CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal
Informe Definitivo Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial Vigencia 2015
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META S.A E.S.P.
Agosto 2015
Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial de Seguimiento a la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. E.S.P, vigencia 2015.
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INFORME DEFINITIVO AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL A LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META S.A. E.S.P, VIGENCIA 2015
Contralora Departamental del Meta
DORIS SEGUNDA GÓMEZ RIVEROS
Secretaria General
NOHORA ROCIO GARNICA LOZADA
Contralora Auxiliar de Auditoría y Control Fiscal Participativo
YOLANDA CARDONA AVILA
Responsable de la Entidad
ORLANDO GUZMAN VIRGUEZ
Equipo Auditor
JACQUELINE VIANCHA PEÑUELA
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CONTENIDO
1. CONCEPTO SOBRE LA EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO ........................................................................................................- 4 - 1.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA .......................................................................................- 4 - 1.2 CONCEPTO SOBRE LA EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.........................................................................................................- 5 - 2. RESULTADO DE LA AUDITORIA..................................................................................- 6 -
2.1 EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO.................- 6 - 3. ANEXOS............................................................................................................................- 7 -
3.1 MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO......................- 7 -
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1. CONCEPTO SOBRE LA EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Doctor ORLANDO GUZMAN VIRGUEZ Gerente Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. E.S.P. Villavicencio Vigencia 2005-2008. La Contraloría Departamental del Meta, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política y la Ley 330 de 1996, practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especial de seguimiento al plan de mejoramiento de la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. E.S.P., vigencia 2015. Tomando como insumo principal la información suministrada por la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. E.S.P, esta Contraloría evaluó los procedimientos de los procesos auditados, produciendo el presente informe sobre el acatamiento de la normatividad vigente por parte de la Entidad. La evaluación al cumplimento del plan de mejoramiento se llevó a cabo bajo los parámetros, políticas y procedimientos de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral definidos por la Contraloría Departamental del Meta, las Normas de Auditoria Gubernamental Colombianas NAGC, compatibles con las Normas Internacionales de Auditoria NIAS. Ello permite a esta vista fiscal valorar la etapa de planeación y ejecución de los trabajos, garantizando el examen bajo una medición razonable y objetiva que cimiente el concepto aquí emitido. El proceso de auditoría fundamenta su examen, sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la ejecución de las metas del plan de mejoramiento y la efectividad de las acciones correctivas. Así mismo, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, que reposan en los archivos de la Contraloria Auxiliar de Auditoría y Control Fiscal Participativo. 1.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo como alcance del 100% de las metas establecidas en el plan de mejoramiento, es decir 21. Igualmente, se evaluó la efectividad de las 19 acciones correctivas. Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial de Seguimiento a la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. E.S.P, vigencia 2015.
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t\ c.:~G, CONTRALORIA DEPARTAMENT*L DEL META Vnidos por fa transparencia en ef contro[de fa gestión fisca[
En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría. Las observaciones se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la entidad fueron analizadas y se incorporó en el informe, lo que se encontró debidamente sqportado. ,
1.2CONCEPTO SOBRE LA EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO La Contraloría Departamental del Meta, como resultado de la auditoría adelantada, determinó que el plan de mejorarniento de la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. E.S.P., con corte al 30 de julio de 2015, arrojó un porcentaje del 85.71% de efectividad, por lo tanto, se considera como un plan de mejoramiento en cumplimiento. En los 14 hallazgos descritos en el plan de mejoramiento la entidad planteó 19 acciones correctivas, de las cuales tres (3) no fueron e~ectivas. Así mismo, se propuso 21 metas, del las cuales se cumplieron 20. Se destaca el seguimiento al plan de mejoramiento por parte del funcionario responsable de Control Interno. Se solicita a la entidad comunicar las nuevas fechas para terminar las metas no cumplidas, correspondiente a los hallazgos 8 y 9, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de este oficio.
