PROCESO:

RECAUDO Y ADMINISTRACIÓN DE LA CUOTA DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO

SUBPROCESO:

RECAUDO Y SUPERVISIÓN DE LA DE CUOTA DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO

ACTIVIDAD :

PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DE LA DE CUOTA DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO

CÓDIGO:

RC-P03

VERSIÓN:

2.0

Tabla de Contenido 1.

OBJETIVO................................................................................................................ 2

2.

ALCANCE. ............................................................................................................... 2

3.

GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 2

4.

GENERALIDADES ................................................................................................... 4

4.1

Normatividad para Efectuar la Supervisión del Recaudo de la CFGL................... 4

4.2

Criterios para Priorizar la Auditoría a los Recaudadores ...................................... 6

4.3

Propiedad del Cliente............................................................................................ 7

5.

ACTIVIDADES ......................................................................................................... 8

4.4

Diagrama de Flujo............................................................................................... 11

6.

CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 11

7.

ANEXOS ................................................................................................................ 14

Elaboró:

Edna Carolina Hernandez Tiusaba Aprobó :

Juan Fernando Lezaca Mendoza, Subgerente Operativo

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1. OBJETIVO Verificar la correcta liquidación de la contribución parafiscal, su debido pago, recaudo y consignación, así como su administración y contabilización, para garantizar el óptimo recaudo de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero –CFGL–.

2. ALCANCE. Los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo son los delegados a nivel nacional del Auditor Interno del Fondo Nacional del Ganado –FNG– para realizar las verificaciones del recaudo de la CFGL a partir de la información contable del recaudador. Igualmente tienen la potestad, cuando fuere pertinente, de realizar mediciones a las áreas de producción, así como realizar aforos a la contribución parafiscal resultante de tal medida. El Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo determina a través de su auditoría cuando un recaudador no paga a tiempo la CFGL, deja de recaudar o paga con irregularidades. Igualmente, está facultado para ejercer la gestión de cobro de la Cartera de la CFGL. Las Unidades Regionales de Desarrollo Ganadero brindan soporte permanente al trabajo del Profesional del Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo brindándole información relacionada con posibles nuevos recaudadores, evasores o elusores, puntos de sacrificio clandestino, cierres parciales o definitivos de establecimientos de carne y leche, etc. Auditoría Interna –AI– se encarga de coordinar centralizadamente la labor de los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo a nivel nacional y de verificar la razonabilidad de la información por ellos suministrada a través de sus informes. Adicionalmente, vela porque la información por concepto de cuentas y consignaciones reportadas por los recaudadores en los formatos diligenciados por estos Profesionales sean adecuadamente gestionadas por los Grupos de Registro y de Facturación y Cartera.

3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS  Aforo: Liquidación de la CFGL realizada por el Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo a partir de información externa debido a

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que el recaudador es un evasor.  AI: Auditoría Interna.  Administración de Cartera: Es la responsabilidad de FEDEGAN por la permanente actualización de la información de los recaudadores, así como el examen, análisis, evaluación y control de la cartera vigente y vencida, por medio de la planificación y desarrollo de actividades y mecanismos que conduzcan al recaudo y normalización de estos activos.  Cartera: Es el valor de las cuentas por cobrar por concepto de la CFGL (representadas CRCs) a los recaudadores, correspondientes a cuotas plenas no canceladas, diferencias en la liquidación de la cuota e intereses de mora.  CFGL: Cuota de Fomento Ganadero y Lechero.  CRC: Comunicación de Recaudo y Cartera.  Cuota de Fomento Ganadero y Lechero: Contribución parafiscal para el sector Ganadero y Lechero que es equivalente al 0.75% sobre el precio de litro de leche vendido por el productor y el 75% de un salario diario mínimo legal vigente por cabeza de ganado al momento del sacrificio.  Evasor: Persona natural o jurídica que teniendo la obligación de liquidar y pagar la CFGL no lo hace.  Elusor: Persona natural o jurídica que altera su información contable con el propósito de disminuir el pago de la contribución parafiscal.  FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos.  FNG: Fondo Nacional del Ganado.  FONGAN: Software de Registro y Control de la CFGL.  NOVASOFT: Software de Facturación y Cartera de la CFGL.

