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GRAFICACIÓN EN EXCEL. Graficar es generar una imagen que permita visualizar los datos almacenados en una tabla organizada convenientemente. Ello permite una interpretación rápida del significado de los valores y permite además extraer información de manera casi inmediata. Podríamos entonces decir que un gráfico, inteligentemente elegido, es una forma de “procesamiento”, ya que transforma los datos de tal suerte que se convierten en información. En cuanto al tipo de gráfico que elijamos, dependerá fundamentalmente de lo que queramos visualizar y de cómo tengamos organizada nuestra tabla de datos: si se trata de tablas rectangulares sencillas configuradas por ítems, o de tablas de valores donde algunas columnas tendrán carácter de variables y otras de funciones que dependan de ellas. Incluso sobre una misma tabla de datos pueden obtenerse distintos tipos de gráficos según cómo se seleccionen los datos. Tal vez lo mejor sea comenzar con el más sencillo:

Gráficos de columnas. Para tablas rectangulares, donde la primera fila (en este caso los años) y la primera columna, representan los rótulos de los datos almacenados. Estos gráficos realizan comparaciones entre series de datos, para cada categoría. Por ejemplo:

en la cual bien podríamos comparar las inscripciones que realiza cada materia en cada año. Indudablemente tenemos dos modos de “mirar” esta tabla:  

Desde la izquierda (por Filas). Desde arriba (por Columnas).

y en cada caso los datos se organizarán de manera diferente. Lo fundamental en los gráficos de columnas es: Si miramos por “Filas”, la primera fila se interpreta como los RÓTULOS DE CATEGORÍAS y la primera columna como RÓTULOS DE LAS SERIES DE DATOS. Seleccionemos por lo tanto el cuadro completo (B4:E8) que se muestra arriba, y en la solapa Insertar, seleccionar Columna:

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Nótese que en este tipo de gráfico disponemos de un conjunto de opciones (en realidad hay varios más que aquí han sido recortados, como Cilíndrico, Cónico y Pirámide, que en realidad son más decorativos que prácticos).

Seleccionemos el primero de la izquierda:

Nos arroja este gráfico equivalente a "mirar por columnas" en el cual la primer columna son los rótulos de categorías (asignaturas) y la primer fila los rótulos de la serie de datos (años).

Con el gráfico activado, seleccionemos la solapa Diseño y obtendremos:

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Al cliquear sobre el botón indicado (flecha azul) se modifica la forma de mirar la tabla de valores, o lo que los mismo: se conmuta filas por columnas.

Donde la primera fila se convierte ahora en los Rótulos de Categorías y la primera columna en los Rótulos de las Series de datos. Esta última opción también es interesante porque tenemos concentrada la información por Materia para un mismo período. Conviene no tener demasiadas Series de datos para que las barras no se amontonen en exceso dificultando la visualización.

Haciendo clic en el otro botón (flecha roja), se despliega el siguiente cuadro:

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en el cual a la izquierda tenemos los rótulos de las series de datos y a la derecha los rótulos de las categorías. Además el botón con las dos flechas curvas permiten permutar entre filas y columnas. Los botones que dicen Agregar y Quitar, permiten adicionar series de datos o quitar, respectivamente. Por ejemplo seleccionemos Física y pulsemos Quitar: el gráfico se modifica inmediatamente y continuamos en el mismo menú:

Si deseamos restituir lo quitado, hacemos lo siguiente: si ya no estamos en Edición porque aceptamos los cambios anteriores, activamos el gráfico y vamos de nuevo a Seleccionar datos. Esta vez elegimos el botón Agregar:

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Para Nombre de la serie cliqueamos en la celda B5 y su posición pasará al cuadro correspondiente. Para los valores de la serie limpiamos primero la leyenda ={ } y seleccionamos con el mouse el rango que comprende C5:E5 (que se incorporan con direccionamiento absoluto). Al aceptar, el gráfico se modifica nuevamente, y esta vez para agregar la serie Física. Sin embargo esta serie de datos ha sido incorporada al final de la lista. Esto no es problema puesto que en el cuadro Seleccionar origen de datos se dispone de un botón para mover rótulos:

Con cada clic que hacemos en él, lo seleccionado (Física), asciende un lugar en la lista. Lo llevamos hasta el primer lugar, y todo queda como estaba. Ahora imaginemos que deseamos modificar los años. Nos equivocamos al tipear y resulta que en lugar de ser 2009, 2010 y 2011, eran 2011, 2012 y 2013. Una de ellas es la siguiente: Activamos el gráfico. De nuevo el botón Seleccionar Datos.