Villavicencio, 3 de agosto de 2015
Cont[ ra Auxiliar de Auditoría y C trol Fiscal Partidipativo
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2. RESULTADO DE LA AUDITORIA 2.1 EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO El plan de mejoramiento se consolidaron 14 observaciones, donde la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. E.S.P., planteó 19 acciones correctivas y 21 metas, con el propósito de subsanar las deficiencias detectadas en la auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especial de la facturación, recaudo y cartera, de la vigencia 2012. Durante la auditoría se evidenció que 20 metas se cumplieron y una (1) meta no se cumplió. Además, (16) acciones correctivas fueron efectivas y (3) acciones no fueron efectivas. En consecuencia, la matriz 600.02.09 Seguimiento al plan de mejoramiento arrojó un 85.71% de efectividad. A continuación se relaciona la meta no cumplida y las acciones correctivas no efectivas: Metas no cumplidas: 1) Hallazgo 9. Meta: Reclasificar la cartera por servicio y municipio en el área contable y comercial. Cotejado el valor de cartera del área comercial clasificada por servicio y municipio frente a los saldos de la cartera del área contable, se observa que los saldos no coinciden. Acciones correctivas no efectivas: Como consecuencia de la meta no cumplida, se considera que las acciones correctivas de los hallazgos 8 y 9 no fueron efectivas. Pese a que se observó seguimiento por parte del responsable de Control Interno al plan de mejoramiento, no se cumplió una (1) meta y no se logró la efectividad de tres (3) acciones correctivas Se insta a la Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. E.S.P., para que adelante las acciones pertinentes para lograr la ejecución de las metas no cumplidas y la efectividad de las acciones correctivas.
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3. ANEXOS 3.1 MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META CÓDIGO: 600.02.09 VERSIÓN 4.0
MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 1. Entidad: Empresa de Servicios Públicos del Meta S.A. ESP. 2. Representante Legal: 3. NIT: 822.006.587-0 4. Vigencia fiscal: 2015
6. Fecha de suscripción:
22/01/2014
5. Modalidad de Auditoria: Especial
7. Fecha de Evaluación:
30/07/2015
Número consecutivo del hallazgo
1ADF
2A
DescrIpción del hallazgo
Causa del hallazgo
En el municipio de San Carlos de Guaroa, se evidencio 59 Resoluciones de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, correspondiente a 36 usuarios de Surimena y a 23 de Palmeras, en las cuales modifica las decisiones proferidas por la Empresa de Servicios Públicos EDESA S.A., en el sentido de ordenar retirar de las facturas la deuda causada por el servicio prestado desde noviembre de 2010 al 2 de mayo de 2012 efectuado a estos usuarios por el cobro inoportuno; Deficiencias en el sistema de decisión que acata EDESA expidiendo el respectivo recaudo en los municipios. acto administrativo en donde retira lo facturado correspondiente a dicho periodo, valores que causaron merma en los ingresos de la entidad, ya que ellos garantizan la suficiencia financiera de la entidad. Por lo anterior se presume detrimento patrimonial el total de los retiros autorizados por la Superintendencia por $ 7.356.016. Presuntos responsables: Reinaldo Antonio Bernal Marín, Ex Director Comercial y Gerente de la época de los hechos, doctor José Edgar Patarroyo Vargas. En el municipio de Fuentedeoro no se exige al suscriptor los documentos soportes fijados en el procedimiento. Similar situación sucede con los Probable mala aplicabilidad usuarios de los servicios que Edesa acogió del procedimiento por parte para la prestación del servicio, asumiendo la base del funcionario. de datos del municipio que operaba anteriormente, los cuales carecen de las formalidades de solicitud de derechos de conexión.
Acción Correctiva
1. Implementar el sistema de recaudo a traves de sistemas electronicos (codigo de barras) Ampliar los 2. convenios de recaudo de los servicios publicos.
Objetivo
Descripción de las metas
Unificar la informacion 1. Generacion de la del reacudo enlas facturacion con diferentes areas de la codigo de barras para Empresa identificar el usuario, el valor y la fecha de 1. Asegurar un recaudo seguro, agil, pago. oportuno y eficiente. 2. Ampliacion de Asegurar el Cobro convenios para 2. en tiempo real recaudo.
