UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DIRECTIVA PARA LA SOLICITUD DE ENVIOS NACIONALES Y AL EXTERIOR
Código: D-1-C-L-06 Versión: 01 / 28.11.2014 División: Logística Página : 1 de 4
GENERALIDADES 1. Toda solicitud de envíos nacionales y al exterior debe tener sustento presupuestal, debiendo indicar el saldo del centro de costo que financiará el gasto. 2. Solamente se podrá contratar proveedores que hayan sido previamente evaluados y aprobados por la División de Logística. 3. Todo envío nacional y al exterior a nombre de la UPCH deberá ser informado a la División de Logística. 4. La Dirección General de Administración no se responsabiliza por el contenido del envío. 5. Es responsabilidad de la Unidad de Gestión, Proyecto o Consultoría verificar que el envío no contenga bienes o productos no autorizados por ley. OPERATIVIDAD 1. Toda solicitud de envíos nacionales y al exterior debe presentarse en el formato “Solicitud de Envíos Nacionales y al Exterior” (Anexo N° 1) debidamente firmado por la persona responsable de la Unidad de Gestión: Director Administrativo o Administrador en caso de las Facultades, Director en el caso de las Direcciones Universitarias, Jefe de Oficina de tratarse de Oficinas o Investigador Principal en caso de los Proyectos de Investigación, asimismo debe registrar el saldo del centro de costo (sólo para el caso de los Proyectos). 2. Las solicitudes de envíos nacionales o al exterior de documentos, deberán ser presentadas con 1 día útil de anticipación a la fecha deseada de envío del documento. 3. En el caso de envíos de muestras, productos que requieran un embalaje especial o que requieran congelamiento deberá coordinarse con 4 días útiles de anticipación. 4. En el caso de regularizaciones de importaciones temporales, deberá coordinarse con 7 días útiles de anticipación. 5. En caso de envío de muestras o productos valorizados en USD2,000.00 o más y/o cuyo Peso/Volumen sea igual o mayor a 50kg. deberá coordinarlo con el área de Importaciones de la División de Logística con 7 días útiles de anticipación. 6. Cuando el consignatario asuma los gastos del envíos por Courier (valorizados en menos de USD2,000.00 y/o con peso menor a 50Kg. Peso/ volumen), el Jefe de la Unidad de Gestión Proyecto o Consultoría podrá gestionar y coordinar directamente el envío.
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División: Logística Página : 2 de 4
ANEXO N° 1: SOLICITUD DE ENVIOS NACIONALES Y AL EXTERIOR (F-1-C-L-12) UNIDA D DE GESTIÓN GOB IERNO Y A DM INISTRA CIÓN
Có digo :
D IR EC C IÓN GEN ER A L D E A D M IN IST R A C IÓN
SISTEM A DE GESTIÓN DE LA CA LIDA D
Versió n: Divisió n:
SOLICITUD DE ENVIOS NACIONALES Y AL EXTERIOR
P ágina:
F-1-C-L-12 02 / 02.09.2013 Lo gística 1de 1
Solictud Nº (Del usuario) Fecha de emisión I. SOLICITANTE (Unidad de Gestión, Proyectos, consultorìas ) Unidad de gestión:
Contacto:
Teléfono o Anexo:
E-m ail:
PAGO DEL ENVIO LO ASUMIRA:
ENVIO POR:
(
) EL CONSIGNA TA RIO: N° DE CUENTA ………………………………
*
(
) COURIER
(
) EL REM ITENTE: INDICA R EL CENTRO DE COSTO A CA RGA R
*
( (
) SERPOST ) EXPORTACIÓN TEMPORAL POR DE EQUIPO, PLAZO (N° DIAS (DEBE ADJUNTARSE ) EXPORTACIÓN TEMPORAL PLAZO (N° DIAS …………….) ) EXPORTACIÓN DEFINITIVA
( ( CÓDIGO CENTRO P RESUP UESTA L
DESCRIP . DEL CENTRO P RESUP UESTA L
SALDO DE CUENTA :
Firma y Sello II. DATOS DEL REMITENTE Y CONSIGNATARIO: REMITENTE: Nombre CONSIGNATARIO: Nombre: Compañía: Dirección: Teléf ono: III. DESCRIPCIÓN DEL ENVIO CANTIDAD
Código Postal:
DESCRIPCIÓN
PESO APROXIMADO
País:
P R E C IO R E F E R E N C IA L US D
Kg. VOLUMEN APROXIMADO
IV. ALMACENAJE DEL PRODUCTO: ( ( (
) TEMPERATURA AMBIENTE ) REFRIGERADA (GEL PACK) ) REFRIGERADA (HIELOS SECO)
OBSERVACIONES:
NOTA: ( * )IMPORTES MENORES DE $ 2,000 Y CON PESO MENOR A 50 Kg. PUEDE SER ENVIADO POR COURIER O SERPOST. IMPORTES O PESOS MAYORES SERÁN ENVIADOS COMO CARGA.
