CONSEJOS PARA LA ELABORACIÓN DEL REPORTE A3 ¿Con qué patrón o plantilla debemos comenzar?

Como hemos mencionado en este curso, no hay un patrón A3 estándar. Pero compartiremos un patrón basado en Excel y PowerPoint con el que pueden empezar y el cuál pueden encontrar en nuestra sección de recursos. Ustedes pueden y deben modificar el patrón que más se ajuste a las necesidades de su organización. Obviamente, si van a empezar con papel y lápiz, lo único que necesitan es un A3 o una hoja de 11 x 17 pulgadas. ¿Cómo guardar nuestro Reporte A3 una vez terminado? A algunos practicantes les gusta guardarlos en carpetas de tres anillos. Si ustedes hacen esto, quizá deban doblar su A3 para que quepa dentro de la carpeta. Al hacer esto, traten de escribir el título del reporte A3 en la esquina superior izquierda como se muestra en la imagen de abajo. Ustedes pueden escribir otra información pertinente, como el departamento o nombre del creador del A3, la fecha u otra información que les gustaría compartir en la esquina superior derecha del patrón. De esta forma al doblar el reporte dentro de la carpeta, ustedes podrán ver esta valiosa información.

¿Escribirlo a mano o en un programa de computadora? La siguiente pregunta que nos hacen es si el A3 debe ser escrito a mano o creado con un programa como Excel o PowerPoint. Y aunque nos gusta escribir a mano el primer A3 y después si es necesario documentarlo electrónicamente, hay muchos practicantes que prefieren empezar con el software. Solo asegúrense de pasar más tiempo resolviendo el problema en lugar de estar jugando con sus computadoras. No importa la decisión que ustedes tomen. Lo más importante es que se aseguren de que su A3 esté limpio y legible.

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Beneficios del Reporte A3

Uno de los grandes beneficios de usar A3 es como se facilita el pensamiento crítico y el proceso de resolución de problemas al usar sólo una hoja de papel. Como resultado, muchas oportunidades de aprendizaje y entrenamiento se presentarán por sí mismos. Por ejemplo, uno de los aspectos más importantes de la metodología de Resolución Práctica de Problemas es asegurar que sabemos qué problema estamos tratando de resolver. Al documentar los antecedentes y la condición actual en A3 permite a un practicante de Lean con más experiencia entrenar a otro con poca experiencia. Por supuesto, si su organización está recién conociendo este proceso quizá necesite buscar ayuda fuera de la compañía para comenzar. Claro está, que las cosas que ustedes está aprendiendo aquí en Gemba Academy les servirán para ayudarles a empezar.

¿Quién debe aprobar el Reporte A3? Una vez que el equipo sienta que el problema ha sido resuelto o que se ha cumplido el objetivo del A3, ¿quién debería aprobarlo al final? Y mientras cada organización debe tener el sistema que mejor les funcione, nosotros decimos que algunas de las organizaciones de pensamiento Lean más fuertes usan un proceso de aprobación de dos niveles. Es decir, cuando se termina un A3, el encargado del proyecto hará que su supervisor lo apruebe. El supervisor hará que su jefe lo firme también. Quizá esto suene un poco burocrático, pero una de las ventajas de tener a dos personas dando su aprobación, es que asegura que el buen trabajo se extienda en toda la organización hacia tantos líderes como sea posible. Como aprendimos en el curso de PPS, con el concepto de Yokoten o compartir horizontalmente es una parte crítica en el proceso de mejora continua. Además, algunas organizaciones requerirán que ciertos aspectos de su A3 sean aprobados antes de que el equipo siga adelante. En otras palabras, antes de que el equipo sienta que ha identificado apropiadamente las causas raíz del problema, un líder de la organización quizá necesite aprobarlo.

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