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^)

RES

RIA[,N". 21-2016-MEM/SEG

Lima,

1gilAYo2016

VISTO: El Memorando N' 0366-2016/MEM-SEG-OGA de la Oficina General de Administración, por el que se propone el proyecto de "Directiva de Gestión Administrativa de la Unidad Ejecutora 001 Central - MEM del Ministerio de Energía y Minas para elAño Fiscal 2016"; CONSIDERANDO:

Que, la Oficina General de Administración propone el proyecto de visto, con el objeto de establecer los procedimientos que permitan Directiva de uniformizar criterios para los trámites administrativos en la adquisición, pago y control de bienes, equipos informáticos y otros, resultando necesario contar con un texto único que compile todos los procedimientos existentes para la Gestión Administrativa para las Oficinas Financiera, Informática, Logística y Personal de la Oficina General de Administración del Ministerio de Energía y Minas; Que, en cumplimiento a lo establecido en el literal h) del artículo 53 del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Energía y Minas, aprobado por Decreto Supremo No 031-2007-EM, la Oficina General de Administración ha elaborado un proyecto de Directiva orientada a establecer, dirigir y supervisar los procesos y registro y control de las operaciones y transacciones contables y financieras del Ministerio, así como los criterios para facilitar los procedimientos de contratación de personal CAS y otros aspectos propios de la administración interna de la entidad;

De conformidad con lo establecido en la Ley N" 30372, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2016; el TUO de la Ley N" 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, aprobado por Decreto Supremo No 304-2012-EF; la Ley N' 281 12, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico; y el Decreto Ley N' 25962, Ley Orgánica del Sector Energía y Minas, y el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Energía y Minas, aprobado por Decreto Supremo N" 031-2007-EM;

Con el visto bueno de la Directora General de la Oficina General de \ Administración y del Director General de la Oficina General de Asesoría Jurídica del Ministerio de Energía y Minas; SE RESUELVE:

ARTíCULO l.- Aprobar, la Directiva No 008 -2016-MEM/SEG "Directiva de Gestión Administrativa de la Unidad Ejecutora 001 Central-MEM del

Ministerio de Energía presente Resolución.

y Minas para el año fiscal 2016", la que forma parte de

la

ARTíCULO 2".- Dejar sin efecto las siguientes Directivas y Manuales:

-

Directiva N" 009-2007-MEM/SEG de "Uso de estacionamientos del Ministerio de Energía y Minas", aprobada mediante Resolución Secretarial N" 0782O07-MEM/SEG.

-

Directiva N' 010-2013-MEM/SEG sobre "Procedimiento para formular los requerimientos de las áreas usuarias", aprobada mediante Resolución Secretarial N' 030-201 3-MEM/SEG.

-

"Manual

de Procedimientos de la Oficina Logística", aprobado

mediante

Resolución Secretarial N' 037-2013-MEM/SEG.

-

Directiva N' 010-2014-MEM-SEG-OGA/LOG sobre "Procedimiento para la contratación de bienes y servicios no comprendidos dentro del ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado", aprobada mediante Resolución Secretarial N' 024-20 1 4-M EM/SEG.

ARTíGULO 3".- Disponer que la Oficina de Informática de la Oficina de Administración realice la publicación de la Directiva que se aprueba en el General precedente artículo 1 en el portal del Ministerio de Energía y Minas.

Regístrese y comuníquese.

COSTA

Secretario General MINISTERIO 95 GNEBCIA Y MINAS

r -6772'/6

MINISTERIO DE ENERGíA Y MINAS

DIRECTIVA N9OOB- 2016- MEM/SEG

'DIRECTIVA DE GES] IION ADMINISTRATIVA DE tA UNIDAD EJECUTORA OO1 ( :ENTRAL. MEM Mtl \IISTERIO DE ENERGIA Y MINAS PARA Et AÑO FISCAT 2OI .6"

2016

Acción

Elaborado por:

Firma

Nombre

ó.X

Oficina Financiera

Supervisado por:

Oficina General de Administración

Revisado por:

Oficina de Desarrollo Institucional Coordinación Regional

\probado por:

Secretaría

General

Fecha

I tf

1 g ilAYr ?016

D I R ECTI

VA N' OqE -2OT6.MEMI SEG

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS PARA Et AÑO FISCAL 2016

I.

OBJETIVO

il.

ALCANCE

Establecer pautas y procedimientos de carácter técnico y operativo para la gestión administrativa del Pliego Ministerio de Energía y Minas para el Año Fiscal 2016, en concordancia con lo dispuesto por la Ley N" 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y modificatorias, la Ley N" 30372 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2016 y disposiciones emitidas por los órganos rectores de los Sistemas Administrativos.

La presente Directiva es de aplicación obligatoria para todas las dependencias integrantes de

la Unidad Ejecutora

Iil.

00l Central-MEM del Ministerio de Energía y Minas.

BASE LEGAI a a a

a a o

Decreto Ley Ne 25962 - Ley Orgánica delSector Energía y Minas. Ley Ne 28L12 - Ley Marco de la Administración Financiera delSector Público. TUO de la Ley Ne 28411- Ley General delSistema Nacional de Presupuesto, aprobado por Decreto Supremo Ne 304-2012-EF y modificatorias. Ley Ne 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley Ne 30372 - Ley de Presupuesto delSector Público para elAño Fiscal 20L6. Ley N" 30373 - Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2016.

o o

Ley N0 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Ne 030-2002-PCM. Decreto Legislativo N' 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones

delSector Público. Decreto Supremo No 005-90-PCM-Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones delSector Público. Decreto Ley N" 20530 y Conexas - Régimen de Pensiones y Compensaciones por Servicios Civiles prestados al Estado no comprendidos en el Decreto Ley Ne 19990. Decreto Legislativo N" 1057 y Complementarias que regula la Contratación Administrativa de Servicios

-

CAS.

a

Ley N'30057 y Complementarias - Ley delServicio Civil.

a

Decreto Supremo N" 035-2012, aprueba elTexto Único Ordenado de la Ley N" 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Decreto Supremo N" 014.2006-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley N" 286t2- Ley que Norma el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública. Decreto Supremo Ne 007-2013-EF, que regula el otorgamiento de viáticos para viajes en comisión de servicios en el territorio nacional. Decreto Supremo N" 397-2015-EF, aprueba el valor de la Unidad lmpositiva Tributaria para elAño Fiscal 2016. Resolución Directoral Ne 030-2010-EF/76.01,, aprueba la Directiva Ne 005-201O-EF/76.01,

a

a

"Directiva para la Ejecución Presupuestaria", modificada por la Resolución Directoral N' 022-2Orr-EFls0.01. Resofución Directoral Ne 027-2014-EF/5O.OL aprueban el Cuadro de Plazos de la Fase de Ejecución Presupuestaria para el Año Fiscal 2015 correspondiente a los pliegos del

2

f - é))2 -/á

Gobíerno Nacional

y los

Gobiernos Regionales,

y

aprueban

los

Clasificadores

Presupuestarios para el Año Fiscal 2015.

Resolución Directoral N" 026-80-EF/77.75, aprueba las Normas Generales del Sistema de Tesorería.

