PROCESO:

RECAUDO Y ADMINISTRACIÓN DE LA CUOTA DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO

SUBPROCESO:

ADMINISTRACIÓN CARTERA DE LA CUOTA DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO

ACTIVIDAD :

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN CARTERA DE LA CUOTA DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO

CÓDIGO:

RC-P04

VERSIÓN:

2.0

Tabla de Contenido 1.

OBJETIVO................................................................................................................ 2

2.

ALCANCE ................................................................................................................ 2

3.

GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 2

4.

GENERALIDADES ................................................................................................... 3

4.1.

Normatividad por medio de la cual se reglamenta el recaudo de la CFGL ........... 3

4.2.

Normatividad que señala las Responsabilidades del Recaudador ....................... 4

4.3.

Normatividad que establece la Tasa de interés de mora ...................................... 4

4.4.

Normatividad que faculta el Cobro de Cartera de la CFGL ................................... 5

4.5.

Criterios para elaborar el poder al Abogado ......................................................... 6

4.6.

Criterios Adicionales ............................................................................................. 6

5.

ACTIVIDADES ......................................................................................................... 7

6.

CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................ 9

7.

ANEXOS .................................................................................................................. 9

Elaboró: Actualizó:

Carlos Salazar - Coordinador Recaudos y Cartera Carolina Hernández - Coordinador Supervisión Recaudo Cresconio Banquez - Coordinador Grupo Facturación y Cartera

Aprobó:

Angela Marcela Ordoñez Mahecha – Subgerente Operativo

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1. OBJETIVO Realizar la gestión de cobro y administración de la cartera a través de los mecanismos administrativos y legales vigentes, para garantizar el óptimo recaudo de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero –CFGL-.

2. ALCANCE El Coordinador de área de Recaudo y Cartera, el Grupo de Facturación y Cartera y los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo de Auditoría Interna -AI- gestionan el cobro persuasivo de la cartera por concepto de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero -CFGL-, a través de los mecanismos administrativos y legales vigentes. La Oficina Jurídica gestiona los procesos ejecutivos a los recaudadores morosos de la CFGL buscando obtener el pago de esta cartera.

3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS 

Acuerdo de Pago: Pacto extrajudicial tendiente a evitar un proceso judicial.



Administración de Cartera: Es la responsabilidad de FEDEGAN por la permanente actualización de la información de los recaudadores, así como el examen, análisis, evaluación y control de la cartera vigente y vencida, por medio de la planificación y desarrollo de actividades y mecanismos que conduzcan al recaudo y normalización de éstos activos.



Cartera: Es el valor de las cuentas por cobrar por concepto de la CFGL (representadas en facturas o CRCs) a los recaudadores, correspondientes a cuotas plenas no canceladas, diferencias en la liquidación de la cuota e intereses de mora.



Conformidad de la DIAN a FEDEGAN: Documento que expresa acuerdo de la DIAN con el estado de cuenta del recaudador, elaborado por AI.



Cuota de Fomento Ganadero y Lechero: Contribución parafiscal para el sector Ganadero y Lechero que es equivalente al 0.75% sobre el precio de litro de leche vendido por el productor y el 75% de un salario diario mínimo legal vigente por cabeza de ganado al momento del sacrificio.



FONGAN: Software de Registro y Control de la CFGL.



NOVASOFT: Software de Facturación y Cartera de la CFGL.

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

Persona obligada a la Contribución: Persona natural, jurídica o sociedad de hecho, que produzca carne y/o leche en el Territorio Nacional, de las especies bovina y bufalina.



Recaudo: Verificación efectiva de la consignación de la CFGL por parte del recaudador a través de la confirmación por extracto bancario.



Recaudador: persona obligada al recaudo según el artículo 6° de la Ley No. 0089 del 10 de diciembre de 1993 y el artículo 1° del Decreto 2255 del 15 de junio de 2007 que modifica el artículo 5° del Decreto No. 696 del 30 de marzo de 1994.



Solicitud de Conformidad a la DIAN: Petición para que la DIAN se exprese manifestando su conformidad o no con el estado de cuenta del recaudador.



Título Ejecutivo: Documento emitido por la Presidencia Ejecutiva que contiene el estado de la obligación a cargo del recaudador y a favor de FEDEGAN –FNG y que por virtud de la ley presta merito ejecutivo, es decir que puede ser cobrado mediante un procesos ejecutivo, civil ante la justicia ordinaria.



Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo: Profesionales que se encargan de la auditoría al recaudo de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero de la zona o región asignada, en las condiciones de oportunidad y calidad requeridos. Sus responsabilidades básicas consisten en verificar la correcta liquidación de la contribución parafiscal, su debido pago, recaudo y consignación, apoyar el proceso de control a la evasión y elusión de la CFGL, apoyar el control al sacrificio de bovinos y bufalinos en condiciones clandestinas y soportar el mejoramiento

     

AI: Auditoría Interna. CFGL: Cuota de Fomento Ganadero y Lechero. CRC: Comunicación de Recaudo y Cartera DIAN: Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales. FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos. FNG: Fondo Nacional del Ganado.

4. GENERALIDADES 4.1. Normatividad por medio de la cual se reglamenta el recaudo de la CFGL  La Ley Nº 0089 del 10 de Diciembre de 1993 “Por la cual se establece la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero y se crea el Fondo Nacional del Ganado”.

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Mediante esta ley se crea el FNG para el manejo de los recursos provenientes del recaudo de la CFGL. Establece que el producto de las cuotas se llevan a una cuenta especial bajo el nombre del FNG con destino exclusivo al cumplimiento de sus objetivos, que están relacionados con la comercialización, el apoyo a la exportación, la cofinanciación de inversión en infraestructura, la investigación científica y tecnológica, la capacitación, la promoción de cooperativas, el fomento al consumo, los aportes de capital y otros programas para el Sector Ganadero y Lechero. También establece que el recaudo de la CFGL deben efectuarla los mataderos públicos o privados y las personas naturales o jurídicas que compren leche a los productores y/o la procesen en el país. Los recaudadores deben depositar estos recursos dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al recaudo en la cuenta especial denominada “Fondo Nacional del Ganado”. Finalmente, el artículo 7º de dicha ley, establece que el gobierno nacional a través del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural – MADR– contratará con FEDEGAN la administración y recaudo final de la CFGL. El primer contrato de administración de la CFGL celebrado entre el MADR y FEDEGAN fue el N° 017 del 15 de Abril de 1994. Cuya vigencia era de 10 años contados a partir de la fecha de aprobación de la garantía única de cumplimiento. El contrato podría prorrogarse si así lo acordaban las partes por escrito con una anticipación no inferior a 30 días calendario a la fecha de vencimiento, previa celebración de un contrato adicional con el cumplimiento de todos los requisitos legales. El contrato N° 026 del 4 de mayo de 2004 constituye la prórroga por 5 años más para la administración de la CFGL.

4.2. Normatividad que señala las Responsabilidades del Recaudador  El Decreto Nº 696 del 30 de marzo de 1994 establece las responsabilidades de los recaudadores así como la forma en la que se realiza el registro de los recaudos. Determina que los recaudadores de la CFGL son responsables por el valor de las sumas recaudadas, por las cuotas dejadas de recaudar y por las liquidaciones equivocadas o defectuosas. Igualmente establece que los recaudadores deben mantener dichos recursos en una cuenta contable separada y están obligados a depositarlos dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al recaudo, en la cuenta especial denominada “Fondo Nacional del Ganado”.

4.3. Normatividad que establece la Tasa de interés de mora  La Ley 101 del 23 de Diciembre de 1993 en su artículo 30, parágrafo dos cita: El Recaudador de los recursos parafiscales que no los transfiera oportunamente a Elaboró: Actualizó:

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la entidad administradora pagará intereses de mora a la tasa señalada para el impuesto de renta y complementarios. La tasa de interés de mora para el impuesto de renta y complementarios está establecida en el Estatuto Tributario en sus artículos 634 y 635.

4.4. Normatividad que faculta el Cobro de Cartera de la CFGL  En la ley N° 101 del 23 de Diciembre de 1993 se señala en el artículo 30° parágrafo 1°, que las entidades administradoras de los Fondos provenientes de contribuciones parafiscales agropecuarias y pesqueras pueden demandar por vía ejecutiva ante la jurisdicción ordinaria el pago de las mismas. Para este efecto, el representante legal de cada entidad expide, de acuerdo con la información que le suministra el Ministerio de Hacienda, el certificado en el cual conste el monto de la deuda y su exigibilidad. Además establece en el parágrafo 2° de este mismo artículo, que el recaudador de los recursos parafiscales que no los transfiere oportunamente a la entidad administradora, paga intereses de mora a la tasa señalada para el impuesto de renta y complementarios. 

