INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS Y ACUERDOS DE LOS ORGANOS COLEGIADOS DE ADMINISTRACION Y DECISIÓN –OCAD– INDICE

I. Aspecto Generales………………………………………………………………………………………………………2 II. Elaboración de Actas presenciales…………………………………………………………………………………...3 III. Elaboración de Acuerdos presenciales……………………………………………………………………………...11 IV. Elaboración de Actas y Acuerdos virtuales…………………………………………………………………….......21

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS Y ACUERDOS DE LOS ORGANOS COLEGIADOS DE ADMINISTRACION Y DECISIÓN –OCAD– El presente instructivo tiene como objetivo orientar a las Secretarias Técnicas de los Órganos Colegiados de Administración y Decisión –OCAD– en la elaboración de las Actas y Acuerdos, toda vez que estos son el soporte de las decisiones tomadas sobre los proyectos de inversión financiados con recursos del Sistema General de Regalías (SGR). De esta manera el presente instructivo ilustrar de una manera pedagógica y didáctica la manera como se debe adelantar la construcción de las actas y acuerdos de las sesiones presenciales o virtuales.

I. ASPECTOS GENERALES ¿QUIENES SON LOS RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN DE ACTAS Y ACUERDOS DE LOS– OCAD–? Las Actas y los Acuerdos de los proyectos de inversión deberán ser elaboradas por la secretaria técnica del OCAD correspondiente; y deben ser suscritas y expedidas por el presidente y secretario técnico del Organo Colegiado1 . ¿EN QUE MOMENTO DEBEN ELABORARSE LAS ACTAS Y LOS ACUERDOS? Una vez finalice la sesión del OCAD la secretaria técnica procederá a la elaboración del acta correspondiente y la enviara a los integrantes del OCAD para su revisión, aprobación y suscripción dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de la sesión. Las decisiones del OCAD sobre los proyectos de inversión se adoptaran mediante acuerdos, los cuales serán suscritos y expedidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción del acta por el presidente y el secretario técnico. INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA ELABORACION DE LOS ACUERDOS Y ACTAS: Para la elaboración de las Actas y los Acuerdos se recomienda la utilización de las proformas de actas y acuerdos puestas a disposición de las Secretarias Técnicas de los OCAD en el sistema SUIFP-SGR, teniendo en cuenta las instrucciones que se enuncian a continuación:

Véase Articulo 36 Ley 1530 de 2012 y artículo 6° del Acuerdo 04 de 2012 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías. 1

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II. ELABORACION DE ACTAS PRESENCIALES: - ENCABEZADO Y COMPETENCIA: El encabezado se deberá señalar el Órgano Colegiado de Administración y Decisión OCAD que va a tomar la decisión frente a los proyectos de inversión; la ciudad y la fecha en que se realiza la sesión, el número consecutivo del acta del acta que se va a suscribir el cual debe ser continúo con la numeración que la secretaria técnica viene dando a las actas y por último, se debe identificar la fecha de la convocatoria y el medio utilizado.

Señalar Órgano Colegiado de Administración y Decisión que va a tomar la decisión de los proyectos de inversión. Es decir si es municipal, departamental, regional o corporación.

El número del acta debe coincidir con los consecutivos que viene trabajando la Secretaria Técnica

* Los campos resaltados en amarillo corresponden a información que debe ser suministrada por la Secretaria Técnica del OCAD.

- Miembros e invitados al OCAD Se registra cada uno de los datos de los miembros del OCAD y los invitados permanentes:

En los OCADS regionales se debe señalar si hay asistencia del Senador y el representante a la cámara

La comunidades Étnicas minoritarias asentadas en la entidades territoriales, tendrán la calidad de invitados permanentes en la sesiones de los diferentes OCAD

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- ORDEN DEL DÍA: Se debe someter a consideración de los integrantes del OCAD el orden del día, para lo cual se recomienda seguir los siguientes parámetros, en caso que se realicen modificaciones al mismo, se deberá dejar constancia en el acta. Incluir las actividades adicionales del orden del día que considere. Para dar orden a la sesión del OCAD, se sugiere diferenciar los proyectos en cuatro grupos: (i) Viabilización, priorización, aprobación, designación de ejecutor y de la instancia encargada de adelantar la interventoría; (ii) liberación de recursos; (iii) proyectos presentados para ajuste; (iv) proyectos con prórrogas de plazo para cumplimiento de requisitos de que trata artículo 25, Decreto 1949 de 2012 .