Resolución Directoral Ne 002-2007-EF/77.75, aprueba la Directiva de Tesorería Ns 0012007-EF/77.Ls. Resolución Directoral N" 001-201I-EF/77.L5, dicta disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería aprobada por Resolución Directoral N" 002-2007-EF/77.L5 y

modificatorias, respecto del cierre de operaciones del año fiscal anterior, del gasto devengado y girado y del uso de la caja chica, entre otras. Resolución Secretarial N" O22-20L4-MEM/SEG, aprueba la Directiva MEM/SEG "Procedimientos para Contratos Administrativos de Servicios".

N" 008-2014-

Resolución Secretarial N" O22-2OL5-MEM/SEG, aprueba la Directiva N" 004-2015MEM/SEG "Control y custodia de garantías presentadas por contratistas, proveedores y/o usuarios del Ministerio de energía y Minas". Resolución Directoral N" 004-2016-MEM/OGA, aprueba la Directiva N" 001-2016MEM/OGA "Procedimientos para el manejo y uso delfondo de caja chica". Resolución Secretarial N" 017-2015-MEM/SEG, aprueba la Directiva Ne 002-2015-MEMSEG/OGA "Directiva para el requerimiento de autorización, ejecución y rendición de la asignación por concepto de encargo entregado a funcionarios, directivos y servidores de la entidad". Resolución Secretarial N" 023-2014-MEM/SEG, aprueba la Directiva Ne 009-2014MEM/SEG "Programación, autorización y rendición de cuentas de viajes en comisión de servicios en el interior y exterior del país". tv.

DISPOSICIONES GENERATES

4.t.

y responsabilidad de la Unidad programas por los ejecutados a cargo de las todos Ejecutora 001 Central MEM, constituida dependencias del MEM, y se desarrolla a través de las siguientes etapas de ejecución: compromiso, devengado y pago, acciones que se registran en el Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF-SP, en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa - El Gestor y en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE, según corresponda.

4.2.

Comprende a las siguientes Unidades Orgánicas - Oficina de Logística, - Oficina de Personal, - Oficina Financiera, - Oficina de Informática.

La ejecución presupuestaria y financiera es de competencia

Ejecución Presu puestaria

flujo de los ingresos y gastos previstos en el presupuesto anual de las Unidades Ejecutoras, en función de las estimaciones de ingresos, programación de compromiso anual - PCA, priorizaciones, compromiso anual, así como de las modificaciones presupuestarias efectuadas, seguidamente se efectúan los registros administrativos de compromisos, devengados, contabilizado, giro y pago de las obligaciones. b) para fines de optimizar la gestión dentro del proceso de ejecución del gasto público, las diversas dependencias, mediante memorándum tramitarán sus requerimientos de certificaciones presupuestales ante la Oficina General de Administración (Oficinas de Logística, Personal, Financiera, según corresponda) y deberán consignar : i) Que cuentan con crédito presupuestario, ii) Que se encuentra registrada y aprobada su priorízación

a)

La ejecución presupuestaria es la fase mediante la cual se concreta el

vinculada al PCA en el Módulo SIAF-MPP por la Oficina General de Planeamiento y presupuesto y iii) Que existe el requerimiento de gasto registrado en El Gestor.

4.4.

Del Control Presupuestario La OGpp, a nivel de Pliego, y las Oficinas de Logística, Personal y Financiera de la OGA, son las dependencias administrat¡vas responsables de efectuar el control presupuestario en el ámbito de su competencia. Para tal efecto, aplicarán los criterios siguientes:

o o

4.5.

o de administración emitidos por y el respectivo crédito la autorización con las diversas dependencias deben contar Los gastos originados por los actos administrativos

presupuestario. La ejecución presupuestaria del gasto debe estar orientada fundamentalmente al cumplimiento de las metas previstas en el presupuesto institucional, en concordancia con la programación anual de compromisos - PCA priorizaciones y compromiso anual, compatibilizado con el Plan Operativo Institucional - P.O.l.

Respecto al Registro de Requerimientos Las Direcciones u Oficinas Generales integrantes de la Unidad Ejecutora 001: Central -MEM, solicitarán a las Oficinas de:

a) Oficina de Logística a través del registro correspondiente en El Gestor los bienes, servicios y obras que requieran contratar, para lo cual deberán adjuntar las características técnicas (términos de referencia y/o especificaciones técnicas), y los documentos necesarios de sustento para que se efectué el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, que permita obtener el valor referencial de lo se quiere contratar, a fin de tramitar ante la Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, la

certificación de crédito presupuestario de acuerdo

a lo

dispuesto por

la Ley de

Contrataciones del Estado. responsabilidad de las áreas usuarias preparar las características técnicas del servicio o bien requerido de forma adecuada, es decir: 1) que cubra a cabalidad la necesidad que se Es

y

luego no pidan modificaciones porque no incluyeron oportunamente algún concepto que era necesario; 2) que exista pluralidad de ofertantes, es decir que las especificaciones técnicas no estén dirigidas a un solo postor; 3) en caso se trate de un servicio o bien muy especializado, alcanzar los sustentos respectivos sobre este hecho,

tiene

entre otros.

La Oficina de Logística no es responsable sobre la calidad de los términos y/o especificaciones alcanzadas por el área, y por ende sobre el éxito o no de la evaluación del mercado requerida para el inicio del procedimiento de selección. b)

Oficina Financiera, los "Otros Gastos" tales como viáticos, encargos, caja

chica,

resoluciones de sentencias judiciales, etc., los cuales se realizará a través del El Gestor y se verificará la priorización en elSIAF-SP.

c) A la Oficina de Personal, en cuanto a los trámites de contratación de personal CAS y practicantes (pre profesionales y profesionales), se requiere la presentación de la siguiente documentación: cAs ¡ Anexo N"

01- - Requerimiento para Contratación - Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios - CAS, debidamente suscrito por el Director General de la

4

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o

dirección solicitante, de ser el caso por el Despacho Vice Ministerial correspondiente y por el Despacho de la Secretaría General. Anexo N" 02 - Formato de Perfil del Puesto debidamente suscrito por el Director General de la Dirección solicitante. Términos de Referencia, debidamente suscritos por el Director General de la Dirección solicitante. Toda la documentación deberá ser remitida con el memorándum respectivo.

Practicantes

4.6.

o

Anexo

o o . o

dependiendo del nivel académico. Curriculum Vitae del postulante. Carta de Presentación de la Institución Educativa de origen. Copia del DNl. Toda la documentación deberá ser remitida con el memorándum respectivo.

N' 01 -

Requerimiento

de Prácticas Profesionales o Pre Profesionales

Certificación del Crédito Presupuestario Las Oficinas de Logística, Personal y Financiera registrarán en el Sistema "El Gestor" y en el Sistema Integrado de Administración Financiera-S|AF del Ministerio de Economía y FinanzasMEF, la certificación anualde:

o o

Oficina de Logística, bienes y servicios. Oficina Financiera, el rubro Otros Gastos tales como viáticos, encargos, caja chica y otros. o Oficina de Personal, las planillas de haberes del personal activo y pensíonista, así como las de los practicantes. La Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, en el Módulo de Presupuesto del SIAF - MPP aprueba los requerimientos de priorización de cada dependencia con cargo a la PCA contando con el crédito presupuestario, luego aprueba la certificación de crédito presupuestal transmitida desde el Sistema SIAF-SP por la Oficina General de Administración (OGA).

