REPORTE A3 | A3 THINKING Prólogo del Reporte A3

En este curso, vamos a explorar como el Reporte A3 puede impactar de forma positiva cualquier organización, sin importar el tipo de industria. Hablaremos de su significado y cómo se usa para contar una historia. Compartimos casos reales y testimonios de diferentes organizaciones que se han beneficiado al usar A3. Qué es un Reporte A3 y cuál es l raíz de su nombre El A3 es un reporte de una sola página que se usa para contar una historia de cómo un problema o situación mejoró con la aplicación metódica de PDCA, que por sus siglas en inglés significa Planear, Hacer, Verificar y Actuar. El documento A3 obtiene su nombre por el tamaño de papel que es 297 milímetros por 420 milímetros, o aproximadamente 11 pulgadas por 17 pulgadas. Lo poderoso de esta herramienta no es el tamaño exacto del papel. Si no, el hecho de que el resumen de lo que se está reportando sea compartido en una sola hoja de papel, así como algunos beneficios que discutiremos enseguida. Si se hace correctamente, el pensamiento aplicado para crear un documento A3 permite al equipo identificar los elementos más críticos de un problema o situación siguiendo el proceso PDCA. También es importante señalar que el formato de A3 es flexible, pero el proceso de creación de A3 es estándar. Es decir, no hay un patrón A3 único que se deba usar, ya que este es flexible. Hay diferentes formas en que los reportes A3 pueden ser usados, por ejemplo: • • • • •

Resolución de problemas donde un equipo se enfoca en cosas como la calidad e incidentes de seguridad. Para ayudar a un equipo a justificar gastos capitales. En lugar de pedir la compra de una máquina nueva de un millón de dólares, el equipo puede usar el proceso de Reporte A3 para analizar cuidadosamente la situación de una manera basada en hechos. Para justificar la contratación de empleados, los A3 les pueden ayudar a apoyar su caso. Para ayudar a planear proyectos. Para documentar planes anuales.

¿Por qué realizar un Reporte A3 en una hoja de dicho tamaño? Esto nos ayuda a mantener las cosas concisas y al grano, manteniendo un enfoque hacia lo que es en verdad importante. El A3 nos permite usar visuales y tablas de una forma concisa. Como dijimos anteriormente, la colaboración, la creación de consenso que ocurre a través del proceso puede ser muy poderoso.

Prólogo de Reporte A3

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Cómo elaborar un Reporte A3

Vamos a estudiar un Reporte A3 típico. Para empezar, la sección superior se usa para identificar el tema del A3. En dicha sección podemos anotar el nombre del área, el proceso y la compañía. Luego, esta la sección de Estado Actual. En otras palabras, ¿cuál es el problema que estamos tratando de resolver?

También tenemos una sección de datos de antecedentes y apoyo. Aquí es donde compartimos hechos y números. Y cuando sea posible, es recomendable usar tablas y gráficas, ya que una imagen vale más que mil palabras. Después tenemos una sección donde nos vamos a enfocar en analizar la causa raíz. Ya hemos visto los ocho pasos del método de Resolución Práctica de Problemas en el curso con el mismo nombre. Por favor, asegúrense de ver ese curso si no están familiarizados con este método. Como recordatorio, durante este proceso usaremos herramientas como el análisis de 5 Por qué para entender mejor la causa o causas raíz del problema. Este análisis de causa raíz siempre debe llevarnos a tomar acción. El plan de acción será documentado en la siguiente sección. Anotaremos las contramedidas o acciones correctivas para cada causa raíz. También anotaremos quién es el responsable de la acción, qué es la acción y cuando se llevará a cabo. Finalmente vamos a revisar los resultados y verificar si las acciones correctivas fueron exitosas. Nuevamente, anoten quién es el responsable de esta acción y anoten cuándo se hará, cómo y qué tan seguido se estará haciendo. Y les repetimos que el formato en sí puede variar, pero el contenido debería ser estandarizado. Los Reportes A3 deberán adaptarse a las necesidades particulares de su empresa y deberán actualizarse cuando sea necesario.

Prólogo de Reporte A3

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