INSTRUCTIVO II TRIM BSC 2011
INDICADORES GPE (GERENCIA DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS) 1. La metodología sigue igual en la cual el nivel central de la GPE se encarga de ingresar los datos MES A MES en PISYS de todos los indicadores manejados por la gerencia, dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes (ESTA FUNCIÓN HA ESTADO INACTIVA DURANTE TODO EL AÑO, PERO PARA EL PRESENTE CORTE LAS URDG PUEDEN CONSULTAR LOS RESULTADOS DE LOS INDICADORES MENSUALES APLICABLES A SU REGIONAL DE ENERO A JUNIO). 2. Las URDG deben realizar la tarea de consultar los resultados de los respectivos indicadores entre el 6 y 15 de julio 2011 y realizar los comentarios pertinentes a la calificación que vean de su indicador ya sea para aceptar que están de acuerdo con el resultado o para sustentar la información que ustedes tengan respecto a éste. 3. Los indicadores de GPE serán evaluados por URDG y en ningún caso por Tecnigan. Nota: Para mayor ilustración de cómo consultar cada indicador en PISYS, mostraré un ejemplo con la URDG Antioquia, igualmente replicable a todas las URDG. Transacciones ALMAGAN El dato que se ingresa en el sistema es el número de transacciones efectivas a través del portal web ALMAGAN por cada URDG. ALMAGAN-TRANSACCIONES URDG
Marzo Antioquia 12 Atlantico - Magdalena 12 Bolívar - Sucre 24 Boyacá 12 Caquetá - Huila 12 Casanare - Arauca 24 Cesar - Guajira 40 Córdoba 12 Cundinamarca 12 Meta - Vichada - Guaviare 12 Nariño - Cauca - Putumayo 12 Santanderes 12 Tolima - Magdalena Medio 12 TOTAL 208
Abril 12 12 24 12 12 24 40 12 12 12 12 12 12 208
Mayo 12 12 24 12 12 24 40 12 12 12 12 12 12 208
Junio 12 12 24 12 12 24 40 12 12 12 12 12 12 208
Julio 12 12 24 12 12 24 40 12 12 12 12 12 12 208
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta Anual 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 24 24 24 24 24 240 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 24 24 24 24 24 240 40 40 40 40 40 400 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 208 208 208 208 208 2.080
Despliegue del árbol de la URDG hasta llegar a la iniciativa estratégica ALMAGAN
Click sobre la iniciativa estratégica para el despliegue de los indicadores
Por medio del ícono de “Consulta rápida” ingresan al indicador para diligenciar la casilla de comentarios:
Seleccionan en este caso los meses de Enero a Junio 2011 para ver el valor del indicador y por lo tanto ustedes opinar sobre éste.
Ingresan comentario.
De esta misma forma ingresan a vinculaciones de Ganaderos ALMAGAN. Vinculaciones ALMAGAN En PISYS se registra la cantidad de ganaderos vinculados para la base de datos de ALMAGAN por cada URDG. ALMAGAN - VINCULACIONES URDG
Marzo Antioquia 12 Atlantico - Magdalena 12 Bolívar - Sucre 24 Boyacá 12 Caquetá - Huila 12 Casanare - Arauca 24 Cesar - Guajira 40 Córdoba 12 Cundinamarca 12 Meta - Vichada - Guaviare 12 Nariño - Cauca - Putumayo 12 Santanderes 12 Tolima - Magdalena Medio 12 TOTAL 208
Abril 12 12 24 12 12 24 40 12 12 12 12 12 12 208
Mayo 12 12 24 12 12 24 40 12 12 12 12 12 12 208
Junio 12 12 24 12 12 24 40 12 12 12 12 12 12 208
Julio 12 12 24 12 12 24 40 12 12 12 12 12 12 208
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta Anual 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 24 24 24 24 24 240 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 24 24 24 24 24 240 40 40 40 40 40 400 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 12 12 12 12 12 120 208 208 208 208 208 2.080
De esta misma forma ingresan a Tramitación de Tarjetas de crédito ALMAGAN. Tramitación Tarjetas de Crédito En el sistema se registra la cantidad de tarjetas de crédito tramitadas ALMAGAN por cada URDG.