4.7,

Compromiso Anual a) El compromiso se efectúa a la generación de la obligación nacida de acuerdo a Ley, contrato o convenio, según corresponda. b) El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto, hasta por el monto precisado en la Certificación del Crédito Presupuestario - CCP

c)

d)

4.8.

debidamente suscrito. El compromiso se realizará dentro del marco de los créditos presupuestarios aprobados en el presupuesto para el año fiscal, con sujeción al monto de la Programación de Compromisos Anual (PCA) y por el monto total anualizado de la obligación (contratos o convenios, entre otros). Los créditos presupuestarios para la ejecución de compromisos se llevan a cabo según la estimación realizada para todo el año fiscal, contando con la priorización del PCA y dando cobertura hasta el último nivel de la meta y específica de gasto.

Documentos que Sustentan la Fase de Compromiso Anual a) Bienes y Servicios

¡

o

Para la contratación de bienes

y

servicios, con

el contrato suscrito o

corresponda, con la respectiva Orden de Compra o Servicio. Para gastos en servicios públicos.

cuando

b) Personal Activo y Pensionista o Las planillas anualizadas conforme a los cálculos y contratos de enero a diciembre.

o

En

el caso de gastos ocasionales (beneficios o bonificaciones y vacaciones) con

la

Resolución de reconocimiento. c) Otros Gastos

o

Para gastos sin contraprestación de un bien o servicio a favor de la entidad con el acto

o

de administración correspondiente. El dispositivo legal, convenio o resolución judicial en calidad de cosa juzgada o laudo arbitral que contenga la obligación que se requiera atender.

o

Solicitud de viáticos o documentos similares que sustente una relación de gasto por persona.

o

Para apertura

de caja chica y

encargos

con la Resolución Administrativa

correspondiente.

d)

Obras

o o

Para proyectos por contrato con el respectivo contrato.

Para proyectos por administración directa, con los contratos de adquisición de los bienes y servicios y los contratos de personal.

Las Oficinas de Personal y Logística sustenta el compromiso con los siguientes documentos:

ue sustentan los

coDrGo

NOMBRE

DOCUMENTO 016 031

o32 036 039

o41 o42 o43 059 060

070 230

Convenio Suscrito Orden de Compra - Guía de Internamiento Orden de Servicio Planilla de Movilidad Planilla de Dietas de Directorio Planillas de Propinas Planilla de Racionamiento Planilla de Viáticos Contrato Compra - Venta Contrato Suscrito (Varios) Contrato Suscrito (Obras) Planilla Anualizada de Gastos en Personal Planilla Anualizada de Gastos en Pensiones Resumen Anualizado de Retribuciones - CAS Resumen Servicios Públicos Anualizado Dispositivo Legal o Acto de Administración 1./ Planilla Ocasionales caso de CTS, gratificaciones, subsidios, fondos para pagos

237 232 233 234 235 1/ Sólo en el en efectivo, caja chica, encargos, sentencias en calidad de cosa juzgada y aguinaldos.

v.

DrsPosrcroNEs EsPEctFtcAs

5.1.

OFICINA DE LOGISTICA De la Contratación de Bienes v Servicios

r-é) ]z -,/á

5.1.1. Lineamientos sobre la Formulación del Plan Anualde Contrataciones a) La Oficina de Logística, de acuerdo a lo establecido en la normatividad de contratación pública, elaborará el Plan Anual de Contrataciones de la Unidad Ejecutora y gestionará su aprobacíón y publicación. b) Para la elaboración del Plan Anual de Contratación se requiere que todas las oficinas usuarias cumplan con presentar su cuadro de necesidades en los plazos y condiciones que establezca la Oficina de Logística para talfin. c) La elaboración del cuadro de necesidades se realiza directamente en el sistema GESTOR MEM y será responsabilidad de cada oficina usuaria puesto que será la programación de bienes y servicios que se requerirá contratar en el siguiente ejercicio presupuestal; por esa razón deberán tener presente que las necesidades que se planteen deben estar

alineadas con el cumplimiento de las metas y actividades planteadas en su Plan Operativo. d) Las oficinas usuarias deben tener presente también que en el cuadro de necesidades deben programar los compromisos de gasto que derivan de Contratos, Convenios u otros, que seguirán vigentes en el ejercicio presupuestal que se está programando. e) El cuadro de necesidades es el insumo princípal para la elaboración del Plan Anual de Contrataciones y está relacionado directamente con el Presupuesto Institucional de Apertura del ejercicio siguiente; por esa razón la Oficina de Presupuesto podrá supervisar u obseruar la formulación de los cuadros de necesidades de las oficinas usuarias. Para ello podrá pedir la información del Cuadro de Necesidades a la Oficina de Logística o revisarlo directamente a través del sistema GESTOR MEM. f) Una vez aprobado el Presupuesto Institucional de Apertura del pliego, la Oficina de Logística tiene la responsabilidad de gestionar la aprobación del Plan Anual de Contrataciones y de publicarlo en el SEACE, en los plazos que la normatividad de contrataciones esta blezca.

5.1.2. Lineamientos sobre los requerimientos de bienes y servicios a) Las contrataciones de bienes y servicios se realizan en concordancia con lo establecido en la normatividad de contratación pública vigente. b) Toda necesidad de bienes o servicios se solicita a través de un requerimiento de gasto presentado vía el sistema GESTOR MEM.

c) Conjuntamente con el requerimiento de bienes o servicios, debe presentarse

'

las

especificaciones técnicas (para bienes) o términos de referencia (para servicios), la misma que debe estar v¡sada por el funcionario responsable de la meta presupuestal donde será asignado el gasto.

i

d)

La oficina usuaria es responsable de la elaboración de los términos de referencia o especificaciones técnicas y deberá tener presente que su contenido no deberá estar

orientado a una determinada marca y/o modelo de bien o servicio; con ello podrá permitir la participación plural de proveedores. Excepcionalmente, se podrá contratar con

una determinada marca, siempre que dichos bienes se hayan estandarizado previamente, de acuerdo al procedimiento que establezca la normatividad de contratación pública

vigente.

trate de la contratación de bienes o servicios informáticos, las específicaciones técnicas o términos de referencia deberán contar además con el visto bueno de la Oficina de Informática. Para el caso de adquisición de Licencías de software, se deberá adjuntar además un "lnforme Técnico Previo" de acuerdo a lo establecido por el Decreto Supremo N" 024-2005-PCM que reglamenta la Ley N" 28612. Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la Administración Pública. Cuando se trate de la contratación de bienes o servicios que difundan la imagen del Ministerio como publicaciones, memorias institucionales, contenido multimedia, impresiones, etc., las especificaciones técnicas o términos de referencia deberán contar además con el visto bueno de la Oficina de lmagen Institucional.

e) Cuando se

g)

Cuando se trate de la contratación de un servicio de un tercero para cumplir actividades temporales específicas, los términos de referencia deberán contar además con el visto bueno de la Alta Dirección a través del Secretario General o del funcionario que mediante Directiva o algún instructivo se le haya asignado talfunción'

h) Todo requerimiento de contratación de bienes o servicios deberá estar al¡neado con el plan Operativo de la Oficina solicitante, siendo esta la responsable de ello. En ese sentido, se entiende que todo requerimiento presentado a la Oficina de Logística cumple dicha

i)

condición. La Oficina de Logística podrá devolver el requerimiento de bienes o servicios a la oficina usuaria cuando considere que existen deficiencias en la redacción de los términos de referencia o especificaciones técnicas, precisándole a la oficina usuaria cuáles son los puntos a subsanar.