……………………………………….. FIRM A Y SELLO RESP ONSA B LE DE UNIDA D DE GESTIÒN C o ns ult a s : e-mail: clivia.barro
[email protected]. A nexo : 2317, Nextel: 981148143 e-mail: mery.guerrero
[email protected]. A nexo : 2317.
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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO SOLICITUD DE ENVIOS NACIONALES Y AL EXTERIOR (F-1-C-L-12) Este formato deberá ser llenado en original y una copia: Original a División de Logística Copia como cargo para el solicitante I. Datos de solicitante: Se deberán consignar los siguientes datos generales: - Solicitud Nº : Será llenado por el solicitante - Fecha : Los dos últimos dígitos. Ejemplo: 18/03/13 - Unidad de Gestión: Denominación de la misma, será llenado por el solicitante - Contacto : Nombre y apellido de la persona con la que se coordinará - Email : Dirección de correo electrónico de la persona de contacto - Teléfono o anexo : Número de línea directa o anexo de la persona de contacto Se deberán consignar los siguientes datos específicos respecto al Servicio - Marcar con un aspa si el costo del envío lo asumirá el consignatario, en cuyo caso se colocará el número de la cuenta del consignatario con la empresa Courier y el nombre del Courier, o si lo asumirá el remitente u ordenante. - Marcar con un aspa si el envío debe realizarse por Courier o por Serpost, teniendo en cuenta que podrán enviarse documentos o bienes con un peso menor de 50 kg. y un valor total menor de US$2,000.00. - Marcar con un aspa si se tratare de una exportación temporal por reparación de equipo, en cuyo caso debe adjuntarse la proforma e indicar el tiempo que estará en el exterior, o si se tratare de otras exportaciones temporales indicando el tiempo que estará en el exterior o si se tratare de una exportación definitiva. - Código de Centro Presupuestal: Código actual del centro presupuestal - Descripción del Centro Presupuestal: Nombre del Centro Presupuestal - Saldo de Cuenta: Deberá ser colocado el saldo del Proyecto con firma y sello de la persona autorizada, previo a su entrega a la División de Logística. II. Datos de remitente y consignatario: - Remitente – Nombre: Nombre de la persona que realiza el envío - Consignatario - Nombre: Nombre de la persona que recepcionará el envío - Compañía : Razón social del consignatario - Dirección : Dirección a donde se realizará el envío - Teléfono : Teléfono de consignatario - País : País a donde se realizará el envío - C. Postal : Código postal de la persona o consignatario del envío - Cantidad : Número de productos que envía III. Descripción del envío:
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Descripción : Descripción de producto que esta enviando Precio Referencial USD: Precio referencial del producto. Peso Aproximado : Incluir el peso bruto aproximado del envío Volumen Aproximado: Incluir el volumen o dimensiones aproximadas del envío
IV. Almacenaje del producto: - Marcar con un aspa la condición de almacenamiento del envío: Temperatura ambiente, refrigerada (gel pack) o congelada (hielo seco) - Observaciones: Incluir cualquier otra información que considere importante Firma y Sello Responsable Unidad de Gestión: Nombre completo y sello de la persona autorizada para firmar en representación de la Unidad de Gestión o Investigador Principal.
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