PROCESO:

CIENCIA Y TECNOLOGÍA

SUBPROCESO:

CENTROS DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS GANADEROS TECNIG@N

ACTIVIDAD :

PROCEDIMIENTO DE MONITOREO EN LA GESTIÓN PRODUCTIVA EN LAS EMPRESAS GANADERAS

CÓDIGO:

CT–P02

VERSIÓN:

2.0

Tabla de Contenido 1.

OBJETIVO................................................................................................................ 3

2.

ALCANCE ................................................................................................................ 3

3.

GLOSARIO Y ABREVIATURAS ............................................................................... 3

4.

GENERALIDADES ................................................................................................... 4

4.1.

Objetivos del Servicio de Monitoreo...................................................................... 4

4.2.

Generalidades de Ley ........................................................................................... 4

4.3.

Generalidades del Servicio de Monitoreo ............................................................. 5

4.3.1 Monitoreo Independiente ...................................................................................... 7 4.3.2 Monitoreo como parte integral de la asistencia técnica en el marco del Programa de Financiamiento Convenio Finagro – Fedegán ............................................................ 7

Elaboró:

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

4.3.3 Servicio de monitoreo incluido en el paquete de Capacitaciones Convenio SenaFEDEGAN ....................................................................................................................... 8 4.4.

Tarifas del servicio. ............................................................................................... 9

5.

ACTIVIDADES ......................................................................................................... 9

6.

CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 11

7.

ANEXOS ................................................................................................................ 13

Elaboró:

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

3 de 13

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

1. OBJETIVO Establecer una guía que permita normalizar la metodología de prestación del servicio de Monitoreo en forma independiente, Monitoreo incluido en el paquete de Capacitaciones Convenio Sena - FEDEGAN y Monitoreo como parte integral de la asistencia técnica en el marco del Programa de Financiamiento Convenio FINAGRO FEDEGAN y las actividades a desarrollar en este servicio prestado por los Centros de Servicios Tecnológicos Ganaderos - Tecnig@n a nivel nacional.

2. ALCANCE El servicio de monitoreo prestado en cualquier modalidad, ya sea de tipo Independiente, incluido en el paquete de capacitaciones convenio Sena - FEDEGAN o como parte integral de la asistencia técnica en el marco del Programa de Financiamiento Convenio FINAGRO - FEDEGAN, inicia con la inscripción del ganadero a cualquiera de estos programas y culmina con la presentación y entrega de listados de trabajo y reportes periódicos.

3. GLOSARIO Y ABREVIATURAS  Monitoreo: Montaje, manejo y seguimiento sistematizado de los eventos técnicos y económicos de las empresas ganaderas.  Registro*: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.  Datos: Resultado de observaciones, experiencias o eventos.  Análisis: Examen que se hace de los resultados de un proceso con el objeto de tomar decisiones.  Indicador: Medida que permite establecer los cambios o efectos generados en un fenómeno o aspecto específico.  Formato*: Modelo o plantilla usado para poner un registro.  Unidad de Gran Ganado: Unidad común, que en ganado bovino equivale a 450 kilos de peso vivo.  Carga animal: Cantidad de animales, expresados en UGG, que se encuentran pastoreando en una área determinada (Hectáreas).

Elaboró:

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

4 de 13

 FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos.  ICA: Instituto Colombiano Agropecuario  UGG: Unidad de Gran Ganado  Ha: Hectárea  MADR: Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural * Definiciones de la norma ISO 9000-2005

4. GENERALIDADES 4.1. Objetivos del Servicio de Monitoreo  Brindar a los ganaderos una herramienta útil para la gestión de la información en cada una de sus fincas permitiendo así aplicar el concepto de empresarización.  Buscar el mejoramiento de las empresas ganaderas, mediante la identificación y seguimiento de indicadores productivos, reproductivos y económicos con el fin de hacerlas más rentables y eficientes.  Analizar indicadores productivos, reproductivos, económicos y de eficiencia a nivel regional para determinar el impacto en el sector ganadero generado por este servicio prestado por cada sede de los Tecnig@n.  Obtener indicadores nacionales en diferentes periodos que permitan hacer un seguimiento a las metas establecidas en el Plan Estratégico de la Ganadería 2019 (PEGA 2019), con el principal objeto de evidenciar el impacto tanto cultural como tecnológico y económico, que FEDEGAN conjuntamente con los gremios ganaderos, viene generando en nuestro país.

