Nombre de la actividad: Procedimiento de Archivo Nombre del documento: Instructivo para la aplicación de las Tablas de Retención Documental
Código:
GI-P05-IN01
Versión:
1.1
Fecha Aprobación:
07/01/2013
Páginas:
1 de 2
¿Qué es una Tabla de Retención Documental “TRD”?: Rta: Es un listado de documentos elaborados o emitidos por cada una de las áreas, oficinas, dependencias o departamentos en cumplimiento de sus funciones. ¿Cómo se debe aplicar o utilizar una Tabla de Retención Documental “TRD”?: Rta: Para la aplicación de las TRD se debe tener en cuenta toda aquella información que nos exige y que la conforma, es decir, en nuestro caso son los siguientes aspectos: ●
Serie o subserie Almacenamiento y protección Recuperación Años de retención Disposición final Observaciones
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Serie: Son todos aquellos documentos que clasificamos debido a su importancia y así los titulamos dentro de nuestra tabla de retención documental TRD, Ej: FORMATOS Subserie: Son los documentos o tipos documentales que conforman la serie, Ej: RUV Registro Único de vacunación, registro de capacitación Almacenamiento y protección: Cuando hablamos de almacenamiento quiere decir el sitio puntual en el cual guardamos o custodiamos esta información, en este caso mediante un archivador ubicado en cada proyecto local, y si puntualizamos en cuanto a la protección entonces debemos aplicar la estrategia por la cual preservamos y conservamos el documento ya sea en AZ, carpetas, cajas, etc. Recuperación: Es la forma de ordenamiento que utilizamos para llegar sin ningún inconveniente al documento, entonces debemos decir si es mediante una ruta de acceso en el PC, búsqueda en el archivador o cualquier otra forma de acceder al documento que sea objeto de búsqueda. Si tenemos que buscar el documento en nuestro archivador los AZ, carpetas, cajas, etc. deben estar marcados con un rótulo. A manera de ejemplo, podría incluir como mínimo los siguientes datos en ellos:
Nombre de la actividad (documento o formato) y año Nombre de la oficina productora (o sigla)
Nombre de la actividad: Procedimiento de Archivo Nombre del documento: Instructivo para la aplicación de las Tablas de Retención Documental
Código:
GI-P05-IN01
Versión:
1.1
Fecha Aprobación:
07/01/2013
Páginas:
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Cantidad (de unidades o carpetas del mismo tema)
Años de retención: Este nos índica el tiempo que debemos mantener, conservar y proteger el documento en nuestro archivo y consta de 2 fases, AG archivo de gestión (es el archivo que llevamos y manipulamos día a día en nuestras oficinas) y AC archivo central (Reúne los documentos transferidos por el AG una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante). Cuando tenemos un documento en AG, quiere decir que este es objeto de frecuente consulta y que el documento debe reposar en el archivo de la oficina que lo produce, o en el caso que se requiera en el proyecto local donde se crea el documento. Terminada la fase del AG (archivo de gestión) se procede a enviar la documentación al AC (archivo central) el cual se encuentra ubicado en el Nivel Central. Disposición Final: Es el procedimiento que se debe llevar a cabo con los documentos al finalizar su vida útil y este proceso lo conforman 4 finalidades que son: 1. S Selección: Es una clasificación que se le realiza a los documentos dependiendo de su importancia para luego de esta forma conservarlos el tiempo que se requiera. 2. CT Conservación Total: Es cuando el documento posee la importancia necesaria para conservarlos durante todo el tiempo de existencia de la empresa. Ej: si al cabo de 100 o 200 años se requiera de un documento este debe existir hasta esa fecha, o de lo contrario hasta que la empresa se termine. 3. M Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. 4. D Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de forma análoga (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. 5. E Eliminación: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Según la opción que se encuentre señalada en la TRD, será la que se debe ejecutar y así mismo la disposición final del documento. Si cumplimos lo que nos índica la TRD no tendremos problemas de ordenamiento extravío o perdida de documentos.