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Se abrirá la ventanita:

en la cual escribimos los cambios de años (observar bien la sintaxis). Al aceptar el gráfico se actualiza a estos nuevos valores, y el cuadro Seleccionar origen de datos continúa activo.

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2015 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti Otra forma mucho más sencilla, es cambiar directamente en la tabla de inscripciones, con lo cual el gráfico se actualiza automáticamente:

También de esta misma forma podríamos cambiar los rótulos de las series de datos (los nombres de las asignaturas) por ejemplo pasarlas a mayúsculas:

El gráfico se actualiza automáticamente. Otra forma sería retornar a nuestro ya familiar cuadro Seleccionar datos (de la solapa Diseño).

Allí seleccionamos Física --> Editar y se abre:

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Borramos lo que estaba en la ventanita Nombre de la serie y en su lugar escribimos FISICA (todo con mayúsculas). Aceptamos, se realiza el cambio en el gráfico y continúa activa la ventana Seleccionar datos por si deseamos modificar otra cosa. Podríamos seleccionar Informática y operar de nuevo como para ir tomando práctica. Además existe posibilidades muy interesantes: por ejemplo agregar información que no se halla en el cuadro original de inscripciones. Por ejemplo, supongamos que a nuestro gráfico queremos añadirle Agrimensura y que sus inscriptos fueron 150, 120 y 90. Vuelta a nuestro Seleccionar datos y a la izquierda elegimos Agregar. Se abre la ventana: 140;

Llenamos de la manera indicada y aceptamos:

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Poner títulos a los gráficos. Activemos nuestro gráfico y vayamos a la solapa Presentación y allí elijamos Titulo del gráfico:

Seleccionemos Título encima del gráfico:

y en la ventanita de edición escribimos:

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Si deseamos insertar un título al eje de categorias:

lo mismo que en el caso anterior: escribir en la ventanita de edición:

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2015 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti Otro tanto para el eje vertical:

Seleccionar cada opción y ver cómo funciona.

Pero antes de pasar a las ligas mayores, analicemos las partes constitutivas de un gráfico en EXCEL:

Título del gráfico

Area de trazado

Eje de Categorías

Leyenda

Area del Gráfico

Cada una de las cuales es configurable al gusto del cliente, incluso pueden no estar en el gráfico. La selección de cada parte se obtiene simplemente con un clic. El Título, Leyenda, etc. pueden ser movidos de lugar con el mouse por simple arrastre, y haciendo clic derecho aparecerá el cuadro de configuración correspondiente. Por ejemplo para el Título tendremos (activándolo primero y luego haciendo clic derecho):

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Si nos vamos a la última opción: Formato del título, se presenta:

con un conjunto de opciones para Borde, Sombra, Color, etc, y dejarlo realmente a nuestro gusto.

Por ejemplo si tenemos muchas fuentes podríamos haber elegido un tipo más artístico:

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Diferentes tamaños, colores, centrados, etc.

Dar formato a los Ejes. Activar primero el gráfico. Posicionar el cursor sobre el Ejes Horizontal (o el vertical) y hacer clic derecho:

Aquí nos quedamos con la opción Dar formato a eje.... Se abrirá la siguiente ventana:

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En Marca de graduación principal cambiamos a Cruz. En el menú para Estilo de línea cambiamos el Ancho a 4 pts. En Color de línea modificamos a Verde. En Sombra:

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Hasta ahora nuestros cambios han dado el siguiente resultado:

Modificar el ancho y grado de superposición de la serie de datos. Hacer clic en una serie cualquiera para activarla. Posicionar el mouse allí y hacer clic derecho:

Dar los valores indicados.