En proposiciones y varios NO pueden incluirse decisiones frente a proyectos de inversión.

- VERIFICACIÓN DEL QUORUM Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA: Se debe verificar por la secretaria técnica del OCAD que se encuentre al menos un representante por cada nivel de gobierno a fin de acreditar quorum necesario para deliberar y tomar decisiones. -PRESENTACIÓN DE PROYECTOS PARA VIABILIZACIÓN, PRIORIZACIÓN, APROBACIÓN, DESIGNACIÓN DE EJECUTOR O DE LA INSTANCIA ENCARGADA DE CONTRATAR LA INTERVENTORÍA: Se debe señalar el sentido del voto de cada uno de los miembros y la decisión que se adopte en cada proyecto de inversión, para los proyectos de inversión cofinanciados con recursos del Presupuesto General de la Nación - PGN solo se podrá priorizar y aprobar el proyecto de inversión una vez el Departamento Nacional de Planeación -DNP haya emitido la viabilidad. PRESENTACIÓN DE PROYECTOS PARA VIABILIZACIÓN, PRIORIZACIÓN, APROBACIÓN, DESIGNACIÓN DE ENTIDAD PÚBLICA EJECUTORA DEL PROYECTO O DE LA INSTANCIA ENCARGADA DE CONTRATAR LA INTERVENTORÍA O APROBAR VIGENCIAS FUTURAS

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Campo editable de conformidad con las decisiones que proceda a tomar el OCAD rente al proyecto

* Los campos resaltados en amarillo corresponden a campos editables que deben ser suministrados por la Secretaria Técnica del OCAD. Es importante que el cuadro que describe el proyecto vaya acompañado del sentido de la votación de las instancias, en atención a cada una de las decisiones que se ponen a 5 consideración del OCAD

En el caso que exista cofinanciación con otras fuentes se debe discriminar el tipo de recurso y el cronograma establecido en la MGA

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- CONSIDERACIÓN Y APROBACIÓN DE AJUSTES A PROYECTOS DE INVERSION El Representante legal de la respectiva entidad territorial, Corporación Autónoma Regional o el Representante de la correspondiente comunidad minoritaria étnica, (según corresponda) puede presentar ante la Secretaría Técnica del OCAD la solicitud de ajuste de proyectos de inversión para la respectiva aprobación por parte del OCAD. 4.1. La Secretaría Técnica presentó a consideración del OCAD, la decisión de APROBAR el ajuste del siguiente proyecto de inversión, que había sido aprobado por el OCAD en la sesión del día ___________ (día-mes-año), decisión adoptada mediante Acuerdo No ______ de fecha ____________ (díames-año). El detalle del ajuste propuesto está resumido en la ficha que para tal fin ha establecido el DNP en el Manual Operativo de xxx , la cual se adjunta como soporte de la presenta acta y forma parte integral de la misma. Si la viabilización del proyecto estuvo a cargo del Departamento Nacional de Planeación, señale aquí la fecha y oficio de viabilización Código Bpin

2013000020045 Fuentes Departamentos - SAN ANDRES Y PROVIDENCIA Departamentos - SAN ANDRES Y PROVIDENCIA Entidad pública aprobada para la ejecución del proyecto Entidad pública aprobada para contratar la interventoría

Fuentes Aprobadas Departamentos - SAN ANDRES Y PROVIDENCIA Departamentos - SAN ANDRES Y PROVIDENCIA Entidad pública designada ejecutora del proyecto Instancia pública designada para la contratación de interventoría Acuerdo de requisitos con que se aprobó

Nombre Proyecto FORTALECIMIENTO DEL ÁREA MARINA PROTEGIDA DE SEAFLOWER EN EL ARCHIPIÉLAGO DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA Tipo de recurso

