Serie de normas :

ISO 30300

Beneficios de integrar la gestión de documentos en los procesos de negocio Grupo de Difusión del CTN50/SC1 “Gestión de documentos y aplicaciones” de AENOR Universitat Oberta de Catalunya

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esde noviembre de 2011, las organizaciones de cualquier ámbito, público o privado, sector o tamaño, disponen de una nueva serie de normas, la 30300. Se trata de un Sistema de Gestión para Documentos (SGD) generados en la actividad diaria de la organización (expedientes de clientes, desarrollo de producto, proyectos de construcción, Ilustración 1: Estado de elaboración de la Serie de normas ISO 30300. expedientes de casos judiciales, etc.). Esta de estos factores ha generado la necesidad de sistematizar serie, que cuenta con una norma certificable, la ISO las prácticas para gestionar los documentos de una 30301, tiene como finalidad sistematizar los procesos manera eficiente. que componen la función organizativa gestión Con esta nueva serie de normas, las actividades de documental, con el objetivo de crear y controlar gestión de documentos traspasan el nivel operativo, documentos auténticos, fiables y usables, y lograr la para situarse en el nivel estratégico de la organización, mejora continua. La serie de normas ISO 30300 es y se alinean con los objetivos y los intereses responsabilidad a nivel internacional del Subcomité organizativos. Este cambio se debe a que la serie de Técnico TC46/SC11 Archives/records management de normas ISO 30300 ofrece a la alta dirección las la Organización Internacional de Normalización (ISO), herramientas para verificar de forma sistemática los y, a nivel español, del CTN50/SC1 Gestión de procesos de creación y control de los documentos y de documentos y aplicaciones de la Asociación Española la información procedente de las actividades. Se de Normalización y Certificación (AENOR). optimiza así la gestión de los documentos, ya que el En estos momentos hay publicadas dos normas de la serie, sistema de gestión para documentos, además de facilitar concretamente las referidas a Fundamentos y Vocabulario, la conservación y el acceso a los documentos y la de Requisitos. El resto de normas que componen esta –evidencias de las actividades cotidianas de la familia está en periodo de desarrollo en el TC ISO organización– facilita el acceso a la información contenida en los documentos, y su explotación para la 46/SC11 (Ilustración 1). toma de decisiones y la gestión del conocimiento La serie de normas ISO 30300 es la culminación de una organizativo. tradición normativa en el ámbito de la gestión En este artículo presentamos las ventajas de integrar el documental, sobre todo en la última década, llevada a Sistema de Gestión para los Documentos con el resto de cabo de la mano de la organización ISO. Ello se debe a Sistemas de Gestión ISO, señalamos las claves para su acontecimientos como el incremento de la producción de implementación y, por último, apuntamos algunos de los documentos electrónicos, el desarrollo de la legislación beneficios que las organizaciones pueden obtener al entorno a la administración electrónica y la implantar un Sistema de Gestión para los Documentos. generalización del comercio electrónico. La conjunción

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Ilustración 2: Integración del SGD con otros Sistemas de Gestión ISO.

Integración de la serie de normas ISO 30300 con otros Sistemas de Gestión ISO La serie de normas ISO 30300 es compatible con otros sistemas de gestión como la ISO 9001, la ISO 14001, o la ISO/IEC 27001, ya que se puede integrar con éstas y, además, contribuye a controlar los documentos y registros, en otros sistemas de gestión (Ilustración 2). Su integración está facilitada por la misma norma ISO 30301, en su anexo B, ya que en él se detallan las interrelaciones entre esta norma y las normas antes citadas. La integración de un Sistema de Gestión para los Documentos con el resto de sistemas de gestión ISO

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aporta una serie de ventajas, entre las que destacan las siguientes: v Reducción de los costes y esfuerzos de implementación. v Utilización del mismo marco organizativo para desarrollar sinergias, alinear objetivos comunes entre sistemas y reducción de requerimientos. v Reducción de la documentación, al evitar duplicación de la documentación de cada sistema. v Optimización de los recursos materiales y humanos. v Evitar las repeticiones en la formación y comunicación a los empleados. v Unificar los procedimientos y las políticas, gracias a la integración de las auditorías. v Evitar la dispersión de los Sistemas de Gestión, para prevenir la: w Jerarquización de los sistemas. w Escasa visión estratégica de los empleados. w Escasa o nula implicación del personal, debido a la diversidad de plataformas. w Reducción del rendimiento administrativo de la organización, por incremento de la burocracia.

ISO 30300 Claves de la implementación de un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) Las claves para implementar un SGD están recogidas en la norma ISO 30301, y se detallan los requerimientos que deben cumplir los SGD para ser certificables. Como en todos los sistemas de gestión, las claves de la implementación se basan en los pilares constituidos por: el liderazgo, la planificación, el soporte, la operación, la evaluación y la mejora (Ilustración 3).

Ilustración 3: Estructura del Sistema de Gestión para los Documentos.