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 MADR: Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural  MHCP: Ministerio de Hacienda y Crédito Público  Persona obligada a la Contribución: Persona natural, jurídica o sociedad de hecho, que produzca carne y/o leche en el territorio nacional, de las especies bovina y bufalina.  Recaudo: Verificación efectiva de la consignación de la CFGL por parte del recaudador a través de la confirmación por extracto bancario.  Recaudador: Persona obligada al recaudo según el artículo 6° de la Ley No. 0089 del 10 de diciembre de 1993 y el artículo 1° del Decreto 2255 del 15 de junio de 2007 que modifica el artículo 5° del Decreto No. 696 del 30 de marzo de 1994.  Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo: Profesionales que se encargan de la auditoría al recaudo de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero de la zona o región asignada, en las condiciones de oportunidad y calidad requeridos. Sus responsabilidades básicas consisten en verificar la correcta liquidación de la contribución parafiscal, su debido pago, recaudo y consignación, apoyar el proceso de control a la evasión y elusión de la CFGL, apoyar el control al sacrificio de bovinos y bufalinos en condiciones clandestinas y soportar el mejoramiento de la eficiencia de las cadenas productivas y el fomento al consumo de carne y leche.  URDG: Unidad Regional de Desarrollo Ganadero

4. GENERALIDADES 4.1 Normatividad para Efectuar la Supervisión del Recaudo de la CFGL Dentro de los criterios a tener en cuenta para definir cómo debe efectuarse la supervisión de la CFGL, es necesario mencionar la siguiente normatividad: 

De acuerdo con la Ley 6ª de 1992, el Auditor interno del FNG podrá efectuar

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visitas de inspección a los libros de contabilidad de las empresas y recaudadoras con previo visto bueno del Ministerio de Hacienda Público, para asegurar el debido pago de la CFGL. Igualmente, esta se encuentra preceptuada en la Ley 89 de 1993 en el artículo 6º, primero.

entidades y Crédito atribución parágrafo



La Resolución Nº 3814 del 27 de Septiembre de 1995 del MHCP otorga de manera permanente al Auditor Interno del FNG visto bueno para la práctica de visitas de inspección a los libros de contabilidad y demás soportes contables de las empresas y demás entidades recaudadoras.



El Decreto Nº 2025 del 6 de Noviembre de 1996 en su artículo 1º establece que la AI de los Fondos constituidos con las contribuciones parafiscales del Sector Agropecuario y Pesquero será el mecanismo a través del cual los entes administradores de los mismos efectuarán el seguimiento sobre el manejo de tales recursos. En desarrollo de este seguimiento la Auditoría verificará la correcta liquidación de las contribuciones parafiscales, su debido pago, recaudo y consignación, así como su administración, inversión y contabilización. Igualmente certificará la información relativa a las cuotas parafiscales que no se paguen a tiempo o se dejen de recaudar, o cuando sean pagados con irregularidades en la liquidación, en el recaudo o en la consignación, siempre y cuando tales situaciones no se hubieran subsanado. La AI también podrá efectuar, cuando fuere pertinente, mediciones a las áreas de producción y sobre la producción misma, así como realizar los aforos a las contribuciones parafiscales resultantes de tales mediciones. Por otra parte, el artículo 2º de esta misma ley, establece que la AI de los Fondos Parafiscales será designada por el órgano máximo de dirección de dichos fondos.



El Decreto 392 del 13 de marzo de 2001 señala que la Auditoría Interna de los Fondos Parafiscales será designada por el órgano máximo de dirección de dichos fondos, con el voto favorable del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural –MADR-. Los costos y gastos que demande la auditoría interna, serán sufragados con los recursos provenientes de las contribuciones parafiscales del respectivo fondo.



La Ley 89 del 10 de diciembre de 1993 cita que en caso de que el recaudo que deba originarse en el sacrificio de ganado, ofrezca dificultades, autorízase al

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Ministerio de Agricultura, previa concertación con la Junta Directiva del FNG, para que reglamente el mecanismo o procedimiento viable, con el fin de evitar la evasión de la cuota en aquellos lugares donde no existan facilidades para su control y vigilancia. Debido a los informes de la Oficina de Auditoría Interna del Fondo Nacional del Ganado, respecto a los lugares en el territorio nacional que ofrecen dificultad en el recaudo de la CFGL, la Junta Directiva del Fondo Nacional del Ganado en su sesión del 28 de septiembre de 2006 concertó con el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural el mecanismo necesario para evitar la evasión de la CFGL, el cual consiste en asignar personal por parte de FEDEGAN, en las plantas de sacrificio, para que recaude directamente los recursos de la contribución parafiscal y los transfiera a las cuentas bancarias del F.N.G.. El detalle de tal procedimiento, su duración y condiciones constan en el cuerpo de la Resolución.