ALMAGAN-TARJETAS DE CREDITO (TRAMITACION) URDG
Marzo Abril Antioquia 6 6 Atlantico - Magdalena 6 6 Bolívar - Sucre 12 12 Boyacá 6 6 Caquetá - Huila 6 6 Casanare - Arauca 14 14 Cesar - Guajira 12 12 Córdoba 6 6 Cundinamarca 6 6 Eje Cafetero - Valle 3 3 Meta - Vichada - Guaviare 6 6 Nariño - Cauca - Putumayo 6 6 Santanderes 6 6 Tolima - Magdalena Medio 6 6 TOTAL 95 95
Mayo 6 6 12 6 6 14 12 6 6 3 6 6 6 6 95
Junio 6 6 12 6 6 14 12 6 6 3 6 6 6 6 95
Julio 6 6 12 6 6 14 12 6 6 3 6 6 6 6 95
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta Anual 6 6 6 6 6 60 6 6 6 6 6 60 12 12 12 12 12 120 6 6 6 6 6 60 6 6 6 6 6 60 14 14 14 14 14 140 12 12 12 12 12 120 6 6 6 6 6 60 6 6 6 6 6 60 3 3 3 3 3 30 6 6 6 6 6 60 6 6 6 6 6 60 6 6 6 6 6 60 6 6 6 6 6 60 95 95 95 95 95 950
De esta misma forma ingresan a Tramitación de Tarjetas de crédito ALMAGAN. Ganaderos Capacitados en compra virtual En PISYS se registra la cantidad de ganaderos capacitados en compra virtual a través de ALMAGAN por cada URDG.
ALMAGAN-GANADEROS FORMADOS EN COMPRA VIRTUAL URDG
Marzo Abril Antioquia 18 18 Atlantico - Magdalena 18 18 Bolívar - Sucre 34 34 Boyacá 15 15 Caquetá - Huila 18 18 Casanare - Arauca 34 34 Cesar - Guajira 35 35 Córdoba 18 18 Cundinamarca 18 18 Eje Cafetero - Valle 18 18 Meta - Vichada - Guaviare 18 18 Nariño - Cauca - Putumayo 18 18 Santanderes 18 18 Tolima - Magdalena Medio 18 18 TOTAL 298 298
Mayo 18 18 34 15 18 34 35 18 18 18 18 18 18 18 298
Junio 18 18 34 15 18 34 35 18 18 18 18 18 18 18 298
Julio 18 18 34 15 18 34 35 18 18 18 18 18 18 18 298
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta Anual 18 18 18 18 18 180 18 18 18 18 18 180 34 34 34 34 34 340 15 15 15 15 15 150 18 18 18 18 18 180 34 34 34 34 34 340 35 35 35 35 35 350 18 18 18 18 18 180 18 18 18 18 18 180 18 18 18 18 18 180 18 18 18 18 18 180 18 18 18 18 18 180 18 18 18 18 18 180 18 18 18 18 18 180 298 298 298 298 298 2.980
Equipos Vendidos (Mecanización) Se evalúa la cantidad de equipos (incluye todo el portafolio de mecanización) vendidos por cada URDG.
MECANIZACIÓN - Ventas URDG Antioquia Atlantico - Magdalena Bolívar - Sucre Boyacá Caquetá - Huila Casanare - Arauca Cesar - Guajira Córdoba Cundinamarca Eje Cafetero - Valle Meta - Vichada - Guaviare Nariño - Cauca - Putumayo Santanderes Tolima - Magdalena Medio TOTAL
Enero -
Febrero -
Marzo 1 1 2 2 1 2 2 1 1 1
Abril 1 1 2 1 1 2 2 2 1 2 1 1 2 1
Mayo 2 2 2 1 1 3 4 2 2 3 2 2 2 2
Junio 1 1 3 1 2 1 2 2 1 2 1 1 1 1
Julio 1 1 2 1 1 2 2 2 2 2 1 1 1 2
14
20
30
20
21
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta Anual 2 1 1 1 1 12 1 1 1 2 1 12 3 2 2 2 2 22 1 2 1 1 1 12 1 2 1 2 1 12 2 2 2 2 1 18 3 2 3 2 2 22 2 2 2 2 2 20 1 2 1 1 1 12 3 2 2 2 2 22 2 1 1 2 1 12 1 1 1 2 1 12 1 1 1 1 1 12 1 1 1 1 1 12 24
22
20
23
Despliegue del árbol de la URDG hasta llegar a la iniciativa estratégica Mecanización
Click sobre la iniciativa estratégica para el despliegue del indicador
Por medio del ícono de “Consulta rápida” ingresan al indicador para diligenciar la casilla de comentarios:
18
212
Seleccionan todos los meses de enero a junio 2011 para ver el valor del indicador y por lo tanto ustedes opinar sobre éste.
