UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DIRECTIVA SOBRE SOLICITUD DE IMPORTACION DE REACTIVOS, PRODUCTOS QUIMICOS NO FISCALIZADOS, BIENES Y EQUIPOS EN GENERAL
Código: D-1-C-L-01 Versión: 01 / 28.11.2014 División: Oficina DGA Página : 1 de 8
GENERALIDADES 1. Toda solicitud de reactivos, productos químicos no fiscalizados, bienes y equipos en general a ser adquiridos en el mercado internacional debe tener sustento presupuestal, debiendo indicar el saldo del centro de costo que financiará el gasto. En el caso de Proyectos, Convenios y Consultorías, el presupuesto deberá ser aprobado por la entidad financiadora. 2. Es necesario que la partida presupuestal o centro de costo correspondiente tenga saldo a favor para que la División Logística emita la Orden de Compra al proveedor. 3. La solicitud deberá estar asociada a actividades propias de la Universidad. 4. No se atenderán importaciones aisladas realizadas por las diferentes Unidades de Gestión y proyectos que no hubieren sido solicitadas y canalizadas a través de la División de Logística. 5. Los costos de desaduanaje serán cargados al centro de costos que el usuario hubiere indicado en su solicitud, a menos que el proveedor asuma todos los gastos desde origen (flete, desaduanaje, tributos aduaneros, transporte de entrega y otros). 6. Los bienes liberados de impuestos no podrán ser vendidos o cedidos en el plazo de 4 años contabilizados a partir de la declaración ante Sunat, previa coordinación con División de Logística (Importaciones y Patrimonio). El Ministerio de Educación establece Auditorías para este tipo de bienes, en el que deben verificar de que existan físicamente, si están ubicados en el lugar según lo declarado y están siendo utilizados para los fines declarados. 7. Solamente se podrá comprar a proveedores que hayan sido evaluados y aprobados previamente por la División de Logística. 8. Otras generalidades estipuladas en las Directivas de Procesos y Políticas de Adquisiciones. OPERATIVIDAD 1. El usuario hará su consulta vía correo electrónico a la División Logística (Importaciones), adjuntando el formato Especificaciones Técnicas, por lo que se le asesorará respecto a la importación según el tipo de operación que necesite realizar. La respuesta a la consulta se dará en un tiempo máximo de 7 días calendarios, lo que dependerá de la complejidad de la consulta. La División de Logística no asumirá ningún compromiso a nombre de la Universidad por esta consulta. Si la consulta amerita algún gasto, el usuario deberá presentar la solicitud que contenga el centro de costo a donde se cargarán los gastos.
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2. Si los suministros a importar son restringidos por parte de DIGEMID o SENASA, el usuario deberá coordinar con la Asistente de la División de Logística (Químico Farmacéutico) la obtención de la autorización respectiva según el tipo de investigación o afines: CLASIFICACION DE TIPO DE INVESTIGACIONES O AFINES
TIPO DE IMPORTACION
ESTUDIO
O
MOTIVO DE
INSTITUCION EL TRAMITE
DONDE SE REALIZA
TIEMPO DE OBTENCION DEL DCTO
ENSAYOS CLÍNICOS El Usuario deberá tramitar la autorización para realizar el ensayo clínico ante el INS*, una vez que cuente con la autorización respectiva deberá acercarse a la División de Logística Químico Farmacéutico) para que tramite la autorización ante DIGEMID.
DIGEMID
Entre 30 y 60 días con documentación completa y sin observaciones por DIGEMID
INSTITUTO NACIONAL DE SALUD
Entre 15 a 30 días con documentación completa y sin observaciones por INS
DIGEMID
Entre 30 y 45 días hábiles con documentos completos y sin observaciones
DIGEMID emite un oficio autorizando la importación. *En caso de requerirlo la Asistente de la División de Logística (Químico Farmacéutico) brindará la asesoría necesaria para el trámite ante el INS.
ESTUDIOS OBSERVACIONALES El Usuario deberá presentar a la Asistente de la División de Logística (Químico Farmacéutico) la documentación necesaria para la ampliación del listado de suministros a importar. Asistente de la División de Logística (Químico Farmacéutico) deberá presentar la documentación requerida según sea el caso. Estos documentos serán evaluados por el INS. El INS emite un oficio de toma de conocimiento de ampliación de listado de suministros.