Cronograma MGA

Sector Agricultura Adquisición y Adjudicación de Tierras Valor

Fase

Valor Total

FACTIBILIDAD FASE 3 Vig. Presupuestal SGR

$ 2.000.000.000 Valor Aprobado

Fondo de compensación regional

2012

$ 1.000.000.000

0

Fondo de compensación regional

2013

$ 1.000.000.000

0

CORPORACION PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL ARCHIPIELAGO DE SAN ANDRES, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA - CORALINA

VIGENCIA PRESUPUESTAL APROBADA POR EL OCAD Vig. Presupuestal Valor Vig. Futura Tipo de recurso SGR Aprobado Aprobada Fondo de compensación regional 2012 $ 1.000.000.000 Fondo de compensación regional 2013 $ 1.000.000.000 Valor

Vr Aprobado Vig. Futura

Bien o servicio recibido en el bienio:

$0 $0 $0

Valor $0 Acuerdo XX de 20XX. (Nota: Acuerdo 13 de 2012 aplica únicamente para proyectos presentados antes del 31 de diciembre de 2013; Acuerdo 17 de 2013 para proyectos radicados a partir de 1 de enero de 2014 y Acuerdo 15 de 2013 para proyectos de FCTeI)

La Secretaría Técnica sometió a decisión del OCAD, el proyecto antes citado, con el siguiente resultado:

(

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En la siguiente tabla elimine las columnas de la decisión que no apliquen al ajuste del proyecto presentado. Todos los ajustes deben ser por lo menos viabilizados cuando es competencia del OCAD, priorizados y aprobados).

SENTIDO DEL VOTO NIVEL NACIONAL NIVEL DEPARTAMENTAL NIVEL MUNICIPAL

APRUEBA POSITIVO/NEGATIVO POSITIVO/NEGATIVO POSITIVO/NEGATIVO

ENTIDAD EJECUTORA

INSTANCIA CONTRATACIÓN INTERVENTORIA

VIGENCIA FUTURA POSITIVO/NEGATIVO

BIEN O SERVICIO RECIBIDO FUERA DEL BIENIO POSITIVO/NEGATIVO

POSITIVO/NEGATIVO POSITIVO/NEGATIVO

POSITIVO/NEGATIVO POSITIVO/NEGATIVO

Con base en la anterior votación, el OCAD ____ (SI / NO) aprobó el ajuste presentado para el citado proyecto y modificó la entidad pública ejecutora del proyecto designando a ___________________; modificó la designación de la instancia encargada de contratar la interventoría y en su lugar, designó a __________________________, ____________ (SI/NO) aprobó) las vigencias futuras, como resultado del ajuste del proyecto (aplica según las decisiones que adopte el OCAD).

- PRÓRROGAS DE PLAZO PARA CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 25 del Decreto 1949 de 2012 se someterá a consideración de los miembros del OCAD, las solicitudes de prorrogar el plazo para el cumplimiento de requisitos de ejecución y previos al inicio de la etapa contractual o previos a la suscripción del acto de apertura del proceso contractual como lo señala el Acuerdo 13 de 2012, el Acuerdo 014 de 2012, Acuerdo 015 de 2012 y el Acuerdo 17 de 2013 (según corresponda).

Se debe señalar bajo qué acuerdo fue aprobado el proyecto de inversión

Si como consecuencia de la prórroga del plazo para el cumplimiento de requisitos sometido a consideración del OCAD, se requiere de vigencias futuras, diligencie la siguiente tabla, de lo contrario, elimínela.

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- PROYECTOS PARA LA LIBERACIÓN DE RECURSOS: En esta parte del acta se deben discriminar en cada uno de los proyectos que se someterán a la aprobación de liberación de recursos, en virtud de solicitud elevada al OCAD por parte de quien presentó el proyecto o la entidad pública encargada de adelantar su ejecución. Para mayor claridad es indispensable registrar los datos del proyecto en el cuadro de la proforma de la siguiente manera:

Importante tener en cuenta si el proyecto fue aprobado de conformidad con los requisitos establecidos en el Acuerdo 13 de 2013, el Acuerdo 17 de 2013 o el Acuerdo 15 de 2012, este último aplica para proyectos del FCTeI

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- PROPOSICIONES Y VARIOS En este punto los miembros del OCAD podrán debatir puntos que no estén directamente relacionados con decisiones de proyectos de inversión que no se hayan considerado desde la citación a sesión.