para la elaboración de los términos de referencia o especificaciones técnicas, las oficinas usuarias podrán tomar como guía o consulta el "lnstructivo para Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General" aprobado por el Organismo Superuisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) mediante Resolución N" 423-2013-OSCE/PRE, el mismo es parte de la presente directiva como Anexo. 5.1.3. Lineamientos sobre el Estudio de Posibilidades que Ofrece el Mercado a) Todo requerimiento de contratación de bienes o servicios que cuente con los términos de referencia o especificaciones técnicas correctamente presentados será sometido a una indagación o estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Cuando corresponda, dicho estudio deberá cumplir con lo que establece la normatividad de contratación pública vigente. A criterio de la Oficina de Logística, la contratación se podrá efectuar incluso con la existencia de una sola cotización b) Las cotizaciones que se puedan obtener, podrán ser comunicadas o consultadas con las oficinas usuarias para su revisión, validación o realización de comentarios. c) Cuando alguna persona natural o jurídica solicite alguna aclaración o plantee algún comentario u observación a los términos de referencia o especificaciones técnicas, las

/\

mismas serán enviadas a la oficina usuaria para que emita obligatoriamente un pronunciamiento al respecto. Dicho pronunciamiento será comunicado a la persona que motivo la misma. d) Cualquier actualización o modificación significativa a los términos de referencia o especificaciones técnicas que la oficina usuaria realice, motivará que la misma vuelva a ser consultada con las mismas personas naturales o jurídicas que fueron anteriormente consultadas para la presentación de una cotización. e) Cuando se considere que se cuenta con la información suficiente, se determinará el cálculo del valor estimado de la contratación, pudiendo ser el promedio simple, la media, la moda, de todas o algunas de las cotizaciones recibidas. Cualquier criterio razonable será válido para el cálculo del valor est¡mado de la contratación.

5.1.4. Lineamientos sobre la Solicitud de la Certificación de Crédito Presupuestario (CCP) a) Una vez calculado el valor estimado de la contratación, la Oficina de Logística solicitará a la Oficina de Presupuesto la emisión de la CCP para el ejercicio fiscal en curso y cuando corresponda solicitará también la certificación de previsión presupuestal para los ejercicios fiscales siguientes.

b) Las oficinas usuarias son responsables de prever que el clasificador del gasto que

c)

corresponda a la contratación del bien o servicio requerido, cuente con saldo suficiente para la certificación respectiva; caso contrario tiene la responsabilidad de gestionar lo necesario para obtener los recursos y poder continuar con el proceso de contratación. Una vez obtenida la CCP la Oficina de Logística procederá de la siguiente manera:

{- €P2-,// Cuando se trate de un importe que de acuerdo a la normatividad de contratación pública esté exceptuado de la misma, se procederá con la emisión de la Orden de Compra o Servicio, según corresponda.

Cuando se trate de un importe que le es aplicable la normatividad de contratación pública, se procederá de acuerdo a lo que establezca la misma, previo a la emisión de la Orden de Compra o Servicio. 5.1.5. Lineamientos sobre los Procedimientos de Selección

Las contrataciones mediante procedimientos de selección se realizarán siguiendo lo establecido en la normatividad de contratación pública vigente incluyendo las directivas que emita el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE) para estos efectos. Cuando sea el caso que se requiera contratar la ejecución de una Obra, el procedimiento seguir será de acuerdo a la normativa de contratación pública vigente.

a

Del Control Patrimonial

5.1.6. Lineamientos para el Saneamiento Técnicelegal de Bienes Patrimoniales, Muebles e lnmuebles a) La Oficina de Logística realizará las acciones de gestión administrativa y de saneamiento técnico legal ante las diversas entidades del Sector Público, y en particular, ante la

Superintendencia Nacional de Bienes Estatales SBN, respecto de los bienes patrimoniales (muebles e inmuebles) de propiedad del MEM. b) Para tal efecto, tendrá en consideración la Ley Ne 29L5L, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, su reglamento aprobado por Decreto Supremo Ns 0072008-VIVIENDA y las normas y directivas complementarias emitidas por la SBN.

5.1.7. Lineamientos para el control del movimiento interno y del ingreso y salida de Bienes Patrimoniales a) El control del movimiento interno y del ingreso y salida de bienes patrimoniales para

reparación, por préstamos, para uso en comisión de servicio y otros (transferencias, donaciones, contrato de comodato, asignaciones en uso, etc.) será efectuado mediante el GESTOR u otro sistema que tenga tal fin, para lo cual el interesado deberá utilizar el Formato "Autorización de Ingreso y Salidas de Bienes Patrimoniales" el que previamente al ingreso o salida, deberá contar con la firma del usuario del bien y con el visado y conformidad del personal responsable del control patrimonial. b) A la entrega y/o recepción de cargo, realizado por el servidor cualquiera sea el régimen o modalidad de contratación, la persona autorizada del área a la que pertenece dicha persona, otorgará y/o recibirá el Acta de Entrega-Recepción de Bienes Patrimoniales. Dicha acta deberá ser firmada tanto por la persona que reciba los bienes como por la que hace entrega de los mismos y deberá contar con el V"B' de la persona responsable del control patrimonial de la Oficina de Logística, quien certificará la existenc¡a de dichos bienes. Una copia del acta de Entrega - Recepción quedará en la oficina usuaria, con el servidor saliente y en la Oficina de Logística para los controles respectivos por parte del personal responsable del Control Patrimonial 5.1.8. Lineamientos para Bienes Muebles Patrimoniales Dados de Baia Los bienes muebles patrimoniales dados de baja, conformantes de los activos fijos o no depreciables, estarán bajo custodia hasta que se realice el acto de disposición final, que deberá llevarse a cabo conforme a las normas de la administración patrimonial. 5.1.9. [ineamentos para el Inventario de Bienes Patrimoniales, Muebles e Inmuebles

9

inventario de bienes muebles patrimoniales e inmuebles de propiedad del MEM se realizará de acuerdo a las normas de la administración patrimonial y las Directivas internas emitidas para tal fin. b) Concluido el proceso de inventario anual, la comisión designada para supervisarlo presentará su informe final a la OGA para su aprobación. Una copia del citado Informe será enviado a la Oficina de Financiera como sustento de los estados financieros. c) La OGA remitirá a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales entre enero y marzo de cada año el inventario patrimonial de muebles al 31 de diciembre del año anterior y el correspondiente informe final y acta de conciliación suscrita por la Comisión de Inventario y los funcionarios de la Oficina de Logística y Oficina Financiera en medio impreso y magnético, a través del Software Inventario Mobiliario Institucional (SlMl). d) En caso que la toma de inventario de bienes muebles patrimoniales e inmuebles de propiedad de la Unidad Ejecutora 001: Central-MEM, sea realizada por una tercera persona, natural ó jurídica, contratada para tal fin, la Oficina de Logística será la encargada de supervisar el cumplimiento de los términos de referencia del contrato y de dar conformidad al servicio brindado.

