PROCESO:
RECAUDO Y ADMINISTRACIÓN DE LA CUOTA DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO
SUBPROCESO:
RECAUDO Y SUPERVISIÓN DE LA DE CUOTA DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO
ACTIVIDAD :
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DE PLANTAS DE SACRIFICIO – PUNTO FIJO
CÓDIGO:
RC-P05
VERSIÓN:
1.0
Tabla de Contenido 1.
OBJETIVO................................................................................................................ 2
2.
ALCANCE ................................................................................................................ 2
3.
GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 2
4.
GENERALIDADES ................................................................................................... 4
5.
ACTIVIDADES ......................................................................................................... 6
5.1.
Determinación del punto sujeto a inspección. ....................................................... 6
5.2.
Instauración del Punto de Control. ........................................................................ 6
5.3.
Registro de la Información. ................................................................................... 7
5.4.
Recurso Humano. ................................................................................................. 8
6.
CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 10
7.
ANEXOS ................................................................................................................ 10
Elaboró: Actualizó:
Erika Johanna Merlo Lugo y Diego Andrés Ramírez -
Aprobó:
Jesús Emilio Rivera Bocanegra y Edna Carolina Hernández Tiusabá
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1. OBJETIVO Asegurar que el reporte mensual por concepto de Cuota de Fomento Ganadero y Lechero corresponde a la realidad económica de las plantas de sacrificio.
2. ALCANCE Los supervisores de las plantas de sacrificio, como delegados del Auditor Interno de FEDEGÁN – FNG, son los encargados de verificar, supervisar y ejercer control permanente a la entrada, el sacrificio y los inventarios iniciales y finales de ganado bovino y bufalino en las plantas sujetas a control. Dichos controles se llevan a cabo en el itinerario de movilización de ganado y durante el horario de sacrificio autorizado para esos establecimientos. Los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo participan de manera activa y permanente en este proceso, a través de las actividades de capacitación, acompañamiento, revisión mensual de la información recopilada y registrada por los supervisores en los formatos estandarizados a nivel nacional para llevar el registro del control del sacrificio en las plantas. La oficina de Auditoría Interna –AI– recibe los informes mensuales de cada una de las plantas sujetas a supervisión, con el propósito de surtir un proceso de validación y emitir un memorando de observaciones, que puede conllevar la solicitud de aclaraciones sobre el comportamiento de los movimientos del inventario o la consecución de soportes por entradas o salidas de ganado por otros conceptos.
3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS AI: Auditoría Interna. Ante Mortem: Inspección, procedimiento o prueba efectuada por un inspector oficial a todos los animales o lotes de animales vivos con destino a sacrificio, con el propósito de emitir un dictamen sobre su salubridad y destino. Área de Corrales: Lugar de acopio y reposo de ganado dentro de la planta de beneficio, de manera previa al sacrificio. Allí se realizan las actividades de inventario o conteo de animales al inicio y final del día. Área de Ingreso: Lugar de la planta de sacrificio destinado para la entrada de los animales, previa verificación del contenido de la guía sanitaria de movilización, en relación a que los animales no provengan de predios objeto de medidas sanitarias de control; que los animales provengan de predios debidamente registrados y autorizados para la producción primaria y haber sido Elaboró: Actualizó:
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transportados en vehículos autorizados; que los animales estén vivos y sanos, que los animales hayan cumplido con el período de ayuno de cada especie y no ser sospechosos de padecer enfermedades zoonóticas, ni hacer parte de un grupo de animales con restricción de cuarentena o que tengan diagnóstico de portadores de enfermedades. CFGL: Cuota de Fomento Ganadero y Lechero. Destino: Lugar registrado en la guía sanitaria de movilización a donde será transportado un grupo de animales. Faenado: Procedimiento de separación progresiva del cuerpo de un animal en canal y otras partes comestibles y no comestibles. FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos. FNG: Fondo Nacional del Ganado. Guía Sanitaria de Movilización: Documento expedido por el ICA requerido para trasladar o movilizar animales de diferentes especies y sus productos, con destino a otros predios, ferias comerciales, remates, subastas, ferias exposiciones, mataderos y frigoríficos dentro del territorio nacional. Su vigencia es de 5 días. Hierro: Marca, imagen o sello representativo que permite identificar a los animales que son propiedad de una persona registrada ante una organización gremial ganadera, tal como lo establece el artículo 2 del capítulo 2 del Decreto No. 3149 de 2006. ICA: Instituto Colombiano Agropecuario. INVIMA: Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos. Inventario: Número de animales presentes en la planta de sacrificio al inicio del día (inventario inicial) y al final del mismo (inventario final), después de los eventos registrados y contabilizados, que comprenden las entradas, el sacrificio y salidas por concepto de decomiso y otros retiros. PGREP: Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo. Planilla diaria de control de inventario, entrada y sacrificio de ganado bovino y bufalino: Formato pre impreso con numeración consecutiva destinado al registro de la información correspondiente a los inventarios, las entradas y el sacrificio de animales dentro de la planta de beneficio. Son diligenciadas por los Supervisores de las Plantas de Sacrificio. Planta de Beneficio Animal: También denominada Planta de Sacrificio o Matadero. Establecimiento dedicado al sacrificio y faenado de animales de abasto, que de acuerdo con las inspecciones ante y post mortem han sido declarados aptos para el consumo humano.
