PROCESO:
GESTION FINANCIERA
SUBPROCESO: ACTIVIDAD:
PROCEDIMIENTO LEGALIZACIONES
CÓDIGO:
GF- P03
VERSIÓN:
1.0
Tabla de Contenido 1.
OBJETIVO................................................................................................................ 3
2.
ALCANCE ................................................................................................................ 3
3.
GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 3
4.
GENERALIDADES ................................................................................................... 4
4.1.
Clasificación de los anticipos. ............................................................................... 4
4.2.
Clases de contratos. ............................................................................................. 5
4.3.
Plazos ................................................................................................................... 5
4.4.
Requisitos de las legalizaciones ........................................................................... 6
4.5.
Legalización para los contratos de Asistegán ....................................................... 7
5. 5.1.
ACTIVIDADES ......................................................................................................... 7 Legalización de anticipos para contratos .............................................................. 7 Elaboró:
Marcela Ordoñez, Martha Rodriguez
Actualizó:
-
Aprobó:
Juan Fernando Lezaca, Subgerente Operativo y Financiero
5.2.
Legalización de anticipos por el total del gasto ..................................................... 7
5.3.
Legalización de anticipos por un porcentaje del gasto.......................................... 8
5.4.
Legalización de anticipos para gastos de viaje ..................................................... 8
5.5.
Legalización de órdenes de compra de servicios ................................................. 8
5.6.
Legalización de contratos de administración de recursos..................................... 8
5.7.
Legalización de gastos varios ............................................................................. 10
6.
CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 10
7.
ANEXOS ................................................................................................................ 10
Elaboró:
Marcela Ordoñez, Martha Rodriguez
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Aprobó:
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Proceso o Subproceso: Gestión Financiera
Nombre del documento: Procedimiento de Legalizaciones
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1. OBJETIVO Definir las pautas a través de las cuales se efectúan las legalizaciones de anticipos, contratos de administración de recursos, convenios con entidades públicas y privadas.
2. ALCANCE La Coordinación Financiera y la Auditoría Interna solicitan a las personas naturales o jurídicas, los documentos soporte que respaldan los recursos entregados como anticipo, como administración a terceros y asimismo recibidos por cuenta de entidades privadas o públicas para manejo de recursos de terceros. El procedimiento empieza una vez se legalice el correspondiente contrato o convenio o con la entrega real de los recursos y termina con el concepto favorable o desfavorable de las áreas responsables (Coordinación Financiera y Auditoría Interna) y tiene alcance nacional.
3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS Activos Fijos: Corresponden a los bienes que por su naturaleza, uso y cuantía deben ser ingresados en el almacén, con asignación de placas, los cuales estarán sujetos a la depreciación. A.I.: Auditoría Interna Anticipo: Dinero entregado previamente a la iniciación de la actividad contratada. Auténtico: Propiedad de validez y veracidad de un documento. Contrato de Administración de Recursos: Es un acuerdo entre las partes mediante el cual el contratista recibe recursos financieros para su debida administración y ejecución de proyectos. Convenio: Acuerdo entre dos partes mediante el cual cada una de las partes se obliga a entregar recursos (financieros o especie) para el desarrollo de un proyecto. Certificar: Procedimiento por el cual una persona natural o jurídica garantiza que determinada actividad fue cumplida en los términos contratados. C.F.: Coordinación Financiera Comprobar: Verificar que los documentos entregados correspondan al gasto autorizado, para que sean soporte de la legalización. CRC: Coordinación de Recaudos y Cartera CURDG: Coordinador URDG Elaboró:
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DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Documentos: Oficios y/o soporte físico de un gasto o desembolso efectuado en la contratación de una actividad o adquisición de un bien o servicio. E.T.: Estatuto Tributario FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos. FNG: Fondo Nacional del Ganado. G.T.: Gerencia Técnica Legalización: Acción de presentar los soportes correspondientes a un gasto, con base en el procedimiento y la normatividad vigentes. Oportunidad: El momento idóneo para la entrega de los documentos soporte de una legalización. S.O.: Subgerencia Operativa Soporte: Son los documentos que comprueben la realización de la actividad contratada, los cuales deben tener relación de causalidad con el objeto del contrato, convenio u orden de anticipo. STCE: Secretaría Técnica del Comité de Enlace
4. GENERALIDADES 4.1. Clasificación de los anticipos. Compras contra entrega: Es el anticipo entregado sin ejecución presupuestal y sin recibir el bien o servicio contratado, se legaliza con la compra del bien y la entrega de la facturación por parte del proveedor. Generalmente se efectúa sobre el 100% del bien o servicio.