El artículo 4° del Decreto 2025 del 6 de Noviembre de 1996 establece que cuando las cuotas no se paguen a tiempo o se dejen de recaudar, o cuando se paguen con irregularidades en la liquidación, en el recaudo o en la consignación, el representante legal de la entidad administradora del respectivo fondo parafiscal, con fundamento en la certificación prevista en el inciso segundo del parágrafo primero, del artículo primero de este decreto (Auditoría Interna –AI-) certifica la información relativa a las cuotas parafiscales que no se paguen a tiempo o se dejen de recaudar, o cuando se paguen con irregularidades en la liquidación, en el recaudo o en la consignación, siempre y cuando tales situaciones no se hubieran subsanado), se envía un reporte a la Dependencia del Ministerio de Hacienda y Crédito Público delegada para este efecto, el cual debe contener por lo menos lo siguiente: 1. Identificación del recaudador visitado. 2. Discriminación del período revisado. 3. La cuantía de las cuotas no pagadas en tiempo o dejadas de recaudar, o de aquellas pagadas con irregularidades en la liquidación, recaudo o en la consignación. 4. La información sobre las actuaciones adelantadas para solucionar las irregularidades o el retraso en el pago. Parágrafo 1°: La dependencia delegada del Ministerio de Hacienda y Crédito Público puede verificar la información que se refiere en el presente artículo en los libros de las personas obligadas a pagar la contribución y en los de los Elaboró: Actualizó:

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recaudadores. Igualmente puede requerir a las entidades administradoras de los Fondos Parafiscales para obtener información adicional. Parágrafo 2°: Una vez presentado el reporte de que trata éste artículo, la dependencia delegada del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en un término de diez (10) días calendario, comunica su conformidad o inconformidad al representante legal de la entidad administradora, para que este en caso de conformidad, produzca la correspondiente certificación, que constituye título ejecutivo, en la cual conste el monto de la deuda y su exigibilidad. En caso de inconformidad, la entidad administradora del respectivo Fondo Parafiscal procede a efectuar los ajustes propuestos por la dependencia delegada del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a expedir si fuere el caso, la certificación en los términos señalados en éste parágrafo.

4.5. Criterios para elaborar el poder al Abogado Para que FEDEGAN decida dar el poder al abogado e iniciar la demanda, se tiene en cuenta los siguientes criterios: 1. Se apodera al abogado de acuerdo a la zona de trabajo. 2. Se establece la jurisdicción que corresponde al domicilio del demandado. 3. Se establece el juez competente de acuerdo a la cuantía del proceso. 4. De acuerdo con documentos aportados se verifican los datos del demandado.

4.6. Criterios Adicionales  Para Recuperación de Cartera: De acuerdo con lo establecido en la Ley 550 de 1999, con relación a la reestructuración de pasivos para el caso de los recaudadores que se acojan el FNG participa y aceptará las condiciones para el pago allí aprobadas. 

Para determinar cuando un recaudador moroso se tramita ante la DIAN y poder adelantar el cobro ejecutivo: Conjuntamente entre la Coordinación de Recaudo y Cartera y la Oficina Jurídica analizan la cuantía adeudada, costo-beneficio, ubicación geográfica y situación de orden público de la zona, para establecer la viabilidad del cobro ejecutivo.



Para Saneamiento Contable de la Cartera: El FNG en materia de castigo de saldos cuyos valores presenten un estado de cobranza o pago incierto podrá proceder si fuere el caso a su eliminación de acuerdo con las normas legales vigentes de la Contaduría General de la Nación, sobre el tema.

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5. ACTIVIDADES El Coordinador del Grupo de Facturación y Cartera recibe y analiza los Formatos Revisión Liquidación CFGL concepto leche y Revisión Liquidación CFGL concepto carne diligenciados por los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo y firmados de conformidad por los recaudadores de la CFGL, el Asistente Administrativo 04 del Grupo de Facturación y Cartera realiza la verificación en el Software de Registro y Control de la Cuota de Fomento, la contabilización de los pagos frente a los Formatos Revisión Liquidación CFGL concepto leche y Revisión Liquidación CFGL concepto carne, clasificándolos en: a) diferencias en pagos y cuotas plenas no pagadas, recaudadores a los cuales se les diligencia la liquidación de la cuenta de cobro, incluyendo el total de los períodos adeudados, los intereses de mora más los intereses de mora generados en el pago extemporáneo de cuotas con su respectiva carta de cobro, firmada por la Gerencia Administrativa y Financiera y/o Subdirección Operativa. b) cuotas pagadas y contabilizadas en el Software de Registro y Control de la CFGL. Las cuentas de cobro elaboradas se envían por correo físico a los recaudadores y el Profesional elabora un informe dirigido al Auditor Interno indicando la gestión realizada con cada uno de los recaudadores (valores pagados, cuentas CRC). El Coordinador del área de Recaudo y Cartera y el Grupo de Facturación y Cartera realizan el cobro persuasivo de la cartera a través de llamadas telefónicas y comunicaciones, dando prioridad a las deudas más altas. Igualmente, los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo en la auditoría de supervisión apoyan esta gestión de cobro entregando personalmente al recaudador la liquidación de los valores adeudados, buscando soluciones a esta cartera a través de los mecanismos administrativos y legales vigentes. Como consecuencia de la gestión de cobro adelantada, se pactan acuerdos de pago, los cuales son analizados y preparados por el Grupo de Facturación y Cartera en conjunto con el Coordinador de Recaudo y Cartera y aprobados por el Representante Legal. Igualmente, se realiza seguimiento y control al cumplimiento del pago de las cuotas en las fechas establecidas en el acuerdo. Una vez realizada la gestión de cobro con el recaudador respectivo, no logrado un acuerdo de pago y establecido una dificultad para el recaudo de estos valores, se analiza la cuantía, costo-beneficio, ubicación geográfica y situación de orden público de la localidad para establecer la viabilidad de un proceso jurídico.