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Post-Mortem: Procedimiento o análisis efectuado por inspector oficial a todas las partes pertinentes de animales sacrificados, con el propósito de emitir un dictamen sobre su inocuidad, salubridad y destino. Recaudo: Verificación efectiva de la consignación de la CFGL por parte del recaudador a través de la confirmación por extracto bancario. Recaudador: Persona obligada al recaudo según el artículo 6° de la Ley No. 89 del 10 de diciembre de 1993 y el artículo 1° del Decreto 2255 del 15 de junio de 2007 que modifica el artículo 5° del Decreto No. 696 del 30 de marzo de 1994. Sacrificio: Procedimiento que se realiza en un animal destinado para el consumo humano, con el fin de darle muerte. Comprende desde la insensibilización hasta la sangría. Supervisor Plantas de Sacrificio: Delegado del Auditor Interno de Fedegán – FNG, encargado al interior de la planta de verificar, supervisar y controlar permanentemente la entrada, el sacrificio y los inventarios iniciales y finales de ganado bovino y bufalino.
4. GENERALIDADES El marco legal vigente con el que cuenta FEDEGÁN – FNG para realizar procesos de fiscalización y las normas de otros entes de control sanitario y policivo que apoyan este proceso son: El Parágrafo 2 del Artículo 1 del Decreto 2025 de 1996, establece que la Auditoría Interna podrá efectuar cuando fuere pertinente, mediciones a las áreas de producción y sobre la producción misma, así como realizar los aforos a las contribuciones parafiscales resultantes de tales mediciones. La Resolución 232 de 2012 dicta disposiciones en ejercicio de las facultades otorgadas por el parágrafo 2º del artículo 2º de la ley 89 de 1993. El artículo 1 denominado Puntos Fijos de Control para Beneficio de Ganado Bovino y Bufalino, establece los siguientes procedimientos: o Control al ingreso de ganado bovino o bufalino para sacrificio: Para tal efecto el control se hace comparando el número de animales que reporta la Guía Sanitaria de Movilización expedida por el ICA, con el número real de animales que ingresan a la planta.
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o Control al beneficio de ganado bovino o bufalino: Se realiza mediante el conteo de los animales que ingresan a la sala de sacrificio, para establecer objetivamente el número de reses faenadas en forma diaria. o Control al inventario inicial y final de ganado bovino y bufalino: Para tal efecto se establecerá el número de animales que constituyen el inventario final del día, el cual debe ser igual al número de bovinos y/o bufalinos en corrales. El Decreto No. 1500 de 2007 y el Decreto 2270 de 2012 le otorga al Instituto Colombiano Agropecuario – ICA, la facultad de ejercer autoridad, vigilancia y control sobre la movilización de ganado en pie, a través de la expedición de la guía sanitaria de movilización, con el propósito de evitar el sacrificio de animales provenientes de predios objeto de medidas sanitarias de control. El Decreto No. 3149 de 2006, en el artículo 2 del capítulo II, hace referencia a que todo ganadero persona natural o jurídica, está obligada al registro de su hierro y actividad ganadera ante la organización gremial ganadera correspondiente. Los artículos 10, 12, 18 y 24 de esta norma, establecen los requisitos para el embarque y movilización, transporte terrestre, fluvial o marítimo de ganado en el territorio nacional, horario autorizado de movilización, documentación que debe exhibir quien lleve el ganado a sacrificio y funciones del ICA como autoridad facultada para la expedición de las guías sanitarias de movilización. Por su parte, el artículo 15 se refiere a la estricta vigilancia que ejercerán los alcaldes municipales sobre las plantas de sacrificio públicas de su jurisdicción, de manera que dichos establecimientos no sean utilizados para la comisión de conductas ilícitas. La Policía Nacional propenderá por la realización de controles en las plantas de sacrificio, con el fin de verificar la procedencia, propiedad, pago de impuestos y cuotas parafiscales. El artículo 16 menciona que en todas las plantas de sacrificio, el administrador llevará además de los libros establecidos en otras disposiciones legales, un libro denominado Control de Ganado Mayor, donde se anotará la entrada de los semovientes para el sacrificio, dejando constancia del nombre del propietario, identidad, hora de introducción, edad, sexo, color, clase y procedencia, hierro y los documentos allegados al efecto para ser archivados.