a) El

5.1.10. Lineamientos para los Seguros Patrimoniales a) La Oficina de Logística es la encargada de supervisar el cumplim¡ento del contrato suscrito con la empresa aseguradora en lo referido a bienes patrimoniales, tales como evaluación de pólizas, modificación de coberturas, atención de siniestros, entre otros. b) Todo personal del MEM deberá comunicar a la Oficina de Logística en el día y bajo responsabilidad, la ocurrencia de cualquier siniestro, a fin que sea atendido oportunamente por la compañía aseguradora. Lineamientos Complementarios 5.1.11. Sobre el Servicio de Transporte a) El equipo de transportes tiene un responsable cuya función principal es la administración de la flota vehicular de la Unidad Ejecutora así como del personal asignado a la misma, de modo que el servicio esté permanentemente operativo y las unidades en buen estado de conservación

b) La asignación de los vehículos es sólo para uso oficial de los funcionarios y en

horas laborables, bajo responsabilidad del funcionario que lo tenga a cargo. Las dependencias

que cuentan con vehículo asignado están impedidas de solicitar movilidad adicional al pool de choferes de la OGA. c) La administración del pool de vehículos está a cargo del personal contratado para dicho fin y lo hará en concordancia con lo establecido en las directivas vigentes. 5.L,L2. Sobre el Estacionam¡ento Vehicular El estacionamiento vehicular correspondiente a la playa interna será asignado sólo a la Alta Dirección (incluido asesores), Directores Generales y de Línea y principales funcionarios, los

cuales serán determinados por

la Oficina General de Administración según

niveles

jerárquicos. Los espacios de estacionamiento ubicados alrededor del Ministerio serán utilizados por el personal en general, ocupándolos según el orden de llegada, excepto las que estén señalizados para personas con discapacidad.

Asimismo, personal del COE MEM determinará la cantidad de espacios de estacionamiento en el frontis del Ministerio para ser utilizados por las visitas que asisten a diversas reuniones, por lo que el personal MEM deberá respetar dichos espacios no estacionando su vehículo en dicho lugar.

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f-é)+2-/Á

5.1.13. Sobre las lmpresiones y Publicaciones Las impresiones y publicaciones de memorias institucionales, anuarios, revistas, trípticos y folletos, entre otros, quedan restringidas a las que estén directamente vinculadas al servicio público, requiriendo visto bueno de la Oficina de lmagen Institucional a los términos de referencia con los que soliciten las mismas. 5.L.14. Sobre el Pago de lmpuesto Predial y Arbitrios Municipales a) La Oficina de Logística es la responsable a través del personal a cargo, del control patrimonial y de tramitar en las municipalidades que corresponda el pago de auto avalúo y arbitrios municipales de los predios de propiedad del MEM, a fin de verificar su procedencia en forma previa. b) Para el caso de oficinas alquiladas por las diferencias Unidades Orgánicas del MEM, los responsables de la realización de este trámite (de corresponder este pago por estar establecido en el contrato de alquiler), serán los Coordinadores Administrativos del área que solicita el servicio. c) Las Unidades Orgánicas del MEM deberán contar con los recursos necesarios para el pago oportuno del impuesto predial y arbitrios municipales, según corresponda. 5.1.15. Sobre la prestación de Servicios Generales a) El equipo de servicios generales tiene un responsable a cargo cuya función es atender todas las necesidades de mantenimiento preventivo y/o correctivo de las instalaciones de los locales del Ministerio.

b) Las oficinas usuarias cuando requieran la atención de un mantenimiento, adecuación o reparación de sus ambientes, deberán solicitar la intervención de la Oficina de Logística a través del equipo de servicios generales.

c) El responsable a cargo programará permanentemente actividades de mantenimiento preventivo de las instalaciones. Para ello programará la adquisición de materiales de gasfitería, albañilería, ferretería en general, material eléctrico, etc., para contar con un stock mínimo de dichos insumos en elAlmacén.

5.1.16. Sobre la prestación en elAlmacén a) El equipo de almacén tiene un responsable a cargo cuya función es administrar el almacén de la Unidad Ejecutora. b) Todos los bienes que se contraten a través de una Orden de Compra, deberán estar registrados en el Almacén, tanto el ingreso como la salida. c) Cuando se trata de bienes patrimoniales, el responsable del Almacén coordinará con el responsable del Control Patrimonial para los registros correspondientes dentro de los activos.

d) Anualmente deberá cumplir con realizar el inventario de existencias. e) Anualmente deberá plantear la baja de bienes que tienen poca rotación o bienes que por su naturaleza se han convertido en obsoletos.

f) 5.2.

Cualquier salida de un bien del Almacén, deberá realizarse a través de una Pedido de Comprobante de Salida de Almacén (PECOSA)

OFIC¡NA DE PERSONAL

Relativos al Personal

5.2.1 Contrato Administrativo de Servicios a) Todos los procesos de selección se ceñirán a lo especificado en el Decreto Legislativo

N"

administrativa de servicios" aprobada mediante Resolución Secretarial N" 022-2014MEM/SEG.

b)

c)

Los documentos correspondientes al requerimiento de contratación de personal CAS que

vayan a presentar las diferentes unidades orgánicas del MEM, deberán ser revisados y aprobados previamente por la OPER, antes de solicitar la aprobación de los mismos por parte de la Alta Dirección. El proceso de selección que se seguirá para la contratación de personal será de manera virtual, buscando generar transparencia en el actuar de las personas a cargo del mismo, en todas y cada una de sus etapas.

d)

El personal que labora en el MEM, podrá postular a cualquiera de las convocatorias CAS, siempre y cuando tenga más de un (01) año prestando servicios a la Institución en el

servicio para el cualfue contratado.

5.2.2 Asistencia y Permanencia Todos los trabajadores del MEM, cualquiera sea su condición laboral, deben ceñir su comportamiento a las disposiciones contenidas en los Decretos Supremos N" 005-90-PCM, 075-2008-PCM, 065-2011-PCM, Ley N" 29849; así como al Reglamento "Control de Asistencia y Permanencia del Personal CAP" y a la Directiva N"002-2009-MEM-DM para el Personal con Contrato Administrativo de Servicios, aprobadas por las Resoluciones Ministeriales Ne 109-2007-MEM/DM y 405-2009-MEM/DM, y sus modificatorias.

de Personal llevará el control correspondiente tanto de la asistencia del personal como de sus salidas por comisiones de servicios y permisos en cualquiera de sus modalidades, generando los descuentos respectivos en los casos que corresponda. La Oficina

5.2.3 Termino del Contrato Administrativo de Servicios Los contratos podrán concluir por cualquiera de los siguientes motivos:

a) Término del plazo de contratación, para lo cual la Oficina de Personal deberá informar al trabajador con un plazo mínimo de 5 días útiles previos al vencimiento, que su contrato no será renovado.

b) Falta grave, la cual debe ser invocada por la Oficina que solicitó la contratación del trabajador, adjuntando el informe que lo sustenta y solicitando iniciar el proceso

c)

disciplinario en caso que corresponda. Renuncia voluntaria, la cual debe ser remitida por el trabajador a su jefe inmediato y en la cual puede solicitar exoneración de permanecer en la institución por el plazo de Ley (30 días), debiendo este hecho ser aprobado y aceptado por su jefe inmediato.

