es decir, el Líder del equipo Kaizen y el coach deberán involucrarse muy poco en el proceso de creación del reporte. Existen varias maneras de realizar el reporte, pero nuestro proceso favorito es hacerlo justo en el Gemba, o lugar donde se lleva a cabo el trabajo. Y aunque tal vez podrían crean una presentación en PowerPoint muy bonita, sin duda podremos plasmar mejores resultados si los miembros del equipo escriben sus logros y gráficos, enfocándose en mostrar las mejoras, anotando datos reales. Y después del reporte, aún tendremos que realizar varias acciones posteriores, por lo que éstas deberán ser anotadas también durante el proceso de realización del reporte, incluyendo, quién será el responsable de cada acción y cuándo se llevará a cabo. Vemos que generalmente se demoran alrededor de 30 minutos en desarrollar un reporte, lo cual incluye tiempo para preguntas básicas y comentarios. Después del reporte, muchas organizaciones proveen comida y bebidas para poder celebrar los logros del equipo.

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