En el caso de que exista delegación este deberá anexar el Acto Administrativo.

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III. ELABORACION DE ACUERDOS PRESENCIALES Las decisiones del OCAD sobre los proyectos de inversión se adoptaran mediante acuerdos, los cuales serán suscritos y expedidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción del acta por el presidente y el secretario técnico. Es recomendable que las secretarias técnicas de los OCAD construyan los acuerdos de conformidad con los parámetros que se enuncian a continuación y de conformidad con el siguiente orden: 1. Encabezado, Epígrafe, Competencia.

Fecha de la sesión

Encabezado debe encontrarse de conformidad con los consecutivos que tenga la secretaria técnica

Se debe revisar que la identificación del OCAD sea la correcta

2. CONSIDERANDOS. Es una motivación normativa y fáctica que da lugar a tomar decisiones sobre los proyectos de inversión, en los cuales se puede incluir: 

Una exposición concisa de los elementos de hecho y de derecho que se han tomado en consideración



Los considerandos deben guardar relación con lo acordado por el OCAD, su orden debe corresponder en la medida de lo posible al de las decisiones que se acuerdan

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Por lo anterior, será responsabilidad de la Secretaria Técnica del Órgano Colegiado decidir cuál de los siguientes considerandos se adecúa a las decisiones tomadas por los miembros del OCAD 

Considerando General: Es aquel que independientemente de las decisiones que se tomen en el OCAD, siempre debe incluirse: CONSIDERANDO: Que el Acto Legislativo 05 de 2011, creó el Sistema General de Regalías y modificó los artículos 360 y 361 de la Constitución Política, Sistema cuya organización y funcionamiento fue regulado por la Ley 1530 de 2012.



Considerandos particulares: Le corresponderá a la Secretaria técnica del OCAD determinar cuáles de los siguientes considerandos es necesario incluir, en atención a las decisiones adoptadas, para lo cual se realiza la siguiente división: (i)

Viabilización, priorización, aprobación de proyectos de inversión

financiados con

recursos del Sistema General de Regalías, designación de la entidad pública ejecutora del proyecto y de la instancia encargada de adelantar la interventoría, aprobación de vigencias futuras. (ii)

Ajustes;

(iii)

Prórrogas para el cumplimiento de requisitos;

(iv) Liberación de recursos (v)

Considerandos finales.

(i)

Viabilización, priorización, aprobación de proyectos de inversión financiados

con recursos del Sistema General de Regalías, designación de la entidad pública ejecutora y de la instancia encargada de adelantar la interventoría, aprobación de vigencias futuras. Que de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1530 de 2012, los Órganos Colegiados de Administración y Decisión son los responsables de definir los proyectos de inversión sometidos a su consideración que se financiarán con recursos del Sistema General de Regalías, así como de viabilizar, aprobar y priorizar la conveniencia y oportunidad de financiarlos y de definir su ejecutor que será de naturaleza pública. 12

