Evento Kaizen ¿Qué es un evento Kaizen? Un Evento Kaizen es la aplicación enfocada y acelerada de técnicas Kaizen en un área específica. También conocido como Evento de Mejora Rápida o Kaizen Blitz, un Evento Kaizen típicamente tarda de 4 a 5 días. Y como su nombre indica, el énfasis de un Evento Kaizen está en la rapidez y acciones decisivas, tal y como sucede cuando un equipo de futbol americano bombardea y captura al mariscal de campo del otro equipo. Para aquellos que no saben mucho de futbol americano, un bombardeo ocurre cuando varios miembros de un equipo se enfocan en detener a su oponente corriendo hacia el mariscal de campo rápida y eficientemente, tal como un equipo de Kaizen Blitz se enfoca en resolver problemas o implementar soluciones. Los Eventos Kaizen también están diseñados para enseñar a nuestros compañeros a cómo pensar críticamente y resolver problemas. De hecho, este podría ser el mejor resultado de un Evento Kaizen bien planeado. No hacen milagros Es de suma importancia darnos cuenta que los Eventos Kaizen por sí solos no harán milagros. En otras palabras, no pueden esperar que al realizar un Evento Kaizen o varios, inmediatamente revolucionarán su organización de un día para otro, ya que dicha transformación requiere una estrategia general a largo plazo de mejora de procesos, además de un personal preparado y enfocado para facilitar el seguimiento de varias iniciativas Kaizen. Finalmente, las organizaciones necesitan tener un sistema constante de educación y entrenamiento para los trabajadores y gerentes enfocado en los principios de Lean o la Manufactura Esbelta.

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Varias Iniciativas Kaizen



Nos enfocaremos en los Eventos Kaizen tradicionales en este módulo, pero queremos mencionarles que existen diferentes tipos de iniciativas Kaizen utilizadas por diferentes organizaciones practicantes de Lean alrededor del mundo. Como se observa en esta imagen de la izquierda, podemos hacer mejoras a través de lo que llamamos “iniciativas basadas en proyectos”, las cuales podrían involucrar nueva tecnología, nuevos materiales, etc. Esas son buenas mejoras que a menudo proveen una línea estable de progreso a largo plazo. Otro tipo de mejora viene de “Sistemas de sugerencias Kaizen”. Hablaremos más sobre este tipo de Kaizen en un módulo más adelante, pero este tipo de mejora ocurre diariamente. Y aunque las mejoras son pequeñas por naturaleza, con el tiempo definitivamente incrementarán. Y finalmente el “Kaizen Blitz” o Evento Kaizen nos lleva paso a paso hacia la mejora, como se muestra aquí. Los Eventos Kaizen tienen un mejor funcionamiento cuando se utilizan en conjunto con el mapa de la cadena de valor, del cual pueden aprender más en nuestro curso “Transformando Su Cadena de Valor” de Gemba Academy. Proceso de 5 Días de Evento Kazien: Día 1 Ahora les presentamos el proceso de Evento Kaizen de 5 días que nos gusta utilizar en Gemba Academy. Pero antes quiero mencionar que existe trabajo previo que necesita realizarse antes de comenzar el Evento Kaizen. Explicaremos en qué consiste este trabajo previo más adelante, por ahora, vamos a asumir que ya se realizó, así que demos un vistazo al transcurso de un Evento Kaizen típico. El primer día lo llamamos “Día de aprendizaje”. Durante este día los involucrados reciben entrenamiento, caminan por el área en la que se enfocarán, mapean el proceso, revisan la información y hacen otras actividades como calcular el Takt Time, si esto es aplicable. También realizan un escaneo de las 5S’s del área y toman algunas fotos del antes de la mejora. Las actividades que realicen el primer día serán diferentes dependiendo el tipo de Evento Kaizen que