IMPORTACION DE EQUIPOS, REACTIVOS Y/O SUMINISTROS PARA FINES EXCLUSIVOS DE CAPACITACIÓN Y ESTUDIOS DE INVESTIGACIÓN El Usuario deberá presentar a la División de Logística (Químico Farmacéutico) los documentos solicitados según sea el caso (previa coordinación con el Q.F.) La División de Logística ((Químico Farmacéutico)) deberá presentar la solicitud de autorización a DIGEMID. Estos documentos serán evaluados por DIGEMID, luego DIGEMID emite un oficio autorizando la importación.
3. Toda solicitud de importación se recibirá en la División Logística y para ello se utilizará el formato “Solicitud de Importaciones” (Anexo N° 1), adjuntando el formato de Especificaciones Técnicas (Anexo N° 2), copia de la proforma definitiva y/o carta/correo del proveedor y/o consulta anterior
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por correo y/o cualquier otro documento relacionado con la misma. Asimismo incluirá la Justificación Educativa indicando objetivos y metas de la adquisición. La Solicitud de Importación será remitida físicamente con toda la documentación a la División de Logística (secretaria de Logística), en el caso de solicitar el trámite de autorización de importación ante DIGEMID y/o SENASA, deberá entregar los documentos indicados por la Asistente de División de Logística (Químico Farmacéutico) 4. Para la importación, los proveedores deberán presentar los siguientes documentos: - En caso de Compra: a) Factura original o Commercial Invoice. b) Dependiendo del termino de compra: Conocimiento de embarque aéreo (airway bill), marítimo (bill of lading) o terrestre (carta porte) o aviso postal, en cualquiera de los casos el documento es en original. c) Lista de Empaque o Packing List original, si existiere. d) Dependiendo del término de compra: Póliza de Seguro original, si producto de la negociación el proveedor debiera aseguar el bien, la cual debe cubrir el 100% del valor costo y flete (CFR) del bien. Preferentemente, el seguro deberá contratarse localmente por intermedio de la División de Logística (Importaciones). - En caso de Donación: a) Carta de Donación original, indicando el valor de los productos por ítem. b) Copia de Factura de compra del donante (en caso de tratarse de productos nuevos). En caso el producto o equipo sea usado no es necesaria la presentación de este documento. c) Conocimiento de embarque aéreo (airway bill), marítimo (bill of lading) o terrestre (carta porte) o aviso postal, en cualquiera de los casos el documento es en original. d) Lista de Empaque (Packing List) original. e) Póliza de Seguro original si existiere - En caso de Importación Temporal (sólo aplicable a equipos que se necesitara importar temporalmente pero que finalmente serán devueltos al exterior y deberán ser reexportados en un plazo máximo de 18 meses sin haber sufrido modificación alguna): a) Factura original. b) Conocimiento de embarque aéreo (airway bill), marítimo (bill of lading) o terrestre (carta porte), en cualquiera de los casos el documento es en original. c) Lista de Empaque o Packing List original, si existiere. d) Póliza de Seguro original si existiere 5. Los bienes cuyo valor costo y flete (CFR) sea igual o mayor de US$500.00 >2000/carga (que no venga por courrier) y que no hayan sido asegurados de origen, serán asegurados por la póliza flotante de la Universidad y su costo será asumido por el centro de costo solicitante de la importación. (Deducible mínima $ 200 o 1% valor, prima $ 30 +IGV).
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6. Para presentar la operación a la Aduana se requiere los documentos originales. Con copias se avanzará en preparar la documentación pero para la numeración ante la Aduana es obligatorio contar con los documentos originales. 7. A la llegada de los documentos originales señalados se solicitará la liberación de impuestos a Ad Valorem e IGV, para aquellos productos que se encuentren incluidos en la norma respectiva (DS 046-97-EF y modificatorias). 8. En el caso de bienes donados que tengan o no tengan carta de donación pero que estén liberados de impuestos o compras de productos que estén liberados de impuestos, se realizará un pago por cada factura comercial presentada, por el 0.467% del valor de la UIT y se presentará la documentación por la liberación ante el Ministerio de Educación. 9.
La División de Logística (Importaciones), en caso existiese la posibilidad de aplicar liberación de impuestos evaluará la conveniencia del régimen a ser aplicado, desde el punto de vista económico y tiempos en coordinación con el usuario.