4.2. Generalidades de Ley El servicio de monitoreo independiente es una herramienta que apoya al cumplimiento de la normatividad establecida para trazabilidad y registro sanitario de los bovinos y de la producción de carne y leche para consumo humano que han sido establecidas por el gobierno nacional y las resoluciones dadas por el Instituto Colombiano Agropecuario

Elaboró:

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

5 de 13

(ICA). Dichas leyes, resoluciones, decretos y conpes se pueden consultar en el listado de anexos del presente documento. Para el monitoreo en el Plan de Financiamiento, existe de igual forma un Marco Legal e institucional y de organización que contempla los Convenios a nivel Macro entre FINAGRO y FEDEGAN, para el otorgamiento del Crédito FINAGRO con Asistencia Técnica de los Tecnig@n por parte de los Intermediarios Financieros. Pare revisar toda la normatividad relacionada con este convenio se hace necesario remitirse al Manual de servicios FINAGRO y sus actualizaciones. 4.3. Generalidades del Servicio de Monitoreo  Es necesario realizar copias de seguridad de las fincas registradas en cada uno de los software utilizados, por lo menos 1 (una) vez a la semana y de igual forma realizarla el día que se haya ingresado una cantidad importante de información. Estas copias de se deben guardar en un medio magnético diferente al disco duro del computador en el que se tiene el software.  Todos los Gestores de Información de los Tecnig@n a nivel nacional, se verán en la obligación de hacer llegar a nivel central (FEDEGAN), las copias de seguridad de los software con las fincas que se encuentren en monitoreo cada 3 meses. Se deberá anexar un listado de estas fincas por programa al que pertenecen (Independiente, Convenio Sena, Financiamiento, Círculos de excelencia, Asistegan).  Es deber del Gestor de Información el diligenciamiento de los formatos CT-P02FR01 Inscripción al servicio de monitoreo y el Anexo 1. Condiciones del servicio, para el monitoreo en cualquiera de los programas.  Se le debe dar a conocer al ganadero los diferentes software que maneja cada centro, pero es él quien decide en cual programa desea desarrollar el monitoreo.  Se le debe entregar al ganadero el paquete con los formatos, CT-P02-FR03 al CT-P02-FR08 de acuerdo al sistema de producción de su finca, para reportar los diferentes eventos registrados en la misma.  En el siguiente cuadro se muestran los formatos que corresponden a cada sistema productivo.

Elaboró:

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

SISTEMA DE PRODUCCIÓN

Lechería Doble propósito

Cría

Ceba

Elaboró:

CÓDIGO FORMATO

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

6 de 13

NOMBRE FORMATO

CT-P02-FR03

Reporte de partos y abortos

CT-P02-FR04 (opcional si realizan pesaje de leche individual. Obligatorio si no pesa leche)