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estén realizado. Por ejemplo, puede ser que no necesiten calcular el Takt Time, si su enfoque es mejorar el nivel de las 5’s en el departamento de mercadotecnia. Proceso de 5 Días de Evento Kazien: Día 2 Ahora pasamos al Día 2, el cual es “Ir al Gemba” o lugar donde se lleva a cabo el trabajo. Durante este día debemos observar el proceso usando la mejor herramienta Kaizen que tenemos, “nuestros propios ojos”. Observaremos qué está pasando con el proceso a examinar. También usaremos otras herramientas de las que hemos aprendido en cursos previos en Gemba Academy tales como el ‘diagrama de espagueti, Hojas de Observación de Tiempo y grabaciones con cámaras de video. Y aunque en Gemba Academy nos encanta usar nuestras cámaras, también les aseguramos que son una herramienta muy poderosa para capturar lo que está sucediendo de forma visual y auditiva en el momento preciso que están sucediendo las cosas, esto les permite al equipo ver después el video, pausar y hasta observar en cámara lenta los detalles. Lo que les permitirá pensar en varias ideas de mejora. Cuando revisamos los videos con el equipo Kaizen casi siempre escuchamos cosas como, “wow, no tenía ni la mínima idea que estábamos haciendo eso”. Proceso de 5 Días de Evento Kazien: Día 3 Una vez que tengamos un plan hecho, es tiempo de tomar acción. Este tercer día haremos cambios en el proceso, el cual muchas veces requerirá de mucho trabajo duro y esfuerzo. También cuando sea posible, haremos simulaciones de nuevos métodos mientras recorremos el proceso actual. También crearemos documentos nuevos como por ejemplo, revisiones de gráficas de trabajos balanceados, cuando sea aplicable. Y finalmente, empezamos a hacer cambios físicos en las áreas de trabajo, lo cual podría requerir varias actividades de 5’s, mover equipos, construir partes nuevas etc. En la fotografía de arriba vemos a uno de los equipos kaizen preparándose para instalar estantes nuevos. Primero limpiaron un área y removieron artículos que ya no necesitaban. Después construyeron los estantes afuera usando materiales existentes. Finalmente el equipo Kaizen movió los estantes a la posición designada y los pintaron.

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Proceso de 5 Días de Evento Kazien: Día 4 Después pasamos al día 4, donde ‘probamos y afinamos detalles’. Este día lo dedicamos a trabajar en los procesos nuevos para asegurarnos que sin lugar a duda, las cosas mejoraron. Y existen muchas posibilidades de que tengamos que hacer algunos ajustes o pequeños cambios mientras continuamos aprendiendo e involucramos a los expertos en dicho proceso. Aquí vemos a un equipo Kaizen haciendo unos cambios al funcionamiento y aspecto de una tabla de herramientas con sombreados. Y al término del día 4, nos tenemos que asegurar de que nuestro proceso sea 100% funcional y esté listo para entregarse al operador o dueño del proceso. Proceso de 5 Días de Evento Kazien: Día 5 Finalmente el día 5, se dedica para mantener y celebrar lo logrado. Este día se trabaja en medir y documentar el nuevo estado actual y además identificamos los beneficios financieros de este evento. Después tenemos que comunicar los resultados del evento con todos los miembros del equipo mientras creamos un plan para implementar las ideas nuevas que no alcanzamos a ejecutar durante este Evento Kaizen. Podemos utilizar herramientas como la Matriz de Habilidades y el entrenamiento cruzado y al mismo tiempo podemos crear un plan para sostenimiento que puede incluir cosas como auditorias y visitas regulares después de 60 días para asegurarnos de que las cosas que se mejoraron se han mantenido. Y finalmente, terminamos el Evento Kaizen con el equipo presentando los resultados a sus gerentes y compañeros de trabajo, mientras disfrutan comida y algunas botanas juntos para celebrar lo que han logrado. Ideas importantes sobre Kaizen Primero, es importante planear como van a redistribuir a su gente que pueda quedar liberada de su posición después del Evento Kaizen. Nunca debería existir preocupación o ansiedad en los empleados al pensar que podrían perder su trabajo como resultado de mejoras en la productividad después de los eventos Kaizen, porque la gente comenzará a calcular y darse cuenta de los ahorros que estos cambios podrían implicar. El segundo consejo es que es importante entender que la inversión que se necesitará en términos de suministros, tiempo de la gente, tiempo de producción, etc., podría perderse. Ustedes deberían crear un plan para recuperar dichos costos como por ejemplo, evitar tiempos extras, nuevas contrataciones, recolocar gente en diferentes áreas que puedan necesitar ayuda, etc.

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