Prestación de servicios: Son los anticipos que se entregan en virtud de una orden de servicios, que requiera el desembolso de un porcentaje del total de los recursos para iniciar la actividad o labor.
Compra de Activos Fijos: Los anticipos entregados para la compra de activos fijos, dependen de las condiciones pactadas en la cotización aprobada. Por lo general, se solicita un porcentaje del total de la cotización, que se legaliza en el momento en que la mercancía es entregada por el proveedor e ingresa al almacén.
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Anticipos para desarrollar una inversión: Estos anticipos corresponden a dineros solicitados por los gremios, personas jurídicas o personas naturales, para desarrollar una actividad determinada. Siempre están respaldados por contratos. Se registran directamente al gasto, en la medida que se realizan los desembolsos, debido a que los giros siguientes están sujetos a informes de avance.
Anticipos para gastos de viaje: Estos dineros son entregados a contratistas para realizar determinada visita a otra ciudad o desarrollar eventos relacionado con sus funciones, los cuales deben ser legalizados ante la C.F.
Anticipos para gastos varios: Son los dineros entregados a los CURDG de manera preliminar con base en un presupuesto expresamente definido por la STCE para el desarrollo de eventos o compras específicas, los cuales deben legalizados ante la C.F.
4.2. Clases de contratos. Contratos de Administración de Recursos Entregados: A través de estos el FNG entrega a entidades ejecutoras de programas, recursos (financieros y en especie) para ser administrados en nombre del FNG o FEP, con el objeto de desarrollar un determinado proyecto. Estos son legalizados a través de la A.I.
Órdenes de compra de Servicios: Son contratos que parten de una oferta mercantil de servicios y generalmente corresponden a manejo de personal operativo externo. Los recursos dados deben ser legalizados a través de la A.I.
Contratos de Administración de Recursos Recibidos: A través de estos, el FNG administra recursos financieros recibidos por parte de entidades públicas o privadas, destinados a desarrollar proyectos específicos. Estos se legalizan de acuerdo con las condiciones establecidas por las interventorías.
4.3. Plazos Anticipos compras contra entrega: 5 días desde la fecha de factura de compra del bien. Prestación de servicios: 5 días hábiles desde la fecha de prestación del servicio. Compra de activos fijos: 5 días hábiles a la fecha de entrega del bien. Anticipos para proyectos: De acuerdo con lo convenido en el contrato.
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Anticipos para gastos de viaje: 5 días hábiles a partir del regreso de la comisión. Contrato de Administración de Recursos: Con posterioridad al plazo de ejecución establecido en el contrato, en las fechas específicas que indique la AI. Contratos de Administración de Recursos Recibidos: De acuerdo con lo estipulado por las interventorías de cada proyecto. Anticipos para gastos varios: Deben ser legalizados dentro de los 5 días hábiles desde la fecha de realización del evento y/o compra del producto (para el caso de compras).