Ingresan comentario.
Preñeces Vendidas (Mejoramiento Genético) Son los datos correspondientes al número de preñeces vendidas por cada URDG.
Mejoramiento Genetico-Preñeces URDG
Marzo ANTIOQUIA ATLANTICO -MAGDALENA BOLIVAR - SUCRE BOYACA CAQUETA - HUILA CASANARE - ARAUCA CESAR-GUAJIRA CORDOBA CUNDINAMARCA 30 EJE CAFETERO - VALLE DEL CAUCA META - GUAVIARE - VICHADA NARIÑO - CAUCA - PUTUMAYO SANTANDERES TOLIMA - MAGDALENA MEDIO -
TOTAL
30
Abril 10 10 10 10 10
Mayo 0 10 10 10 10 10 30 10 -
Junio 10 -
50
90
10
Click sobre la iniciativa estratégica para el despliegue de los indicadores
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta Anual 20 10 20 10 20 10 10 20 10 10 10 30 30 30 150 10 10 20 10 20 10 20 10 20
30
100
0
30
10
0
350
Por medio del ícono de “Consulta rápida” ingresan al indicador para diligenciar la casilla de comentarios:
Seleccionan en este caso Marzo 2010 para ver el valor del indicador y por lo tanto ustedes opinar sobre éste.
Ingresan comentario.
De esta misma forma ingresan a Pajillas FUNDAGAN (Mejoramiento Genético) Pajillas FUNDAGAN (Mejoramiento Genético) Es el número de pajillas vendidas por el programa de FUNDAGAN por cada URDG.
Mejoramiento Genetico- pajillas "Genetica Para Todos" URDG ANTIOQUIA ATLANTICO -MAGDALENA BOLIVAR - SUCRE BOYACA CAQUETA - HUILA CASANARE - ARAUCA CESAR-GUAJIRA CORDOBA CUNDINAMARCA EJE CAFETERO - VALLE DEL CAUCA META - GUAVIARE - VICHADA NARIÑO - CAUCA - PUTUMAYO SANTANDERES TOLIMA - MAGDALENA MEDIO TOTAL
Marzo Abril 97 97 97 97 97 97 90 97 97 112 97 97 97 97 0 1366
Mayo Junio 95 95 95 95 95 95 95 95 95 95 95 95 90 90 95 95 95 95 112 112 95 95 95 95 95 95 95 95 1342 1342
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta Anual 95 95 95 95 95 95 857 95 95 95 95 95 95 857 95 95 95 95 95 95 857 95 95 95 95 95 95 857 95 95 95 95 95 95 857 95 95 95 95 95 95 857 90 90 90 90 90 80 800 95 95 95 95 95 95 857 95 95 96 95 95 95 858 112 108 112 108 112 112 1.000 95 95 95 95 95 95 857 95 95 95 95 95 95 857 95 95 95 96 95 95 858 95 95 95 95 95 95 857 1342 1338 1343 1339 1342 1332 12.086
Semillas Forrajeras El indicador se mide en kilos vendidos de Semillas Forrajeras por cada URDG. Para el presente corte esta iniciativa se encuentra INACTIVA.
INDICADORES DE SALUD Y BIENESTAR ANIMAL El presente corte II trimestre 2011 se realizará en formato Excel, actualmente tenemos 46 indicadores de evaluación semestral para la Subgerencia de Sanidad y Bienestar Animal en el BSC. En el formato Excel encontrarán el siguiente esquema: Iniciativas Estratégicas: Son las iniciativas o proyectos que se estructuran por lo general en el Nivel Central para ser ejecutados en gran parte ó todo el territorio nacional; normalmente incluyen aliados estratégicos de reconocida trayectoria nacional ó internacional. (Columna B). Indicador: Es la forma en la que se pretende evaluar la ejecución de la iniciativa estratégica. (columna C). Unidad de Medida: Es el patrón de medición del indicador. Los indicadores que se encuentran resaltados en negrilla en la matriz son indicadores de Coberturas (%) y se califican automáticamente en la matriz, éstos indicadores no se diligencian. (columna D). Meta Jun 2011: Es la meta concertada entre el nivel central y regional sobre cada indicador. La meta es semestral. (columna E). Reporte Gestión Jun 2011: Es la columna donde la URDG digita la gestión que se ha ejecutado entre Enero y Junio 2011. Su diligenciamiento es OBLIGATORIO. (columna F).