Plan de reinducción a los funcionarios auxiliares administrativos y Mejorar la aplicación Coordinadores de del procedimiento los municipios, sobre derechos de coneccion y/o matriculas.
Elaborar y socializar una guia del procedimiento para funcionarios y usuarios
Unidad de medida de la meta
Dim ensión de Fecha iniciación la meta meta
Fecha terminación meta
Avance físico Efectividad de de ejecución de la Meta (Si/No) las metas
Factura con codigo de barras.
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Guia implementada
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3A
Se hallaron diferencias entre la cantidad de usuarios reportados por la Dirección Comercial y el promedio de usuarios del Informe de Gestión presentado por Edesa a esta Contraloría a través de la rendición de la cuenta anual, lo cual denota debilidades en el reporte de información.
4A
Se observaron diferencias entre las consignaciones por concepto de pago de servicios públicos reflejadas en los extractos Deficiencias en el sistema de bancarios, los pagos aplicados según base de recaudo en los municipios. datos que suministraron el Área de Sistemas y la suma de los reportes del Área Comercial que mensualmente entrega a Tesorería.
5A
La base de datos de los usuarios de servicios públicos de Edesa se encuentra desactualizada si se compara con la base de datos de predios suministrada por las alcaldías municipales. De otra parte, los usuarios que aparecen en la base de datos de Edesa no se encuentran identificados con el nombre y apellidos y número de identificación.
Elaboracion de Informes basados en datos de fuentes no oficiales o constatadas por la direccion comercial.
Migración de la informacion de usuarios de servios publicos de los municipios se reporto incompleta al momento de asumir EDESA la operación de los servicios.
Elaboracion de informes con la Generar informacion Actualizacion Plan de base de datos de la adecuada y confiable plan actualidado comunicaciones actualizada Empresa actualizadas.
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1. Implementar el sistema de recaudo a traves de sistemas electronicos (codigo de barras) Ampliar los 2. convenios de recaudo de los servicios publicos.
Unificar la informacion 1. Generacion de la del reacudo enlas facturacion con diferentes areas de la codigo de barras para Empresa identificar el usuario, Factura con el valor y la fecha de 1. Asegurar un codigo de barras recaudo seguro, agil, pago. oportuno y eficiente. 2. Ampliacion de convenios para 2. Asegurar el Cobro en tiempo real recaudo.
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Certificacion de numero de Actualización de las Tener una base de Actualizar y depurar la usuarios bases de datos de base de datos datos real de usuarios actualizados en los usuarios en los existente en la Entidad en los municipios la municipios operados en un 30% operados por EDESA base de datos por EDESA area comercial.
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6A
Los coordinadores de losmunicipios operados por la Empresa no envian los Se observó que el cronograma de facturación de la reportes de recaudo en las vigencia 2012 no se cumplió, según se refleja en los fechas establecidas en los cupones de pago de Puerto Concordia, San Carlos cronogramas de facturación; adicinalmente existen de Guaroa, Puerto Rico y Fuentedeoro. deficiencias en los medios de recaudo en los municipios.
1. Implementar el sistema de recaudo a traves de sistemas electronicos (codigo de barras) Ampliar los 2. convenios de recaudo de los servicios publicos.
Unificar la informacion del reacudo enlas diferentes areas de la Empresa 1. Asegurar un recaudo seguro, agil, oportuno y eficiente. 2. Asegurar el Cobro en tiempo real
1. Generacion de la facturacion con codigo de barras para identificar el usuario, el valor y la fecha de pago. 2. Ampliacion de convenios para recaudo. 3. Circular a todos los coordinadores de los municipios comunicando sobre el envio y la calidad de la informacion .
7A
Se observó vulnerabilidad a riesgo financiero en los municipios de San Carlos de Guaroa y Fuentedeoro, toda vez que el recaudo de servicios públicos se realiza en las oficinas de Edesa, pese a que en Deficiencias en el sistema de dichos municipios existen entidades financieras. recaudo en los municipios. Dicha situación se acentúa aún más si se tiene en cuenta la concentración de funciones del área comercial y de cartera.