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1530 de 2012, el Departamento Nacional de Planeación mediante oficio XXXX del xxxx (fecha) viabilizó los proyectos de inversión que cuentan con cofinanciación de los recursos del Presupuesto General de la Nación, los cuales se presentan a este Órgano Colegiado de Administración y Decisión para su priorización y aprobación. Que el parágrafo primero del artículo 23 del Decreto 1949 de 2012 establece que los proyectos de inversión podrán ser viabilizados, aprobados y designados sus ejecutores en una sola sesión del Órgano Colegiado de Administración y Decisión, correspondiéndole a la Secretaría Técnica adelantar el registro en el respectivo banco de Programas y Proyectos dentro de la misma sesión. Que según el artículo 28 de la Ley 1530 de 2012, corresponde a los Órganos Colegiados de Administración y Decisión designar los ejecutores de los proyectos de inversión y decidir la instancia que adelante la contratación de la interventoría en los términos del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, atendiendo la importancia, naturaleza o cuantía del proyecto de inversión. Que de acuerdo con el parágrafo primero del artículo 23 del Decreto 1949 de 2012, los proyectos de inversión podrán ser viabilizados, aprobados y designados sus ejecutores en una sola sesión del Órgano Colegiado de Administración y Decisión. Que de conformidad con lo establecido en el artículo 28 de la Ley 1530 de 2012 y el artículo 4 del Decreto 414 de 2013 las entidades públicas designadas como ejecutoras deben garantizar la correcta ejecución de los recursos asignados al proyecto de inversión, así como el suministro y registro de la información veraz, oportuna e idónea para realizar el monitoreo, seguimiento, control y evaluación de los recursos del SGR en las condiciones, instrumentos y herramientas definidos para tal efecto por el Departamento Nacional de Planeación en Circulares 03 de 2012, 62 y 63 de 2013; y SMSCE 001 y 002 de 2012 y, las Resoluciones 1789 y 2620 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Que la Ley 1530 de 2012 en sus artículos 94 y 97 establece la posibilidad de asumir compromisos con cargo a vigencias futuras para órganos, fondos y beneficiarios del Sistema General de Regalías y para Entidades Territoriales receptoras directas de regalías y compensaciones, respectivamente, previo cumplimiento de requisitos y autorizaciones allí señalados. Que conforme al artículo 25 de la Ley 1606 de 2012 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, corresponde al Órgano Colegiado de Administración y Decisión dar las autorizaciones de vigencias futuras para la asunción de compromisos en los que se prevea la provisión de bienes y servicios por fuera de la bienalidad respectiva por parte de las entidades designadas como ejecutoras y estas dispongan de apropiación suficiente con cargo al presupuesto del respectivo bienio del Sistema General de Regalías, así como, las autorizaciones de vigencias futuras solicitadas por 13

las entidades designadas como ejecutoras de los proyectos de inversión que requieran recursos de posteriores bienalidades de dicho Sistema.

(ii) Ajustes: Que el XX (día) de xxx mes de xxxx año, el Representante legal XXX de (Entidad Territorial, Corporación Autónoma Regional o el Representante de la correspondiente comunidad minoritaria étnica, radicó ante esta Secretaría Técnica solicitud(es) de ajuste(s) de algunos proyectos de inversión para la respectiva viabilización (si aplica), priorización y aprobación de ajustes por parte del OCAD XXX. Que el XX (día) de mes de año, el Representante legal XXX de la respectiva entidad territorial, Corporación Autónoma Regional o el Representante de la correspondiente comunidad minoritaria étnica, radicó ante esta Secretaría Técnica solicitud(es) de ajuste(s) de algunos proyectos de inversión la ión cual fue viabilizada por el Departamento Nacional de Planeación mediante oficio XXXXX del (día, mes y año) y se presenta a este Órgano Colegiado para su priorización y aprobación. Que las decisiones que se adoptan en el presente Acuerdo en relación con dicha(s) solicitud(es) de ajuste, se rigen por lo previsto en el Acuerdo 014 de 2013 expedido por la Comisión Rectora, o aquel que lo modifique, adicione o sustituya, mediante el cual se define el procedimiento para realizar ajustes a los proyectos de inversión financiados con recursos del Sistema General de Regalías. (iii) Prórrogas para el cumplimiento de requisitos. Que de conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1949 de 2012, el Órgano Colegiado de Administración y Decisión –OCAD-, previa solicitud del representante legal de la Entidad territorial que presentó el proyecto de inversión, podrá prorrogar el plazo del cumplimiento de los requisitos de la fase de ejecución, si a los seis (6) meses de la aprobación del proyecto no han sido completados dichos requisitos Que el representante legal XXX de la Entidad territorial o de la Entidad Pública Ejecutora), mediante oficio de fecha XXX de XXX de XXX, solicitó a la Secretaría Técnica del OCAD prórroga para el cumplimiento de requisitos de la fase de ejecución de proyectos de inversión aprobados previamente por este OCAD. (iv) Liberación de recursos: Que de conformidad con lo dispuesto en el inciso 3° del artículo 25 del Decreto 1949 de 2012 y la Circular 0057 de 2013 de la Secretaria Técnica de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías, si a los seis (6) meses de la aprobación del proyecto no han sido completados los requisitos de la fase de ejecución, los recursos establecidos para el respectivo proyecto, podrán ser liberados para aprobar otros proyectos de inversión, pudiendo el Órgano Colegiado