Resultado Gestión Jun 2011: El resultado de esta columna lo arroja automáticamente el formato en Excel y es la CALIFICACION que se tiene en cuenta para medir la variación entre lo realmente ejecutable medido sobre la meta. (columna G). Cuando la matriz esté diligenciada se debe enviar a la Coordinación de Enlace Regional con copia a Valentina Villada (vvillada) de la Oficina de Planeación hasta el 14 de julio a medio dia.
INDICADORES CIENCIA Y TECNOLOGIA Para efectos del BSC este corte es de SEGUIMIENTO EN AVANCE DE GESTIÓN y no de EVALUACIÓN porque no hay metas periódicas (trimestrales) preestablecidas a Junio 2011. En este reporte se les pedirá a ustedes que asignen la meta del periodo de acuerdo a la distribución de metas trimestrales que han planeado para los diferentes proyectos (columna E). A partir del presente corte todos los proyectos de la Subgerencia de Ciencia y Tecnología se calificarán en una estructura de matriz idéntica a la siguiente:
Pero la matriz puede tener variación de Tecnigan a Tecnigan dependiendo si se le evalúa el componente de Ingresos. Las diferencias en ponderaciones son las que se muestran a continuación: Matriz Tecnigan CON Ingresos Netos INICIATIVAS 2011
PONDERADOR ASIGNADO
LINEAS ESTRATEGICAS
70 %
PORTAFOLIO REGIONAL LINEAS DE ALTO IMPACTO
17%
PORTAFOLIO REGIONAL LINEAS DE
8%
BAJO IMPACTO INGRESOS
5%
Los Tecnigan para los cuales aplica la anterior matriz son: Caucasia, Cartagena, Chiquinquirá, Duitama, Florencia, Neiva, Yopal, Riohacha, Valledupar, Armenia, Pereira, Tuluá, Villavicencio, Pasto, Popayán e Ibagué. Matriz Tecnigan SIN Ingresos Netos INICIATIVAS 2011
PONDERADOR ASIGNADO
LINEAS ESTRATEGICAS
75 %
PORTAFOLIO REGIONAL LINEAS DE ALTO IMPACTO
17%
PORTAFOLIO REGIONAL LINEAS DE BAJO IMPACTO
8%
La matriz de arriba aplica para los siguientes Tecnigan: San Pedro, Barranquilla, Pivijai, Magangué, Sincelejo, Táme, Montería, Planeta Rica, Chía, Aguachica, Bucaramanga, Cúcuta, Puerto Berrío y La Dorada. Líneas estratégicas: Son las iniciativas o proyectos que se estructuran por lo general en el Nivel Central para ser ejecutados en gran parte ó todo el territorio nacional; normalmente incluyen aliados estratégicos de reconocida trayectoria nacional ó internacional. A partir de este año son el principal foco de gestión de los Profesionales de Gestión de Proyectos Estratégicos, por ello su peso porcentual. Su ponderación total dentro de la matriz es del 70% o 75% dependiendo si se tienen en cuenta ingresos o no. (Filas 11 a 37). Portafolio Regional Líneas de Alto Impacto: Son los servicios que se caracterizan por tener un alto componente técnico a desarrollar en el mediano ó largo plazo y su gran virtud la constituye en el mejoramiento sustancial de los indicadores productivos y económicos de las fincas ganaderas atendidas. Su ponderación total dentro de la matriz es del 17%. (Filas 38 a 63). Portafolio Regional Líneas de Bajo Impacto: Se relacionan servicios dirigidos a conglomerar e informar al ganadero sobre las últimas tecnologías, como también facilitarle la consecución de implementos que requiera el ganadero y otras
oportunidades apoyar tareas puntuales en los predios y/o animales, entre otras actividades. Su ponderación total dentro del a matriz es del 8%. (Filas 64 a 89). Ingresos: Se refiere al 20% del total de los Ingresos Netos generados por la gestión del Tecnig@n. Recuerden que al gremio le corresponde el 80%. (Fila 92 Cuando aplica). Unidad de Medida: Es el patrón de medición de cada indicador de la matriz tecnigan, los reportes de avances en gestión deben estar expresados en el patrón de cada indicador. (Columna C). Meta Definitiva: Es la meta anual que fue concertada entre el nivel central y el nivel regional para cada indicador de la matriz del tecnigan. (columna D). Meta al Período: Es la meta asignada por cada Tecnigan para el período de Enero a Junio (acumulado año 2011) a todos los proyectos aplicables al Centro de Servicios Tecnológicos. Por lo tanto es OBLIGATORIO diligenciar la columna E para todos los indicadores descritos en la matriz que sean aplicables al tecnigan. (columna E). Reporte de Gestión con corte a un período: Es el avance de gestión y debe ser descrito según la unidad de medida establecida para cada indicador. Recordar que se reporta el avance en la gestión de todo lo que va del año 2011 (Enero a junio 2011). Es OBLIGATORIO el diligenciamiento de esta columna.