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REGISTRO DE OPERACIONES 1) FUENTES DE INFORMACIÓN CONTABLE. Son todos los documentos o justificantes que representan las operaciones realizadas por la empresa y que la Ley del Código del Comercio en su artículo 30 obliga a conservar durante 6 años. 2) ANALISIS PRECONTABLE Y TEORÍA DE CARGO Y ABONO. Antes de realizar un apunte contable deberemos analizar que los documentos obtenidos para determinar: 1º Averiguar que cuentas intervienen en la operación. 2º Determinar que cuentas registrará ese movimiento en el debe y en haber. Las cuentas tienen una estructura bipartita, “DEBE” situado a la izquierda y “HABER” situado a la derecha. El primer paso lo determinaremos por el estudio de los documentos o justificantes. Ejemplo: nos llega una factura por comra de una mesa para la oficina, pagada al contado. Así que las cuentas que intervendrían serían : - Mesa de oficina .......................................Mobiliario - Pago en efctivo..........................................Caja, Pts. El segundo paso que sería el determinar que cuentas van al debe y cual o cuales al haber, lo realizariamos aplicando alguna de las teorías siguientes. a) Teoría personalista (de Cerboni ) .- Suele enunciarse así: La cuenta que recibe es deudora y va al debe ; la cuenta que entrega es acreedora y va al haber. Siguiendo el ejemplo anterior: La cuenta de Mobiliario recibe............................deudora..................................va al DEBE. La cuenta de Caja,Pts., entrega............................acreedora................................va al HABER. b) Teoría materialista.- Podría enunciarse de la siguiente forma, lo que entra va al debe y lo que sale al haber. Siguiendo con el mismo ejemplo: Entra una mesa luego la cuenta Mobiliario, irá al DEBE, sale dinero, luego Caja,pts., irá al HABER. c) Teoría matemática.- Se basa en la ya conocida ecuación de: Activo = Pasivo exigible + Neto. Si partimos del Inicio del ejercicio A1 = P1 + N1 y final ejercicio tenderemos A2 = P2 + N2. A esta segunda ecuación se habrá llegado de la siguiente forma (llamaremos a los incrementos = “i “, y a las disminuciones = “d” : A2 = A1 + iA1 – dA1 || P2 = P1 + iP1 – dP1 || N2 = N1 + iN1 – dN1 Una vez estructuradas las tres ecuaciones tendriamos : PATRIMONIO DEBE Activo Inicial (A1) Incrementos de Activo (iA1) Las disminuciones del Pasivo (dP1) Las disminuciones del Neto (dN1)

HABER | | | | |

Pasivo Inicial. (P1) Incrementos del Pasivo. (iP1) Neto inicial (N1) Incrementos del Neto.(iN1) Disminuciones del Activo.(dA1)

d) Teoría economigráfica.- Según esta teoría se distinguen dos partes: 1º su origen o fuente fe financiación y su destino o inversión. Por tanto se podría enunciar la toría de la siguiente forma: La cuenta que representa la financiación u origen se anota en el HABER, y la cuenta que recoge la inversión va al DEBE. D_ - El que recibe - Lo que entra - Aumento del Activo - Disminución del Pasivo. - Disminución del Neto - Inversión o destino

RESUMEN DE TODAS TEORIAS | El que entrega | Lo que sale | Aumento del Pasivo | Disminución del Activo. | Aumento del Neto | Financiación u origen

H

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3) PRINCIPIO DE LA PARTIDA CONTABLE.- La sistematización de estos principios se debe al moje italiano Fray Luca Pacioli (1494), y se basa en los siguientes principios: 1º No hay deudor sin acreedor ( no hay partida sin contrapartida ) 2º A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por el mismo importe. 3º Siempre la suma de lo anotado en el DEBE ha de ser igual a la suma de lo anotado en el HABER. 4) REGISTRO DE OPERACIONES . Fases a seguir. FUENTES DE INFORMACIÓN CONTABLE (documentos, resguardos, facturas, justificantes,etc..)

ANALISIS PRECONTABLE 1º Que cuentas intervienen. 2º Que cuenta va al Debe y que cuenta va al Haber. (Aplicación de las teorías del cargo y del abono )

ANOTACION EN LOS LIBROS (Aplicación de los principios de partida doble )

LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR

LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES ( Balance de situación ) (*) La lectura en orden inverso del esquema anterior nos será útil para responder a las siguientes preguntas: a) ¿ Dónde se redactarán los balances de situación? En el libro de inventarios y cuentas anuales. b) ¿De dónde se obtienen los datos para redactar el balance de situación? De los datos que están registrados en el libro Mayor. c) ¿De dónde se obtienen los datos que se registran en el libro Mayor? De los asientos que están registrados en el libro Diario. d) ¿De dónde se obtienen los datos registrados en libro Diario? De las fuentes de información contable (resguardos, facturas,etc.) , que son los justificantes donde están documentadas las operaciones de gestión empresarial que realiza la empresa.

