Unidad III - 4º Año - Colegio Belén

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Trabajando con los datos Formato Condicional

El formato condicional es una opción de Excel, que permite aplicar formatos de Fuente, Borde y Trama a las celdas, si los datos que estas contienen cumplen con alguna condición especial. Ejemplo: Se tiene una tabla cargada con la cantidad vendida de un grupo de artículos y se necesita destacar (con algún formato especial) aquellos valores de la cantidad vendida que sean mayores a 50 unidades. Aplicando formato condicional, el resultado sería lo que muestra la imagen. La ventaja de esto, es que el usuariono tiene que andar “mirando” cada una de las celdas a ver si cumplen o no con la condición y luego cambiar el formato de la misma. El formato Condicional, lo hace todo por nosotros.

1) Seleccionar el rango de datos, en donde se aplica el formato condicional.

2) Elegir la Pestaña Inicio. 3) Hacer clic sobre el botón Formato Condicional. 2 3 5

4

1

4) Se abre un menú con varias opciones, elegir Resaltar reglas de celdas. 5) Se abrirá otro menú, y allí deberemos elegir la condición deseada. 6) Aparecerá un cuadro en el deberemos definir los datos que la condición debe cumplir y el formato que se aplicará a la celda cuando se cumpla la condición.

Datos para la condición

Para elegir el formato

7) Si se desea, se puede definir varios formatos condicionales al mismo rango de celdas, en ese caso se vuelven a realizar los mismos pasos.

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CALCULANDO CON EXCEL

La característica más destacable de una planilla de cálculo es su facilidad para manejar fórmulas, mediante las cuales podemos relacionar matemáticamente celdas. Para poder realizar esta relación necesitaremos de las fórmulas y funciones.

Fórmulas Una fórmula es una expresión matemática que está compuesta por operandos y operadores. Un ejemplo de fórmula con 3 operandos y 2 operadores es:

= A5+8*B3 Una fórmula se comienza a escribir con el signo = (igual) en la celda en que se desea mostrar el resultado de un cálculo. El resultado se muestra en la celda y la fórmula se muestra en la barra de fórmulas. Fórmula

Fórmula

Operandos de una fórmula Los operandos son los valores sobre los que se realiza el cálculo. Pueden ser:

  

Referencia a celda

Valores constantes: números  Referencias a otras celdas: nombres de celdas 

= A5+8*(B3-C4) Valor Constante

Operadores de una fórmula. Los operadores son las operaciones matemáticas que se realizan sobre los operandos. Los operadores son:

+(suma)

Ej: 6+B4

Operador 1 (suma)

-(resta) Ej: C7-10  * (multiplicación) Ej: B5*B4  /(división) Ej: A6/F14  ^ (potenciación) Ej: 10^3 (diez al cubo)

Operador 2 (resta)

= D8 + A8 - 25 Operando 1 (Referencia a celda)

Operando 2 (Referencia a celda)

Operando 3 (Valor constante)

En el ejemplo se muestra una fórmula con dos operandos y tres operadores. El resultado se obtendrá de sumar el contenido de l a celda D8, más el contenido de la celda A8 y a este se le restará el valor constante 25.

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Errores en las Fórmulas

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error Excel le advierte al usuario de tres maneras diferentes.

Errores de sintaxis:Cuando las fórmulas no respetan las reglas de escritura, Excel muestra un cuadro de diálogoque nos propone una corrección que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

Errores en los contenidosde celdas

operandos:Cuando las fórmulas están correctamente escrita pero hacen referencia a incorrectos o no válidos, Excel muestra mensajes que aparecen en la celda que contiene la

fórmula. Dependiendo del error los mensajes pueden ser:

   



#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.



#¡DIV/0! cuando se intenta dividir un número por cero. 



#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. 



#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.



##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente grande para mostrar el resultado. En este caso la fórmula no es incorrecta.







En estos casos, la celda, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como:

.

Si se hace clic sobre él se abre un menú avisando el tipo de error y con opciones para corregirlo.

Errores de incoherencia: Cuando las fórmulas están correctamente escritas, hacenreferencia a datos válidos pero no tienen relación con otras fórmulas adyacentes, ya sea porque no tienen los mismos operadores o porque son diferentes los operandos. Excel muestra el un triángulo verde en la esquina superior izquierda.

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un botón como

que nos permitirá saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre él anterior se mostrará un cuadro con las opciones para corregir el error, omitirlo o consultar la Ayuda de Excel.

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Actividades de Afianzamiento

Fecha: .................................. Nº de Computadora: ............. Tema: ...................................................................................