10. Una vez completada la documentación por parte de los proveedores y presentada la documentación para liberación ante el Ministerio de Educación se presentará la operación a Sunat, y luego de su proceso, se retirarán normalmente en un plazo máximo de 3 días calendarios, según el tipo de importación, salvo que la Sunat notifique a la Universidad requiriendo mayor información o documentación por la operación. ANEXOS Anexo N° 1: F1CL08 SOLICITUD DE IMPORTACIÓN Anexo N° 2: F1CL01 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
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Anexo N° 1: F-1-C-L-08 SOLICITUD DE IMPORTACIÓNES UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN
Código:
F-1-C-L-08
D IR E C C IÓ N G E N E R A L D E A D M IN IS T R A C IÓ N
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SOLICITUD DE IMPORTACIONES
Versión:
03 / 02.09.2013
División:
Logística
Página:
1 de 1
Solictud Nº (Del usuario) Fecha de emisión
I. SOLICITANTE (Unidad de Gestión, Proyectos, consultorìas)
Unidad de gestión:
Contacto:
E_mail:
Telèfono o Anexo:
LOS GASTOS DE IMPORTACIÓN SERÁN ASUMIDOS POR: ( )
EL PROVEEDOR
( )
EL CONSIGNATARIO
CÓDIGO DE CENTRO PRESUPUESTAL
SALDO DE CUENTA :
VLD DESCRIP. DEL CENTRO PRESUPUESTAL
II. DATOS DEL PROVEEDOR
REMITENTE: EMPRESA:
CONTACTO
E-MAIL:
TELÉFONO:
III. DEL PRODUCTO
( ) COMPRA AL EXTERIOR ( ) DONACIÓN ( ) IMPORTACIÓN TEMPORAL (Para su Reexportación en un plazo máximo de 18 meses en el mismo estado)
DESCRIP. GEN. PRODUCTOS
PRECIO REFERENCIAL USD
PESO APROX
KG
VOLUMEN APROX
M3
ESTE FORMATO DEBE SER PRESENTADO CONJUNTAMENTE CON EL FORMATO ESPECIFICACIONES TECNICAS POR IMPORTACIONES
ALMACENAJE DEL PRODUCTO:
( ) TEMPERATURA AMBIENTE
-
( ) REFRIGERADA (GEL PACK) ( ) CONGELADA (HIELO SECO)
LUGAR DE ENTREGA:
OBSERVACIONES:
…………………………….. RESPONSABLE DE UNIDAD DE GESTIÒN
Consultas: . e-mail:
[email protected] Anexo: 2317, Nextel: 981148143 . e-mail:
[email protected] Anexo: 2317
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Código: D-1-C-L-01 Versión: 01 / 28.11.2014 División: Oficina DGA Página : 6 de 8
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO F-1-C-L-08 SOLICITUD DE IMPORTACIÓN
1. Este formato deberá ser llenado en original y una copia: - Original a División de Logística - Copia como cargo para el solicitante 2. Se deberán consignar los siguientes datos generales: - Solicitud Nº : Será llenado por el solicitante - Fecha : Los dos últimos dígitos. Ejemplo: 18/03/2004 - Unidad de Gestión: Denominación de la misma, será llenado por el solicitante - Contacto : Nombre y apellido de la persona con la que se coordinará - Email : Dirección de correo electrónico de la persona de contacto - Teléfono o anexo : Número de línea directa o anexo de la persona de contacto 3. Se deberán consignar los siguientes datos específicos respecto a los gastos - Gastos de Importación: Marcar con una aspa si será asumido por el proveedor o el consignatario - Código de Centro Presupuestal: Los dígitos del código - Descripción del Centro Presupuestal: Nombre del Centro Presupuestal - Saldo de Cuenta: Deberá ser colocado el saldo para Proyectos, con firma y sello de la persona autorizada, previo a su entrega a la División de Logística 4. Se deberán consignar los siguientes datos específicos respecto al proveedor sugerido si fuere el caso. - Empresa : Nombre o razón social - Contacto : Nombre y apellido de la persona con la que se coordinará - Email : Dirección de correo electrónico de la persona de contacto - Teléfono : Número de línea directa 5. Se deberán consignar los siguientes datos específicos respecto al producto - Marcar con un aspa si la importación se tratará como una compra al exterior, como una donación o como una importación temporal (en este último caso deberá especificar en qué se usará el equipo por un tiempo máximo de 18 meses) - Descripción General del Producto: Descripción del Producto - Precio Referencial: Indicar en precio referencial del bien, caso lo tuviere - Peso Aproximado: Indicar el peso aproximado del o de los productos a fin de calcular los gastos aproximados - Volumen Aproximado: Indicar el volumen aproximado del o de los productos a fin de calcular los gastos aproximados - Marcar con un aspa la condición de almacenamiento que requiere el o los productos solicitados: temperatura ambiente, refrigerada (gel pack) o congelada (hielo seco) - Lugar de entrega: Lugar donde el usuario requiere se entregue el producto o bien Prohibida su reproducción total o parcial de este documento sin la autorización de la Dirección General de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - UPCH