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Para el menú Relleno:

Jugando un poco con otras opciones, llegamos a esto:

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Queda librado a su imaginación otros diseños de presentación. En el menú de Formato de serie de datos aparece una opción que dice Trazar serie en Eje secundario. Esta es una herramienta muy útil cuando una de las series posee valores demasiado dispares con respecto a las otras. Por ejemplo imaginemos que Física hubiese tenido solamente 10 inscriptos en lugar de 140. La altura de sus columnas en el gráfico sería casi pegada al Eje horizontal y por lo tanto bastante ilegible. En ese caso seleccionamos esa serie y luego le aplicamos la opción de Eje secundario (el cual se crea a la derecha del gráfico). Por ejemplo consideremos este nuevo cuadro de valores:

Nuestro gráfico anterior ahora luciría de la siguiente manera:

Física prácticamente no se distingue. Seleccionemos esta serie. Clic derecho y elegir Dar formato a la serie de datos. En el menú que se abre seleccionar Opciones de serie y en él, Trazar serie en Eje secundario: Trabajamos un poco llegamos finalmente a esta imagen:

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Resulta conveniente elegir el color del Eje secundario similar a la serie que representa para facilitar la lectura del gráfico. También podemos adicionar el valor numérico de cada serie, activándola y haciendo luego clic derecho sobre ella:

Al seleccionar Agregar etiquetas de datos y con un poco de dedicación obtenemos:

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Así podemos continuar modificando hasta lograr resultados increíbles. Por último el “Orden” de las Series de datos pude ser alterado en el gráfico con nuestro conocido cuadro Seleccionar origen de datos, de la solapa Diseño (visto anteriormente).

Gráfico de Columnas Apiladas Compara entre cada categoría el valor aportado por cada serie al total, pero con la ventaja fundamental que EN CADA CATEGORÍA se visualizan LOS TOTALES de las series de datos. Por ejemplo en el 2012 ingresaron un poco más de 1400 alumnos (no tenemos que sumar en un papel el aporte de cada columna):

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2015 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti En esta variante de los gráficos de columnas continúa valiendo todo lo dicho en las páginas anteriores, así que no lo repetiremos y sólo nos centraremos en su significado. Obsérvese que CADA CATEGORIA posee un máximo acumulado que es DIFERENTE en cada caso, y dentro de cada máximo individual se encuentran los aportes de cada Serie de datos. Así por ejemplo para el 2011, 2012 y 2013 vemos al primer golpe de vista que INFORMATICA lleva la delantera, y que el año que más inscriptos tuvo fue el 2011. FISICA fue el que menos inscriptos tuvo.

Gráfico de Columnas Apiladas Porcentuales. Como no hay dos sin tres, aparece esta tercera opción que asigna a todas las columnas LA MISMA ALTURA, pero prorrateando porcentualmente dentro de cada categoría el aporte que Cada Serie hace al total.

Dicho en otras palabras: no estamos trabajando con valores absolutos, sino relativos, entonces nos independizamos de las magnitudes: IMPORTANTE: El 100% de cada categoría NO IMPLICA EL MISMO VALOR ABSOLUTO. Se toma el total que corresponda a cada categoría y se dice: “en esta categoría, este valor será tomado como el 100% y se verá qué aporte porcentual hace cada serie”, esto es todo. Los cuatro subtipos de gráficos restantes representan exactamente lo mismo, salvo que el gráfico aparece en tres dimensiones dando un efecto más vistoso pero no más práctico.