1) Respecto al formato condicional a) ¿Qué es el formato condicional? b) Dada la siguiente tabla:

i.- Cargarla en Excel y darle formato como el modelo. Guardar el Libro en la carpeta del curso con el nombre Formato condicional_Apellidos

ii.- A los valores de la Cantidad Vendida, que superen las 50 unidades, destacarlos con negrita y azul usando formato condicional.

2) Cargar la siguiente tabla en la hoja 2 del archivo anterior: a) Darle formato como el modelo. b) A los valores del Primer Trimestre, que sean

menor que 3000, destacarlos con color de relleno a elección y en negrita.

c)

A los valores del Segundo Trimestre, que sean menor que 2000, destacarlos con color de relleno a elección diferente y en negrita.

d)

Controlar que las filas sean levemente más altas y todas del mismo tamaño.

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3) Respecto a las fórmulas: a) ¿Qué es una fórmula? b) ¿Qué elementos componen una fórmula? c) ¿Qué tipo de operandos puede tener una fórmula? ¿Qué tipo de operadores puede tener una fórmula? d) De las siguientes fórmulas, marcar con una cruz las correctas. i.- 10+25 ii.- =D2+F2+G2 iii.- = 146 + 1,28 iv.- = A1 : 10 v.C2+C3+C4

vi.- = A1 + D4 - 5

4) En la Hoja 2 del libro: a) Realizar la siguiente tabla respetando el formato que se ve en el modelo. Se sugiere cargar los datos primero y luego aplicar los formatos de fuente, alineación, número, borde y trama que correspondan.

b) Con una fórmula, calcular la Recaudación por artículo. A los resultados, dar formato de número que corresponda.

c) Con una fórmula calcular el Total. A los resultados, dar formato de número que corresponda. d) Renombrar la hoja 2 por Recaudación. e) Eliminar las hojas del libro que no se usaron. f) Aplicar formato condicional negrita y rojo a los valores de la Cantidad Vendida que sean menores que 15. g) Seleccionar todas las hojas y Configurar página: i.- Tamaño de Papel: A4 y Orientación: Horizontal ii.- Márgenes: 2,5 cm de cada lado y Encabezados y Pie: 1,35 cm iii.- Pie: Escribir el nombre de la alumna en sección derecha.

h) Controlar con una vista previa la hoja.

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5) Respecto a los errores en una fórmula: a) Completar la siguiente tabla con los tipos de errores Tipo de Error

Descripción del error

¿Cómo muestra Excel el error?

b) Qué mensajes de error se mostrarán dentro de una celda con una formula, cuando: i.- Queremos operar matemáticamente con datos con textos.

ii.- El ancho de una columna es más pequeño que el contenido de la celda. iii.- El divisor de un cociente es 0.

6) En Excel, en un libro nuevo: a) Guardar el Libro en la carpeta del curso con el nombre Ventas_Apellido b) Realizar la siguiente tabla respetando el formato que se ve en el modelo. Se sugiere cargar los datos primero y luego aplicar los formatos de fuente,

alineación, número, borde y trama que correspondan.

c) Formato: i.- Título: Fuente Tahoma, 16, Negrita en color a elección. ii.- Tabla:

 Fuente: 10,



Bookman Old Style,

Negrita

encabezado

columnas y filas, automático.

 Alineación:

de



rótulos con ajuste

de textos y alineación horizontal y vertical centrada. Resto de las

 

celdas alineación izquierda.



 Número: Contabilidad los valores de dinero.   Bordes y rellenos: como el modelo de color azul oscuro los bordes y azul pálido el relleno.  iii.- Tamaño filas y columnas: alto de fila 26 y ancho de columnas 14

d) Con una fórmula, calcular la Venta. A los resultados, dar formato de número que corresponda. e) Aplicar formato condicional negrita y verde a los valores de la Cantidad Vendida que sean mayores que 20. f) Renombrar la hoja por Venta Semanal y eliminar las hojas del libro que no se usaron. g) Configurar página: i.- Tamaño de Papel: carta (letter) y Orientación: Horizontal ii.Márgenes: 3 cm de cada lado y Encabezados y Pie: 1, 5 cm iii.- Encabezado en sección derecha:

Mantias S.A. – Materiales de PVC 

Viamonte 150 - Tel/Fax: (011) 4325685 [email protected] Buenos Aires  Nombre de la Empresa: Fuente Pristina, Tamaño 18, Negrita   Datos de la Empresa: Fuente Verdana, Tamaño 8, Negrita la dirección y el teléfono

iv.- Pie: en sección izquierda el número de página y en sección derecha fecha.