4.2 Criterios para Priorizar la Auditoría a los Recaudadores Los criterios para realizar el Cronograma de Actividades Inicial y priorizar las auditorías a los recaudadores son los siguientes:  Cuantía Mensual de Recaudo de la CFGL: Se auditan aquellos recaudadores cuyo valor de la cuota mensual tienen importancia relativa dentro del recaudo departamental. La cuantía de recaudo se clasifica de mayor a menor por departamento para establecer las prioridades.  Cuantía de Cartera de Dudoso Recaudo: Se auditan aquellos recaudadores que son deudores morosos de mayor cuantía. La cuantía de la cartera se clasifica de mayor a menor por departamento para establecer las prioridades.  Faltantes de Información de Recaudo: Se auditan aquellos recaudadores que consignan el recaudo pero que no envían la información a FEDEGAN oportunamente. El Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo por lo tanto, recoge los pagos y envía a la Coordinación de Recaudo y Cartera de FEDEGAN, las planillas de recaudo mensual, las planillas individuales de recaudo y las consignaciones.  Posibilidad de Evasión, Fraude o Elusión: Con cruces de información realizados por AI o información denunciada por terceros o por las URDGs los Profesionales

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de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo investigan a los recaudadores que incurren en las acciones de evasión, fraude o elusión.  Cubrimiento Anual de Recaudadores por Departamento: Al final de cada vigencia, los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo deben haber efectuado la auditoría a la totalidad de los recaudadores a su cargo.  Ubicación Geográfica: Todas las prioridades de auditoría arriba mencionadas se programan sobre una ruta geográfica viable para que el Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo ejecute su trabajo.  Requerimientos Especiales: En base a la información que llega a la Oficina de AI relacionada con cruces de información que llevan a la detección de casos de evasión o elusión, se realizan solicitudes específicas de trabajo a los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo. Todas las auditorías a los recaudadores se efectúan con los recursos disponibles, basados en la información contable del propio recaudador, en información exógena obtenida de entidades gubernamentales o por observación física. Estos mecanismos de vigilancia y control permiten dar razonabilidad sobre las cifras de sacrificio reportadas al FNG y sobre las cuales se liquida la CFGL.

4.3 Propiedad del Cliente Los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo deben cuidar los bienes que son propiedad del recaudador, mientras estén siendo utilizados por ellos. Estos bienes son: 1. Libros de contabilidad. 2. Soportes contables: a. b. c. d. e. f.

Elaboró:

Planillas individuales de recaudo. Reporte mensual consolidado. Consignaciones. Comprobantes de egreso. Facturas de compra y de venta. Carta de información no reportada.

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g. Carta de intereses de mora. h. Informes de ejecución presupuestal. i. Resoluciones de cierre temporal o definitivo del establecimiento de comercio o de las plantas de sacrificio. j. Informes de degüello de ganado bovino o bufalino. Los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo deben hacer uso de esta documentación en las instalaciones del recaudador y en presencia de un representante de éste. La documentación no puede ser alterada físicamente de ninguna forma y debe ser devuelta al recaudador en la misma condición de entrega. Los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo deben documentar la auditoria en sus papeles de trabajo, y si es del caso tomar copias de los documentos que se requieren como evidencia, siempre con autorización expresa del recaudador. En caso de que la propiedad del recaudador se pierda, se deteriore o el recaudador considere que se le dio un uso inadecuado, tanto éste como el Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo deben informar a la oficina AI para hacer el registro pertinente y tomar las acciones correctivas del caso.

5. ACTIVIDADES Los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo a partir de los criterios definidos en el numeral 4.2 de este procedimiento, del Directorio Nacional de Recaudadores de Carne y Leche y de los cruces de información realizados con entidades policivas, sanitarias o de fiscalización o por información suministrada a través de los demás profesionales de las URDGs o de los Profesionales I y III de Auditoría de Recaudo, elaboran un cronograma de auditorías a los recaudadores o posibles recaudadores en el formato establecido por AI.Este cronograma de actividades inicial se envía a la Oficina de AI los días 15 de cada mes para su aprobación. El Profesional I de Auditoría de Recaudo y el Coordinador del Grupo de Supervisión de Recaudo revisan, evalúan y aprueban la programación enviada por los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo. Si se requiere realizar modificaciones a las mismas, el Profesional I de Auditoría o el Coordinador del Grupo de Supervisión de Recaudo las proponen para que los PGREP cambien los cronogramas en lo pertinente. Todos los meses el Profesional I de Auditoría de Recaudo envía el informe consolidado de cartera y el estado de los acuerdos de pago a los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo, de acuerdo a la última actualización que