(Columna F). Avance Porcentual respecto de la meta: Este resultado lo determina el formato en Excel y sale de la variación porcentual entre la gestión del tecnigan para cada indicador (columna F) comparado con la meta al periodo (columna E). (Columna G). Ponderadores del Portafolio: Es el peso que la Subgerencia de Ciencia y Tecnología asigna a cada componente de la matriz del Tecnigan, recuerden que varían dependiendo si se tienen en cuenta ingresos del Tecnigan o no. (Columna H). Resultados de la ponderación: Es el resultado de multiplicar el promedio de avance porcentual (columna G) de cada componente de la matriz con el ponderador del portafolio (columna H), lo genera automáticamente el formato en Excel. (Columna I). Participación porcentual frente al total de Beneficiarios: Se toma de los indicadores de la matriz tecnigan los que estén expresados en su unidad de medida en número de ganaderos beneficiados y se suman por cada componente de la matriz. La suma de cada componente (columnas F35 para líneas estratégicas, columna F62 para portafolio de negocios líneas alto impacto, y columna F88 para portafolio de negocios líneas bajo impacto) es dividida frente al consolidado de beneficiarios atendidos a nivel nacional. El porcentaje que da esta división es el resultado de la columna para cada uno de los tres componentes de la matriz del tecnigan. (Columna J).
CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Criterio 1: Por cumplimiento de Metas en el portafolio total del Tecnigan Es determinado por 2 variables: 1. El promedio del resultado de líneas estratégicas, portafolio regional líneas de alto impacto, portafolio regional líneas de bajo impacto y de ingresos (si aplica). En el archivo anexo en la columna F98 se puede ver la fórmula PROMEDIO (G37+G63+G89+G92) si es con INGRESOS. Y en la columna F96 PROMEDIO (G38+G64+G90) si es SIN ingresos. 2. Ponderador asignado al criterio 1: 40%. Se puede ver en el archivo en la columna G5. Después el resultado de la variable 1 y el ponderador (variable 2) se multiplican y éste resultado es la evaluación del criterio 1. Criterio 2: Resultados de ponderaciones de la matriz Tecnigan Contiene 2 variables: 1. El promedio del resultado ponderado de todos los componentes de la matriz del tecnigan. En la columna G98 se observa la siguiente fórmula PROMEDIO (I11+I38+I64+I92) si es con INGRESOS. Y en la columna G96 PROMEDIO (I12+I39+I65) si es SIN ingresos. 2. Ponderador asignado al criterio 2: 45%. Se puede ver en el archivo en la columna I5. Después el resultado de la variable 1 y el ponderador (variable 2) son multiplicados y se obtiene el resultado final del criterio2. Criterio 3: Participación porcentual del total de Beneficiarios Nacional Sus dos variables son: 1. Es la sumatoria de los resultados de la participación porcentual del tecnigan en líneas estratégicas y líneas del portafolio de alto y bajo impacto frente al total de beneficiarios nacional. En la columna H98 se puede ver la fórmula PROMEDIO (J11+J38+J64). 2. Ponderador asignado al criterio 3: 15%. Se puede ver en el archivo en la columna J5.
El resultado de la variable 1 y el ponderador (variable 2) se multiplican y éste es el resultado del criterio 3.
Cuando las matrices sean diligenciadas deben ser enviadas a la Coordinación de Enlace Regional, la Coordinación de Tecnigan (ovargas, aarizat) y a la Oficina de Planeación (vvillada) hasta el 12 de julio. Ejemplo:
Variable 1 Criterio 1
Variable 1 Criterio 3 Variable 1 Criterio 2
Variable 2 Criterio 1
15%
Variable 2 Criterio 2
Variable 2 Criterio 3
SUMATORIA DE LOS RESULTADOS DE LOS TRES CRITERIOS DA EL PUNTAJE FINAL DEL RANKING