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de Administración y Decisión prorrogar hasta por seis (6) meses más el cumplimiento de dichos requisitos. Que XXX (indicar sujeto), mediante oficio de fecha XXX de XXX de XXX, solicitó a la Secretaría Técnica presentar para aprobación del OCAD la solicitud de liberación de recursos para aprobar otros proyectos, teniendo en cuenta que pasaron seis (6) meses contados a partir de la comunicación por medio del cual se aprobó el proyecto XXX (indicar nombre del proyecto), sin que hubiese sido posible completar los requisitos de ejecución previstos en el Acuerdo 13 de 2012 modificado por el Acuerdo 14 de 2013; en el Acuerdo 15 para proyectos de inversión financiados con recursos de ciencia, tecnología e innovación y en el Acuerdo 17 de 2013, para proyectos presentados a partir del 1 de enero de 2014, según corresponda. Importante tener en cuenta si el proyecto fue aprobado de conformidad con los requisitos establecidos en el Acuerdo 13 de 2013, el Acuerdo 17 de 2013 o el Acuerdo 15 de 2012, este último aplica para proyectos del FCTeI

(IV). Considerandos finales: Al igual que el considerando general los considerandos finales

deben incluirse independientemente de las decisiones que se tomen en el OCAD.

Que mediante citación enviada a través de oficio/correo electrónico del _____(día) de mes de año, la Secretaría Técnica del OCAD XXX, convocó a sesión a los miembros del OCAD con el objeto de viabilizar, priorizar y aprobar el/los proyecto(s) de inversión financiado(s) con recursos del Sistema General de Regalías, materia del presente acuerdo, así como para designar su ejecutor, la instancia encargada de adelantar la interventoría de los contratos que se deriven del mismo y aprobar las vigencias futuras. Que el artículo 6 del Acuerdo 004 de 2012, expedido por la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías, establece que el acta aprobada por los miembros del OCAD, será el soporte para adoptar mediante acuerdos, las decisiones de los OCAD sobre los proyectos de inversión, los cuales serán suscritos y expedidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción de la referida acta por el Presidente y el Secretario Técnico de dicho órgano colegiado, debiendo ser comunicados a los ejecutores y beneficiarios de recursos. Que la(s) decisión(es) que se adopta(n) a través del presente Acuerdo, se encuentra(n) soportada(s) en el/las Acta(s) No(s). XXX del XX de XXX de XXX, suscrita(s) por el Presidente y Secretario Técnico del OCAD XXX, respectivamente. CAMPO EDITABLE PARA LOS DEMÁS QUE CONSIDERE LA SECRETARÍA TÉCNICA.

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3. Parte dispositiva. El Sistema SUIFT-SGR relacionara los proyectos de inversión, sus componentes y las decisiones adoptadas con el objeto de tener precisión y certeza de la información que se encuentra en los acuerdos así:

Para mayor claridad del acuerdo, debe utilizarse un artículo para cada proyecto presentado para decisión del OCAD

Las tablas deben corresponder a las discriminadas en el Acta

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CAMPO EDITABLE

ARTÍCULO XX. Las entidades designadas en el (los) artículo(s) anterior(es) como Entidades Públicas Ejecutoras de los proyectos aprobados, serán responsables de la recolección, custodia y reporte al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación - SMSCE de la información veraz, oportuna e idónea del proyecto, desde la aprobación hasta su cierre, así como del expediente del proyecto formulado que será trasladado por la respectiva Secretaría Técnica a éste.