Cualquier modificación en el plazo del servicio inicialmente contratado debe informarse a la Oficina de Personal dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes a fin de que se puedan realizar los ajustes que corresponda en el número de días a pagar. En caso no se cumpla con esta disposición, la responsabilidad por el pago en exceso recaerá en el área que no comunicó el hecho en forma oportuna. Al término del servicio y en forma automática, el trabajador tendrá derecho a que la Oficina de Personal realice el trámite para el pago de la liquidación correspondiente a las vacaciones truncas.

Asimismo, y salvo para el caso de termino de contrato por falta grave, el trabajador tendrá derecho a la emisión de una Constancia de Trabajo, emitida por el Director de la Oficina de Personal, correspondiente al período en el cual laboró.

5.2.4 Capacitación

t2

r- 6))2-/é Las diferentes unidades orgánicas

del Ministerio, deberán observar el cumplimiento de

las

disposiciones contenidas en la Directiva N" 001-2015-MEM/SEG "Derechos y obligaciones en las actividades de capacitación de los trabajadores del Ministerio de Energía y Minas bajo supervisión y dependencia", aprobado con Resolución Secretarial N" 010-2015-MEM/SEG. 5.2.5 Declaraciones Juradas de Ingresos de Bienes y de Rentas

Los funcionarios y servidores públicos oblígados a presentar Declaraciones Juradas de Ingresos de Bienes y de Rentas, deberán formularlas al inicio de su gestión, periódicamente (cumplido el año de labor) y al término de su encargo, labor o función, de acuerdo a lo señalado en la Directiva N'001-2015-MEM/DM, aprobada con Resolución Ministerial N" 2082OLS-MEM/DM, conforme a lo dispuesto mediante Ley Ne 27482 - Ley que regula la publicación de la Declaración Jurada de Ingresos y de Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores públicos del Estado, aprobada mediante Decreto Supremo Ne 080-2001-PCM. 5.2.6 Seguro Médico y de Accidentes Personales a) Los trabajadores del MEM cuentan con los siguíentes seguros, según las funciones que rea liza n:

Ti

po de Sesuro (Humanos)

Accidentes Personales Viajes SCTR

Personal Beneficiado Todo el personal que viaja en Comisión de Seruicio Todo el personal que viaja al

interiordel

Asistencia Médica

país

CAP

EPS +

CAS

Asistencía médica oadres * Sesuro FOLA Accidentes Personales

CAP

Pract¡cantes Funcionarios

* Estos seguros son financiados por el trabajador

La Oficina de Personal, a través de la Asistenta Social y de su Directora, mantiene coordinación permanente con la Compañía de Seguros durante la vigencia del Contrato, coordinando la emisión de cartas de garantía, reembolsos, atención de siniestros, revisión de siniestralidad, entre otros. c) Los funcionarios deberán comunicar a la Oficina de Personal la ocurrencia de cualquier siniestro y/o accidente personal en el momento en que suceda, a fin que sea atendido oportunamente por la compañía aseguradora. b)

Relativos a la Eiecución delGasto 5.2.7 Etapa Preparatoria para el Pago de Planillas a) La Oficina de Personal registrará en el Sistema "El Gestor" y en el Sistema Integrado de Administración Financiera-SIAF del Ministerio de Economía y Finanzas-MEF, la certificación anual de las planillas de haberes del personal activo y pensionista, así como de los practicantes, a fin de tramitar ante la Oficina de Presupuesto de la Oficina General

de b)

c)

Planeamiento

y

Presupuesto

la

Certificación

de Crédito

Presupuestar¡o

correspondiente, de acuerdo a lo dispuesto en la normativa vigente. La Oficina de Presupuesto, aprobará a través de "El Gestor" la certificación de crédito presupuestario según la disponibilidad presupuestal. Una vez obtenida la certificación del crédito presupuestarío, la Oficina de Personal realizará las siguientes acciones:

o

Formulará las planillas correspondientes dentro de los plazos establecidos para cumplir con el cronograma de pagos.

13

o 5.3.

Remitirá los resúmenes de las planillas de pago del personal activo, pensionista y pract¡cante a la Oficina Financiera para el devengado y pago'

OFICINAFINANCIERA La Oficina Financiera es la que registra las fases del compromiso

anual, devengado, girado y

pagado de los bienes, servicios, obras, viáticos, encargo, caja chicas, resoluciones, planillas de haberes, practicantes Y otros.

5.3.1 Compromiso Anual para poder generar los compromisos anuales se debe contar con los siguientes documentos: Bienes, Servicios v Obras

a)

Los documentos sustentatorios para la generación el compromiso como son los contratos respectivos, tratándose de bienes y, servicios, entre otros; acorde a lo estipulado en las

Directiva vigente de Tesorería del MEF. vigentes. b) Todo contrato de bienes, servicios y obras, debe ser registrado por la Oficina de Logística en el SEACE como pre requisito antes de registrar el compromiso anual en el SIAF-SP.

Asimismo deben adjuntarse al expediente electrónico escaneados y colgados en El Gestor lo siguiente: a) El proceso de selección. b) El contrato en elSIAF-SP.

c)

Las órdenes de compra correspondientes.

o

servicio que señale

el N" de CCP/SIAF y con las firmas

d) Copia legible del certificado de crédito presupuestario visado por la Oficina

de

Presupuesto.

e) Copia legible del término de referencia y/o especificaciones técnicas.

f) g)

Copia legible delcontrato cuando corresponda. Para el caso de una orden de compra deberá tener la guía de remisión de la empresa o proveedor del bien adquirido con el sello de la unidad de almacén señalando la fecha de recepción del bien.

Caia chica v sentencias, planilla v otros: Se deben adjuntar al expediente electrónico escaneados y colgados en El Gestor lo siguiente:

¡ o o .

Caja Chica rendición de documentos debidamente autorizados.

Sentencias judiciales remitidas, Procuraduría Pública. De los expedientes antes indicados se debe ajuntar copia legible del certificado de crédito presupuestario visado por la Oficina de Presupuesto. Resúmenes de las planillas de pago del personal activo, pensionista y practicantes.

5.3.2 Registro Administrativo en el SIAF-SP del Devengado El devengado es el acto mediante el cual se reconoce una obligación de pago derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditación documentada de la realización de la prestación del derecho del acreedor, se registra afectando en forma definitiva para el reconocimiento de la obligación del pago con la conformidad de la entrega del bien o la prestación satisfactoria del servicio, así como de las planillas, resoluciones, sentencias, entre otros.

Eldevengado, en aplicación delArt.35e de la Ley 2841.1, Ley GeneraldelSistema Nacionalde Presupuesto, se formalizará cuando se otorgue la conformidad, luego de la verificación de las condiciones siguientes:

t4

r- qlz-/6 . o o

La recepción satisfactoria de los bienes; La prestación satisfactoria de los servicios;

El cumplimiento de los términos contractuales, en los casos que contemplen adelantos,

pagos contra entrega o entregas periódicas de las prestaciones en la oportunidad oportunidades establecidas en las bases o en el contrato.

u

Esta fase se sustenta únicamente con los siguientes documentos:

. Factura, boleta de venta u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con el reglamento de comprobantes de pago aprobado por la SUNAT. Orden de compra u orden de servicio, en contrataciones o adquisiciones de menor cuantía; o el contrato. o Valorización de obra, acompañada de la respectiva factura. o Planilla úníca de pagos de remuneraciones o de pensiones, viáticos, racionamiento, o

propinas. o Recibos

por servicios públicos, como agua potable, suministro de energía eléctrica

o

telefonía, sustentada con los documentos originales. ¡ Formulario de pago de tributos. o Nota de cargo bancaria. o Resolución de reconocimiento de derechos de carácter laboral, tales como sepelío y luto. o Gratificaciones, reintegros o indemnizaciones. o Documento oficial de la autoridad competente, cuando se trate de autorizaciones para el desempeño de comisiones de servicio. o Resolución de encargos a personal de la institución por caja chica y el documento que acredita la rendición de cuenta. o Resolución judicial o laudo arbitral, consentida o ejecutoriada. o Convenios o directivas de encargos y, en su caso, el documento que sustenta nuevas remesas.

