Siete consideraciones tecnológicas a tener en cuenta en una reunión web

1. MOVILIDAD El uso del móvil continúa creciendo, y con ello, los usuarios demandan poder usar dispositivos personales. Ya no es simplemente BYOD (siglas en inglés de “Trae tu propio dispositivo”), ahora también es BYOA (siglas en inglés de “Trae tu propia aplicación”). Los usuarios necesitan saber que tienen la capacidad de comunicarse y colaborar de forma remota en casi cualquier situación, independientemente de la tecnología, la distancia o el entorno en el que se encuentren. Consideraciones: La capacidad de ofrecer compatibilidad con varios dispositivos personales puede requerir demasiados recursos de TI como para que sea algo viable. Tener una estrategia móvil permite abordar qué dispositivos móviles se admitirán, qué aplicaciones se necesitan y cómo proporcionar seguridad a cada dispositivo compatible.

2. SONIDO No puedes subestimar la importancia de la calidad de sonido cuando se trata de reuniones virtuales. Los grandes espacios tienden a hacer que las conversaciones mantenidas mediante un altavoz sean imposibles de entender para los participantes virtuales. Y el ruido de fondo que producen los participantes virtuales puede hacer fracasar rápidamente una reunión. Si los participantes en la reunión no se entienden entre sí, su nivel de frustración así como el nivel de productividad caen en picado. Consideraciones: Una sala de conferencias con mala acústica puede compensarse habitualmente con altavoces manos libres con anulación del eco. Para los participantes que están llamando, los auriculares compatibles con banda ancha equipados con micrófonos con anulación de ruido son esenciales. Si los que no están hablando en ese momento pueden silenciar su micrófono, contribuirán a hacer que la llamada de conferencia sea mucho más inteligible y productiva.

Una conferencia web es tan buena como la tecnología que la hace posible. A continuación presentamos siete tecnologías necesarias que te ayudarán a garantizar que los usuarios finales puedan aprovechar plenamente las ventajas de las conferencias web en cualquier lugar.

3. VÍDEO La adopción de la videoconferencia en todo el mundo aumenta cada vez más, ya que se ve como una herramienta indispensable para acercar a las personas. Los sistemas que se han implementado correctamente permiten a las personas ver e interactuar entre ellas sin problemas ni obstáculos. Consideraciones: La capacidad de integrar la videoconferencia con Comunicaciones Unificadas ayuda a proporcionar una mayor flexibilidad al personal, ya que les da la capacidad de organizar, programar y unirse a conferencias sin que sea necesario contar con hardware adicional.

4. CAPACIDAD DE LA RED El objetivo es hacer que cada reunión se vea, suene y parezca tan natural como sea posible, pero conseguirlo requiere contar con la capacidad de red necesaria. Tener una mala conexión puede afectar significativamente a la productividad de las reuniones. Consideraciones: Para dar cabida a las exigencias de calidad de audio y video HD, se requiere un ancho de banda de alta velocidad específico para ello. Es vital contar con fiabilidad con latencia mínima para maximizar el tiempo de actividad en todos los extremos de vídeo, puentes de conferencia y firewalls. Al mismo tiempo, es importante informar a los usuarios remotos sobre las mejores prácticas Wi-Fi para garantizar que, por ejemplo, sus velocidades de carga y descarga son suficientes para satisfacer las demandas de una herramienta de conferencia web.

5. SEGURIDAD Para ayudar a garantizar un entorno seguro, es necesario aplicar protocolos de seguridad estrictos de transmisión y almacenamiento de datos. Consideraciones: Elige productos inalámbricos con funciones integradas de seguridad, como por ejemplo, el cifrado o las últimas normas de seguridad DECT. Los auriculares equipados con micrófonos con cancelación de ruido ayudan a reducir la transmisión de conversaciones privadas.

6. INTEROPERABILIDAD Las Comunicaciones Unificadas crean, por definición, la necesidad de implementar múltiples tecnologías de software, hardware y red. Garantizar la compatibilidad entre estas tecnologías puede ser un reto importante. Consideraciones: El Consorcio Internacional de Telecomunicaciones Multimedia ofrece a la industria directrices de implementación, como por ejemplo, mejores prácticas de interoperabilidad y pruebas previas.

7. HOSTING, SERVICIO Y ASISTENCIA Para garantizar el máximo tiempo de actividad, acceso universal y facilidad de implementación, cada vez más compañías eligen hosting y servicios gestionados para contar con mayor flexibilidad y escalabilidad. Consideraciones: La externalización ayuda a proporcionar una mayor fuerza básica de TI ofreciendo servicios como asistencia global al cliente 24/7, garantizando el tiempo de actividad y formación siempre que sea necesario. Para explorar las mejores prácticas e información clave en la planificación, implementación y adopción de una solución de UC, consulta el kit de herramientas para UC de Plantronics aquí.

Extraído de la Guía de optimización de reuniones © 2016 Plantronics, Inc.