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ARTÍCULO XX. Los proyectos de inversión deben ser ejecutados de conformidad con el régimen contractual aplicable a la entidad pública designada ejecutora, el régimen presupuestal señalado por el Sistema General de Regalías y con sujeción a los términos de su aprobación. Lo anterior en virtud de la responsabilidad señalada en el artículo 17 de la Ley 1606 de 2012.

ARTÍCULO XX. Es responsabilidad de la entidad pública designada ejecutora, solicitar los certificados de cumplimiento de requisitos previos al inicio de la etapa contractual/previos al acto administrativo de apertura de proceso de selección ante la Secretaria Técnica del Órgano Colegiado de Administración y Decisión, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 013 de 2012 / Acuerdo 017 de 2013 / Acuerdo 015 de 2013.

ARTICULO XX. De conformidad con lo señalado en el artículo 25 del Decreto 1949 de 2012, aclarado con Circular 0057 de 2013 proferida por la Secretaría Técnica de la Comisión Rectora, el/ los ejecutor(es) cuenta(n) con un término de seis (6) meses prorrogables por un término igual, contados a partir de la fecha de comunicación del presente Acuerdo, para cumplir los requisitos previos al inicio de la etapa contractual o previos al acto administrativo de apertura de proceso de selección de los proyectos de inversión aprobados. Vencido este término sin que se hubiesen completado dichos requisitos, se podrá solicitar la liberación de recursos para aprobar otros proyectos. El Departamento Nacional de Planeación adelantara la viabilización de los ajustes a proyectos de inversión cofinanciados con PGN

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ARTÍCULO XX. Los recursos liberados a través del presente Acuerdo, deberán ser tenidos en cuenta por la Secretaría Técnica del OCAD Región Caribe para efectos de la aprobación de proyectos de inversión y su concordancia con la estimación de disponibilidad y el Plan Bienal del Caja, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 23 del Decreto 1949 de 2012 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Si como consecuencia de la prórroga del plazo para el cumplimiento de requisitos sometido a consideración del OCAD, se aprobaron vigencias futuras de recursos o de ejecución, insertar la siguiente tabla, de lo contrario no incluirla.

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IV. ELABORACIÓN DE ACTAS Y ACUERDOS VIRTUALES

El artículo 2° del Acuerdo 04 de 2013, de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías, establece que los OCAD se reunirán ordinaria o extraordinariamente de manera presencial o siempre que resulte necesario, a través de sesiones virtuales cuando por cualquier medio todos sus miembros puedan deliberar o decidir por comunicación simultanea o sucesiva. Las proformas de actas y acuerdos de sesiones virtuales guardan los mismos parámetros establecidos para las sesiones presenciales, no obstante y en atención a sus particularidades es indispensable para su construcción tener en cuenta lo siguiente:

PROFORMAS ACTAS VIRTUALES: - En el encabezado es indispensable dejar por establecido que se trata de una sesión virtual, además de indicarse la hora de inicio y finalización de la misma.

ÓRGANO COLEGIADO DE ADMINISTRACIÓN Y DECISIÓN Región Caribe SECRETARÍA TÉCNICA ACTA No. 1 La Secretaria Técnica del OCAD Región Caribe, en virtud de lo establecido en los artículos 36 de la Ley 1530 de 2012; 8° de del Decreto 1075 de 2012; 2° y 5° del Acuerdo 4 de 2012 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías, previa solicitud del presidente, convocó el xxx de xxx de 20xxx a sesión virtual para el día xx de xxx de 20xx, entre las xx y xx ( indicar la hora a.m. – p.m.) y remitió los archivos que contienen xxx (orden del día, etc especificar los documentos que se envían-) para su ----------- (indicar si es para consideración y aprobación u otras decisiones que se puedan adoptar). Así mismo informó a los integrantes del OCAD que el correo habilitado para la participación en el OCAD es xxxxxxxxx@xxx (indicar correo electrónico de la secretaria técnica)

Establecer que se trata de una sesión virtual, además de indicarse la hora de inicio y finalización de la misma.