Producción Totalizada mensual de leche

CT-P02-FR05

Reporte de servicios

CT-P02-FR06

Reporte de destetes – secados- apartes

CT-P02-FR 07

Reporte de sanidad

CT-P02-FR08

Reporte de compras – ventas – muertes traslados

CT-P02-FR09

Entrega de documentos

CT-P02-FR03

Reporte de partos y abortos

CT-P02-FR05

Reporte de servicios

CT-P02-FR06

Reporte de destetes – secados – apartes

CT-P02-FR 07

Reporte de sanidad

CT-P02-FR08

Reporte de compras – ventas – muertes – traslados

CT-P02-FR09

Entrega de documentos

CT-P02-FR 07

Reporte de sanidad

CT-P02-FR08

Reporte de compras – ventas – muertes traslados

CT-P02-FR09

Entrega de documentos

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

7 de 13

 Los listados de trabajo pueden ser entregados al administrador o mayordomo de la finca mientras que los reportes periódicos e informes anuales, sólo podrán pueden ser entregados al propietario o al asesor técnicos, ya que es necesario realizarle algunos comentarios y aclarar cualquier duda que surja de éstos.  La periodicidad de entrega de reportes, dependerá de la periodicidad de actualización de la finca en el software. Para lechería especializada y doble propósito la actualización debe ser mensual, para cría será bimestral y para ceba, trimestral.  En caso de que algún ganadero no haya podido reportar la información de los diferentes eventos producidos en la finca, de acuerdo a lo establecido en las condiciones del servicio, podrá reportarla en el periodo siguiente junto con los registros del periodo correspondiente.  Una vez se entregue cualquier listado de trabajo, reporte periódico o informe anual, se deberá diligenciar debidamente el formato de Entrega de Documentos (CT-P02-FR09) con la respectiva firma de la persona que reciba. 4.3.1 Monitoreo Independiente  El ganadero debe hacer llegar al Tecnig@n, los formatos que le corresponde diligenciar de acuerdo al sistema de producción de su finca, con el fin de ingresar la información al sistema. En caso de no haberse presentado algún evento que se debía diligenciar en los formatos, el ganadero debe escribir en el mismo, que no hubo información para reportar, con el fin de dejar constancia que no se presentaron dichos eventos y no que obedece a escape de información.  El tiempo de ejecución de este tipo de monitoreo es igual al tiempo estipulado en las condiciones del servicio (Ver Anexo1 Condiciones del Servicio). Si el ganadero desea continuar con el servicio, deberá diligenciar nuevamente el formato CT-P02-FR01 con el objeto de actualizar los datos personales y de caracterización de la finca. 4.3.2 Monitoreo como parte integral de la asistencia técnica en el marco del Programa de Financiamiento Convenio Finagro – Fedegán  Cuando un ganadero obtiene un crédito a través de una de las líneas incluidas en el programa de financiamiento, requiere contratar el servicio de Asistencia Técnica que incluye el de monitoreo.

Elaboró:

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

8 de 13

 La visita de caracterización inicial para este monitoreo, es realizada por un asesor externo (Fase I) inscrito al Programa de Financiamiento. Este formato es el CT-M01-FR12 del Manual Operativo para acciones de formación.  En el programa de Financiamiento incluye una serie de visitas de asistencia técnica, de acuerdo a la opción seleccionada por el ganadero (cada mes, mes y medio o dos meses). Una vez se programe la primera visita, el gestor de información deberá recolectar los datos de inventario para dar inicio al monitoreo. En caso de que el ganadero posea la información necesaria para dar inicio al servicio de monitoreo, ya sea en físico, en medio magnético (Excel) o en algún software de monitoreo, deberá facilitar esta información y no se realizará visita de inventario inicial, pero se podrá programar una visita para revisión y depuración de esa información.  Cada vez que el asesor externo (Fase II) realice una visita, debe solicitar al Gestor de Información, listados de trabajo en los cuales se debe apoyar para recopilar información de eventos ocurridos en la finca y plantear nuevas tareas a realizar. Posteriormente, está en la obligación de reportar al Gestor de Información, dichos eventos y las actividades ejecutadas, con el fin de ingresar esa información al sistema.  El tiempo de ejecución de este tipo de monitoreo es igual al tiempo estipulado en las condiciones del contrato crediticio. 4.3.3 Servicio de monitoreo incluido en el paquete de Capacitaciones Convenio Sena-FEDEGAN 

El ganadero al momento de inscribirse a la capacitación Gestión a Propietarios de Medianas Empresas Ganaderas, tiene el derecho de inscribir simultáneamente una finca a la que se le hará una visita de caracterización y se le preste el servicio de monitoreo.