4.4. Requisitos de las legalizaciones Los documentos anexos a la legalización deben cumplir con los siguientes requisitos: Facturas o documentos equivalente (de acuerdo con el régimen al que pertenezca) en copia con los requisitos exigidos por articulo número 617 del E.T., de adquisición del bien o servicio contratado. La fecha de los documentos debe corresponder al periodo comprendido entre la fecha de entrega del anticipo y la fecha de legalización o solicitud del reembolso. Los gastos relacionados deben conservar relación de causalidad con la labor contratada, orden de compra o servicios contratados. En el caso de gastos de transporte, se debe presentar una relación detallada de costos y medio de transporte utilizado. No debe presentar enmendaduras o tachones. Diligenciar el formato de Legalización de anticipos. Los gastos desembolsados en los contratos de aftosa, por concepto de recolección y destrucción de desechos biológicos y de servicios de internet NO pueden ser prestados por personas naturales. Legalización de los gastos de nómina que se presenten en los contratos de aftosa, se deben presentar los siguientes soportes: Fotocopia del contrato de trabajo Fotocopias de las planilla de nóminas firmadas y pagadas Fotocopias de los pagos de seguridad social (Salud pensión y riesgos profesionales). Es de aclarar que los aportes a estas entidades se deben efectuar de acuerdo con los porcentajes establecidos por la ley, los cuales se presentan en anexo y cuya actualización es informada anualmente a través de circular emitida por la Coordinación Financiera. Elaboró:
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Fotocopia de los aportes parafiscales del (9%) sobre el valor del sueldo básico mensual). Fotocopia de la liquidación y comprobante de egreso del pago de la prima de servicios. Fotocopia de la liquidación del contrato de trabajo del programador y comprobante de egreso del pago del mismo. 4.5. Legalización para los contratos de Asistegán Copia de los contratos de prestación de servicios suscritos con los funcionarios establecidos. Copia de los comprobantes de egreso, con los que se efectuaron los pagos respectivos, junto con el soporte del pago de seguridad social del tercero correspondiente.
5. ACTIVIDADES El proceso empieza en el momento en que se emite una orden de compra y / o servicio. La C.F., de acuerdo con las especificaciones del contrato, orden de compra, de servicio o solicitud de anticipo para gastos de viaje o anticipo para las CURDG para gastos varios, procede a efectuar el giro del anticipo correspondiente (de acuerdo con la clasificación de los anticipos y de acuerdo con el procedimiento de giros). Una vez efectuadas las actividades correspondientes, sea la compra de un bien, el avance de un determinado proyecto, el servicio contratado o terminado el plazo y los recursos dados o recibidos en administración, se procede a efectuar las legalizaciones de acuerdo con los tipos de anticipos y/o recursos administrados, especialmente en plazos y con los documentos necesarios para ello. 5.1. Legalización de anticipos para contratos Para el caso de las legalizaciones para anticipos de contratos, se deben anexar los documentos que soporten el avance del contrato tales como informes de avance del mismo ante el área interventora correspondiente, quien elabora memorando de giro para el desembolso siguiente, con lo cual queda ejecutado el gasto. 5.2. Legalización de anticipos por el total del gasto Este gasto debe legalizarse ante la CF con la factura de compra del bien y el ingreso al almacén del mismo, previo visto bueno del área solicitante del anticipo.
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5.3. Legalización de anticipos por un porcentaje del gasto El área responsable de la interventoría del contrato u orden de compra y / o servicio, recibe el informe de la labor contratada y dependiendo del avance del convenio contrato, solicita el saldo del valor total del mismo, verificando que el objetivo del anticipo se cumpla a satisfacción y que los soportes estén anexos. El área que autoriza el desembolso final elabora un memorando dirigido a la S.O. iniciando de esta forma el proceso de pagos. El grupo de contabilidad realizará los registros correspondientes a la legalización del anticipo dentro del proceso de pagos. 5.4. Legalización de anticipos para gastos de viaje Los contratistas deben soportar en su totalidad el dinero entregado con los documentos soporte requeridos, en el caso que no se utilice el monto total del anticipo, deben reintegrar la suma no utilizada en la Tesorería del FNG - FEP o haciendo una consignación nacional en cuentas bancarias del FNG – FEP, según corresponda. De otra parte, en el caso que el gasto sea superior al anticipo, se debe legalizar y solicitar el monto adicional con el mismo procedimiento de cualquier otro gasto. 