1. Implementar el sistema de recaudo a traves de sistemas electronicos (codigo de barras) Ampliar los 2. convenios de recaudo de los servicios publicos.
Unificar la informacion del reacudo enlas diferentes areas de la Empresa 1. Asegurar un recaudo seguro, agil, oportuno y eficiente. 2. Asegurar el Cobro en tiempo real
1. Generacion de la facturacion con codigo de barras para identificar el usuario, Factura con el valor y la fecha de codigo de barras pago. 2. Ampliacion de convenios para recaudo.
Factura con codigo de barras
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8A
En la causación de cartera se observó una práctica contable inadecuada, en razón a que la interfaz (Sistemas Vs Contabilidad) se registra por municipio y por servicio, la cual es reclasificada en una cuenta general, donde se pierde el origen de la causación del ingreso y consecuentemente su pago.
9A
El cálculo del saldo de la cartera que arroja las bases de datos de Sistemas y compararlo con el saldo de la base de datos de cartera 2012, se Falta de integracion del observa que difieren en $ 726.113 miles, e igual sistemas contable y del area situación se presentó en Contabilidad al comparar el Comercial. cálculo de la cartera, frente a los saldos de los Estados Financieros, de la vigencia 2012, con una diferencia de $ 966.978 miles.
10A
Se encontró que Edesa facturó a empresas ubicadas en San Martín de los Llanos, durante la vigencia 2012, la suma de $13.404 miles, por concepto de vertimiento de aguas residuales, bajo el concepto de alcantarillado y mediante facturas de usuarios de acueducto, alcantarillado y aseo, práctica indebida, si se tiene en cuenta que dicho concepto tiene tarifas diferentes al de alcantarillado y además no se contaba con los respectivos convenios con las empresas. Esta situación refleja al interior de la entidad, la falta de control y vigilancia de la prestación de los servicios al momento de facturar.
11AD
En visita al municipio de Puerto Concordia, se evidenció que el titular del cargo de Coordinador, Julio Alexander Quiñones B., se encontraba de permiso. No obstante, las funciones de dicho funcionario, inclusive el recaudo de los servicios públicos, atención de quejas y reclamos y Falta de un procedimeinto acceso a la información de la entidad, las ejecutaba para encargo laboral. la señorita Gleylis María Beleño Blanco, de quien no existe evidencias de acto administrativo que la vincule con la Empresa, infringiendo posiblemente el artículo 47 del Decreto 1950 de 1973 y los numerales 21 y 31 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002.
Parametrizacion inadecuada de los servicios ya que se reflejaban de manera global sin tener en cuenta a que municipio correspondia.
Deficiencias en el sistema comercial SERPUB. Por no contar con un modulo que genere la liquidación de otros servicios. Adicionalmente no se cuenta con los convenios legalizados para esta clase de Usuarios.
Parametrizar de Identificar de manera manera detallada real los valores que se reflejan en por servicio y municipio la cartera contabilidad y el area comercial. de entidad.
Solicitar al contratista las modificaciones al stfw are al generar el informe por servicio y por municipio.
1. Conciliar la informacion de la cartera entre las 1. Unificar saldos de areas comercial vs. cartera. contabiliadad 2. Automatizar el 2. Actualizar la procedimeinto. interface entre el area comercial y contabilidad
1. Reclasificacion de la cartera, por servicio y municipio. 2. Solicitar al contratista las modificaciones al stfw are para estandarizar los informes por servicio y por municipio.
Actualización del Mayor control en la Sistema comercial liquidación de otros SERPUB y legalizar servicios y en el los convenios con la seguimiento del entidades que lo recaudo. requieran.
1. Solicitar al contratista las modificaciones al 1.Certificado stfw are comercial Sotfw are SERPUB para la actualizado. liquidacion por otros servicios o conceptos. 2. convenios revisados, 2. Revisar, legalizar y legalizados y estandarizar los convenios de acuerdo estandarizados. a los servicios solicitados por los Usuarios.