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Finalmente, el artículo 18, establece que quien lleve ganado a sacrificio deberá presentar la licencia sanitaria expedida por el ICA o por la Organización Gremial Ganadera habilitada, Bono de Venta que acredite la propiedad de los animales y Guía de Transporte Ganadero.
5. ACTIVIDADES 5.1. Determinación del punto sujeto a inspección. La justificación para implementar un punto de inspección radica en la presencia de situaciones relacionadas con la recepción de denuncias por evasión, investigaciones y/o inconsistencias en el reporte de la información del recaudo de la contribución parafiscal. Denuncias: Declaraciones a cerca del estado ilegal, irregular o anómalo de algo, procedentes de la autoridad competente o de terceros identificados o no. Investigaciones: Actividades llevadas a cabo por los PGREP y/o supervisores de las plantas de sacrificio, conducentes a ampliar la información sobre situaciones anómalas detectadas en la planta de sacrificio. Inconsistencias en la Información: Diferencias entre la facturación y el reporte del sacrificio de la planta, o las resultantes de cruces de información realizados por Fedegán – FNG con entes de control policivos y sanitarios. 5.2. Instauración del Punto de Control. A partir del resultado de las investigaciones de las irregularidades detectadas y determinados los criterios de costo beneficio, FEDEGÁN – FNG decide ejercer las facultades de fiscalización con las que cuenta en una planta de sacrificio determinada. Para tal efecto, la oficina de Auditoría Interna elabora una comunicación dirigida a las autoridades municipales o al gerente de la planta, según corresponda la propiedad de la misma, informando la fecha de inicio del procedimiento de control y la identificación del Supervisor que se encargará de la realización de tales actividades. Por lo general, la fecha de la comunicación corresponde a la fecha de inicio del procedimiento y ésta es radicada por el PGREP asignado a la zona al momento de la instauración. Lo anterior, para no poner en alerta a los propietarios de los establecimientos y generar reacciones que imposibiliten la aplicación del mecanismo.
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5.3. Registro de la Información. El supervisor inicia las actividades de control en la fecha que se determine, con el levantamiento de la información correspondiente al saldo del inventario inicial de cabezas de ganado y su verificación física con las existencias en corrales. Este saldo se registra en el espacio correspondiente en la planilla diaria de control de inventario de la fecha que corresponda. Luego, el supervisor solicita al funcionario autorizado en la planta las guías sanitarias de movilización expedidas por el ICA, que justifican el ingreso de los animales que se origina después del levantamiento del inventario. Con esta información se registra en la planilla diaria de control de entrada, los ingresos de ganado bovino y bufalino. Cuando se presenten entradas de ganado que no exhiban dicho documento, el Supervisor deberá dejar registro de esta anomalía en el campo de observaciones y señalar el número de animales que entraron sin el cumplimiento de este requisito. Posteriormente, el supervisor observa y registra individualmente cada uno de los eventos de beneficio en la planilla diaria de control de sacrificio, mediante la marcación de una “x” en la casilla numerada correspondiente, la cual indicará al final de la jornada, el número de animales sacrificados. Al final de la jornada, el supervisor totalizará las planillas diarias de control de entrada y de sacrificio y trasladará los saldos al renglón correspondiente en la planilla diaria de control de inventario y determinará el inventario al final de día que deberá ser corroborado con su conteo físico en corrales. El registro de la información obtenida por el supervisor a través de la verificación, supervisión y control permanente de la entrada, el sacrificio y los inventarios iniciales y finales de ganado bovino y bufalino, se efectúa en las planillas diseñadas para tal fin. Los objetivos de cada uno de estos documentos se describe a continuación: Planilla Diaria de Control de Entrada de Ganado Bovino y Bufalino Los objetivos de esta planilla son: o Verificar que las reses que entren a las plantas estén debidamente registradas a través de guías sanitarias de movilización expedidas por el ICA. o Dejar registro de situaciones irregulares, tales como, decomisos de la DIAN o cantidades reales de animales diferentes a las reportadas en las guías de movilización. Elaboró: Actualizó:
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o Servir de base de liquidación de la planilla diaria de control de inventario. Planilla Diaria de Control de Sacrificio de Ganado Bovino y Bufalino. El propósito de esta planilla es establecer objetivamente el número de reses sacrificadas en forma diaria en cada una de las plantas. Planilla Diaria de Control de Inventario de Ganado Bovino y Bufalino. Los objetivos de esta planilla son: o Establecer el número de animales que constituyen el inventario final del día y que deben ser iguales al número de bovinos y/o bufalinos en corrales. o Verificar que las cantidades de reses que constituyen el inventario final del día sean iguales al inventario inicial del día siguiente. o Garantizar que las cantidades de animales según entradas y sacrificios no son alteradas o manipuladas. o La columna “Diferencias entre el Inventario Inicial y el Final”, únicamente se diligencia cuando existan diferencias que no tienen ninguna justificación. El registro de la información se hará en los espacios asignados en las planillas y estará libre de tachones, enmendaduras e inconsistencias. Las planillas deberán llevar la firma del Supervisor de Fedegan - FNG responsable de su diligenciamiento y del funcionario de la planta autorizado por su Representante Legal, en señal de conformidad con la información registrada en las mismas. 5.4. Recurso Humano. Supervisores Plantas de Sacrificio: Las obligaciones de los Supervisores de las Plantas de Sacrificio en relación con este procedimiento son: Verificar, supervisar y controlar la entrada, el sacrificio y los inventarios iniciales y finales de ganado bovino y bufalino de las plantas de sacrificio asignadas. Recopilar la información de acuerdo al procedimiento y a los formatos determinados por FEDEGAN – FNG. Laborar de acuerdo con la programación y horarios establecidos por FEDEGANFNG. El tiempo de duración de los turnos de trabajo dependerá de los horarios
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de sacrificio establecidos en cada planta y de los horarios de movilización de ganado en la zona. Llegar una hora antes al inicio del sacrificio y quedarse hasta el momento en el cual se haya avanzado en el proceso de limpieza de la planta. Elaborar mensualmente los informes consolidados de supervisión de las plantas de sacrificio, en los que se resume la entrada, el sacrificio y los inventarios iniciales y finales de ganado bovino y bufalino, además de notificar los animales que entran a la planta con guía o sin guía de movilización. Entregar a los PGREP el informe definitivo según el cronograma establecido, para su revisión. Tratar en forma respetuosa y cordial al personal de las plantas de sacrificio, evitando generar conflictos. Diligenciar los formatos en letra legible y clara. Garantizar que los formatos revelan la información de los hechos presentados en cada planta tal y como suceden. No interferir en los procesos operativos de las plantas. Hacer firmar los formatos por parte de la persona responsable de la operación en cada una de las plantas. Acatar las observaciones que surjan de la revisión de los informes ya sea por parte de los PGREP o de la Oficina de Auditoría Interna de FEDEGAN – FNG.
Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo: Los PGREP son los encargados de: Brindar el apoyo logístico y de capacitación, adicional al brindado por el nivel central, necesario para que el proceso de supervisión se lleve a cabo en forma eficiente. Revisar mensualmente los informes consolidados de supervisión de los puntos fijos en los que se resume . Realizar el proceso de auditoría al recaudo en forma mensual para constatar que la información del punto fijo (Planta de Sacrificio) sea congruente con la información contable de la planta. Realizar la entrega mensual a la Oficina de Auditoría Interna de la siguiente información según el cronograma establecido: o Informe consolidado definitivo del punto fijo.
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o Planillas de entradas, sacrificio y control de inventarios iniciales y finales debidamente organizados. o Liquidación de Auditoría del recaudo de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero. Ver Diagrama de Flujo.
6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio
Fecha Modificación
Nueva Versión
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Versión Inicial.
7. ANEXOS Planilla diaria de control de inventario. Planilla diaria de control de entrada. Planilla diaria de control de sacrificio.
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