El asesor debe reportar al Gestor de Información, los datos recopilados en el formato de caracterización (CT-M01-FR12) para que este pueda ingresar los datos iniciales del predio al software para iniciar el proceso de monitoreo de hatos.



La visita para captura de datos de inventario de los animales se concertará con el ganadero para la realización de esta actividad.



El tiempo de ejecución de este tipo de monitoreo es igual a la duración de la capacitación en la cual el ganadero se haya inscrito.

Elaboró:

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

9 de 13

4.4. Tarifas del servicio. Las tarifas del servicio se monitoreo serán aprobadas por la Gerencia Técnica de FEDEGAN y difundidas a todas las sedes de Tecnig@n, mediante circulares.

5. ACTIVIDADES Cuando el ganadero solicita el servicio, se debe diligenciar el Formato de inscripción CT-P02-FR01 y firmar las condiciones de prestación del servicio. A cada finca que ingresa al Tecnig@n se le abrirá una carpeta donde se archivará todo la información que se vaya generando durante el tiempo de ejecución del servicio. Estas carpetas se organizarán por tipo de monitoreo, es decir, monitoreo independiente, como parte integral de la asistencia técnica en el marco del Programa de Financiamiento Convenio Finagro - Fedegán y monitoreo incluido en el paquete de Capacitaciones Convenio Sena - Fedegán. Para todos los tipos de monitoreo se debe realizar una visita de inventario inicial, el cual no tendrá ningún costo, puesto que ya se encuentra incluido en las tarifas. En esta visita se deberá numerar y tatuar aquellos animales que no se encuentren identificados y diligenciar el formato de Inventario Inicial con los datos ahí solicitados con el fin de poder crear estos animales en el software. En el caso que el ganadero posea esta información, no será necesario realizar la visita pero si deberá suministrarla con el objeto de poder ingresarla al software. Si la información ya se encuentra registrada en alguno de los tres software que se manejan en los Tecnig@n deberá El Gestor de Información debe entregar al ganadero un informe inicial donde se describan las actividades realizadas durante la visita de inventario, recomendaciones, listados de trabajo y el inventario que se ingresó al sistema. Con el objeto de recopilar información de eventos sucedidos en cada una de las fincas, se le entregará al ganadero un paquete de formatos según el sistema de producción donde consignará todas las novedades de la finca es importante que se le haya explicado previamente, la metodología para diligenciar cada uno de los formatos.

Elaboró:

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

10 de 13

Se creará en el computador en el que trabaje el gestor de información una carpeta en la ruta: /Mis Documentos/Informes y Listados/Nombre del Ganadero, en la cual se almacenará el informe inicial, listados de trabajo, reportes periódicos, informes semestrales y anuales. El ganadero debe hacer llegar periódicamente la totalidad de los formatos debidamente diligenciados para poder ingresar la información al software y actualizar la finca. Es tarea del Gestor de Información identificar y corregir errores que puedan surgir durante el proceso de digitación con el fin de poder generar listados de trabajos, reportes periódicos e informes anuales con información que muestre la realidad de la finca y así realizar recomendaciones que de verdad ayuden a mejorar indicadores productivos, reproductivos y económicos. Se creó un formato que se empleará para ir consignando información de entrega de documentos. Es de uso personal del Gestor de Información. Cada vez que el profesional haga entrega de algún tipo de documento debe diligenciarse fecha de entrega, tipo de documento y firma de la persona que recibió el documento. Debe emplearse una para cada finca y también se deberá archivar en la carpeta del predio correspondiente. Si el ganadero desea continuar haciendo uso de este servicio, debe seguir reportando los formatos periódicamente y seguirá recibiendo listados, reportes e informes. En caso de no desear darle seguimiento al proceso de monitoreo, éste debe solicitar por escrito el retiro de su finca para no continuar facturando y oficializar el retiro. Cada seis (6) meses, a cada uno de los ganaderos vinculados a cualquier tipo de servicio de monitoreo, se le entregará la Evaluación de Satisfacción de servicio al cliente para que éste lo diligencie. Esta actividad tiene por objeto identificar la conformidad o no conformidad del servicio y establecer acciones correctivas, preventivas o de mejora.