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provea la Coordinación de Recaudo y Cartera. Esto para garantizar un análisis minucioso de las deudas de los recaudadores que conlleven una buena gestión de cobro. Al inicio de cada periodo, el Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo efectúa una planeación de la auditoría por cada uno de los recaudadores utilizando el Sistema de Consulta de Información de Recaudo de la CFGL que puede accesar por la página web de Fedegán. Esta planeación incluye:  Verificar que los datos de contacto del recaudador registrados en el directorio nacional sean correctos.  Verificar el estado de los pagos efectuados por el recaudador a través del informe consolidado de recaudo o a través del informe anual de recaudo.  Verificar si existen periodos auditados y pagados cuya información no fue enviada por el recaudador a través del correo físico y que no han sido sujetos de registro en el software de registro y control.  Verificar el estado de cartera del recaudador a través de la consulta del CRC, el informe consolidado de cartera y el estado de los acuerdos de pago. A partir de esta información los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo realizan los procesos de auditoría a cada recaudador cuyo resultado queda plasmado en las liquidaciones de recaudo de la CFGL por concepto de carne y/o leche y en los programas de auditoría. Ellos a su vez efectúan la gestión de cobro de CRCs, acuerdos de pago y de intereses de mora (esta actividad realizada por los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo no es una actividad inherente a la supervisión del recaudo, pero constituye una actividad de apoyo a la recuperación de cartera de la CFGL) y recuperan los soportes de consignación que el recaudador no hubiese enviado a tiempo al FNG para su registro. Paralelamente a estas actividades, los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo realizan investigaciones en entidades de control fiscal, policivo y sanitario fiscal para hacer confrontación de la información de número de reses sacrificadas o número de litros de leche transados para detectar posibles evasores, elusores y nuevos recaudadores. También se apoyan para el desarrollo de esta actividad en los demás Profesionales de las URDGs y en los Profesionales I y III de Auditoría de Recaudo. A fin de mes, los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo Elaboró:

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envían a AI los soportes correspondientes a las auditorías efectuadas haciendo un reporte de novedades de asuntos relevantes por recaudador. También envían un reporte con destino al Grupo de Registro en el que detallan los soportes de consignación por cada recaudador y período pagado, las actas de cierre de mataderos, las solicitudes de papelería, los certificados de cámara y comercio y cualquier otra novedad que amerite ser informada. Además, envían un informe al Grupo de Facturación y Cartera en el que relacionan todos los CRCs que se haya logrado recuperar con su pago, las fichas técnicas de cartera, las solicitudes de acuerdos de pago y los informes sobre viabilidad de recuperación de cartera. Cuando llegan los informes de los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo, el Asistente Administrativo II de la Oficina de Auditoría Interna descarga los consecutivos de las liquidaciones de recaudo de la CFGL utilizados por cada Profesional y relaciona las auditorías realizadas en el archivo de inventario de las mismas. El Asistente Administrativo II entrega al Profesional I de Auditoría de Recaudo los informes para determinar su razonabilidad aritmética, formal y estadística a partir de los datos registrados en el software de registro y control y de facturación y cartera de la CFGL. El Profesional I de Auditoría de Recaudo en su análisis de los informes también verifica la exactitud en los registros de la información enviada por los recaudadores en el software de registro y control. Cuando se determinan inconsistencias en éstos procede a su corrección con la Coordinación del Grupo de Registro. Igualmente se encarga de verificar y tramitar los informes emitidos por los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo con destino a Registro y Control y a Facturación y Cartera. A fin de mes la Oficina de Auditoría Interna envía un memorando a cada Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo sobre las inconsistencias detectadas en sus informes de auditoría al recaudador y/o información adicional requerida. Estos memorandos son elaborados por el Profesional I y aprobados por el Coordinador del Grupo de Supervisión de Recaudo. Simultáneamente a la emisión de los memorandos, el Profesional I de Auditoría de Recaudo clasifica los formatos de liquidación de recaudo de la CFGL de los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo distribuyéndolos en cuentas y consignaciones no registradas en el software de registro y control y/o facturación y cartera de la CFGL. Esta información se registra en una base de datos que es enviada a los Grupos de Registro y Control y al de Facturación y Cartera, por