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2015 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti GRAFICACION DE UNA FUNC MATEMATICA CON GRAF DE COLUMNAS. En los gráficos de columnas agrupadas es condición necesaria que en el eje horizontal haya categorías expresadas como textos, en tanto que una función F(x) requiere que su argumento (variable x) sea un valor numérico, lo cual chocaría con los requerimientos de un gráfico de columnas. No hay problema: procederemos de la siguiente manera: F(x) = A* ABS(SENO(x*Krad)) con "x" en grados sexagesimales y Krad = PI()/180 para pasar a radianes. Consideraremos la siguiente planilla:

en el Cuadro de Texto puede verse la aplicación de la función TEXTO( ) para cero decimales. Si hubiésemos querido con 2 decimales tendríamos que haber escrito: TEXTO(C8;"0,00") y así sucesivamente. Los valores de "x" se extienden hasta +180 grados Ahora para poder graficar la función F(x) como un gráfico de columnas, vamos a seleccionar las columnas x [txt] y F(x) y obtenemos un primer gráfico como el sig:

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2015 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti en el cual el Eje vertical se halla en el extremo izquierdo y las columnas verticales caen "entre" categorías. Debemos trabajar un poco:

Activar "En categoría número:" y allí escribir la categoría donde se encuentra el valor 0, o sea la categoría 19. En la otra flecha roja, activar "Entre marcas de graduación". El resto como en cualquier otro gráfico de columnas.

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Gráficos Circulares. Es condición necesaria que sólo puede aparecer UNA UNICA SERIE DE DATOS y representa el aporte que cada valor hace al total. Dicho en otras palabras, es como partir una torta en varias tajadas: "qué parte del total representa cada una de ellas". En nuestro ejemplo anterior disponemos de tres columnas de datos ¿podremos realizar un gráfico circular? Sí podemos!, y la cuestión está en saber cómo seleccionar adecuadamente los rangos. Pintemos la primera y tercera columna de nuestra tabla (o sea las asignaturas y el año), y elijamos Gráfico Circular en nuestro Asistente:

Notará que existen seis subtipos de los cuales en realidad sólo tres son útiles: los que presentan extensiones laterales para series numerosas y el primero (o el segundo) de la primera fila. Pero continuemos avanzando: elijamos el indicado por la flecha:

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2015 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti Aquí no vale el intercambio de Series en Filas o Columnas: es único, los datos se hallan en columnas. Tratemos de mejorar la presentación: Activar el gráfico. Seleccionar la solapa Presentación. Elegir Más opciones de la etiqueta de datos.

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También podemos cambiar la orientación espacial de nuestro gráfico:

Cliqueamos en Giro 3D. Se abre el siguiente cuadro:

Hemos tomado solamente la mitad superior del cuadro, pues allí está lo que nos interesa. Demos los valores indicados. Luego podemos jugar un poco con Sombra:

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En el cuadro anterior y en la parte inferior (ahora sí vamos a utilizarla) tenemos:

Con lo cual modificaremos la altura de nuestro gráfico en perspectiva:

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Podemos modificar todo:      

El área de trazado. El color de las porciones. El tamaño de las fuentes. La ubicación de los rótulos. Los bordes de límite. Etc.

Por ejemplo haciendo clic en la porción verde (un segundo clic también) hace solamente la misma quede seleccionada. Entonces la arrastramos con suavidad y la "despegamos" del conjunto:

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Dejamos al lector esta agradable y artística tarea. Lamentablemente como este material saldrá también por fotocopiadora todos los colores y detalles finos se perderían.

Utilización de Sub-gráficos. En los diagramas circulares cuando la cantidad de porciones es demasiado grande y se pierde la legibilidad, conviene recurrir a los denominados Subgráficos de Barras que permiten “derivar” hacia una imagen auxiliar una cierta cantidad de dichas porciones, descongestionando de esta manera al diagrama circular. Tomemos como ejemplo la siguiente tabla de datos:

en la cual se registran la cantidad de viajes en un determinado mes realizadas por cada una de las tres empresas destacadas, y se desea visualizar en un diagrama circular la distribución por provincia de los viajes realizados por la empresa PANAMERICANO. Seleccionemos por lo tanto las dos primeras filas e invoquemos al Asistente de Gráficos:

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Obtenemos este primer gráfico por defecto:

Para modificar los valores por defecto hacemos clic en alguna parte circular del gráfico y seleccionamos Formato de serie de datos:

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Modificamos sólo lo siguiente:

O sea que las series son divididas por valor, estableciendo que en el segundo trazado se derivarán todos los valores que resulten menores de 30. Con esto llegamos a la siguiente disposición:

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Mucho mejor que la anterior. Ahora nuevamente: Solapa Presentación. Etiquetas de datos. Más opciones....