Elaboró:

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

11 de 13

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio

Elaboró:

Fecha Modificación

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Nueva Versión

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

12 de 13

Se realizaron modificaciones en los numerales 1. Objetivo, 4.2 Generalidades de ley, 4.3. Generalidades del servicio de monitoreo, 4.3.1. Monitoreo independiente, 4.3.2. Monitoreo como parte integral de la asistencia técnica en el marco del programa de financiamiento convenio FINAGRO-FEDEGAN, 5. Actividades. Se fusionaron los capítulos Glosario y Abreviaturas. Se cambio la imagen corporativa para todos los formatos y plantillas; se cambio el formato para elaboración de diagramas de Flujo. Se realizaron cambios en el Diagrama de Flujo. Se realizaron cambios en el formato de inscripción (CT-P02-FR01). Se ingresó nuevo campo y se eliminó otro. En los formatos CT-P02-FR01 al CT-P02FR03 y del CT-P02-FR05 al CT-P02-FR09 se describen campos de diligenciamiento obligatorio. Se modificaron algunas columnas en los formatos CT-P02-FR02 Inventario inicial, CT-P02-FR05 Servicios, CT-P02-FR06 Destetes, CT-P02-FR07 Sanidad y CTP02-FR08 Compras-ventas-trasladosmuertes.

12/05/2009

2.0

El formato CT-P02-FR04 no es de carácter obligatorio bajo algunas especificaciones. En el formato CT-P02-FR10 Evaluación de satisfacción del cliente, se realizaron algunos cambios. Se agregaron 4 puntos más a las Anexo Condiciones de prestación del servicio de monitoreo. Condiciones del servicio. En anexos, las circulares de Finagro VOElaboró: Marjorie Zambrano Bellingrodt 01 y P-44 fueron reemplazadas por el Manual de Servicios FINAGRO Capítulos II y IV.

Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología

Código:

CT-P02

Versión:

2.0

Fecha Aprobación:

05/06/09

Páginas:

13 de 13

Proceso o Subproceso: Ciencia y Tecnología Nombre del documento: Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas

7. ANEXOS  Ley 395 de 1997  Ley 914 de 2004  Decreto 616 de 2006  Decreto 1500 de 2007  Resolución 550 de 2006  Resolución 2341 de 2007  Conpes 3375  Conpes 3376  Instructivo MADR Resolución 217 de 2007  Manual de servicios FINAGRO Capítulos II  Manual de servicios FINAGRO Capítulos IV  Anexo 1. Condiciones de prestación del servicio de monitoreo  Anexo 2. Guía de Informe Anual Técnico-económico  Anexo 3. Guía de listados de trabajo y reportes periódicos  Formato CT-P02-FR03 Reporte de partos y abortos  Formato CT-P02-FR04 Producción Totalizada mensual de leche  Formato CT-P02-FR05 Reporte de servicios  Formato CT-P02-FR06 Reporte de destetes – secados- apartes  Formato CT-P02-FR07 Reporte de sanidad  Formato CT-P02-FR08 Reporte de compras – ventas – muertes – traslados  Formato CT-P02-FR09 Entrega de documentos  Diagrama de Flujo 1 Procedimiento de Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas.

Elaboró:

Marjorie Zambrano Bellingrodt Aprobó :

Carlos Germán Osorio N, Subgerente de Ciencia y Tecnología