ESTUDIO ORGANIZACIONAL • Estructura organizacional: Es fundamental hacer esfuerzos para identificar el modelo administrativo al cual debe ajustarse el proyecto y amoldarse a los propósitos de la empresa. Adicionalmente la organización debe estar constituida por niveles, los cuales deben de tener objetivos claramente definidos, basados en información confiable y oportuna, y una administración eficiente de los recursos que permitan el logro de los objetivos del proyecto. Todas las actividades que se deben ejecutar, tanto en la etapa de ejecución como de operación, deben ser coordinadas y controladas por un ente u órgano administrativo que garantice la consecución de los objetivos planeados. Los efectos económicos de la estructura organizativa se manifiestan tanto en las inversiones como en los costos de operación del proyecto. La cuantificación de los elementos que componen estos rubros en términos monetarios y su proyección en el tiempo son los objetivos que busca el estudio organizacional. • Aspecto jurídico para legalización de la empresa: Este componente es aplicable cuando el proyecto no está enmarcado dentro del aparato funcional de una organización ya constituida, pero hace parte de una iniciativa independiente, la cual debe avanzar paralelamente en su formulación con los demás componentes, y determinar de forma precisa, cómo piensa operar dentro del marco jurídico y qué normas debe acatar para desarrollar su misión. Al tomar la decisión sobre el tipo de empresa que se creará, se debe tener en cuenta la conveniencia del proyecto, su constitución jurídica y las aspiraciones y posibilidades de las partes interesadas.

• Tipos de empresas: Existen varios tipos de empresas: o Empresas individuales y colectivas. Las primeras pertenecen a un solo propietario y las segundas son constituidas entre varios socios. o Sociedades de personas (en comanditas simples, cooperativas y comunitarias), de capital (anónimas, en comanditas por acciones, de responsabilidad limitada y unipersonales) y mixtas. o Empresas sin ánimo de lucro (son de ayuda y no buscan generar rentabilidad monetaria) y con ánimo de lucro (buscan generar rentabilidad económica). Estas razones determinan el respaldo legal con el que debe contar el proyecto para desarrollar las actividades correspondientes a su implementación y operación.

Toda empresa debe legalizarse inicialmente por escritura pública cuando a ello hubiere lugar y luego registrarse en la Cámara de Comercio, donde se expide el registro mercantil, para poder legalizarse ante la DIAN (RUT) y otros permisos o licencias que debe obtener de acuerdo al tipo y características del proyecto a implementar. • Modelo de organización: Está determinado por un equipo directivo y unas líneas de autoridad, donde es asignando a cada proceso el líder más indicado para determinado equipo de trabajo. Estos niveles deben tener objetivos claramente definidos, oportuna y confiable información y una administración eficiente de los recursos.

Diagrama funcional: En este tipo de modelo organizacional los empleados se agrupan teniendo en cuenta su especialidad (administración, marketing, ingeniería, producción, etc). Las áreas funcionales pueden ser únicas y dependen de un solo responsable o puede ser divididas de acuerdo al tamaño de las mismas (se tiene cierta dificultad cuando el proyecto no pertenece a una sola área). La estructura funcional está especialmente adaptada para la realización de actividades continuas, en este tipo de organización es difícil hacer la gestión de proyectos. Diagrama proyectual: Está orientado a la ejecución de proyectos como acción fundamental de la organización. En este tipo de empresa la responsabilidad de mayor nivel está a cargo de los directores del proyecto, a quienes se les asigna el personal requerido para la ejecución de los trabajos programados. Esta estructura facilita la gestión de proyectos. Diagrama matricial: Integra las dimensiones funcional y proyectual, donde se designa un director responsable del proyecto y se selecciona un grupo de empleados que participarán en el desarrollo de los trabajos y que pueden pertenecer a varias áreas funcionales. Éstos pueden regresar a su sitio de trabajo inicial cuando se termina el proyecto y pueden participar en uno nuevo, perteneciente a la misma organización. Es ideal para negocios de gran volumen y complejidad, y sólo se facilita en organizaciones de características especiales. • Costos administrativos: Están relacionados con los costos de personal directivo, administrativo y de servicios, las depreciaciones, los servicios públicos, los arriendos, gastos de mantenimiento, seguros, patentes, entre otros. • Instrumentos de gestión: Entre los principales tenemos: El presupuesto, el control de calidad, el cronograma de actividades y los indicadores de gestión.