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- Al discriminarse los miembros e Invitados del OCAD es pertinente establecer la manera como hicieron presencia en la sesión virtual, bien se trate de correo electrónico o fax o de otro medio, señalando la hora en que se recibe el mismo. MIEMBROS DEL OCAD Participaron en la sesión del OCAD (Regional, departamental y municipal) los siguientes miembros:

No.

NOMBRE

ENTIDAD – CARGO

CORREO HORA

NIVEL DE GOBIERNO QUE REPRESENTA

1

Gobierno Nacional

2

Gobierno Departamental

3

Gobierno Municipal

4

Representantes de las Universidades Públicas (4) y Privadas (2) (aplica para OCAD de CTI)

Se debe discriminar la hora en que se recibe el correo que manifiesta la presencia de uno de los miembros ene le OCAD

- Al recibirse las votaciones por parte de los miembros del OCAD se debe insertar dentro del acta un cuadro que discrimine el medio y la hora de envió del correspondiente voto, dependiendo de la decisión que se este tomando.

RECIBIDO DE LAS VOTACIONES

NIVEL DE GOBIERNO QUE REPRESENTA

Medio de Envió Remitido por

Hora

Se debe discriminar el medio y hora de envió del voto.

(Correo electrónico, Fax)

NIVEL NACIONAL NIVEL DEPARTAMENTAL NIVEL MUNICIPAL

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PROFORMAS ACUERDOS VIRTUALES: -Dentro de los considerandos finales del Acuerdo, es indispensable hacer mención a que la convocatoria efectuada por el OCAD es para adelantar una sesión virtual, especificando la fecha exacta de la misma y la hora de su inicio y finalización, además del correo electrónico de la secretaria técnica para la participación en el OCAD. CONSIDERANDOS FINALES Que la Secretaria Técnica del OCAD ____________, en virtud de lo establecido en los artículos 36 de la Ley 1530 de 2012; 8° de del Decreto 1075 de 2012; 2° y 5° del Acuerdo 4 de 2012 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías, previa solicitud del presidente, convocó mediante correo electrónico del xxx de xxx de 20xxx a sesión virtual para el día xx de xxx de 20xx, entre las xx y xx ( indicar la hora a.m. – p.m.). Así mismo informó a los integrantes del OCAD que el correo habilitado para la participación en el OCAD es xxxxxxxxx@xxx (indicar correo electrónico de la secretaria técnica)

Especificar fecha exacta y hora de inicio de la sesión, además del correo electrónico de la Secretaria Técnica.

Que en la convocatoria remitió los archivos que contienen (orden del día, etc - especificar los documentos que se envían-) para que los miembros del OCAD viabilicen, prioricen y aprueben el/los proyecto(s) de inversión financiado(s) con recursos del Sistema General de Regalías, materia del presente acuerdo, así como para designar la entidad pública ejecutora del proyecto, la instancia encargada de adelantar la interventoría de los contratos que se deriven del mismo y aprobar las vigencias futuras. Que el día xx de xxx de 20xx, la Secretaria Técnica a través de correo electrónico enviado a los miembros del OCAD xxx manifestó que siendo las XXX se da apertura a la sesión, indicando que una vez recibida la confirmación de participación por cada uno de los miembros, la sesión del OCAD cuenta con el quórum requerido, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 y numeral 9 del artículo 8º del Decreto 1075 de 2012. Que el artículo 6 del Acuerdo 004 de 2012, expedido por la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías, establece que el acta aprobada por los miembros del OCAD, será el soporte para adoptar mediante acuerdos, las decisiones de los OCAD sobre los proyectos de inversión, los cuales serán suscritos y expedidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción de la referida acta por el Presidente y el Secretario Técnico de dicho órgano colegiado, debiendo ser comunicados a los ejecutores y beneficiarios de recursos. Que la(s) decisión(es) que se adopta(n) a través del presente Acuerdo, se encuentra(n) soportada(s) en el/las Acta(s) No(s). XXX del XX de XXX de XXX, suscrita(s) por el Presidente y Secretario Técnico del OCAD Región Caribe, respectivamente.

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