LEGAL FLASH

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ÁREA MERCANTIL

NOVEDADES EN LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE LOS EMPRESARIOS Febrero de 2015 Los libros de los empresarios deben cumplimentarse en formato electrónico y presentarse por vía telemática para su legalización en el Registro Mercantil competente antes de 8 de septiembre depreceptiva 2014 30 de abril de 2015. En desarrollo de la Ley de Emprendedores, la Dirección General de los Registros y del Notariado ha publicado una instrucción con objeto de unificar criterios y establecer principios que deben aplicarse a la legalización de libros. Las nuevas instrucciones suponen un cambio sustancial de la práctica que se había seguido hasta la fecha.

INTRODUCCIÓN En septiembre de 2013 la Ley de Emprendedores1 estableció que los libros que obligatoriamente debían llevar los empresarios se cumplimentarían en soporte electrónico y se legalizarían telemáticamente en el Registro Mercantil en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Esta norma no ha sido objeto de desarrollo reglamentario ulterior. Conforme a la doctrina sentada por la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado (“DGRN”) de 5 de agosto de 2014, se admitió la tradicional legalización en papel de los libros contables relativos al ejercicio 20132. En nuestra experiencia, los Registros Mercantiles de las distintas provincias habían intentado resolver las dudas en la aplicación práctica de la norma según su mejor criterio, lo que había generado situaciones dispares: unos solo aceptaban la presentación telemática de libros para su legalización, mientras otros aceptaban tanto la 1

Véase art. 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre , de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

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En dicha resolución se tenía en consideración que el ejercicio social 2013 había comenzado antes de la entrada en vigor de la Ley de Emprendedores aunque su finalización era posterior. Aunque esta resolución versaba sobre libros contables (Diario y de Inventario y Cuentas Anuales), a nuestro juicio, sus razonamientos podían ser aplicables a los libros de actas y los libros registros de socios y de acciones nominativas.

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telemática

como

la

clásica

en

papel;

asimismo,

algún

Registro

permitía

seguir

cumplimentando los libros de actas y de registro de socios y acciones nominativas (ya legalizados en papel) hasta agotarlos. Con estos antecedentes, la DGRN dicta esta instrucción (publicada en el BOE de 16 de febrero de 2015) con objeto de unificar criterios y establecer principios para la legalización de los libros. Los empresarios deberán ajustarse a lo establecido en ella para poder legalizar sus libros de aquí en adelante.

PRINCIPALES NOVEDADES Exponemos a continuación, a modo de resumen ejecutivo, las principales novedades derivadas de esta instrucción. A efectos de este resumen, asumimos el caso más típico: el de las sociedades cuyo ejercicio coincide con el año natural. Si el cierre del ejercicio social no fuera el 31 de diciembre, las fechas o periodos que aquí indicamos deberían ajustarse. 

El nuevo sistema de legalización se aplica a todo tipo de libros obligatorios y no obligatorios (contables, de actas, de registro de socios, etc.) del ejercicio 2014 y siguientes. Excepcionalmente, en relación al ejercicio 2014, se prevé que si , por justa causa3, no fuera posible la presentación en formato electrónico de todos o algunos de los libros, el registrador permitirá la presentación en formato papel de libros de hojas encuadernadas.



Los libros deberán cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse para su legalización por vía telemática antes de 30 de abril de 2015 (inclusive).



No podrán legalizarse a partir del ejercicio 2014 libros en blanco, encuadernados o de hojas móviles (típicamente, los de actas o de registro de socios). Tampoco se podrá legalizar ningún libro en soporte papel o electrónico no presentado por vía telemática.



En el primer cuatrimestre de cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente de los órganos colegiados (junta y consejo) y de decisiones del socio único. Se admite legalizar los libros de actas de un ejercicio aunque no lo estén los libros de ejercicios anteriores.



Al inscribir la sociedad, se deberá legalizar un libro registro inicial con la información sobre los fundadores; posteriormente, solo habrá que

legalizar

sucesivos libros si se producen cambios en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituidos gravámenes sobre ellas. Se admite legalizar

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Algún registrador ha opinado en relación con este punto que la justa causa deberá expresarse en la instancia de solicitud de legalización de libros y que el Registrador no debería entrar a valorar si es suficiente o no.

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libros registro aunque no lo haya sido el libro inicial. 

Los libros en blanco y ya legalizados solo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas del ejercicio 2013 o anteriores. Por su parte, los libros registros de socios o de acciones nominativas ya legalizados en blanco solo podrán usarse para negocios jurídicos sobre participaciones o acciones anteriores a 29 de septiembre de 2013. Entendemos que en la primera legalización telemática del correspondiente libro habrá que acreditar el cierre del anterior libro.



Las sociedades que desde su constitución no hubieran legalizado todavía sus libros de actas, registros o de contratos podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente todas sus actas y vicisitudes desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.

La instrucción incluye un detalle técnico del procedimiento para la presentación telemática de los libros. Anticipamos que su implementación generará dudas que será necesario ir resolviendo caso a caso a medida que los operadores jurídicos adquieran experiencia en su aplicación práctica.

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