5.5. Legalización de órdenes de compra de servicios En el caso de las órdenes de compra de servicios aprobadas a través de ofertas mercantiles, el proveedor debe enviar las facturas del servicio prestado junto con los soportes anexos (nóminas liquidadas), basado en un calendario de pagos previamente concertado con funcionarios del FNG (en el caso de las nóminas de los ciclos de vacunación), o con las fechas límite de recepción de facturas establecidas de forma mensual por la Coordinación Financiera (en el caso de las nóminas de puestos de control). Cuando el proveedor hace llegar las facturas junto con las nóminas, la Oficina de A.I. efectúa la revisión respectiva legalizando el valor de los recursos girados sobre las órdenes de compra aprobadas. Los anexos detallan la ejecución a registrar por cada entidad que desarrolla el programa. Una vez efectuada la verificación respectiva, y determinando el resultado como satisfactorio, la Oficina de A.I. remite la factura junto con la documentación soporte correspondiente a la Coordinación Financiera para dar inicio al trámite de desembolso. 5.6. Legalización de contratos de administración de recursos Una vez cumplidos los plazos y/o actividades establecidas en los respectivos contratos, la Oficina de Auditoría Interna solicita a través de una comunicación escrita el envío de la documentación respectiva, estipulando un plazo de recepción límite. Elaboró:
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Las entidades administradoras de los recursos, deben enviar los soportes con el cumplimiento de los requisitos indicados antes, debidamente organizados en carpetas por cada concepto, conforme a lo indicado en el detalle que está en cada uno de los contratos. La Oficina de A.I. efectúa la verificación respectiva y determina saldos sobrantes o faltantes sobre los valores desembolsados. Esto para los casos de contratos de aftosa y de Tecnig@n. Si se presentan saldos sobrantes, la Oficina de A.I. envía comunicación a la C.F. y a la CRC, para que se lleve a cabo la facturación respectiva y el proceso de cobro o cruce a cada entidad. En el caso que la entidad administradora, presente soportes válidos que conlleven a un mayor valor ejecutado. La entidad debe tramitar ante la G.T. del F.N.G., la autorización respectiva, una vez la obtenga por escrito, debe informar a la Oficina de A.I. de esta situación, quien de igual forma reportará a la C.F. para que haga el giro respectivo. En el caso de los gastos de transporte incurridos en los Contratos de Aftosa y de Tecnig@n que no sean desembolsados a través de comprobante de egreso, se puede diligenciar una planilla, donde se relacionen los beneficiarios del pago. Esta planilla debe ser firmada por cada uno de ellos, como evidencia que recibieron a satisfacción el valor del servicio prestado y enviarla junto con las fotocopias de las respectivas cuentas de cobro y/o facturas. Para el caso del auxilio de transporte para los pasantes de Tecnig@n, se deben anexar copias de los contratos de pasantías respectivos. Los soportes deben estar acompañados del comprobante de egreso con el que se llevó a cabo el respectivo pago, debidamente firmado por el beneficiario del mismo. Para todos los casos y cuando aplique se requiere descontar de los pagos la retención en la fuente respectiva, teniendo en cuenta la circular enviada por la Coordinación Financiera acerca de las bases y el porcentaje de retefuente para cada año. Se debe presentar las fotocopias de las declaraciones de retención en la fuente para cada año. Se debe presentar las fotocopias de las declaraciones de retención en la fuente pagadas y presentadas en los bancos por los valores retenidos a los diferentes terceros que han prestado o proveído algún servicio o bien. La Coordinación Financiera enviará un correo electrónico con los anticipos pendientes a 30 de noviembre de cada vigencia a las áreas que lo solicitaron para que gestionen en forma inmediata estas legalizaciones. En el evento en que no se efectúen legalizaciones en el plazo, se procederá a facturar el valor total del anticipo a nombre del contratista.
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5.7. Legalización de gastos varios Este es el caso de los anticipos girados en los FF de los URDG para gastos específicos directamente informados por el STCE. Se deben retirar los fondos exactos del valor del anticipo y una vez efectuado el evento o la compra, se debe efectuar la legalización diligenciando el Formato de Legalización de Anticipos, presentando los documentos soportes correspondientes ante la Coordinación Financiera. En el caso en que no se utilicen todos los recursos del anticipo, debe consignarse el excedente en las cuentas del Fondo Nacional del Ganado sin mezclar los gastos con los del Fondo Fijo.
6. CONTROL DE CAMBIOS Especifique en la matriz que aparece a continuación, cualquier modificación que se haga al documento, una vez aprobado. Descripción del cambio
Fecha Modificación Nueva Versión
N/A
ANEXOS
Solicitud Individual. Solicitud Grupal. Legalización Viáticos. Legalización Gastos de Viaje. Legalización Anticipos. Legalización para Oficinas Intervenidas. Diagrama de flujo legalización. Circulares de tablas de retención y porcentajes de aportes parafiscales. Diagrama de Flujo.
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