En esta serie destaca la importancia de conocer el contexto interno y externo de la organización para poder determinar los riesgos y las oportunidades relacionadas con la gestión de los documentos. A nivel interno destacamos conocer la estructura organizativa, roles y responsabilidades, objetivos, estrategias, sistemas de información existentes, procesos de toma de decisiones, cultura organizativa, expectativas internas, reglamentaciones y estatutos. A nivel externo las organizaciones precisan conocer el entorno sociocultural, tecnológico, financiero, económico, legal, natural y la competencia tanto a nivel local, regional como nacional, los requisitos de negocio, las buenas prácticas, la conducta y la ética. En este sentido, se entronca con actividades que pueden estar ya realizando las organizaciones tales como la gestión de la información estratégica o la inteligencia competitiva. El liderazgo implica el compromiso de la alta dirección con la gestión de los documentos y el aseguramiento de la compatibilidad del SGD con la dirección estratégica de la organización, proveyendo recursos tanto materiales como humanos y divulgando la importancia de un SGD

para lograr los resultados esperados. El liderazgo se logra mediante la definición de políticas de gestión documental y la asignación de roles – con formación y competencias específicas – y responsabilidades, que deben ser comunicadas a toda la organización. Las políticas deben incluir estrategias de apoyo a las funciones y las actividades de la organización que protejan la integridad de los documentos durante el tiempo que sea necesario. La planificación incluye: a) la identificación de riesgos y oportunidades para asegurar que el SGD logra los resultados esperados, prevé efectos no deseados, percibe oportunidades de mejora y asegura que la información necesaria estará disponible cuando se requiera; b) el establecimiento de objetivos y planes para alcanzarlos; y c) la determinación de responsabilidades, recursos, cronograma de actividades e indicadores de evaluación. En cuanto al Soporte se apuntan como aspectos claves: a) la asignación y el mantenimiento de recursos; b) la capacitación y formación de todas las personas implicadas en la gestión de documentos, sobre los procesos de gestión documental y sus aplicaciones; c)

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Ilustración 4: Informes técnicos de la gestión documental integrados en la norma ISO 30301. Fuente ISO 30301.

la concienciación sobre la importancia y la relevancia de las actividades de gestión documental, la ejecución de estas actividades conforme a la política y los procedimientos del SGD, y la concienciación de los impactos reales o potenciales; d) la comunicación de los procedimientos operativos, las responsabilidades y el acceso a la información; y d) la documentación y el control de la documentación relativa a la política y objetivos, la interdependencia y las relaciones entre el SGD y otros Sistemas de Gestión, los procedimientos y la planificación, operación y control de sus procesos. La fase Operación incluye la planificación y el control de las operaciones para tratar riesgos y

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oportunidades, pero sobre todo el diseño de los procesos de gestión documental (análisis de procesos, evaluación de riesgos de errores en el control de documentos y evaluación de los procesos de creación y control documentos) así como la implementación de las aplicaciones para gestionar los documentos generados durante la actividad cotidiana de la organización. Esta fase está directamente conectada con el tratamiento técnico de la gestión documental y por ello se relaciona con otras normas e informes técnicos desarrollados por ISO (Ilustración 4). Desde el TC46/SC11 se ha redactado el White Paper Relationship between the ISO 30300 series of standards and other, explicativo de las relaciones

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Ilustración 5: Ventajas de la certificación ISO 30301.

entre la serie de normas 30300 y los informes técnicos. En Evaluación se engloban las actividades de supervisión, medición, análisis y evaluación del sistema para determinar el correcto funcionamiento o las no conformidades de los procesos de acuerdo a la política establecida y los objetivos, para conocer la efectividad del sistema, o la necesidad de revisión y mejora. Para poder llevar a cabo estas tareas, el sistema debe tener recogidos una serie de indicadores. Por último, Mejora es la fase de control de las no conformidades para diseñar acciones correctivas, revisar su efectividad y priorizar acciones según el análisis de riesgos llevado a cabo. Beneficios de implementar un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) Las organizaciones que tengan implementado un SGD obtienen una serie de beneficios de distinta índole, de entre los que destacamos los siguientes: v Asegurar la captura y el control de documentos fiables en cuanto a su contenido, auténticos en cuanto a la autoría y la datación, íntegros y conformes a la política y los objetivos del SGD;

v Controlar la información sobre las actividades de la

organización, facilitan la eficiencia en la gestión documental al eliminar duplicados y facilitar el acceso a la información; v Obtener información de manera rápida para dar soporte a la toma de decisiones; v Facilitar la rendición de cuentas ante los accionistas, agentes sociales o ciudadanía en el caso de las administraciones públicas; v Demostrar el cumplimiento de su responsabilidad social y de la legalidad vigente que le afecta a la organización; v Orientar cómo gestionar riesgos que puedan llevar a inactividad en caso de perder acceso a los documentos; v Facilitar la recuperación de la continuidad del negocio en caso de catástrofes naturales, errores técnicos o humanos. Por último, aunque para certificar la norma ISO 30301 de momento aún está en proceso la definición de los esquemas de certificación, podemos destacar una serie de beneficios de certificarse en ISO 30301 (Ilustración 5). q

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