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5) LIBRO DIARIO. Es otro de los libros obligatorios para todas las empresas, juntamente al de Inventarios y Cuentas anuales. Si bien éste último refleja la estática patrimonial, el libro Diario va a reflejar la dinámica patrimonial, en el que se irán registrando cronológicamente las operaciones de gestión que día realice la empresa, esta obligatoriedad se ve recogida en el artículo 25 del Código de Comercio. En ése mismo artículo también se ofrece la posibilidad de que las notaciones en dicho libro puedan hacerse por totales de operaciones en períodos no superiores al mes (sería como si el libro Diario se convirtiese en libro Mesuario ). En ese caso las empresas para mayor claridad, registran las operaciones diarias en libros auxiliares: -Diario de Compras y Gastos -Diario de Ventas e Ingresos. -Diario de tesorería ( cobros y pagos de Caja y Banco c/c ). Ejemplo de asiento de diario: Debe 25.000 _

Mobiliario

a

Haber 25.000 _

Caja, pesetas

(*) La justificación de este asiento atendiendo a las teorías ya conocidas, sería que las cuentas que reciben patrimonio (Mobiliario) se colocan en el Debe (parte izquierda) y las cuentas que entregan patrimonio (Caja) se anotan en el Haber (parte derecha). En cuanto a la explicación de porque se intoduce la preposición “a” delante de la cuenta acreedora podía ser: -Que la cuenta Mobiliario recibe patrimonio y se lo debe a la cuenta de Caja. Tipos de estructura del libro Diario: 1.Estructura bilateral.

2.Estructura unilateral

Ejemplo de libro Diario con estructura bilateral. 16 2 de enero 16 25.000 226 Mobiliario a Caja, pesetas (*) Compra al contado de mesa de oficina (1) (2) (3) (1) (2) (3) (4) (5)

Importe o cantidad en el Debe (cargos). Número de, ficha o folio o del Plan , correspondiente a la cuenta Debe Número del asiento, fecha, títulos de cuentas y detalle del asiento. Número de, ficha o folio o del Plan , correspondiente a la cuenta Haber Importe o cantidad en el Haber (abonos).

16

Ejemplo libro Diario con estructura unilateral. 2 de enero Mobiliario a Caja,pesetas (*) Compra al contado de mesa de oficina

(1) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(2)

(3)

Número del asiento del diario Fecha. Títulos de cuentas y detalle del asiento. Número de, ficha o folio o del Plan , correspondiente a la cuenta Debe Importe o cantidad en el Debe ( cargos). Número de, ficha o folio o del Plan , correspondiente a la cuenta Debe Importe o cantidad en el Haber ( abonos).

570

25.000

(4)

(5)

226

25.000

570

25.000

(4)

(5)

(6)

(7)

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6) LIBRO MAYOR Las operaciones después de registradas en libro Diario se pasarán al Libro Mayor, pero las funciones de ambos son distintas. El libro Diario recoge todas y cada una de las operaciones, realizadas por la empresa registradas por orden cronológico, es decir una detrás de otra en el momento de producirse, a diferencia del libro Mayor que en cada folio o ficha registra información de una sola cuenta. El libro Mayor no es obligatorio según la actual legislación mercantil. Sin embargo prescindiendo de su obligatoriedad o no, es necesario este libro para saber en cada momento la evolución y situación de cada elemento patrimonial de la empresa Los formatos de estructura del libro Mayor pueden ser también, bilaterales o unilaterales. Ejemplo de registro en el libro Mayor de la compra efectuada de mesa de oficina: Fecha 2 enero

MOBILIARIO Concepto Refº Mesa de oficina, contado 16

Fecha 1 enero 2 enero

CAJA,PESETAS Concepto Refª Efectivo según apertura 1 Compra mesa de oficina 16

Debe 25.000

Debe 40.000

Haber

Haber 25.000

(1)

Saldo 25.000

Nº226 +/+

Saldo 40.000 15.000

Nº570 +/+ +

(2)

(3)

(1) Número del asiento en libro Diario. (2) Diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber. (3) Indicador del saldo: (+) si es deudor y (-) si es acreedor. En la contabilidad tradicional se simplifica este registro aludiendo al término abrir una “T”, y por tanto quedaría así: D 25.000