5.3.3 Girado y Pagado La Oficina Financiera efectúa los giros y los pagos de las obligaciones contraídas por las dependencias de la entidad, hasta por el monto del gasto previamente devengado y registrado en el SIAF-SP. Estos gastos deben estar previstos en el calendario de pagos aprobado por la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público.

A fin de garantizar que el pago se realice en los plazos establecidos en las respectivas condiciones contractuales, los expedientes deben ser remitidos con la debida anticipación, a fin de cumplir oportunamente con el registro del compromiso, devengado y el giro en el sistema integrado de la administración financiera para el sector público - SIAF SP. Debe cumplirse con el cronograma anual mensualizado para el pago de remuneraciones y pensiones en la administracíón pública. 5.3.4 Proceso de Registros Contables Se efectúan los regístros contables, considerando lo siguíente: a) La Oficina Financiera, verificará el registro adecuado en todas las operaciones de los

registros administrativos del compromiso, devengado, girado, pagado, recaudado y determinado, y efectuará el registro contable de la ejecución presupuestal del Ministerio, cautelando la correcta aplicación de los ingresos y egresos, conforme a la normativa del Sistema Nacional de Contabilidad.

b) Formulación de los estados financieros y registros contables de la Unidad

Ejecutora 001 y Minas. de energía Ministerio y del nivel Pliego a la integración MEM Central-

15

5.3.5 Depósitos de Fondos Públicos a) La Oficina Financiera es la encargada de la recaudación en base a norma legal que

b)

autoriza su percePción. Los fondos públicos que conforme

fuente

de

a Ley se recauden u obtengan, cualquiera sea su financiamiento, así como su depósito y registro en las cuentas

correspondientes, de manera que se encuentren disponibles en los plazos establecidos, son regulados por la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público. c) Ellos se central¡zan en la Tesorería para su depósito en las cuentas corrientes que correspondan en un plazo no mayor de 24 horas de recibido, bajo responsabilidad. d) para el traslado de los fondos públicos (efectivo, cheques y títulos valores) se deben

tomar las medidas de seguridad, ciñéndose al cumplimiento de los requisitos

e)

f)

y

condiciones establecidas para tal efecto. La Oficina Financiera solicitará a la Oficina de Logística la cobertura de seguros para las actividades de recaudación, custodia y traslado de fondos, que cubran los riesgos de deshonestidad, robo y otros inherentes. La Oficina Financiera conformará equipos de trabajo para fines de practicar arqueos periódicos y sorpresivos de carácter inopinado de los fondos recaudados y de la caja chica, remitiendo copia del acta de arqueo al Director General de la Oficina General de Administración.

5.3.6 De la Caja Chica Este fondo está constituido con recursos públicos para ser destinado únicamente

a gastos

menores que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y característica no pueden ser debidamente programados, se rige de acuerdo a las Directivas vigentes emitidas por el órgano rector y por la directiva interna constituida para tal fin N' 0012016-MEM/OGA, aprobada con Resolución Directoral N" 004-2016-MEM/OGA.

5.3.7 Cartas Fianzas La Oficina Financiera es la encargada de recepcionar las cartas fianzas para su custodia y

control, estas garantizan las obligaciones estipuladas en los contratos de adquisición de bienes, prestación de servicios, contratos de obras, supervisión de obras y consultorías derivadas de procesos de selección, acompañadas del contrato que las sustenta, y que por diferentes conceptos u obligaciones le sean remitidas por las dependencias; deben ceñirse a la directiva interna emitida para estos fines N" 004-20L5-MEM/SEG, aprobada por Resolución Secretarial N" 022-20L5-MEM/SEG.

5.4.

OFICINA DE INFORMATICA

5.4.1.Uso del Correo Electrónico e internet. Los servicios de correo electrónico

e internet brindado por el Ministerio deberán ser utilizados como una herramienta de apoyo para el cumplimiento de las labores

encomendadas en el marco de los objetivos estratégicos institucionales. Las condiciones

de uso de estos servicios se detallan en la "Política de Comunicación e Intercambio de Información por Medios Electrónicos" aprobado por Resolución Secretarial N" 041-2011-MEM/SEG y en el "Manual de Políticas y Estándares Informáticos" aprobado con Resolución Secretarial

N'

021-2008-MEM/SEG.

5.4.2. Administrador de Software

a)

La Oficina de Informática es la responsable de la administración y custodia del software y

licencias de propiedad de la Institución, a fin de garantizar su correcta utilización de acuerdo a lo indicado en el "Manual de Políticas y Estándares Informáticos" aprobado con

-r_

a)2-/c La Oficina de Logística entregará las licencias, independientemente del formato del software adquirido bajo cualquier modalidad a la Oficina de Informática para su instalación, configuración y custodia. La Oficina de Informática deberá mantener un inventario actualizado del software con los que cuente la entidad. c) En los equipos de cómputo de la institución, únicamente se podrá utilizar los programas autorizados por la Oficina de Informática. b)

5.4.3.Administración y uso de Equipo de Cómputo a) Los equipos de cómputo asignados al personal de la entidad constituyen una herramienta de apoyo para el cumplimiento de sus funciones. La administración de los equipos será responsabilidad de la Oficina de Informática y la asignación de los mismos se realizará de acuerdo a las funciones del usuario. b) Los equipos asignados a cada usuario para el desarrollo de sus labores son de propiedad, titularidad o uso del Ministerio de Energía y Minas, por lo que los usuarios, deberán conservar y resguardar bajo su más estricta responsabilídad, la información oficial que contenga sus archivos electrónicos, estando obligados a ponerla a disposición de su superior inmediato en el momento que le sea indicado por éste. c) El movimiento de equipos de cómputo deberá ser supervisado por el personal de soporte técnico de la Oficina de Informática en coordinación con la Oficina de Logística y los Coordinadores Administrativos de las diferentes Unidades Orgánicas, a fin de garantizar las condiciones bajo las cuales dichos equipos deben seguir funcionando. d) Los coordinadores administrativos están obl¡gados a reportar los equipos de cómputo que no tengan usuario asignado, para ser reubicados donde se requiera. e) Los equipos de cómputo del tipo servidores de base de datos, servidores de aplicaciones, repositorios de archivos, y otros, deberán ser custodiados por la Oficina de Informática para asegurar la disponibilidad e integridad de la información así como brindar continuídad a los procesos de la Institución. f) La administración y uso de equipo de cómputo se rige de acuerdo al "Manual de Políticas y Estándares lnformáticos" aprobado con Resolución Secretarial N' 021-2008-MEM/SEG, en los ítems 2.1, 2.2y 2.3 5.4.4.Servicio de Telefonía Fija a) El servicio de telefonía fija debe ser utilizado exclusivamente para asuntos de carácter oficial y la asignación de líneas directas queda restring¡da a los despachos de la Alta Dirección y unidades orgánicas que por su función lo necesiten. b) La Oficina de Informática tiene a su cargo la administración técnica, los reportes mensuales de la central telefónica y el servicio telefónico fijo de unidades orgánicas de la lnstitución.