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Si es viable el proceso, el Asistente Administrativo 04 del Grupo de Facturación y Cartera elabora la liquidación total de la cuenta mediante certificación firmada por el Auditor Interno. Si no es viable, se continúa con el cobro persuasivo de cartera. Firmada la certificación el Profesional elabora la solicitud de conformidad dirigida a la DIAN, la cual es validada por el Coordinador de Recaudo y Cartera y la Oficina Jurídica para posterior firma del representante legal. Una vez legalizados estos documentos, son enviados a la DIAN con los soportes convenidos. La DIAN recibe y verifica la información con el recaudador y expide o no una certificación de conformidad a FEDEGAN. Si la DIAN expide conformidad, el Profesional del Grupo de Facturación y Cartera elabora el título ejecutivo para revisión y visto bueno de la Coordinación de Recaudo y Cartera y la Oficina Jurídica y posterior firma del representante legal. Caso contrario, el Grupo de Facturación y Cartera revisa las inconsistencias que originaron la no conformidad para su corrección e iniciar de nuevo el trámite pertinente. Cuando ya hay una oficialización del título Ejecutivo, el Profesional de la Oficina Jurídica elabora el poder para el abogado, con base en la información que AI, el Grupo de Registro y Facturación y Cartera han incluido en la Certificación de Conformidad de deudas a la DIAN, Título Ejecutivo y Certificación Saldos de Cartera. El Abogado instaura la demanda, cuando esta demanda es admitida se adquiere una póliza judicial que tiene por objeto prevenir perjuicios eventuales que puede ocasionar el embargo de bienes. Para hacerle seguimiento a los procesos ejecutivos, el Profesional de la Oficina Jurídica hace un informe de los procesos judiciales con la información que el Abogado le suministra sobre cómo va el proceso. Este cobro jurídico puede resultar en: que no se concilió con el demandado y el abogado procede al embargo de cuentas bancarias o a la sobretasa a la gasolina del municipio demandado, que se concilia y se pactan acuerdos de pago, que no hay bienes que embargar por insolvencia del demandado y por lo tanto, el abogado continúa el proceso hasta obtener la sentencia a favor de FEDEGAN pero el recaudo resulta infructuoso. De acuerdo al resultado del cobro jurídico este procedimiento finaliza de las siguientes maneras: a) Con el pago de los valores adeudados. b) Castigo de cartera según las normas legales vigentes. Adjuntar Diagrama de Flujo. Elaboró: Actualizó:

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6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio

Fecha Modificación

Nueva Versión

15/02/2007

1.1

06/02/2008

1.2

10/09/2012

2.0

A los formatos que son preimpresos se le quitaron los códigos. Por lo tanto, sólo quedó un formato codificado: Formato Control de Cheques Devueltos RC-P0A-FR01. Se modificó el nombre de visitadores por el nuevo cargo en las URDG’s que es el de “Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo” a lo largo de todo el documento. Se actualizó la normatividad asociada al procedimiento de Supervisión de Recaudo de la CFGL en el capítulo: “3. Glosario”

Se modificó la imagen corporativa a lo largo de todo el documento, incluyendo los formatos. Se actualizó el Diagrama de Flujo en la nueva versión en Excel establecida por el Sistema de Gestión de Calidad. Se realizaron cambios en las responsabilidades, partiendo de los cargos establecidos en el manual de Perfiles y Competencias del FNG. Se clarificó que las consignaciones referentes a sentencias de proceso ejecutivo se realizarán a la cuenta del Fondo Nacional del ganado.

7. ANEXOS       

CRC. Acuerdo de Pago. Certificación saldos de cartera. Solicitud de Certificación de Conformidad de deudas a la DIAN. Título Ejecutivo. Poder. Formato Control Cheques Devueltos.

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