Resolución de Problemas
Al final de este módulo ustedes podrán conocer los métodos “PDCA” y “Resolución Práctica de Problemas” y como estos se aplican en cada aspecto de la Planeación Hoshin. También revisaremos los “8 Pasos para la Resolución Práctica de Problemas”. El concepto llamado PDCA, proviene de las iniciales de las palabras en inglés: Plan, Do, Check, Act o Planear, Hacer, Verificar, y Actuar que se usan en todo el proceso Hoshin. Existen diferentes definiciones de lo que es un problema. Un problema es la desviación de un estándar. Por supuesto, si usted no tiene estándares ese es un problema en sí mismo., un problema también puede ser descrito como la brecha que existe entre la condición deseada y la condición real. Y, no importa qué tipo de problema enfrentemos, existe un proceso de 8-pasos de Resolución Práctica de Problemas, al cual nos referiremos como PPS de ahora en adelante, que puede ser utilizado para desarrollar e implementar contramedidas para cada problema. Se darán cuenta de que nunca hablamos de resolver problemas, los contrarrestamos, ya que el mismo problema pude reaparecer por otras razones, en cuyo caso tendríamos que contrarrestar la causa de raíz. Los 8 pasos de la Resolución Práctica de Problemas El primer paso del proceso PPS es el de definir el problema y aunque esto suena fácil, el hacerlo correctamente puede tomar tiempo, en muchos casos, el problema puede ser muy vago, como, por ejemplo: El cliente no recibe suficientes piezas. En un proceso de Planeación Hoshin, aclaramos cuál es realmente el problema al proporcionar antecedentes como el desempeño del año pasado, el entorno competitivo, y los desafíos que tenemos ante nosotros. El segundo paso es desglozar el problema. Siguiendo con el mismo ejemplo del problema anterior, podemos ver que existen tres posibles razones por las cuales el cliente pudiera no estar recibiendo las piezas que necesita: 1) El Cliente encontró piezas defectuosas. 2) El rendimiento no está al 100% de su capacidad. 3) La capacidad de producción no es suficiente.
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En el proceso de Planeación Hoshin desglozamos el problema desarrollando objetivos.
El tercer paso del proceso PPS es establecer un objetivo que podamos lograr. Esto no quiere decir que el objetivo será fácil de realizar, pero debe ser posible el realizarlo y como hemos mencionado en módulos anteriores, debemos estar seguros de nuestros objetivos y metas sean inteligentes o SMART por naturaleza. El cuarto paso es analizar la causa de raíz del problema; este paso usualmente es el que toma más tiempo, ya que utilizamos herramientas como el Análisis de los 5 Porqués y el diagrama de espina de pescado para poder identificar las causas de raíz del problema; en el proceso de Planeación Hoshin, hacemos este paso por medio del análisis de información de datos, también por medio de ver el problema con nuestros propios ojos, y todo esto mientras hacemos las preguntas necesarias. También tratamos de averiguar el ¿por qué existe una brecha en el rendimiento? o ¿cuáles son los elementos que posiblemente contribuyen a un plan? La diferencia más importante en este paso entre la resolución de problemas de una forma tradicional y La Planeación Hoshin es que dentro del proceso de Planeación Hoshin, puede que no busquemos las causas de raíz. Pero si buscaremos teorías que queramos comprobar. Por ejemplo, podemos definir que estamos perdiendo en un mercado especifico, ya que carecemos de un producto a un precio determinado, una de las contramedidas que pudiera solucionar este problema, es el entrar al mercado con ese producto y una vez que hemos identificado las posibles causas de raíz, desarrollaremos las contramedidas pertinentes, esto se hace en el proceso de Planeación Hoshin a medida que desarrollamos los planes de acción. Una vez que hemos identificado las contramedidas, las estudiamos detenidamente; en el curso PPS aprendimos un concepto llamado “Contramedidas de Conjunto” que describe situaciones en donde varias contramedidas son aplicadas al mismo tiempo. En el Paso 7 evaluamos tanto los resultados como el proceso, en otras palabras, ¿las contramedidas que implementamos ayudaron a obtener los resultados que buscábamos? Adicionalmente tenemos que verificar que el proceso que estamos utilizando para contrarrestar el problema, sea como lo planeamos, ya que es posible obtener buenos resultados de vez en cuando con un mal proceso, sin embargo, debemos hacer ajustes a cualquier mal proceso ya que no dará buenos resultados consistentemente. Por último, el paso número ocho del proceso PPS nos hace estandarizar el éxito y aprender de los errores. En el proceso de Planeación Hoshin, algunos de los avances más importantes para la empresa suceden cuando los miembros del equipo presentan sus informes de contramedidas durante las juntas de Revisión Hoshin. Ya que en estas Juntas de Revisión Hoshin hemos notado que el trabajo de equipo que ahí se lleva a cabo sumado a la creatividad que se puede ver en estas juntas, así como las múltiples ideas generadas para solucionar problemas son en su conjunto una herramienta muy poderosa.
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