c) La Oficina de Informática tiene a su cargo los aspectos administrativos del

servicio

telefónico, siendo la encargada de la contratación y el pago del servicio de telefonía. d) La asignación de teléfonos fijos, las facilidades (llamadas internas, locales, nacionales, celulares o internac¡onales), así como la asignacíón de minutos deberán ser autorizados por el director de la Unidad Orgánica solicitante. e) Los coordinadores administrativos están obligados a reportar los equipos de telefonía que no sean utilizados, para ser reubicados donde se requiera. 5.4.5.Servicio de Telefonía Móvil a) El servicio de telefonía móvil debe ser utilizado exclusivamente para asuntos de carácter oficial.

b) Se asignarán equipos de telefonía móvil a los Directores Generales así como a funcionarios del mismo rango. La asignación de equipos a otros funcionarios podrá

r7

realizarse a solicitud de los Directores Generales siendo la Oficina General de Administración quien autorice tal asignación. c) La Oficina de Informática tiene a su cargo la administración técnica y configuración de los equipos móviles, así mismo será el contacto autorizado para habilitar roaming internacional previa autorización de OGA, solicitar reposiciones de equipos, administración de la bolsa de minutos, entre otros. d) El funcionario que tiene asignado un equipo para el cumplimiento de sus funciones se hace responsable del mismo, debiendo reportar fallas del equipo y devolverlo cuando haya culminado su relación contractual con el Ministerio. Asimismo, asumirá el costo de reposición en caso de pérdida o robo. e) El servicio de telefonía móvil se rige bajo la Directiva N' 002-20L2-MEM/SEG "Normas para la asignación, devolución, reposición de equipos de telefonía móvil así como el gasto por equipo asignado" y aprobada con Resolución Secretarial N" 016-2015-MEM/SEG' 5.4.5.5ervicio de Atención a Usuarios a) Definido como un conjunto de recursos humanos y tecnológicos que permite brindar atención sobre los servicios informáticos con la finalidad de solucionar y gestionar las incidencias y/o requerimientos que se soliciten. b) Los canales de comunicación de las solicitudes de atención son: o Telefónico, al anexo 5000. o Correo electrónico, el correo [email protected]'pe . o presencial, en la Oficina de Soporte Técnico. c) El horario de atención es de lunes a viernes desde las 08:00 horas hasta las 20.00 horas y los sábados de 08.00 horas a las 13.00 horas. d) El servicio de atención a usuarios se rige bajo Directiva N' 003-2014-MEM/SEG denominada "Procedimiento de Atención a los Usuarios de los Servicios Informáticos del Ministerio de Energía y Minas" y aprobada con Resolución Secretarial N" 005-2014MEM/SEG.

VI.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

6.1.

Las oficinas y/o dependencias deben remitir a la Oficina Financiera, la información anual que forma parte de los Estados Financieros de la Unidad Ejecutora Central-MEM, según los lineamientos establecidos por el ente rector como es la Dirección Nacional de Contabilidad del MEF, a través de las directivas emitidas para la presentación trimestral y el cierre anual de la información financiera y presupuestal para la elaboración de la Cuenta General de la

República.

6.2.

Cuando se inicien

o se hayan iniciado

acciones judiciales civiles, laborales

o

penales en

contra de los funcionarios y servidores del MEM por actos o decisiones adoptadas o ejecutadas como consecuencia de su actuación en el marco del ejercicio regular de sus funciones o de los encargos conferidos, los gastos y honorarios profesionales originados por su defensa serán asumidos por el Ministerio, aun cuando dejen de prestar servicios. Estos gastos serán afectados al presupuesto de la OGA.

anterior, se evidencia judicialmente y/o punible culpa inexcusable, el funcionario o servidor la existencia de dolo, negligencia reembolsará la suma gastada en su defensa y de ser el caso, la reparación por daños y perjuicios.

Si como resultado del proceso mencionado en el párrafo

6.3.

y materiales obsoletos e inservibles, tales como cartones, papelería, llantas, periódicos, revistas, guías telefónicas, restos de rehabilitaciones, maderas, metales sueltos, ias metálicas, chapas, cerrojos, útiles, componentes de equipos mecánicos inservibles, Los deshechos

18

f-#¿_/ó entre otros, serán entregados al CAFAE para su venta, lo que constituirá ingresos a favor de los trabajadores. Los recursos obtenidos por CAFAE por estos conceptos serán destinados para la compra de

víveres, alimentos y premios que puedan ser sorteados en fiestas patrias, navidad o en alguna otra fecha festiva, en beneficio de todos los trabajadores del Ministerio, sin importar su modalidad de contratación.

de los bienes no patrimoniales en condición de chatarra, debidamente calificados por órgano competente (especialistas calificados), podrán ser transferidos en la modalidad de donación al CAFAE-MINEM para los fines descritos en el párrafo precedente o a otras entidades sin fines de lucro, para los fines propios de la entidad solicitante. En caso

vil.

VIGENCIA La presente directiva entrará en vigencia a

V¡I¡.

partir del día siguiente de su aprobación.

RESPONSABILIDAD

La OGA, a través de sus diferentes direcciones, efectuará las coordinaciones necesarias para brindar las orientaciones y la asistencia técnica a las demás oficinas, para la correcta aplicación de lo dispuesto en la presente directiva. Las Unidades Orgánicas, en su condición de usuarias, tienen igual responsabilidad de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la presente directiva.

Los funcionarios y/o servidores que no observen las disposiciones contenidas en la presente Directiva serán sancionados de acuerdo a las normas vigentes tx.

GLOSARIO DE TERMINOS Para efecto de la aplicación de la presente Directiva, debe entenderse como:

MEM: Ministerio de Energía y Minas. OGA: Oficina General de Administración del MEM. FIN: Oficina Financiera. PER: Oficina de Personal.

LOG: Oficina de Logística.

INF: Oficina de Informática

Área usuaria: La dependencia encargada de realizar los requerimientos de encargo para el cumplimiento de sus objetivos y metas. jl

Certificación del Crédito Presupuestario (CCP): La Certificación de Crédito Presupuestario es el acto de administración que garantiza que se cuenta con el crédito presupuestario

disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto ínstitucional autorízado.

programación de Compromisos Anual (PCA): Es un instrumento de programación del gasto público de corto plazo, por toda fuente de financiamiento, que permite la constante compatibilización de la programación del presupuesto autorizado.

t9

El Gestor: Sistema Integral de Apoyo Administrativo. Permite la aplicación informática para la gestión de los procedimientos administrativos.

SIAF: Sistema lntegrado de Administración Financiera para ejecución y aprobación del viático autorizado.

el Sector Público. Permite

la

Otros Gastos: Incluye apertura de caja chica, reposición, viáticos, encargos, resoluciones de sentencias judiciales, entre otros.

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