Mobiliario | |

H

D 40.000

Caja,pesetas | 15.000 |

H

Terminología de las cuentas Abrir una cuenta.- Es titularla, poniendo su nombre (Mobiliario) y su número (226) en el encabezado de la ficha. Cargar, adeudar o debitar una cuenta.- Es anotar una cantidad en el Debe. Abonar, acreditar o datar una cuenta .- Es anotar una cantidad en el Haber. Suma del Debe.- Es la suma de los cargos de una cuenta. Suma del Haber.- Es la suma de los abonos de una cuenta. Saldo.- Es la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber. Saldo duedor.- Es cuando la suma del Debe es mayor que la suma del Haber. Saldo acreedor.- Es cuando la suma del Hber es mayor que la suma del Debe. Cuenta saldada.- Es cuando la suma del Debe es igual a la suma del Haber. Liquidar una cuenta.- Es registrar en ella los descuentos, intereses, etc. Cuenta cerrada.- Es una cuenta saldada, debajo de cuyas sumas debe trazarse dos rayas horizontales que indican que no podrán hacerse ningún cargo ni abono.

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pag.-9 SUPUESTO RESUMEN CONTABLE .

1. El propietario inicia el negocio aportando 1.000.000 . En efectivo. 2. Tomando del efectivo 900.000 ., se abre una c/c en un Banco X. 3. Se ha alquilado un local para ubicar en él las oficnas de la empresa, comprando para amueblarlo: una mesa de oficina, una silla, una máquina de escribir y unos archivos valorado todo ello en 200.000 ., El pago se ha hecho con cheque del Banco X ( de momento no contabilizaremos el IVA de las operaciones.). 4. Se compra un vehículo para el transporte de mercancías, valorado en 600.000 ., pagando el 50% con cheque del Banco X, y la otra mitad quedando aplazado a 6 meses. 5. Se compra una remesa de género en efectivo por 50.000 . ( Las compras y ventas las reflejamos directamente en la cuenta de Mercaderías, hasta que se estudien las cuentas de Compra de mercaderías y Venta de mercaderias) 6. Se compra otra remesa de géneros por 200.000 , a 30 y 60 días. 7. Se vende una remesa de géneros al contado por 100.000 . 8. Se vende una remesa de géneros por 60.000., a 30 días 9. Se gira una letra contra el cliente de la compra anterior, por el 80% del importe a nuestro favor. 10. Al vencer el primer plazo de la deuda contraída con los proveedores, se les paga en efectivo 100.000 . Se pide: a) Contabilizar los libro Diario y Mayor. B) Redacta el balance de situación. D 1.000.0000 900.000 200.000 600.000 50.000 200.000 100.000 60.000 48.000 100.000

DIARIO a a a a a Mercaderías a Mercaderías a Caja,pesetas a Clientes a Clientes, efectos com. a cobrar a Proveedores a Caja,pesetas Banco, c/c Mobiliario Elementos de transporte

H 1.000.000 900.000 200.000 300.000 300.000 50.000 200.000 100.000 60.000 48.000 100.000

Capital Caja,pesetas Banco, c/c Banco c/c Proveedores Inmovilizado c/p Caja,pesetas Proveedores Mercaderias Mercaderias Clientes Caja,pesetas

MAYOR D

Mobiliario | |

H

D

Bancos c/c 900.000 | 200.000 | 300.000

H

D

200.000

D

D

Elem.transporte 600.000 |

D 60.000 D

Clientes | 48.000

Clientes e/c. a cobrar 48.000 | |

H

D

H

D H

Caja, 1.000.000| 900.000 100.000| 50.000 | 100.000 Capital | |

H

H 1.000.000

Prov. I. c/p | 300.000

H

Proveedores 100.000 | 200.000

H

D

H

50.000 200.000

Mercaderias | 100.000 | 60.000

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pag.-10 Libro de Inventarios y Cuentas anuales BALANCE DE SITUACION

ACTIVO Disponible Caja,pesetas Bancos, c/c

PASIVO 50.000 400.000

Realizable Clientes Clientes, e/c a cobrar

12.000 48.000

Existencias Mercaderias

90.000

Inmovilizado Mobiliario Elementos transporte TOTAL ACTIVO

450.000 Exigible Proveedores Proveedores Inmovi. c/p 60.000 No exigible Capital

400.000 100.000 300.000 1.000.000 1.000.000

90.000 800.000 200.000 600.000 1.400.000

TOTAL PASIVO

1.400.000