Elaborar el procedimiento
Certificado Sotfw are actualizado
1. Listado de Cartera real 2. Certificado Sotfw are actualizado
Establecer la metodología para el procedimiento trámite de los Incorporar en el sgc el elaborado, encargos laborales procedimiento de socializado y por ausencia temporal Encargos laborales aplicado o definitiva.
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Este Ente de Control advierte a la Empresa de Servicios Públicos del Meta EDESA S.A. E.S.P., el riesgo en que se encuentra el patrimonio de la Empresa por cartera de $ 1.621.708.554, reportada a 31 de diciembre de 2012, por presentar Deficiencias en el vencimiento mayor a 6 meses, al no ejecutar procedimiento de cobro las acciones de cobro establecidas en los coactivo. artículos sexto y séptimo y subsiguientes del Reglamento Interno de recaudo de cartera, adoptado mediante la Resolución 240 de 2010 de octubre 28 de 2010 y Acuerdo 05B de 2010 de octubre de 2010. Se advierte a la Empresa de Servicios Públicos del Meta, EDESA S.A. E.S.P, que al existir riesgo de prescripción en que encuentra el valor de los subsidios del estrato 1, 2 y 3 por $ 328.222.916, adeudado por los municipios de Cumaral, Guamal, Cabuyaro y Mapiripán, obligaciones con vencimiento mayor a cinco (5) años y dado que no se ha realizado ninguna gestión de cobro coactivo, podría constituirse un presunto detrimento patrimonial dicho valor.
Se advierte a la Empresa de Servicios Públicos del Meta EDESA S.A. ESP., que ante el impedimento que presentan los dueños de los predios del municipio de Puerto Concordia, en razón a que no tienen escritura pública de los mismos, sino que la venta de los predios se realiza a través de un documento que formaliza la tenencia, pero no legaliza, ni obliga al dueño del predio a estar al día en el pago de los servicios públicos domiciliarios, pone en riesgo la recuperación de la cartera, por $7.530.176, con vencimiento superior a cinco años.
Redefinir el procedimiento para el cobro coactivo de la cartera morosa de la Empresa; e iniciar de manera inmediata las acciones Juridicas y legales para la rercuperación de la cartera vigente.
Suscripcion de contratos interadministrativos la Deficiencias al interior de los para entes municipales por falta transferencia de los de prevision presupuestal de subsicios con los municipios en los los subsidios, esto ha impedido que los recursos que la entidad opera los servicios; y sean girados de manera Suscribir acuerdos oportuna a la Entidad. de pago con cada ente territorial sobre las deudas actuales.
Incorporar en el sgc el Procedimiento procedimiento de actualizado, cobro de cartera morosa y recuperar la socializado y mayor cantidad de aplicado; Informe de gestion de recursos por este cartera concepto de acuerdo adelantada. a la resolucion 240 de 2010.
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Asegurar los recursos convenios de los subsidios via Suscribir los contratos Interadministrativ contratos os suscritos e Interadministrativos y Interadministrativos informe de Recuperar la cartera para la transferencia cartera de subsidios en los de los recursos. recuperada municipios operados por EDESA.
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Establecer un procedimiento claro y expedito para el cobro de cartera morosa en la Empresa y realizar las acciones legales para recuperar la cartera morosa actual.
Se solicitara al ente territorial del municipio de pto acompañamiento para oficiar al ente que Legalizar los predios Falta de gestion por parte del concordia territorial el procedimiento de las para dar inicio a la municipio para desenglobar adelante solicitando la legalización de los recuperacion de la los predios para identificar la acciones legalizacion de predios en el cartera. pertinentes para escritura publica. municipio. los predios identificar la escritura publica de los predios.
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Convenciones Informacion suministrada en el informe de la CDM Columnas de cálculo automatico Fila de totales
Metas Efectivas % Efectividad
Elaboró:
Revisó:
JACQUELINE VIANCHA PEÑUELA Profesional Universitario
YOLANDA CARDONA AVILA Contralora Auxiliar de Auditoria y Control Fiscal Participativo
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