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Código: D-1-C-L-01
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Versión: 01 / 28.11.2014
DIRECTIVA SOBRE SOLICITUD DE IMPORTACION DE REACTIVOS, PRODUCTOS QUIMICOS NO FISCALIZADOS, BIENES Y EQUIPOS EN GENERAL
División: Oficina DGA Página : 7 de 8
- Observaciones: Se colocará las observaciones o agregado que el usuario considere necesario señalar Firma y Sello Responsable Unidad de Gestión: Nombre completo y sello de la persona autorizada para firmar en representación de la Unidad de Gestión o Investigador Principal. Anexo N° 2: F-1-C-L-01 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS POR IMPORTACIONES
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Código: F-1-C-L-01
D IR EC C IÓN GEN ER A L D E A D M IN IST R A C IÓN
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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS POR IMPORTACIONES
Versión: 02 / 02.09.2013 División: Logística Página: 1de 1
NOTA: ES IMPORTANTE DECLARAR ESPECIFICACIONES AL DETALLE A FIN DE DETERMINAR LA PARTIDA ARANCELARIA CORRECTA Y EVITAR MULTAS.
IT EM
D ESC R IP C ION
CANT.
P resentació n (Kg,, Lts,, Unid., C ajas po r número de unidades, etc.)
*M arca
*M o delo
N OM B R E C OM ER C IA L/ T R A D UC C ION
F unció n (Uso especí fico , acció n que realiza)
R EP UEST OS: D etallar si fo rman M aterial parte de algún equipo (C o mpo sició n) o repuesto s (D eterminar uso del equipo )
R EP UEST OS: Indicar la funcio n y el uso que tendria la maquina y/ o aparato co n el cual trabajaria el pro ducto
*EQUIP OS: P AÌS DE F A B R IC A C IÒN
*EQUIP OS: A ÑO D E F A B R IC A C IÒN
N uevo o Usado
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Servirán adicionalmente los manuales, literatura técnica, enciclopedias, páginas web y en general,cualquier otra referencia donde se puede encontrar información sobre el producto. * El brindar todos estos detalles permitiran que aminoren costos y tiempos para hacer el retiro.
………………………………………………………………… FIRM A Y SELLO RESPONSABLE DE UNIDAD DE GESTIÒN
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Observacio nes
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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO F-1-C-L-01 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Descripción : Indicar el nombre del producto Cantidad : Cantidad de unidades que se requiere por cada ítem Presentación : Indicar la unidad de medida en la que se importa el producto Marca : Marca del producto Modelo : Número de Modelo del producto Nombre comercial/Traducción: Indicar el nombre comercial con el que se le conoce al producto y su traducción de ser el caso Función : El uso específico que se le dará al producto y acción que realiza Material : La composición del producto, el que se aplicará para una correcta clasificación de partida arancelaria. Repuestos : En caso de repuestos detallar el equipo del cual formaría parte Repuestos : En caso de repuestos detallar la función que cumpliría el equipo del que formaría parte Equipos (país de fabricación) : Nombre del país de fabricación Equipos (año de fabricación) : Año en que se fabricó el equipo Nuevo o Usado : Indicar una de las dos condiciones Observaciones : Colocar alguna información adicional que considere necesario
Firma y Sello Responsable Unidad de Gestión: Nombre completo y sello de la persona autorizada para firmar en representación de la Unidad de Gestión o Investigador Principal.
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