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medio de correo electrónico. Con esta información, el Grupo de Registro incorpora las consignaciones no registradas detectadas a través de los informes de auditoría al software de registro y control de la CFGL por cada período y recaudador. Esta actividad requiere la consecución de los soportes físicos y la verificación de los pagos a través de extracto bancario. Por su parte, el Grupo de Cartera registra todas aquellas liquidaciones de recaudo de la CFGL que constituyen cuentas por cobrar. A partir de la base de datos de las liquidaciones de recaudo de CFGL que constituyen cuentas por cobrar, el Grupo de Facturación y Cartera reporta los números de CRCs tramitados y los valores pagados que nunca constituyeron cartera. Esta información es verificada por el Asistente Administrativo II, determinando así la oportunidad de registro de las operaciones. Finalmente, a partir de la información que se verifica por recaudador en el software de registro y control y facturación y cartera de la CFGL, por parte del Profesional I de Auditoría de Recaudo se establece también si el registro de las consignaciones se realiza a tiempo.

4.4 Diagrama de Flujo Ver Diagrama de Flujo: Supervisión del Recaudo de la CFGL (RC-P03). (haga clic).

6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio

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A los formatos que son preimpresos se le quitaron los códigos. Por lo tanto, sólo quedaron codificados 11 formatos de este procedimiento.

15/02/2007

1.1

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Se modificó el nombre de visitadores por el nuevo cargo en las URDG’s que es el de “Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo” a lo largo de todo el documento, incluyendo los formatos. En el capítulo “2. Alcance” y “6. Actividades” se incluyó el rol que desempeñan las Unidades Regionales de Desarrollo Ganadero (URDG) en el procedimiento de supervisión de recaudo de la CFGL. Se incluyó en el capítulo “4. Abreviaturas” el significado de la sigla URDG. Se actualizó la normatividad asociada al procedimiento de Supervisión de Recaudo de la CFGL en los capítulos: “3. Glosario” y “5.1 Normatividad...”

06/02/2008

1.2

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20/03/2009

2.0

Se modificó la imagen corporativa a lo largo de todo el documento, incluyendo los formatos. Se actualizaron los procedimientos en el capítulo “6. Generalidades” en lo pertinente a la implementación del Sistema de Consulta de Información de Recaudo de la CFGL a través de la pagina web de Fedegán. Adicionalmente se modificaron los siguiente anexos: 

Acta de Visita: Se incluyó la posibilidad de registrar recaudadores de tipo mixto, es decir, que procesen tanto carne como leche.



Formato Complementario de Leche: A partir de la fecha detalla la información de los recaudadores que cancelan la CFGL directamente al FNG en forma mensual y por tercero.



Instructivo de Intereses de Mora: Se cambio uno de los ejemplos y se incluyeron los aspectos reglamentados por la Circular No. 00069 del 11 de Agosto de 2006.



Inclusión del instructivo: Manual de Usuario del Sistema de Consulta de Información de Recaudo de la CFGL.

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7. ANEXOS Cronograma de Actividades Inicial RC-P03-FR01. (Haga clic) (Hoja 1). Cronograma de Actividades Ejecutado RC-P03-FR02. (Haga clic) (Hoja 2). Formato Programa de Revisión Liquidación del Recaudo de la CFGL concepto carne. RC-P03-FR03. (haga clic). Formato Revisión Liquidación CFGL concepto carne. (haga clic). Formato Programa de Revisión de liquidación del Recaudo de la CFGL concepto leche. RC-P03-FR04. (haga clic). Formato Revisión Liquidación CFGL concepto Leche. (haga clic). Instructivo para uso del Formato Complementario de Revisión liquidación CFGL concepto leche (haga clic). Formato Revisión Liquidación CFGL Complementario de leche. RC-P03-FR05. (haga clic). Instructivo para Uso de la Ficha Técnica de Cartera. (haga clic). Formato Ficha Técnica de Cartera. (haga clic). Formato Acta de Visita RC-P03.FR06. (haga clic). Formato Informe Supervisión de Recaudo de la CFGL. RC-P03-FR07. (haga clic). Formato Informe Cartera por CRCs de la CFGL. RC-P03-FR08. (haga clic) (Hoja 1). Formato Informe Cartera por Acuerdos de Pago de la CFGL. RC-P03-FR09. (haga clic) (Hoja2). Formato Solicitud de Acuerdo de Pago. (haga clic). Formato Informe Recaudo de la CFGL concepto carne. RC-P03-FR10. (haga clic) (Hoja 1). Formato Informe Recaudo de la CFGL concepto leche. RC-P03-FR11. (haga clic) (Hoja 2).

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