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en el cual ahora puede leerse con mucha comodidad los detalles específicos.

Detalles muy importantes en los gráficos de columnas. Este es el momento de hacer hincapié en ciertos elementos que han sido incorporados mentalmente en forma “intuitiva”. Las tablas de datos con el siguiente formato:

ROTULOS

magnitudes numéricas

donde la primera fila y la primera columna SON TODOS LITERALES, al hacer la selección de la tabla completa y elegir Gráfico de columnas, todo funciona correctamente según se explicó al comienzo, según se mire de arriba (datos en columnas) o desde la izquierda (datos en filas). Además la celda punteada del ángulo superior izquierdo es dejada de lado en la construcción del gráfico.

Pero ¿qué pasaría por ejemplo si tuviésemos las dos primeras columnas con literales? Veamos la siguiente porción de una tabla de datos:

Si seleccionamos la tabla completa y miramos en modo columna (datos en columnas), las dos primeras columnas son consideradas como rótulos de categorías, en tanto que la tercera establece los valores de las series de datos (uno sólo para cada categoría puesto que no hay más columnas numéricas).

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Gráficos de Líneas. Estos gráficos son muy útiles para visualizar “tendencias” a lo largo de períodos regulares de tiempo, por ejemplo:

donde tres empresas de vuelos cortos de cabotaje declaran la cantidad de viajes realizados en el primer semestre de este año. A fin de visualizar la evolución de cada una en lo referente a número de viajes, seleccionaremos todo el cuadro e invocaremos a nuestro viejo amigo el Asistente de gráficos.

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Al seleccionar el botón indicado obtenemos un primer gráfico por defecto:

El cual debe ser mejorado:

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Pero tenemos que continuar mejorando. Por ejemplo los quiebres de las líneas se producen en medio de las categorías y ello produce alguna confusión. Modifiquemos eso.

Cuando seleccionamos Más opciones del eje horizontal, aparece:

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Mostramos sólo la parte inferior del cuadro porque allí es donde vamos a modificar: Posición del eje: En marcas de graduación (y no "entre" marcas como estaba). Además hemos cambiado también (un poco más arriba): Marca de graduación principal a la opción Cruz. Finalmente y con el viejo truco de activar partes del gráfico y cliquear luego con el botón derecho, configuramos de esta manera:

En el cual se nota claramente que la empresa LUPIN ha incrementado paulatinamente su cantidad mensual de viajes, en tanto que las otras dos empresas han sufrido una clara disminución. Detectado esto podría encararse un estudio para determinar las causas.

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Puede jugar con los formatos de gráficos y obtener diseños propios tan extraños como su imaginación lo permita:

Vamos a insertar una imagen prediseñada (también podría haber sido alguna otra que tangamos en un archivo), la cual elegimos del cuadro de la izquierda.

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Casos particulares. Con frecuencia suele ocurrir que la tabla de datos no única, sino que algunos datos se hallan en otra parte. Por ejemplo:

En la cual los Costos deben calcularse utilizando la tablita superior (con direccionamiento absoluto) y las correspondientes columnas de Cantidad. De esta manera en la celda D14 escribiríamos = $C$6*C14 y arrastraríamos mediante el manejador de celda hasta el final de la columna. Luego otro tanto para F14 y para H14. Ahora la planilla queda:

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2015 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti Nuestro objetivo es graficar mediante Columnas los gastos por marca de discos rígidos (eje de categorías) para cada empresa (serie de datos). Para ello seleccionamos alternadamente las columnas: B13:B16 D13:16 F13:F16 H13:H16 luego nos vamos al asistente de gráficos y elegimos Columnas. Obtendremos los siguiente:

No podíamos seleccionar de otra manera puesto que las marcas de los rígidos se hallan en celdas combinadas. ¿Ahora cómo arreglamos esto? De una manera muy simple:

Agregamos los siguiente a nuestra planilla:

Ahora activamos de nuestro gráfico. Solapa Diseños. Seleccionar datos. En el cuadro que se abre, seleccionar Editar (en el cuadro de la derecha):

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Aparecerá:

Seleccionar E7:G7 y obtendremos:

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Ahora nuestro gráfico evolucionó al siguiente:

Mejorando la presentación llegamos a:

que era lo buscado. Ahora continuamos avanzando y obtendremos un gráfico circular para la empresa COMPUBIT en cuanto a la cantidad de unidades compradas para cada marca. Seleccionamos alternadamente: B14 C14 E14 G14 Vamos al asistente de gráficos y optamos por Circular y la opción 3D. Obtendremos:

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De nuevo se perdieron las marcas de los HD. Repetimos el truco anterior: Activar el gráfico. Solapa Diseño. Seleccionar datos.

Nuevamente pulsamos en Editar (el de la derecha) y lo mismo de antes: seleccionamos E7:G7 y llegamos a:

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Obviamente, hemos mejorado la presentación. Finalmente hacemos la misma selección que para las columnas simples, pero elegimos Columnas Apiladas Porcentuales. Naturalmente fallará el eje de categorías, pero ya sabemos cómo solucionarlo. Formateando adecuadamente generamos esta imagen:

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Problemas generados al utilizar Ejes Auxiliares. Partamos de la siguiente tabla de datos:

de la cual pretendemos obtener un gráfico de Columnas. Seleccionemos entonces toda la tabla, y trabajemos con el asistente de gráficos:

En esta imagen la serie correspondiente a CERCANO ORIENTE no se visualiza para nada. La solución más obvia es colocar esta serie en un Eje Secundario.

Activar el gráfico. Solapa Formato. Area del gráfico. Seleccionar la serie CERCANO ORIENTE.

En el gráfico queda seleccionada la serie invisible. Ahora Aplicar formato a la selección (debajo de Area del gráfico).

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Pulsamos en Eje secundario y la serie seleccionada ahora se mostrará a plena escala.

Pero hete aquí un nuevo problema: la serie del eje secundario (CERCANO ORIENTE) ocluye casi por completo a la serie URSS. Como la serie CERCANO ORIENTE pertenece a un eje secundario no hay caso de desplazarla lateralmente. Tampoco funciona el truco de de seleccionar alguna de las series del fondo y tratar de cambiar el solapamiento de las mismas: URSS siempre queda tapada. Una rápida solución consiste en seleccionar la serie ocluyente y darle un cierto grado de transparencia:

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Seguramente es una buena idea que el eje secundario posea el mismo color que la serie que representa (para facilitar la lectura).

Este mismo ejemplo para un gráfico circular. Partamos de nuestra tabla:

Consideremos las inversiones para Papel cartón realizadas por los distintos sectores. Para ello seleccionemos la primera y segunda columnas. Activemos el asistente de gráficos. Seleccionamos Gráficos 2D.

El gráfico obtenido (mejorado en su presentación) es el siguiente:

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Nótese que la porción para CERCANO ORIENTE sólo se muestra en su valor numérico (43), careciendo de porción debido a su pequeñez. Para estos gráficos no se puede utilizar el recurso de un eje secundario, pero sí un subgráfico donde dejaríamos como único elemento del subgráfico, la serie conflictiva.

Aún debe realizarse un ajuste ya que en el subgráfico se vuelve a presentar el mismo problema: por defecto Excel pasó hacia allí dos series de valores muy dispares.

Veamos cómo solucionarlo: Activar la zona de porciones. Solapa Formato. Aplicar formato a la selección.

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Llegamos a esto:

Utilizando la solapa Diseño y utilizando algunos de las numerosas opciones, nos quedamos finalmente con esta imagen:

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